Google Tables sắp ra mắt, trở thành đối thủ mới của Airtable

Google Tables là một công cụ tự động hóa quy trình làm việc, được thiết kế để giúp dữ liệu trở nên dễ quản lý hơn. Được đánh giá là đối thủ xứng tầm với Airtable, công cụ mới của Google có những điểm gì nổi bật? Hãy cùng đi tìm câu trả lời chính xác cho vấn đề này thông qua bài viết dưới đây.

Sự ra mắt của Google Tables

Trong một thế giới database trở thành “xương sống” của doanh nghiệp, cuộc chiến trở thành công cụ quản lý cơ sở dữ liệu tốt nhất dần nóng lên. Google là gã khổng lồ mới nhất tham gia vào cuộc chiến khi thông báo về Google Tables – một đối thủ cạnh tranh với Airtable. Trong khi Amazon AWS và Microsoft đã đạt được những bước tiến trong lĩnh vực này, thì sự tham gia của Google biểu thị sự thay đổi địa chấn trong bối cảnh quản lý database.

Năm 2020, Google đã chạy thử nghiệm một công vụ theo dõi công việc mới là Tables để cạnh tranh trực tiếp với Airtable. Công cụ này cho phép người dùng có thể theo dõi các dự án hiệu quả bằng cách tự động hóa các tính năng. Trải qua một thời gian dài trải nghiệm, cuối cùng, Tables đã trở thành một sản phẩm chính thức của Google và gia nhập vào hệ sinh thái Google Cloud.

Dự án phát triển Google Tables được bắt đầu bởi Tim Gleason, người đã có 10 năm làm việc cho Google và nhiều năm hoạt động trong ngành công nghệ. Anh cho biết, Tables được lấy cảm hứng từ việc anh luôn gặp khó khăn trong việc theo dõi các dự án, khi các nhóm chia sẻ ghi chú và nhiệm vụ trên các tài liệu khác nhau.

Thay vì theo dõi các ghi chú và nhiệm vụ liên quan đến dự án trên các tài liệu khác nhau mà các thành viên trong nhóm phải cập nhật theo cách thủ công, Google Tables sử dụng bot để đảm nhận một số nhiệm vụ quản trị liên quan đến việc hướng dẫn các thành viên trong nhóm thông qua một dự án. Ví dụ tiêu biểu có thể kể đến như lập lịch định kỳ email nhắc nhở khi nhiệm vụ quá hạn, nhắn tin cho phòng chat khi nhận được biểu mẫu mới, tự động chuyển giao nhiệm vụ hoặc cập nhật nhiệm vụ khi lịch trình bị thay đổi.

Google Tables được đánh giá là giải pháp tiềm năng cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau, bao gồm quản lý dự án, các hoạt động CNTT, theo dõi dịch vụ khách hàng, CRM, tuyển dụng và phát triển sản phẩm.

Google Tables đã cho thấy tiềm năng phát triển của mình khi nhận được phản hồi tích cực từ phía khách hàng – những người đã áp dụng Tables cho nhiều dự án quan trọng. Tables có thể được sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực quản lý hàng tồn kho, theo dõi nguồn cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và lĩnh vực cho vay thế chấp. 

Hầu hết khách hàng đã lược bỏ đáng kể các quy trình thủ công trong công việc nhờ ứng dụng công cụ Google Tables. Việc nhiều người sử dụng các tệp tài liệu khác nhau khiến cho mọi thứ trở nên rời rạc, vì vậy sử dụng những công nghệ như Tables thực sự tạo ra sức ảnh hưởng lớn. Với một vị trí trung tâm cho các dữ liệu của mình, người dùng có thể truy cập và nhanh chóng hoàn thành công việc thay vì cố gắng đi tới 15 trang tính khác nhau và tìm hiểu xem chúng có liên quan như thế nào.

Một yếu tố đã thúc đẩy sự ra mắt và phát triển của Google Tables là khả năng tích hợp với các kho dữ liệu hiện có và các dịch vụ khác. Tables hoạt động với Apps Script, Data Studio và Drive. Trong đó, AppSheet hỗ trợ Office 365, Microsoft Access, Google Sheets, Slack, Salesforce, Box và Dropbox.

Khi công cụ hỗ trợ project management Google Tables trở thành dòng sản phẩm chính thức của Google Cloud, nó còn được tích hợp với nền tảng xây dựng ứng dụng không mã của Google – AppSheet. Người dùng muốn sử dụng các tính năng bổ sung có thể nâng cấp lên gói cao cấp hơn. 

Không dừng lại, Tables sẽ được hiển thị trên Google Workspace để có thế tiếp cận được nhiều người dùng doanh nghiệp hơn. Đây là một điểm khác biệt lớn khi so sánh Google Tables vs Airtable, khi công cụ này cung cấp cho người dùng phạm vi làm việc rộng lớn gồm Sheets, Drive, Docs, Gmail, Calendar, Slide,…

Dự án khai thác mối quan tâm của người dùng đối với các nền tảng cơ sở dữ liệu không mã được hỗ trợ bởi bảng tính – chẳng hạn như Airtable. Theo thời gian, Google Tables có kế hoạch bổ sung nhiều chức năng hơn khi kết hợp với Appsheet, làm cho việc sử dụng dịch vụ trở nên liền mạch hơn. Do đó, mọi người không phải chuyển từ công cụ này sang công cụ khác để hoàn thành nhiệm vụ. Đồng thời, nó cũng cung cấp những tính năng dễ sử dụng hơn, hỗ trợ di động và kết nối với nhiều hệ thống phụ trợ hơn. 

Bức tranh về Google Tables

Là công cụ tự động hóa quy trình làm việc, hỗ trợ quản lý dữ liệu khoa học, Google Tables online nổi bật hơn Airtable nhờ các tính năng hiện đại hơn cũng như sự bổ sung các định dạng và yếu tố nâng cao.

Google Tables được chia thành 4 phần chính: workspace, table, template và home. Những khu vực này cung cấp cho bạn quyền truy cập dễ dàng vào database và data của mình. Ngoài ra các template còn cung cấp cho người dùng nền tảng dễ dàng cho bất kỳ dự án nào, qua đó giúp bỏ qua nhiều công việc khởi động mất nhiều thời gian.

Ai nên sử dụng Google Tables?

Nếu bạn từng cảm thấy Sheets chưa đủ khả năng để sắp xếp, hợp lý hóa và tự động hóa các hoạt động kinh doanh của mình thì Google Tables chính là lựa chọn phù hợp dành cho bạn. Công cụ cộng tác mới này chủ yếu nhắm đến các công ty đang tìm kiếm giải pháp mạnh mẽ cho tổ chức kinh doanh trực tuyến khi cung cấp các bảng tính chuyên sâu, không gian làm việc được sắp xếp theo nhóm (workspace) và khả năng tự động hóa. 

Google Tables login là giải pháp cần thiết để bạn duy trì các nhiệm vụ theo trật tự. Điều tuyệt vời là ứng dụng này hoạt động hiệu quả trên cả máy tính và các thiết bị di động nên bạn có thể tiếp tục công việc kinh doanh của mình trong khi đang di chuyển.

Với những tính năng của Google Tables, ứng dụng này là trợ thủ đắc lực cho bạn để:

• Tổ chức và sắp xếp dữ liệu: Tạo và quản lý database, theo dõi hàng tồn kho và sắp xếp lượng lớn thông tin.
• Quản lý dự án: Theo dõi các nhiệm vụ, mốc quan trọng, deadline và phân công nhóm.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng các công thức, bộ lọc và chức năng sắp xếp để phân tích số liệu trong Google Tables, sau đó sử dụng biểu đồ Gantt chart để xem báo cáo và phân tích.
• Giao tiếp và cộng tác: Cho phép cộng tác nhóm, nhiều người dùng cùng làm việc trên bảng tính, phân công nhiệm vụ, để lại nhận xét và đề cập đến đồng nghiệp để tăng cường giao tiếp.
• Tự động hóa quy trình công việc: Sử dụng tính năng tự động hóa trong Google Tables như thông báo và hành động đã lên lịch để hợp lý hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và nâng cao hiệu quả.
• Lên kế hoạch và theo dõi sự kiện: Lên danh sách khách mời, câu trả lời, lịch trình và sắp xếp chỗ ngồi,…

Các tùy chọn xem trong Google Tables

Ở mỗi Tables có một nút hiển thị kiểu chế độ xem hiện tại. Bạn không cần phải tuân theo bất kỳ chế độ xem nào mà Google Tables cung cấp cho người dùng theo mặc định, thay vào đó việc thay đổi kiểu xem cho phù hợp giúp bạn có cái nhìn trực quan về database và dễ nắm bắt được thông tin. 

Dưới đây là những tùy chọn xem mà Google Tables cung cấp cho người dùng. Hiểu các tùy chọn này có thể giúp bạn chọn được kiểu xem phù hợp với ngữ cảnh:

• Grid Layout (kiểu lưới): Là chế độ xem cơ bản và được sử dụng thường xuyên nhất, đây là chế độ xem cộng với bảng tính tiêu chuẩn.

• Kanban Layout: Kiểu xem này sẽ di chuyển dữ liệu của người dùng thành một chuỗi thẻ và bảng giống Trello. Đây là cách hiệu quả để trực quan hóa các mục thuộc nhiều danh mục khác nhau. Bạn có thể kéo – thả mọi thứ từ cột này sang cột tiếp theo và dễ dàng theo dõi vị trí của chúng.

• Calendar Layout: Chế độ xem Google Tables này hiển thị tất cả các thông tin liên quan đến ngày trong dạng lưới quen thuộc.

• Queue Layout: Cho phép người dùng di chuyển tất cả các hàng vào một danh sách để có thể xem tổng quan rộng hơn và nhấp vào bất kỳ mục riêng lẻ nào để biết thêm thông tin chi tiết.

• Map Layout: Tùy chọn này cho phép bạn xem bất kỳ mục nào có trường “Location” đặc biệt trong Google Map thực tế – được nhúng ngay bên trong website Google Tables.

Sự khác biệt giữa Google Tables và Google Sheets

Có một sự thật cần được làm rõ ở đây là bảng tính không phải database. Mặc dù nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ bảng tính để quản lý dữ liệu khách hàng và thông tin thích hợp khác, Google Sheets không được thiết kế để chứa một số loại dữ liệu hoặc cung cấp dịch vụ quản lý dự án. Nói một cách đơn giản, Sheets là một bảng tính.

Mặt khác, Google Tables là một sản phẩm mạnh mẽ hơn nhiều được thiết kế dưới dạng database cộng tác thay vì một bảng tính đơn giản. Công cụ cho phép các thành viên trong nhóm xem dữ liệu thời gian thực theo nhiều cách và quản lý quy trình công việc thông qua các công cụ như bảng Kanban. Tại đây, người dùng tìm thấy checklist đầy đủ để hoàn thành công việc, thay vì chỉ lựa chọn các checkbox trong bảng tính.

Google Tables hoạt động như thế nào?

Cách đơn giản nhất để tìm hiểu cách thức hoạt động của ứng dụng là login Google Tables và nhấp vào tab Templates từ menu bên trái. Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn danh sách các bảng được tạo sẵn để có thể làm điểm bắt đầu và sau đó sửa đổi theo ý muốn. 

Các Google Tables templates được chia nhỏ theo danh muc, với các mẫu tùy chọn như “Administration và IT”, “Customer service”, “Project management”,…Người dùng có thể chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ cột hiện có nào hoặc thêm cột mới. Đối với mỗi cột trong bảng, bạn có thể chọn từ nhiều cách khác nhau để trình bày thông tin.

Việc cộng tác trong Tables cũng hoạt động giống như trong các công cụ khác. Bạn có thể mời bất kỳ ai khác có tài khoản Google vào bảng (bằng cách nhấp vào nút Share), sau đó quyết định xem nên chỉ định quyền gì: chỉ xem, có thể nhận xét, thêm nội dung hay chỉnh sửa toàn bộ bảng. Khi cộng tác cùng lúc trên bảng, cả hai sẽ thấy tiến trình của nhau trong thời gian thực.

Việc tích hợp Google Tables vào hệ sinh thái Google Workspace cho phép bạn có thể thêm một loại cột – cho phép liên kết đến các tệp từ bộ nhớ trong Drive mà không cần tải chúng lên. Bất kỳ ai khác đang xem bảng sẽ có thể mở các tệp đó ngay lập tức mà không cần rời khỏi trình duyệt.

Ngoài ra, nếu muốn, người dùng có thể xuất trực tiếp toàn bộ nội dung sang Google Sheets để trông giống như bảng excel.

Mong đợi gì với Google Tables 2023?

Google Tables hiện chưa được triển khai đầy đủ dưới dạng ứng dụng tích hợp Google Workspace, nghĩa là bạn không có quyền truy cập vào API hoặc khả năng kết nối dữ liệu với Tables từ các nền tảng khác. Tuy nhiên, tương lai đối với ứng dụng này được hứa hẹn vô cùng, khi cuối cùng nó sẽ là một phần của dòng ứng dụng khổng lồ Google Workspace của gã khổng lồ công nghệ Google. 

Bên cạnh đó, Google cần Tables cho đường đua công nghệ với Microsoft Teams, do đó các chuyên gia của hãng đang nỗ lực để phát triển và hoàn thiện ứng dụng.

Trên hết, rất nhiều nhân viên hiện nay vẫn thường xuyên làm việc tại nhà và cần một nền tảng để quản lý dữ liệu của mình ngoài một bảng tính đơn giản. Với hơn 85% doanh nghiệp có hơn 50 nhân viên đang sử dụng Google Workspace ở một mức độ nào đó, việc thêm database quản lý dự án chuyên dụng với sự hỗ trợ của công cụ Google Tables online có thể giúp công việc của các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Để hiểu rõ hơn cũng như biết cách sử dụng hiệu quả công cụ, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tư vấn chuyên sâu cũng như hướng dẫn sử dụng hợp lý các Google Tables templates.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Là đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud tại thị trường Việt Nam, HVN quy tụ đội ngũ chuyên gia có hiểu biết chuyên sâu về hệ sinh thái của Google. Do đó, ngoài việc cung cấp đa dạng bộ giải pháp Google Workspace, chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc cũng như hướng dẫn cách để ứng dụng công cụ vào tổ chức một cách hợp lý và hiệu quả.

Lời kết

Google Tables có tuổi đời còn khá “trẻ” nhưng đã thể hiện tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Nếu biết cách tận dụng các tính năng của ứng dụng cũng như cách kết hợp với các phần mềm khác trong hệ sinh thái Google Workspace, doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của nhân viên. Kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ tư vấn.