Hướng dẫn cập nhật lại SSL cho dịch vụ Email Business

Email business là một trong những công cụ mạnh mẽ để doanh nghiệp có thể gia tăng sức cạnh tranh trong thế giới kinh doanh. Tuy nhiên, nếu chứng chỉ SSL cho dịch vụ không được kịp thời cập nhật trước khi hết thời hạn, tổ chức có thể phải đối mặt nhiều hậu quả về bảo mật , an toàn và hiệu suất công việc.

Dịch vụ email business

Email business hoặc có thể hiểu là email doanh nghiệp là những địa chỉ thư được đặt theo domain riêng mà doanh nghiệp đăng ký, thông thường chính là tên của công ty.

dịch vụ email business cho doanh nghiệp

Đối với dịch vụ mail không tính phí, tên miền là tên của nhà cung cấp, chẳng hạn username@gmail.com. Nếu các tổ chức có quy mô đang phát triển, việc sử dụng các địa chỉ như thế này được xem là thiếu chuyên nghiệp. Điều đó dẫn đến nhu cầu về sử dụng email business address có chứa tên miền riêng độc quyền. Các địa chỉ này thường có dạng support@company.com.

Việc sử dụng các dịch vụ email business từ nhà cung cấp uy tín có thể mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích: tính cá nhân hóa, bảo mật và an toàn, sự chuyên nghiệp, linh hoạt mọi lúc mọi nơi, tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên, dung lượng lớn và khả năng sử dụng cùng các chương trình mail quen thuộc như Microsoft Outlook hay Google Mail.

Chứng chỉ SSL cho dịch vụ email business

Đối với doanh nghiệp, chứng chỉ SSL mang lại nhiều lợi ích về vấn đề bảo mật và uy tín không chỉ cho website mà còn cả dịch vụ email business. Trước khi đi sâu vào cách cập nhật lại chứng chỉ khi sắp hết hạn, hãy cùng chúng tôi xem qua bức tranh toàn cảnh về certificate này khi được sử dụng cho tài khoản email doanh nghiệp.

Tại sao nên cập nhật SSL cho tài khoản email business?

Việc đăng ký chứng chỉ SSL cho email business account đóng vai trò quan trọng vì nó giúp đảm bảo tính bảo mật cho quá trình truyền email của người dùng. Secure Sockets Layer là một giao thức cung cấp mã hóa và xác thực để bảo mật dữ liệu khi truyền giữa hai điểm cuối, chẳng hạn như email server và ứng dụng email.

cập nhật ssl cho dịch vụ email business

Nếu không có SSL, việc truyền email có thể bị chặn và đọc bởi các bên trái phép, điều này có thể dẫn đến việc các thông tin quan trọng bị xâm phạm. Với sự hỗ trợ của chứng chỉ, người dùng có thể ngăn chặn điều này xảy ra bằng cách đảm bảo việc truyền mail được mã hóa và chỉ những bên được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin đó.

Việc cập nhật SSL cho tài khoản email business cũng giúp duy trì việc tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành, chẳng hạn như HIPAA và PCI DSS, yêu cầu sử dụng giao tiếp được mã hóa khi truyền thông tin quan trọng.

Để hiểu rõ hơn, cùng điểm qua các ưu điểm của chứng chỉ SSL mang lại cho người dùng email business:

  • Bảo mật: SSl đảm bảo rằng các email được gửi và nhận bằng tài khoản email được mã hóa, khiến tin tặc khó đánh cắp thông tin quan trọng.
  • Xác thực: SSL cũng cung cấp tính năng xác thực, nghĩa là máy chủ lưu trữ tài khoản email có thể chứng minh danh tính của tài khoản đó với ứng dụng email (chẳng hạn Microsoft Outlook hoặc Gmail), đảm bảo rằng thông tin đăng nhập của người dùng không bị bên thứ ba chặn.
  • Tuân thủ: Nhiều cơ quan quản lý yêu cầu doanh nghiệp sử dụng SSL để bảo vệ dữ liệu quan trọng của khách hàng, chẳng hạn như chi tiết thẻ tín dụng hoặc thông tin cá nhân, được truyền qua email business.

Chứng chỉ SSL cho email business hết hạn

Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email business được cài đặt trên điện thoại và đang hoạt động bình thường. Tuy nhiên, đột nhiên dịch vụ gặp lỗi như ảnh sau:

pasted image 0 29

Trên máy tính, lỗi sẽ hiển thị như sau:

pasted image 0 1 21

Nguyên nhân là do cập nhật SSL của máy chủ đã bị hết hạn. Lúc này, việc bạn cần làm là gỡ email ra và cấu hình lại từ đầu để có thể tiếp tục sử dụng. Để bảo mật cho các email, hệ thống máy chủ email cần phải được cài đặt chứng chỉ bảo mật SSL.

Theo tổ chức cấp phát chứng chỉ kỹ thuật số (Certificate Authority – CA), tất cả các loại chứng chỉ SSL sẽ có thời hạn tối đa là 02 năm. Nghĩa là sau mỗi 02 năm, hệ thống email business cần phải gia hạn và cập nhật mới chứng chỉ một lần.

