Email Alias là gì? Hướng dẫn cách tạo và sử dụng với Google Workspace

Bạn đang muốn bảo vệ thông tin cá nhân khi đăng ký các dịch vụ trực tuyến? Email Alias chính là giải pháp hoàn hảo! Khi đó, bạn có thể tạo nhiều địa chỉ email khác nhau mà không cần phải tạo nhiều tài khoản. Hãy cùng tìm hiểu email Alias là gì và cách sử dụng để tăng cường bảo mật cho hộp thư của bạn.

Email Alias là gì?

Email Alias, hay còn gọi là địa chỉ email bí danh hoặc email phụ, là một tính năng cho phép bạn tạo ra nhiều địa chỉ email khác nhau, nhưng tất cả đều trỏ về cùng một hộp thư. Điều này có nghĩa là khi có email gửi đến bất kỳ địa chỉ Alias nào, nó sẽ tự động được chuyển đến hộp thư chính của bạn.

*Ví dụ:

Giả sử địa chỉ email chính của bạn là yourname@gmail.com. Với tính năng email Alias, bạn có thể tạo thêm các địa chỉ như:

• contact@yourdomain.com (dành cho liên hệ công việc)
• newsletter@yourdomain.com (dành cho đăng ký nhận bản tin)
• buysell@yourdomain.com (dành cho các giao dịch mua bán)

Mọi email gửi đến các địa chỉ này đều sẽ được chuyển đến hộp thư yourname@gmail.com.

Khi nào nên sử dụng email Alias?

Email Alias là một công cụ vô cùng hữu ích, đặc biệt trong thời đại số hiện nay. Việc biết khi nào nên sử dụng nó sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các lợi ích mà nó mang lại. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể nên sử dụng email phụ như sau:

• Phân loại email theo mục đích sử dụng: Nếu bạn cần quản lý email cho các mục đích khác nhau, Alias giúp bạn sắp xếp gọn gàng mà không cần tạo nhiều tài khoản.
• Bảo vệ email chính khỏi spam: Alias rất hữu ích khi bạn không muốn chia sẻ email chính trong các tình huống như đăng ký trang web, tham gia khảo sát, hoặc gửi yêu cầu thông tin trên các nền tảng không tin cậy.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp trong doanh nghiệp: Doanh nghiệp sử dụng Alias để tạo các địa chỉ email chuyên biệt theo chức năng, giúp khách hàng dễ liên hệ hơn.
• Đo lường hiệu quả của chiến dịch: Alias giúp theo dõi và phân tích hiệu quả các chiến dịch quảng cáo hoặc chương trình khuyến mãi.
• Quản lý email tạm thời: Phù hợp cho các dự án hoặc sự kiện có thời gian giới hạn. Sau khi kết thúc, bạn có thể xóa Alias mà không ảnh hưởng đến email chính.
• Theo dõi nguồn gốc email: Nếu bạn sử dụng Alias khác nhau cho mỗi trang web hoặc dịch vụ, bạn có thể nhanh chóng nhận ra Alias nào bị lạm dụng hoặc bị spam.

Như vậy, với những trường hợp như trên bạn có thể đưa ra quyết định sử dụng email Alias để quản lý email hiệu quả hơn, bảo vệ thông tin cá nhân và tăng tính chuyên nghiệp. Việc quyết định khi nào nên sử dụng email Alias phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của bạn.

Email Alias bao gồm những loại nào?

Email Alias là một công cụ linh hoạt, cho phép bạn tạo ra nhiều địa chỉ email khác nhau, nhưng tất cả đều trỏ về cùng một hộp thư. Tuy nhiên, không phải tất cả các email Alias đều giống nhau. Dưới đây là các loại email Alias phổ biến cùng với cách chúng hoạt động:

Email Alias dựa trên tên miền chính hoặc phụ

Bạn tạo ra các địa chỉ email mới sử dụng cùng một tên miền chính hoặc tên miền phụ với tài khoản email chính của mình. Ví dụ, nếu tên miền chính của bạn là yourdomain.com, bạn có thể tạo các Alias như sales@yourdomain.com, support@yourdomain.com. Ưu điểm của loại email Alias này chính là tạo sự ấn tượng chuyên nghiệp và dễ quản lý, phân loại.

Email Alias dựa trên tên miền bí danh

Bạn có thể kết nối một tên miền khác với tài khoản email chính của mình và tạo các Alias dựa trên tên miền đó. Ví dụ, nếu bạn có tên miền yournewdomain.com, bạn có thể tạo Alias info@yournewdomain.com. Dạng email Alias dựa trên tên miền bí danh sẽ có ưu điểm là tăng tính linh hoạt trong việc quản lý nhiều tên miền và thích hợp cho các dự án, sản phẩm riêng biệt.

Email Alias dựa trên dịch vụ email bên thứ ba

Một số dịch vụ email bên thứ ba cho phép bạn tạo các Alias mà không cần sử dụng tên miền của riêng bạn như ProtonMail, Fastmail, Yandex Mail… Khi đó, email bí danh trên dịch vụ email của bên thứ ba sẽ có ưu điểm như dễ dàng thiết lập và sử dụng, thích hợp cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, nhược điểm của dạng email Alias này chính là ít tùy biến hơn.

Email Alias dùng một lần

Đây là loại email Alias chỉ sử dụng một lần duy nhất. Sau khi nhận email, địa chỉ này sẽ trở nên vô hiệu. Ưu điểm của dạng email phụ này chính là khả năng bảo mật cao, ngăn chặn spam và lừa đảo. Khi đó, bạn có thể sử dụng cho việc đăng ký các dịch vụ không đáng tin cậy.

Việc lựa chọn loại email Alias phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Nếu bạn muốn tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, hãy chọn email Alias dựa trên tên miền chính. Nếu bạn muốn bảo vệ thông tin cá nhân, email dùng một lần là lựa chọn tốt.

05+ lợi ích đặc biệt khi sử dụng email Alias

Nếu như bạn vẫn chưa biết về những lợi ích của email Alias thì hãy tham khảo ngay một số những gợi ý của chúng tôi như sau:

1. Bảo vệ thông tin cá nhân

Việc sử dụng email Alias giúp bạn tạo ra một lớp bảo vệ vững chắc cho thông tin cá nhân. Thay vì sử dụng địa chỉ email chính để đăng ký các dịch vụ không đáng tin cậy, bạn có thể tạo một Alias riêng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro bị spam, lừa đảo và bảo vệ thông tin cá nhân khỏi bị lộ.

2. Quản lý email hiệu quả

Email Alias giúp bạn phân loại email một cách dễ dàng và khoa học. Bạn có thể tạo các Alias riêng cho công việc, cá nhân, đăng ký, và nhiều mục đích khác nhau. Nhờ đó, việc tìm kiếm và quản lý email trở nên đơn giản hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.

3. Tăng tính chuyên nghiệp

Khi sử dụng email Alias với tên miền riêng, bạn tạo được ấn tượng chuyên nghiệp hơn trong giao tiếp với khách hàng, đối tác. Ví dụ, bạn có thể tạo Alias [đã xoá địa chỉ email] để liên hệ với khách hàng, hoặc [đã xoá địa chỉ email] để hỗ trợ khách hàng.

4. Linh hoạt trong sử dụng

Email Alias mang đến sự linh hoạt trong việc sử dụng email. Bạn có thể tạo nhiều tài khoản trên cùng một trang web bằng các Alias khác nhau, hoặc sử dụng Alias để thử nghiệm các dịch vụ mới mà không lo ảnh hưởng đến hộp thư chính.

5. Bảo mật cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, email Alias là một công cụ hữu ích để quản lý và bảo mật thông tin. Bằng cách tạo các Alias riêng cho từng nhân viên hoặc bộ phận, bạn có thể kiểm soát quyền truy cập và giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.

Nhìn chung, email Alias là một công cụ đa năng, mang lại nhiều lợi ích cho cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Việc sử dụng email Alias một cách hiệu quả sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình làm việc, bảo vệ thông tin cá nhân và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp.

So sánh email chính và email Alias

Để bạn có thể hiểu rõ về sự khác biệt giữa email chính là email Alias. Chúng tôi sẽ chuẩn bị bảng so sánh chi tiết với đầy đủ các yếu tố như sau:

Dựa vào bảng so sánh trên đây, có thể thấy rằng email chính là nền tảng quản lý toàn bộ hệ thống email và có vai trò trung tâm. Còn Email Alias sẽ là công cụ bổ trợ, giúp tăng tính linh hoạt, bảo mật và tổ chức email một cách hiệu quả hơn.

Lưu ý quan trọng trước khi sử dụng Email Alias

Việc sử dụng email Alias mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên, để tận dụng tối đa tính năng này trong quá trình làm việc và tránh gặp phải các vấn đề không mong muốn, bạn cần lưu ý một số điều sau:

Số lượng Alias tối đa cho mỗi người dùng

Một số nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail, Microsoft 365, hoặc Zoho Mail cho phép mỗi người dùng tạo từ 30 đến 50 Alias. Đối với dịch vụ email tùy chỉnh (custom domain), giới hạn này có thể khác nhau. Nếu bạn sử dụng gói miễn phí, số lượng Alias có thể bị giới hạn ít hơn so với gói trả phí.

Cách đặt tên và sử dụng Alias

Khi tiến hành đặt tên và sử dụng email Alias bạn cần lưu ý đáp ứng các quy tắc bao gồm:

• Alias phải tuân thủ quy tắc đặt tên của nhà cung cấp dịch vụ (thường chỉ chấp nhận ký tự chữ, số, dấu chấm hoặc dấu gạch ngang).
• Không trùng lặp với địa chỉ chính hoặc Alias khác: Alias phải duy nhất trong hệ thống.
• Một số dịch vụ chỉ cho phép Alias nhận email, không hỗ trợ gửi email trực tiếp.
• Alias không thể sử dụng để đăng nhập vào tài khoản email chính.

