Hướng dẫn cài đặt Trust cho email gửi đến trong Email Business

Trust là một tính năng mạnh mẽ mà bất cứ người dùng nào cũng cần biết trong quá trình sử dụng email business để làm việc. Khi biết cách sử dụng tính năng này, bạn sẽ không bị bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào cũng như có thể kiểm soát hiệu quả hơn các thư được gửi đến mailbox của mình.

Tổng quan về email business

Trước khi đi vào từng bước hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng tính năng Trust, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu đôi nét về dịch vụ email business – một trong những dịch vụ mail được các doanh nghiệp hiện nay quan tâm và ưa chuộng sử dụng.

Email business là gì?

Email business hay email doanh nghiệp là một địa chỉ thư bao gồm tên miền tùy chỉnh của doanh nghiệp, chẳng hạn username@brand.com, thay vì là các ứng dụng email cá nhân không mất phí như username@gmail.com.

Email chuyên nghiệp là thứ bắt buộc đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và đi kèm với nhiều lợi ích từ độ tin cậy đến tính bảo mật.

Điều gì khiến email business trở nên quan trọng?

Email business account là công cụ bắt buộc đối với các doanh nghiệp vì một số lý do. Nó không chỉ cung cấp cho người dùng cách để tách biệt hộp thư cá nhân với hộp thư công việc mà còn trông chuyên nghiệp hơn, dễ nhớ hơn, đồng thời cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn và tăng cường bảo mật cho người dùng.

Dưới đây là một số lý do tại sao mọi doanh nghiệp lại xem việc sở hữu một email business address chuyên nghiệp là điều quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình:

• Thiết lập độ tin cậy: Khi bạn gửi email đến khách hàng tiềm năng từ một địa chỉ email business Google hoặc Outlook với domain là tên công ty, chắc chắn người nhận sẽ chú ý hơn và tỷ lệ nhấp vào email là khá cao. Với tên công ty hoặc thương hiệu nằm ngay trong địa chỉ mail giúp khách hàng có niềm tin rằng đây là thư đáng tin cậy và có chứa các thông tin có giá trị.
• Tính nhất quán thương hiệu: Hãy tưởng tượng chia sẻ địa chỉ website doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng và sau đó gửi báo giá hoặc chi tiết sản phẩm từ tài khoản email cá nhân. Điều này khiến các khách hàng tiềm năng lưỡng lự và tỷ lệ mua hàng sẽ thấp hơn. Tuy nhiên, nếu bạn gửi thư từ một email business account, nó sẽ cải thiện tính nhất quán của thương hiệu và do đó tăng cơ hội chuyển đổi.

• Dễ nhớ hơn: Không giống như email cá nhân, email business được liên kết trực tiếp với doanh nghiệp và website chính thức, do đó khách hàng hoặc đối tác sẽ dễ ghi nhớ địa chỉ thư cũng như có ấn tượng sâu sắc hơn, thay vì là một địa chỉ thư có domain chung chung.
• Tăng khả năng kiểm soát cho doanh nghiệp: Với email business, bạn có thể thiết lập quản trị viên và quản lý tất cả các tài khoản email người dùng. Ví dụ, bạn có thể thiết lập tài khoản nhân viên mới cũng như xóa tài khoản của nhân viên cũ, và thiết lập chuyển tiếp email.
• Bảo mật nâng cao: Các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp tốt nhất trên thị trường hiện nay như email business Gmail hay Outlook đưa ra các tính năng bảo mật nâng cao nhằm giúp người dùng bảo vệ tài khoản của mình tốt hơn. Do đó, các tổ chức nên sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp này để không chỉ tăng cường bảo mật cho các liên hệ bên ngoài mà cả nội bộ công ty.

Một số tip khi sử dụng email business trong doanh nghiệp

Đầu tư chi phí cho dịch vụ email business vẫn là chưa đủ để doanh nghiệp có thể gặt hái được hiệu quả tốt cho hoạt động kinh doanh, mà bạn còn cần phải biết cách để sử dụng hiệu quả.