Theo thông tin trên, các khách hàng doanh nghiệp đang cài đặt email business Outlook hoặc email business Gmail trên máy cá nhân hoặc phần mềm bên thứ 3 có sử dụng SSL của email server, bắt buộc phải cấu hình lại sau mỗi 02 năm (kể từ ngày máy chủ cài đặt SSL) để cập nhật chứng chỉ mới.

Điều gì xảy ra khi SSL cho dịch vụ email business hết hạn?

Khi chứng chỉ SSL cho tài khoản email hết hạn, nó có thể gây ra các sự cố nghiêm trọng và có khả năng ảnh hưởng đến tính bảo mật của mail.

Như đề cập ở trên, certificate mã hóa dữ liệu được gửi giữa máy khách và máy chủ thư, đảm bảo rằng mọi thông tin được truyền đi là bí mật và được bảo vệ khỏi bị chặn hoặc nghe trộm. Khi SSL hết hạn, mã hóa đó không còn hiệu lực, điều đó có nghĩa là mọi dữ liệu được gửi đi không an toàn nữa.

điều gì xảy ra khi ssl hết hạn

Bạn có thể đối mặt với một số hậu quả tiềm ẩn như sau nếu không kịp thời nhận ra và cập nhật chứng chỉ SSL cho dịch vụ email business của mình:

  • Rủi ro bảo mật: Nếu không có mã hóa SSL, dữ liệu quan trọng như thông tin đăng nhập, thông tin cá nhân và tin nhắn bí mật có thể bị tin tặc và tội phạm mạng chặn.
  • Sự cố gửi email: Một số ứng dụng email và máy chủ yêu cầu mã hóa SSL được thực hiện trước khi chấp nhận thư đến. Nếu chứng chỉ hết hạn và chưa được kịp thời cập nhật, các máy chủ này sẽ từ chối thư đến và bạn có thể gặp sự cố gửi thư.

Để những sự cố này không xảy ra, điều cần thiết là đảm bảo chứng chỉ SSL của bạn luôn được cập nhật và gia hạn trước khi hết hạn. Hướng dẫn chi tiết sẽ được giải thích trong phần tiếp theo của bài viết.

Cập nhật lại SSL cho email business

Để tránh việc cập nhật lại chứng chỉ sau mỗi 02 năm, người dùng có thể cấu hình email theo một trong hai cách nêu dưới đây:

Cách 1: Sử dụng tên miền của email server

Bạn thực hiện cấu hình như bình thường trên các thiết bị (điện thoại, máy tính,…), tuy nhiên khi tới phần cấu hình IMAP, POP, SMTP, hãy cấu hình theo thông tin được cung cấp sau khi đăng ký dịch vụ email. Ví dụ:

  • Nếu sử dụng giao thức IMAP: imap01.asvmail.net
  • Nếu dùng giao thức POP: pop01.asvmail.net
  • Giao thức SMTP: smtp01.asvmail.net

Trong trường hợp quên mất thông tin được cung cấp, bạn có thể liên hệ với bộ phận kỹ thuật để được cung cấp lại.

Cách 2: Không sử dụng SSL certificate khi cấu hình email

Đối với Outlook trên máy tính, người dùng có thể thiết lập email business trên Outlook để không cần đến việc sử dụng SSL.

Nếu muốn cấu hình giao thức IMAP, bạn có thể tham khảo ảnh dưới đây:

unnamed 15

Đối với cấu hình trên smartphone, bạn có thể thực hiện cấu hình không sử dụng SSL bằng các port tương ứng sau:

  • Nếu đang dùng giao thức POP: 110
  • Nếu đang sử dụng giao thức IMAP: 143
  • Giao thức SMTP: 25

Trên iPhone, iPad, bạn có thể cập nhật lại như sau:

pasted image 0 3 12

Bạn hãy nhấp vào Setting >> Mail >> Accounts >> Chọn tài khoản email >> Tiếp tục chọn Account >> Advanced >> Cấu hình phần INCOMING SETTINGS như ảnh sau:

pasted image 0 (4)

Người dùng có thể chọn một trong hai cách trên để cấu hình và cập nhật lại tài khoản email business trên điện thoại nhé do chứng chỉ SSL trên điện thoại đã hết hạn sau 02 năm sử dụng. Do đó, việc cập nhật lại mới là điều cần thiết để khắc phục tình huống lỗi được nêu ra ở trên.

Nếu gặp bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình cập nhật, bạn hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với mục tiêu trở thành người đồng hành đáng tin cậy của doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – có sẵn đa dạng các giải pháp email business để tổ chức thuộc nhiều quy mô khác nhau có thể lựa chọn. Đội ngũ nhân viên với kiến thức chuyên sâu cũng sẽ hỗ trợ tư vấn để bạn có thể đưa ra quyết định chính xác.

Đồng thời, chúng tôi còn được biết đến là nhà cung cấp chính hãng các chứng chỉ SSL. Do đó, bạn sẽ không cần lo lắng nếu đang có nhu cầu đăng ký hoặc chuyển đổi chứng chỉ cho tài khoản của mình.

Thông qua bài viết, hy vọng bạn đã hiểu sâu hơn về email business cũng như cách để cập nhật lại chứng chỉ SSL cho tài khoản nếu đã quá hạn. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan, vui lòng kết nối với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi giải đáp và hỗ trợ.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận