Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Việc mở quyền truy cập Drive cho các thành viên khác là một trong những thao tác hỗ trợ tăng cường hiệu quả cộng tác và quản lý tệp trên không gian đám mây. Vậy có những cách nào để chia sẻ quyền truy cập vào các tệp và thư mục Google Drive? Thông qua bài viết này, hãy cùng HVN Group đi tìm lời giải đáp cho vấn vấn đề trên.
Các quyền truy cập trong Google Drive
Có nhiều cách khác nhau để người dùng mở quyền truy cập Drive đối với folder hoặc file cho các thành viên khác trong nhóm và tổ chức. Bạn có thể đặt các quyền khác nhau cho cá nhân và đội nhóm, nhằm mục đích đơn giản hóa trong việc kiểm soát và quản lý.
Trước khi đi chi tiết hơn vào cách mở quyền truy cập Drive, bạn nên biết về các cấp độ access khác nhau để có thể thực hiện những thay đổi phù hợp. Việc thay đổi quyền cho từng người dùng và tổ chức có ảnh hưởng lớn đến vấn đề bảo mật. Dưới đây là 03 cấp độ chia sẻ tệp trên Google Drive:
- Viewer: Thành viên được chia sẻ sẽ chỉ có thể xem nội dung trong tệp mà không được phép thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu Drive.
- Commenter: Thành viên được mở quyền truy cập Drive với vai trò Commenter được phép đưa ra nhận xét và đề xuất nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
- Editor: Đây là quyền truy cập cao nhất ngang bằng với chủ sở hữu tệp, qua đó người dùng có thể trực tiếp thực hiện các chỉnh sửa trên tài liệu, xem lịch sử chỉnh sửa cũng như chia sẻ file cho người khác. Tuy nhiên, bạn – với tư cách là chủ sở hữu tệp – có thể tước quyền truy cập của thành viên bất kỳ khi nào nếu không cần thiết.
Cách mở quyền truy cập Drive qua lời mời email
Google Drive cho phép bạn cộng tác với mọi người trong tổ chức bằng cách gửi lời mời làm việc trên cùng một tệp hoặc thư mục thông qua email. Với phương pháp này, người dùng có thể dễ dàng thực hiện cách mở quyền truy cập Drive trên iPhone, điện thoại Android hoặc trình duyệt web trên máy tính.
Chia sẻ một tệp hoặc thư mục trên máy tính
– Bước 1: Truy cập Google Drive và đăng nhập chính xác tài khoản của mình >> điều hướng đến tệp tin hoặc thư mục cần mở quyền truy cập Drive.
– Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn Share >> chọn Share từ menu phụ.
– Bước 3: Nhập hoặc dán địa chỉ email của người mà bạn muốn cấp quyền truy cập vào box Add people and group. Việc thêm nhiều email nếu có nhiều cộng tác viên hoàn toàn được phép.
– Bước 4: Sau khi chọn địa chỉ email, hãy truy cập menu thả xuống từ hộp bên cạnh các địa chỉ để thay đổi trạng thái truy cập. Drive cung cấp cho bạn 03 tùy chọn Viewer, Commenter và Editor như đã đề cập trong mục trước.
– Bước 5: Với dấu check màu xanh bên cạnh Notify people dưới địa chỉ đã chọn, hãy tiếp tục bật thông báo này để thông báo cho người nhận về việc chia sẻ tệp, đồng thời soạn thông báo cho các thành viên biết nội dung của tệp trong hộp ngay bên dưới.
– Bước 6: Nhấp vào Send ở góc dưới bên phải của hộp thoại. Như vậy, tệp hoặc thư mục này đã được mở quyền truy cập Drive thông qua email cùng với thông báo được gửi đi.
Chia sẻ đồng thời nhiều file và thư mục trên máy tính
Thay vì một tệp, bạn có thể mở quyền truy cập Drive đối với nhiều tệp cùng một lúc. Hãy cùng tham khảo cụ thể các bước thực hiện dưới đây:
– Bước 1: Chọn các file hoặc thư mục bằng cách giữ phím Shift trong khi nhấp chuột.
– Bước 2: Nhả phím Shift và nhấp chuột phải vào một trong các mục đã chọn để truy cập danh sách tùy chọn.
– Bước 3: Di chuột qua Share >> nhấp vào Share từ menu phụ.
– Bước 4: Thêm email của thành viên trong nhóm, cộng tác viên hoặc bất kỳ ai cần được chia sẻ trước khi nhấp vào Send để mở quyền truy cập Drive.
Chia sẻ tệp hoặc thư mục qua app trên Android và iOS
Giống như trên trình duyệt máy tính, bạn có thể mở quyền truy cập Drive trên điện thoại iPhone hoặc Android thông qua app được cài đặt sẵn. Để chia sẻ, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
– Bước 1: Mở Google Drive app trên điện thoại >> xác định vị trí tập tin hoặc thư mục cần được chia sẻ.
– Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ba chấm để mở menu Options và chọn Share. Nếu tệp đang mở, hãy sử dụng nút Share trên title bar.
– Bước 3: Nhập chính xác địa chỉ email vào hộp Add people or groups >> định cấu hình quyền truy cập đối với thành viên được chia sẻ.
– Bước 4: Nhấn vào nút Send ở góc trên bên phải màn hình điện thoại.
Cách mở quyền truy cập Drive bằng liên kết
Nếu bạn muốn có thêm tùy chọn mở quyền truy cập Drive, Google cho phép tạo liên kết để gửi đến các nền tảng khác. Mọi người có thể nhấp vào liên kết để xem, nhận xét hoặc sửa đổi nội dung.
Mở quyền truy cập Drive file hoặc thư mục với link trên máy tính
Việc chia sẻ thông qua liên kết không khác nhiều so với việc thêm thành viên qua email. Chi tiết cách thực hiện bao gồm các bước:
– Bước 1: Nhấp chuột phải vào tập tin hoặc thư mục cần chia sẻ >> di chuột qua Share và nhấp vào Share trong menu con >> chuyển đến phần General access. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nút chia sẻ màu xanh lam ở góc trên bên phải nếu tệp đó là Google Docs, Sheets hoặc Slide.
– Bước 2: Trong phần General access, hãy nhấp vào Restricted để mở menu thả xuống >> chọn Anyone with the link từ các tùy chọn và chỉnh sửa quyền truy cập ở bên phải.
– Bước 3: Nhấp vào Copy link ở góc dưới bên trái hộp thoại, khi đó URL của tệp sẽ được lưu vào bộ nhớ tạm của bạn.
– Bước 4: Chia sẻ liên kết với bất kỳ ai trên bất kỳ nền tảng nào để mở quyền truy cập Drive.
Mở quyền truy cập Drive tới nhiều file và thư mục trên máy tính
– Bước 1: Chọn tất cả các mục muốn mở quyền truy cập Drive >> nhấp chuột phải để mở hộp thoại Options.
– Bước 2: Di chuột qua Share >> nhấp vào Share trong menu phụ.
– Bước 3: Định cấu hình cài đặt quyền cho các tệp đã chọn bằng tùy chọn General access. Ngoài ra, hãy chỉ định quyền cho từng tệp bằng cách xem qua từng file và chỉ định quyền truy cập cũng như số lượng người xem.
– Bước 4: Chọn tệp và nhấp vào Anyone with the link trong phần General access để gửi nhiều tệp thông qua liên kết.
– Bước 5: Nhấp vào Share links ở góc dưới bên trái. Các liên kết sẽ được sao chép vào bộ nhớ tạm và sẵn sàng để được gửi cho bất kỳ ai cần mở quyền truy cập Drive.
Chia sẻ tệp hoặc thư mục với link trên điện thoại
– Bước 1: Mở ứng dụng Drive được cài đặt sẵn trên thiết bị và tìm tệp hoặc thư mục cần được chia sẻ >> nhấn vào biểu tượng ba chấm để mở menu Options.
– Bước 2: Nhấn vào Copy link để lưu URL tệp vào bộ nhớ tạm.
– Bước 3: Nhấn vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tên tệp và chọn Manage access.
– Bước 4: Trong phần General access, hãy chọn Restricted và nhấp thêm lần nữa trên màn hình tiếp theo >> nhấp vào Anyone with the link.
– Bước 5: Sau đó quay lại trang và chọn vào Viewer, Commenter hoặc Editor để điều chỉnh cấp độ truy cập xem và sửa đổi đối với người được chia sẻ.
– Bước 6: Lúc này, bạn có thể chia sẻ liên kết đã sao chép của mình với những người có nhu cầu mở quyền truy cập Drive nhằm phục vụ cho việc cộng tác.
Tính năng Shared drive dành cho doanh nghiệp
Shared drive là một cách lý tưởng dành dành cho các đội nhóm hoặc doanh nghiệp trong việc mở quyền truy cập Drive, thay vì thực hiện thủ công việc chia sẻ từng tệp cho các thành viên khác. Shared drive hay bộ nhớ dùng chung là không gian cộng tác nơi các nhóm có thể lưu trữ và truy cập tệp từ mọi nơi và mọi lúc. Mỗi bộ nhớ dùng chung có thể chứa tối đa 600 người khi được thêm riêng lẻ.
Tuy nhiên, con số này có thể lên tới 50.000 khi thêm 100 nhóm, mỗi nhóm chứa 500 người. Khi một nhóm được thêm vào Shared drive, tất cả các thành viên trong nhóm sẽ tự động được mở quyền truy cập Drive vào các file có chứa trong không gian đó.
Chỉ tài khoản Google Workspace mới có thể truy cập vào Shared drive, nên quản trị viên sẽ có toàn quyền kiểm soát. Admin có thể mở quyền truy cập Drive cho các thành viên và xác định các mức độ sửa đổi tệp trong bộ nhớ dùng chung.
Ví dụ, các thành viên có quyền truy cập Viewer và Commenter có thể xem và nhận xét tương ứng trên các tệp, Contributor có thể thêm hoặc chỉnh sửa chúng, trong khi đó Content manager có thể di chuyển tệp vào Trash mà không xóa chúng vĩnh viễn. Hoặc, các thành viên với quyền Manager có thể xóa vĩnh viễn tệp khỏi Trash.
Để tìm hiểu thêm về Shared drive và cách mở quyền truy cập Drive dành cho admin Google Workspace, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
Được biết đến trên thị trường là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN không dừng lại ở việc phân phối đa dạng các giải pháp Google Workspace với các mức chi phí phải chăng, mà còn nhiệt tình đồng hành cùng khách hàng trong suốt hành trình sử dụng dịch vụ.
Đội ngũ nhân viên của chúng tôi đã được chứng minh về năng lực và khả năng chuyên môn khi xuất sắc chinh phục các chứng chỉ Google. Do đó, bạn có thể an tâm nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề trong quá trình tìm hiểu về cách mở quyền truy cập Drive cũng như các tính năng mạnh mẽ khác mà giải pháp Google Workspace mang lại.
Đoạn kết
Như vậy, bài viết đã giới thiệu cho bạn một số cách cơ bản để mở quyền truy cập Drive nhanh chóng trên các thiết bị. Thao tác này tuy đơn giản nhưng giúp các thành viên trong đội nhóm có thể cùng nhau cộng tác trên tài liệu trong thời gian thực. Nếu có bất kỳ câu hỏi liên quan đến nội dung nêu trong bài viết, hoặc có nhu cầu tư vấn chuyên sâu và chi tiết về Google Workspace, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận hỗ trợ 1:1 trong vòng 1h ngay.
