So sánh Google Forms và Microsoft Forms chi tiết từ A – Z

Người dùng đang tìm kiếm một công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến để thu thập dữ liệu, khảo sát ý kiến hoặc tổ chức trò chơi trực tuyến? Giữa Google Forms và Microsoft Forms, đâu mới là lựa chọn phù hợp nhất cho nhu cầu của người dùng? Cả hai nền tảng đều sở hữu những ưu điểm riêng, từ giao diện thân thiện, khả năng tùy chỉnh cho đến tích hợp với hệ sinh thái của Google và Microsoft. Trong bài viết này, chúng ta sẽ so sánh chi tiết từ A đến Z, giúp người dùng dễ dàng đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Google Forms là gì?

Google Forms là một công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến miễn phí do Google phát triển, giúp người dùng dễ dàng thu thập dữ liệu, tạo khảo sát, bài kiểm tra và nhiều dạng biểu mẫu khác. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng, Google Forms trở thành lựa chọn phổ biến cho cá nhân, doanh nghiệp và giáo dục.

Google Forms lần đầu tiên ra mắt vào năm 2008 dưới dạng một tính năng bổ trợ của Google Sheets, cho phép người dùng tạo biểu mẫu và lưu dữ liệu trực tiếp vào bảng tính. Đến năm 2016, Google Forms được cải tiến mạnh mẽ, trở thành một ứng dụng độc lập với nhiều tính năng nâng cao như chấm điểm tự động, tùy chỉnh giao diện, hỗ trợ thêm plugin và tích hợp sâu hơn với hệ sinh thái Google Workspace. Dưới đây là một số những tính năng nổi bật mà Google Forms đang sở hữu:

• Tạo câu hỏi đa dạng: Hỗ trợ nhiều loại câu hỏi như trắc nghiệm, điền văn bản, hộp kiểm, thả xuống, tải tệp, v.v.
• Thu thập phản hồi theo thời gian thực: Kết quả được lưu tự động vào Google Sheets giúp phân tích dễ dàng.
• Tích hợp Google Workspace: Dễ dàng kết nối với Gmail, Google Drive, Google Classroom để quản lý dữ liệu.
• Tùy chỉnh giao diện: Cho phép thêm hình ảnh, video, thay đổi màu sắc và chủ đề.
• Cộng tác nhóm: Nhiều người có thể chỉnh sửa biểu mẫu cùng lúc, giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn.
• Tạo quiz và chấm điểm tự động: Hữu ích trong giáo dục, giúp giáo viên kiểm tra kiến thức của học sinh nhanh chóng.

Google Forms là một công cụ tạo biểu mẫu mạnh mẽ, dễ sử dụng và phù hợp cho nhiều mục đích, từ giáo dục, doanh nghiệp đến cá nhân. Với khả năng thu thập dữ liệu nhanh chóng, tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Google, đây chắc chắn là giải pháp tối ưu giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Microsoft Forms là gì? 

Microsoft Forms là một công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến do Microsoft phát triển, giúp người dùng dễ dàng tạo khảo sát, bài kiểm tra, thu thập ý kiến và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng. Với thiết kế đơn giản, tích hợp chặt chẽ trong hệ sinh thái Microsoft 365, Microsoft Forms là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp, giáo dục và tổ chức cần quản lý dữ liệu hiệu quả.

Microsoft Forms ra mắt lần đầu vào năm 2016, ban đầu chủ yếu phục vụ nhu cầu của các trường học và giáo dục. Sau đó, Microsoft mở rộng khả năng của Forms để hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức với các tính năng nâng cao về thu thập và phân tích dữ liệu, giúp người dùng dễ dàng tạo biểu mẫu chuyên nghiệp ngay trong môi trường Microsoft 365. Hiện nay, phần mềm này đã và đang được người dùng đánh giá cao với các tính năng như:

• Tạo câu hỏi linh hoạt: Hỗ trợ nhiều loại câu hỏi như trắc nghiệm, trả lời ngắn, thang đo Likert, đánh giá mức độ hài lòng, tải tệp.
• Phân tích dữ liệu tự động: Hệ thống báo cáo trực quan, biểu đồ thống kê giúp đánh giá kết quả nhanh chóng.
• Tích hợp với Microsoft 365: Dễ dàng kết nối với Excel, OneDrive, SharePoint, Teams để quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả.
• Hỗ trợ AI trong thiết kế biểu mẫu: Đề xuất câu hỏi tự động, phát hiện phản hồi bất thường.
• Bảo mật cao: Kiểm soát quyền truy cập, giới hạn đối tượng phản hồi trong nội bộ tổ chức hoặc mở rộng cho công chúng.
• Tạo quiz và chấm điểm tự động: Phù hợp cho giáo viên, doanh nghiệp tổ chức bài kiểm tra hoặc đánh giá nhân viên.

Với khả năng tích hợp mạnh mẽ trong Microsoft 365 và các tính năng phân tích chuyên sâu, Microsoft Forms là giải pháp tối ưu cho những ai cần thu thập và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp và bảo mật.

Ưu và nhược điểm của công cụ Google Forms và Microsoft Forms

Cả Google Forms và Microsoft Forms đều là những công cụ mạnh mẽ giúp tạo khảo sát, thu thập dữ liệu và tổ chức quiz. Tuy nhiên, mỗi nền tảng có những điểm mạnh và hạn chế riêng, phù hợp với từng đối tượng người dùng khác nhau.

Ưu và nhược điểm của phần mềm Google Forms

Người dùng không còn quá xa lạ với cái tên Google Forms đặc biệt là khi làm việc trên nền tảng của Google Workspace. Do đó, chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng một số những ưu và nhược điểm của phần mềm này như sau:

*Ưu điểm

• Miễn phí và dễ dàng sử dụng: Google Forms là phần mềm hoàn toàn miễn phí và có giao diện được đánh giá là trực quan, dễ dàng tiếp cận và sử dụng ngay cả với những người mới bắt đầu sử dụng.
• Tích hợp tốt với hệ sinh thái Google: Dễ dàng kết nối và chia sẻ dữ liệu với các công cụ khác của Google như Google Sheets, Google Drive, Google Docs,…
• Nhiều loại câu hỏi đa dạng: Cung cấp nhiều loại câu hỏi khác nhau như trắc nghiệm, tự luận, đánh giá, tải lên tệp,…
• Khả năng tùy chỉnh cao: Cho phép tùy chỉnh giao diện, màu sắc, hình nền, logo để tạo biểu mẫu mang dấu ấn riêng.
• Thu thập và phân tích dữ liệu dễ dàng: Dữ liệu được lưu trữ tự động trong Google Sheets, giúp người dùng dễ dàng phân tích và tạo báo cáo.
• Chia sẻ và cộng tác dễ dàng: Dễ dàng chia sẻ biểu mẫu qua email, liên kết hoặc nhúng vào website. Hỗ trợ cộng tác cùng lúc nhiều người.
• Tính năng tự động chấm điểm: Có thể thiết lập tự động chấm điểm cho các câu hỏi trắc nghiệm, giúp tiết kiệm thời gian.

*Nhược điểm

• Tính năng nâng cao hạn chế: So với Microsoft Forms, Google Forms có ít tính năng nâng cao hơn như tạo nhánh câu hỏi phức tạp, thu thập chữ ký điện tử,…
• Bảo mật ở mức cơ bản: Tính năng bảo mật chưa thực sự mạnh mẽ, đặc biệt đối với các dữ liệu nhạy cảm.
• Giao diện không được hiện đại: Giao diện có phần hơi cũ, chưa được hiện đại và bắt mắt so với Microsoft Forms.

Ưu và nhược điểm của phần mềm Microsoft Forms

Microsoft Forms cũng là một phần mềm tương tự như với Google Forms. Do đó, chúng tôi cũng sẽ chia sẻ về ưu và nhược điểm của công cụ này như sau:

*Ưu điểm:

• Giao diện hiện đại, trực quan: Giao diện được thiết kế hiện đại, thân thiện với người dùng, dễ dàng thao tác.
• Tích hợp sâu với Microsoft 365: Kết nối chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft 365 như Excel, OneDrive, Teams,…
• Tính năng tạo nhánh câu hỏi: Cho phép tạo các nhánh câu hỏi phức tạp, tùy chỉnh lộ trình khảo sát dựa trên câu trả lời của người dùng.
• Bảo mật tốt: Tính năng bảo mật được đánh giá cao, phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu bảo mật dữ liệu.
• Khả năng thu thập chữ ký điện tử: Hỗ trợ thu thập chữ ký điện tử, giúp xác thực thông tin và tăng tính pháp lý cho biểu mẫu.
• Phân tích dữ liệu nâng cao: Cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp người dùng hiểu sâu hơn về kết quả khảo sát.

*Nhược điểm:

• Yêu cầu tài khoản Microsoft: Để sử dụng Microsoft Forms, người dùng cần có tài khoản Microsoft.
• Một số tính năng có trả phí: Một số tính năng nâng cao có thể yêu cầu trả phí (nằm trong gói Microsoft 365).
• Khả năng tùy chỉnh giao diện hạn chế: So với Google Forms, khả năng tùy chỉnh giao diện của Microsoft Forms có phần hạn chế hơn.
• Ít loại câu hỏi hơn: Số lượng loại câu hỏi không đa dạng bằng Google Forms.

Cả Google Forms và Microsoft Forms đều là những công cụ mạnh mẽ giúp thu thập dữ liệu, khảo sát và tổ chức quiz hiệu quả, nhưng mỗi nền tảng có những điểm mạnh riêng phù hợp với từng nhu cầu cụ thể. Do đó, trước khi đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm nào để sử dụng hãy cùng chúng tôi tìm hiểu bảng so sánh tổng quan ở nội dung tiếp theo.

Bảng so sánh tổng quan Google Forms và Microsoft Forms

Việc lựa chọn giữa Google Forms và Microsoft Forms không chỉ dựa vào tính năng mà còn phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng cụ thể. Cả hai công cụ đều giúp tạo biểu mẫu, thu thập dữ liệu và tổ chức quiz hiệu quả, nhưng mỗi nền tảng lại có những điểm mạnh và hạn chế riêng. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp người dùng có cái nhìn tổng quan, từ đó dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Qua bảng so sánh, có thể thấy Google Forms là lựa chọn lý tưởng nếu người dùng cần một công cụ miễn phí, linh hoạt và dễ sử dụng, trong khi Microsoft Forms lại phù hợp hơn cho môi trường doanh nghiệp nhờ khả năng bảo mật và phân tích dữ liệu nâng cao. Dựa trên nhu cầu thực tế, người dùng có thể chọn công cụ phù hợp để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và quản lý dữ liệu hiệu quả.

So sánh Google Forms và Microsoft Forms chi tiết

Để người dùng có thể hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa Google Forms và Microsoft Forms, chúng tôi đã tổng hợp toàn bộ những thông tin chi tiết về tính năng của cả 02 công cụ này như sau:

Giao diện và trải nghiệm người dùng

Yếu tố cần đánh giá trước tiên của phần mềm Google Forms và Microsoft Forms chính là giao diện cũng như khả năng trải nghiêm của người dùng:

• Google Forms có giao diện đơn giản, trực quan và dễ sử dụng. Người dùng có thể nhanh chóng tạo biểu mẫu mà không cần hướng dẫn, phù hợp với cá nhân, giáo viên hoặc nhóm nhỏ.
• Microsoft Forms, ngược lại, có thiết kế chuyên nghiệp và hiện đại hơn, phù hợp với doanh nghiệp. Tuy nhiên, trải nghiệm ban đầu có thể hơi phức tạp với người dùng mới do tích hợp nhiều tính năng liên quan đến hệ sinh thái Microsoft 365.

Do đó, nếu người dùng cần một công cụ dễ dùng, Google Forms là lựa chọn lý tưởng. Ngoài ra, nếu người dùng muốn một thiết kế chuyên nghiệp hơn, Microsoft Forms sẽ phù hợp hơn.

Loại câu hỏi và tính năng tạo quiz

Một trong những tính năng được nhiều người dùng quan tâm khi sử dụng Google Forms và Microsoft Forms chính là tạo câu hỏi quiz. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ so sánh cho người dùng biết với những thông tin cụ thể như sau:

• Google Forms hỗ trợ nhiều loại câu hỏi, bao gồm trắc nghiệm, hộp kiểm, câu trả lời ngắn, lưới tùy chọn, tải tệp và hơn thế nữa. Đặc biệt, tính năng tải tệp giúp thu thập tài liệu từ người trả lời, điều mà Microsoft Forms không hỗ trợ với người dùng bên ngoài.
• Microsoft Forms cũng hỗ trợ nhiều dạng câu hỏi nhưng ít tùy chọn hơn so với Google Forms. Điểm mạnh của Microsoft Forms là AI có thể gợi ý câu hỏi thông minh, giúp người dùng tạo khảo sát nhanh hơn.

Nhìn chung, Google Forms linh hoạt hơn về câu hỏi và phù hợp cho nhiều mục đích khác nhau. Còn Microsoft Forms có lợi thế về tự động hóa nhưng ít tùy chọn hơn.

Khả năng làm việc nhóm và tích hợp

Tiếp đến là tính năng tích hợp và làm việc nhóm, một trong những tính năng cần thiết mà bất cứ công cụ nào được sử dụng trong doanh nghiệp cũng cần phải có. Hiện tại, tính năng này đều có sẵn trong Google Forms và Microsoft Forms nhưng sẽ có sự khác biệt như sau:

• Google Forms tích hợp mạnh mẽ với Google Drive, Google Sheets và Gmail. Dữ liệu thu thập có thể tự động lưu vào Google Sheets, giúp dễ dàng xử lý và phân tích. Người dùng có thể chia sẻ biểu mẫu và cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa.
• Microsoft Forms có khả năng tích hợp sâu với Excel, SharePoint và Microsoft Teams. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dữ liệu trong hệ thống Microsoft 365. Tính năng làm việc nhóm trong Microsoft Forms cũng chặt chẽ hơn nhờ khả năng kiểm soát quyền chỉnh sửa và chia sẻ nội bộ.

Có thể thấy rằng, Google Forms sẽ là phần mềm phù hợp hơn nếu người dùng sử dụng Google Workspace. Còn Microsoft Forms là lựa chọn tốt nhất nếu người dùng đang làm việc trong môi trường Microsoft 365.

Giới hạn phản hồi và phân tích dữ liệu

Tính năng được đánh giá là cần thiết trong Google Forms và Microsoft Forms mà bất cứ người dùng nào cũng không thể bỏ qua chính là giới hạn số lượng phản hồi và hỗ trợ phân tích dữ liệu. Hiện tại, tính năng này cũng được tích hợp trong cả 02 công cụ như sau:

• Google Forms không giới hạn số lượng phản hồi, điều này rất hữu ích cho những khảo sát lớn. Tuy nhiên, phân tích dữ liệu trong Google Forms khá cơ bản và chủ yếu dựa vào Google Sheets.
• Microsoft Forms giới hạn 200 phản hồi trên mỗi biểu mẫu đối với phiên bản miễn phí. Nếu sử dụng Microsoft 365, giới hạn này sẽ được mở rộng. Một lợi thế lớn của Microsoft Forms là hỗ trợ báo cáo trực quan và phân tích dữ liệu bằng AI, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan dễ dàng hơn.

Như vật, người dùng có thể thấy rằng Google Forms sẽ là sự lựa chọn tốt hơn nếu người dùng cần thu thập dữ liệu với số lượng lớn. Bên cạnh đó, nếu người dùng muốn phân tích dữ liệu nhanh chóng và trực quan hơn, Microsoft Forms sẽ là công cụ phù hợp.

Bảo mật và quyền riêng tư

Một tính năng tiếp theo mà người dùng nhất định không thể bỏ qua khi lựa chọn phần mềm tạo biểu mẫu cho doanh nghiệp chính là bảo mật và quyền riêng tư. Tính năng này hiện có sẵn trong cả Google Forms và Microsoft Forms để người dùng có thể sử dụng như sau:

• Google Forms cho phép người dùng chia sẻ biểu mẫu công khai hoặc giới hạn trong tổ chức sử dụng Google Workspace. Tuy nhiên, quyền kiểm soát dữ liệu không chặt chẽ bằng Microsoft Forms.
• Microsoft Forms có tính bảo mật cao hơn, cho phép giới hạn phản hồi chỉ trong nội bộ doanh nghiệp hoặc tổ chức. Điều này đảm bảo dữ liệu không bị lộ ra ngoài. Hơn nữa, Microsoft Forms tuân thủ nhiều tiêu chuẩn bảo mật cao cấp hơn, phù hợp với doanh nghiệp lớn.

Dựa vào những thông tin được chia sẻ trên đây, có thể thấy rằng nếu như người dùng cần một giải pháp bảo mật cao cho doanh nghiệp thì Microsoft Forms là lựa chọn tốt hơn. Và Google Forms sẽ thực sự phù hợp cho các cuộc khảo sát công khai hoặc nhóm nhỏ.

Mức giá và khả năng sử dụng miễn phí

Một điểm so sánh cuối cùng giữa Google Forms và Microsoft Forms mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng để có cái nhìn tổng quan nhất chính là mức giá và khả năng sử dụng, cụ thể như sau:

• Google Forms hoàn toàn miễn phí cho tất cả người dùng, không giới hạn số lượng biểu mẫu và phản hồi. Đây là một lợi thế lớn nếu người dùng muốn sử dụng lâu dài mà không mất phí.
• Microsoft Forms có phiên bản miễn phí nhưng giới hạn tính năng và số lượng phản hồi. Để sử dụng đầy đủ tính năng, người dùng cần đăng ký Microsoft 365.

Bởi vậy, Google Forms là lựa chọn tiết kiệm chi phí hơn nếu người dùng có giới hạn về ngân sách đầu tư giải pháp. Ngoài ra, Microsoft Forms sẽ phù hợp hơn với các doanh nghiệp đã có sẵn hệ sinh thái Microsoft 365.

Với những thông tin so sánh chi tiết trên đây, có thể thấy rằng cả Google Forms và Microsoft Forms đều là những phần mềm hỗ trợ người dùng sử dụng hiệu quả, giải quyết công việc nhanh chóng. Tuy nhiên, để đánh giá 02 phần mềm này phù hợp với đối tượng người dùng nào chúng tôi cũng sẽ có những chia sẻ riêng ở nội dung tiếp theo.

Google Forms và Microsoft Forms phù hợp với ai?

Việc lựa chọn giữa Google Forms và Microsoft Forms không chỉ dựa vào tính năng, mà còn phụ thuộc vào đối tượng sử dụng và nhu cầu cụ thể. Mỗi công cụ đều có thế mạnh riêng, phù hợp với từng nhóm người dùng khác nhau, từ cá nhân, giáo viên đến doanh nghiệp lớn. Vậy ai sẽ là người hưởng lợi nhiều nhất từ từng nền tảng này?

Ai nên dùng Googel Forms?

1. Học sinh, sinh viên: Google Forms là công cụ lý tưởng để làm bài kiểm tra, thu thập dữ liệu cho nghiên cứu hoặc khảo sát nhóm vì giao diện đơn giản, dễ sử dụng và miễn phí.
2. Giáo viên, giảng viên: Dễ dàng tạo quiz, khảo sát ý kiến học sinh, nhận phản hồi về bài giảng hoặc tổ chức kiểm tra với tính năng chấm điểm tự động.
3. Doanh nghiệp nhỏ, startup: Không cần tốn phí để sử dụng, dễ dàng thu thập thông tin khách hàng, khảo sát nhân viên hoặc đăng ký sự kiện mà không giới hạn số lượng phản hồi.
4. Người làm marketing và tổ chức sự kiện: Hữu ích cho các chiến dịch khảo sát khách hàng, thu thập dữ liệu đăng ký hội thảo, webinar hoặc phản hồi về sản phẩm.
5. Bất kỳ ai cần một công cụ tạo biểu mẫu nhanh chóng: Nếu người dùng chỉ cần một công cụ đơn giản để thu thập thông tin mà không yêu cầu tính năng bảo mật cao hoặc phân tích phức tạp, Google Forms là lựa chọn phù hợp.

Ai nên dùng Microsoft Forms?

1. Doanh nghiệp và tổ chức lớn: Microsoft Forms phù hợp với các doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365, giúp tạo khảo sát nội bộ, thu thập phản hồi và phân tích dữ liệu dễ dàng.
2. Nhóm nhân sự (HR): Hỗ trợ khảo sát nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc hoặc thu thập thông tin đăng ký nội bộ với tính năng bảo mật cao.
3. Giáo viên và tổ chức giáo dục chuyên nghiệp: Nếu trường học hoặc tổ chức giáo dục đang sử dụng Microsoft 365, Microsoft Forms là lựa chọn tốt nhờ khả năng tích hợp với Teams và OneNote.
4. Người làm quản lý và phân tích dữ liệu: Các doanh nghiệp cần báo cáo chuyên sâu, trực quan với AI hỗ trợ phân tích sẽ hưởng lợi từ Microsoft Forms hơn so với Google Forms.
5. Những tổ chức cần bảo mật cao: Với khả năng giới hạn phản hồi nội bộ, Microsoft Forms giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin quan trọng, tránh rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài.

Dù là Google Forms hay Microsoft Forms, cả hai đều hỗ trợ đắc lực trong việc thu thập dữ liệu, khảo sát và tổ chức quiz. Nếu ngưới dùng cần một giải pháp đơn giản, miễn phí và dễ sử dụng, Google Forms sẽ là lựa chọn lý tưởng. Ngược lại, nếu người dùng đang làm việc trong một môi trường doanh nghiệp với yêu cầu bảo mật và phân tích dữ liệu chuyên sâu, Microsoft Forms sẽ mang đến nhiều lợi ích hơn. 

Nếu người dùng vẫn đang phân vân không biết lựa chọn giải pháp nào và đăng ký tài khoản bản quyền ra sao, liên hệ ngay HVN Group bằng cách click chọn vào NHẬN TƯ VẤN.

NHẬN TƯ VẤN

Hướng dẫn tạo biểu mẫu trên Google Forms và Microsoft Forms cơ bản

Nếu như người dùng vẫn chưa biết cách tạo biểu mẫu trên Google Forms và Microsoft Forms như thế nào thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết với các bước cụ thể.

Tạo biểu mẫu trên Google Forms

Google Forms là một công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến miễn phí, giúp người dùng dễ dàng thu thập dữ liệu, khảo sát ý kiến hoặc tổ chức bài kiểm tra. Với giao diện trực quan và thao tác đơn giản, người dùng có thể nhanh chóng tạo một biểu mẫu chỉ trong vài bước. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp người dùng thiết lập và sử dụng Google Forms hiệu quả.

• Bước 1: Truy cập Google Forms bằng cách mở trình duyệt và click vào đường liên kết: Google Forms. Nếu chưa đăng nhập, người dùng cần đăng nhập vào tài khoản Google của mình.
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo biểu mẫu mới. Hoặc chọn từ các mẫu có sẵn trong thư viện.

• Bước 3:Ở phần trên cùng, nhập tiêu đề biểu mẫu (VD: Khảo sát ý kiến khách hàng) > tiếp đến thêm mô tả để giải thích mục đích của biểu mẫu.
• Bước 4: Nhấn vào ô “Câu hỏi” để nhập nội dung câu hỏi. Lúc này, người dùng sẽ lựa chọn loại câu trả lời:

• Trắc nghiệm (Multiple choice)
• Hộp kiểm (Checkboxes)
• Câu trả lời ngắn (Short answer)
• Câu trả lời dài (Paragraph)
• Tải tệp (File upload)
• Lưới tùy chọn (Multiple-choice grid)

• Bước 5: Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm (⋮) để thêm tùy chọn bổ sung > Bật chế độ “Bắt buộc” nếu người dùng muốn câu hỏi này phải được trả lời.
• Bước 6: Nhấn vào biểu tượng bảng màu 🎨 để thay đổi chủ đề, màu nền và font chữ.

• Bước 7: Nhấn vào Cài đặt ở góc trên cùng để điều chỉnh:

• Thu thập địa chỉ email (nếu cần).
• Giới hạn số lần trả lời.
• Tự động chấm điểm nếu tạo bài kiểm tra (Quiz).

• Bước 8: Xuất bản và hoàn thành.

Chỉ với 08 bước được chúng tôi hướng dẫn trên đây, người dùng đã tạo thành công biểu mẫu trên Google Forms. Ngoài ra, nếu người dùng muốn tạo biểu mẫu này trên Microsoft Forms thì có thể tham khảo ngay nội dung bên dưới.

Tạo biểu mẫu cơ bản trên Microsoft Forms

Ngoài Google Forms, người dùng cũng có thể tạo biểu mẫu đơn giản trên Microsoft Forms. Dưới đây là các bước được chúng tôi hướng dẫn như sau:

• Bước 1: Truy cập Microsoft Forms > Sau đó đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 (hoặc tài khoản cá nhân).
• Bước 2: Tạo biểu mẫu mới bằng cách nhấn vào “New Form” (Biểu mẫu mới) hoặc chọn “New Quiz” nếu người dùng muốn tạo bài kiểm tra có chấm điểm.

• Bước 3: Nhập tên biểu mẫu và mô tả ngắn gọn về nội dung khảo sát.
• Bước 4: Nhấn “Bắt đầu nhanh với” để thêm câu hỏi mới > Chọn loại câu hỏi phù hợp:

• Lựa chọn
• Văn bản
• Xếp loại
• Ngày
• Xếp thứ tự….