Ngoài tìm hiểu và biết cách áp dụng các tính năng, chẳng hạn như Trust sẽ được nêu rõ hơn ở phần sau của bài viết, dưới đây là một số tip sử dụng để bạn tham khảo:

• Địa chỉ email tùy chỉnh cho mọi thành viên trong nhóm: Cung cấp địa chỉ email doanh nghiệp được cá nhân hóa cho từng nhóm hoặc từng thành viên trong nhóm. Có thể xem xét email business example sau để hiểu rõ hơn: xinchao@website.com dành cho các truy vấn của khách hàng hoặc sales@website.com. Đây là một cách tuyệt vời để giúp khách hàng của doanh nghiệp biết rằng họ đang giao tiếp với đúng người. Đồng thời, nó cũng giúp các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả và tự tin hơn.
• Giữ doanh nghiệp an toàn, bảo mật: Ngoài tiêu chuẩn chống lừa đảo và thư rác, email business của bạn được sao lưu với bộ phận hỗ trợ khách hàng 24/7 thông qua chat, email hoặc điện thoại. Các biện pháp bảo mật này mang đến cho nhân viên tất cả sự an toàn và yên tâm cần thiết để cộng tác hiệu quả trong các dự án kinh doanh.
• Nhiều tùy chọn gửi email khác nhau: Bạn có thể tổ chức doanh nghiệp đang phát triển của mình bằng cách thiết lập các tùy chọn gửi và định tuyến email dành cho các tài khoản mail. Trong đó, định tuyến: Sử dụng cài đặt định tuyến để thiết lập các tùy chọn gửi đến, gửi đi và gửi trong nội bộ, điều chỉnh chúng cho người dùng và nhóm khác nhau. Hành động gửi: Bạn cũng có thể thiết lập các hành động gửi, như từ chối hoặc gửi mail có sửa đổi.

Cách cài đặt Trust cho email đến trong email business

Có nhiều trường hợp email gửi đến bị đánh giá là spam và rơi vào thư mục Junk Email (thư bị rơi vào Junk Email trên webmail sẽ không đồng bộ về Outlook. Để tránh những trường hợp email quan trọng của đối tác có thể bị đánh giá là thư spam, bạn có thể tiến hành cài đặt Trust cho thư đến hoặc domain của người gửi tới.

Bước 1: Thực hiện truy cập vào webmail, tìm đến Settings > Chọn Spam Filtering.

Bước 2: Tiến hành thêm Trust cho tên miền hoặc email người gửi tới.

Tại menu Trusted Sender, bạn sẽ thấy 2 mục Trusted Domain và Trusted Email Addresses, hãy chọn vào để thêm email hoặc domain cần tăng độ tin cậy.

Sau khi thêm Trust cho tài khoản gửi đến, email được gửi tới bởi tài khoản đó sẽ không bị rơi vào mục Junk Email nữa.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc cài đặt Trust cho email gửi đến trong email business. Nếu có vấn đề gì phát sinh trong quá trình thực hiện, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Nắm giữ vai trò là người đồng hành với các doanh nghiệp trên con đường phát triển, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – mang đến cho khách hàng đa dạng các gói email business với các mức chi phí hợp lý.

Không chỉ là dịch vụ chất lượng, đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao sẽ hỗ trợ tư vấn cho bạn dựa trên các phân tích về nhu cầu và định hướng phát triển của tổ chức, từ đó giúp bạn đưa ra được sự lựa chọn phù hợp và tối ưu chi phí hơn. Hơn nữa, mọi vấn đề hoặc thắc mắc sẽ nhanh chóng được các chuyên gia giải đáp giúp bạn, đồng thời cung cấp các phương pháp để sử dụng dịch vụ được hiệu quả nhất.

Các kỹ thuật viên với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực chắc chắn sẽ mang đến cho khách hàng doanh nghiệp những trải nghiệm tuyệt vời nhất khi luôn thường trực 24/7 để đảm bảo hệ thống được ổn định.

Sau bài viết này, nếu bạn vẫn còn thắc mắc liên quan đến việc cài đặt Trust, hoặc có nhu cầu tư vấn chuyên sâu hơn về giải pháp email business, kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777, các tư vấn viên sẽ ngay lập tức hỗ trợ và giải đáp mọi vấn đề bạn đang gặp phải.