• Bước 5: Đặt chế độ bắt buộc trả lời bằng cách bật tùy chọn “Bắt buộc“. Nếu là bài kiểm tra, có thể gán điểm cho từng câu hỏi.

• Bước 6: Chỉnh sửa giao diện bằng cách nhấn vào “Kiểu” để thay đổi màu sắc và giao diện biểu mẫu.
• Bước 7: Nhấn vào “Thiết đặt” để thiết lập:

• Chỉ cho phép người trong tổ chức trả lời.
• Giới hạn số lượng phản hồi của mỗi người tham gia.
• Hiển thị toàn bộ những kết quả nhận được sau khi hoàn thành.

• Bước 8: Chia sẻ biểu mẫu bằng cách nhấn “Share“, sau đó chọn cách gửi biểu mẫu:

• Copy link (Sao chép liên kết).
• Email trực tiếp cho người dùng.
• QR code để có thể dễ dàng truy cập qua điện thoại.

Trên đây là các bước hướng dẫn tạo biểu mẫu trên Google Forms và Microsoft Forms. Khi đó, người dùng hoàn toàn có thể tham khảo triển khai để có biểu mẫu như mong muốn.

Một số câu hỏi thường gặp

• Tôi có thể thu thập tệp từ người dùng thông qua Google Forms và Microsoft Forms không?

Google Forms cho phép người dùng tải tệp lên, nhưng người trả lời cần đăng nhập tài khoản Google. Microsoft Forms cũng hỗ trợ tải tệp lên nhưng chỉ giới hạn trong tổ chức nội bộ của Microsoft 365.

• Google Forms hay Microsoft Forms bảo mật tốt hơn?

Microsoft Forms có lợi thế về bảo mật, đặc biệt với doanh nghiệp vì cho phép giới hạn quyền truy cập và quản lý dữ liệu trong hệ sinh thái Microsoft 365. Google Forms bảo mật tốt nhưng thường được sử dụng nhiều hơn cho khảo sát công khai và nhóm nhỏ.

• Tôi có thể phân tích dữ liệu thu thập từ Google Forms và Microsoft Forms bằng công cụ nào?

Google Forms cho phép xuất dữ liệu sang Google Sheets để phân tích. Microsoft Forms tích hợp với Excel và có hỗ trợ AI để phân tích nhanh chóng.

• Google Forms và Microsoft Forms có thể tích hợp với các công cụ khác không?

Google Forms tích hợp mạnh mẽ với Google Drive, Google Sheets và Gmail. Microsoft Forms hoạt động tốt với Microsoft Teams, Excel, SharePoint và Power Automate.

• Tôi có thể sử dụng Google Forms trong Microsoft Teams không?

Có, người dùng có thể nhúng Google Forms vào Microsoft Teams bằng cách chia sẻ liên kết, nhưng không có tính năng tích hợp trực tiếp như Microsoft Forms.

• Google Forms có giới hạn số lượng câu hỏi không?

Không, người dùng có thể tạo bao nhiêu câu hỏi tùy thích trong một biểu mẫu.

• Microsoft Forms có hỗ trợ tạo câu hỏi tự động không?

Có, Microsoft Forms sử dụng AI để gợi ý câu hỏi dựa trên nội dung người dùng nhập.

• Tôi có thể thu thập phản hồi ẩn danh bằng Google Forms và Microsoft Forms không?

Google Forms hỗ trợ phản hồi ẩn danh nếu người dùng không yêu cầu người trả lời đăng nhập. Microsoft Forms chỉ cho phép phản hồi ẩn danh khi khảo sát được mở cho tất cả mọi người, nếu giới hạn trong tổ chức thì sẽ ghi lại danh tính người trả lời.

Lời kết

Bài viết này đã tổng hợp toàn bộ những nội dung để so sánh Google Forms và Microsoft Forms. Do đó, nếu người dùng cần một giải pháp miễn phí, linh hoạt, không giới hạn phản hồi và dễ sử dụng, Google Forms là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, nếu người dùng làm việc trong môi trường doanh nghiệp, cần tính bảo mật cao và tích hợp sâu với Microsoft 365, Microsoft Forms sẽ mang đến nhiều lợi ích hơn.

HVN Group hiện đang là đối tác chính thức của Google và Microsoft tại thị trường Việt Nam, nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ bất cứ vấn đề nào liên quan đến giải pháp này vui lòng liên hệ đến:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777