Yếu tố cần chuẩn bị khi thiết lập email Alias

Để đảm bảo quá trình thiết lập Alias diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị các yếu tố sau:

• Xác định người dùng cần tạo Alias: Lập danh sách người dùng cụ thể trong tổ chức hoặc cá nhân cần sử dụng Alias. Đảm bảo mỗi Alias được thiết kế phù hợp với mục đích công việc hoặc chức năng.
• Chuẩn bị thông tin tài khoản quản trị viên: Đảm bảo bạn có quyền truy cập vào tài khoản quản trị viên của hệ thống email, vì chỉ quản trị viên mới có quyền tạo hoặc quản lý Alias cho các người dùng.
• Chuẩn bị thông tin tài khoản người dùng: Đảm bảo tài khoản email chính của người dùng đã được thiết lập và hoạt động bình thường trước khi thêm Alias. Xác minh tính khả dụng của tên Alias trước khi sử dụng.
• Lên kế hoạch sử dụng Alias: Xác định rõ ràng Alias dùng cho mục đích nào (marketing, hỗ trợ khách hàng, hoặc bảo mật).

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng những lưu ý được chúng tôi chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích của email Alias và quản lý email một cách hiệu quả, bảo mật và linh hoạt hơn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách tạo email bí danh trên nền tảng Google Workspace. 

Hướng dẫn cách tạo email Alias trong Google Workspace

Người dùng không thể tự tạo email Alias, do đó để tạo được email bí danh bạn cần phải sử dụng tài khoản của quản trị viên cấp cao. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo với từng bước cụ thể như sau: 

Cấu hình cho quản trị viên

Quản trị viên sẽ tiến hành thêm tài khoản email Alias thì các thành viên trong cùng tổ chức mới có thể sử dụng được. Do đó, bạn sẽ sử dụng tài khoản quản trị để triển khai với các bước cụ thể như sau:

• Bước 1: Truy cập Bảng điều khiển quản trị Google với tài khoản quản trị viên.
• Bước 2: Trong bảng quản trị, tại đây bạn click chọn Menu > tiếp đến chọn Thư mục > sau đó chọn Người dùng.

• Bước 3: Mở vào trang cài đặt và click chọn Tên người dùng. 

• Bước 4: Một giao diện mới hiển thị, tại đây bạn chọn Thêm Email thay thế ở dưới tên tài khoản người dùng.

• Bước 5: Sau đó bạn cần nhập tên cho bí danh, tên miền phụ, email thay thế… sau đó click chọn Lưu.

Cấu hình cấp độ người dùng

Sau khi đã tạo tài khoản email Alias thành công, để các thành viên trong tổ chức có thể sử dụng email bí danh này, bạn cần dùng tài khoản email của mình để triển khai với các bước như sau:

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google để truy cập vào Gmail tại đây.
• Bước 2: Click vào biểu tượng cài đặt > tiếp đến chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

• Bước 3: Click chọn vào mục Tài khoản và nhập > tiếp đến chọn Thêm địa chỉ email khác.

• Bước 4: Một cửa sổ mới hiển thị, tại đây bạn có thể nhập tên và địa chỉ email bí danh sau đó click chọn Bước tiếp theo.

• Bước 5: Hoàn tất.

Với các bước được chúng tôi hướng dẫn như trên, bạn đã tạo email Alias trên Google Workspace thành công. Tiếp đến, chúng tôi sẽ hướng dẫn thêm bạn cách để sử dụng giải pháp email bí danh này hiệu quả nhất thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn sử dụng email Alias trong Google Workspace

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng email Alias trong Google Workspace dễ dàng với một số những hướng dẫn cụ thể như sau:

Cách gửi email từ Email Alias

Sau khi bạn đã thêm tài khoản email Alias vào Gmail của mình, lúc này bạn sẽ sử dụng email bí danh để gửi thư tương tự như với địa chỉ email chính với các bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Click chọn vào mục Soạn thư.
• Bước 2: Ở mục Form có dấu mũi tên đi xuống, bạn chỉ cần click vào > chọn địa chỉ email Alias phù hợp.

• Bước 3: Tiến hành nhập thông tin email bao gồm tiêu đề, địa chỉ người nhận, nội dung hay file đính kèm như bình thường.
• Bước 4: Click chọn nút Gửi.

Như vậy, chỉ với 04 bước triển khai cơ bản là bạn đã thành công gửi email từ địa chỉ email Alias đã được tạo trước đó. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn cách để xóa bỏ email bí danh và tìm kiếm chúng trong bảng quản trị.

Xóa email Alias

Để xóa bỏ email Alias, bạn sẽ tiến hành các bước tương tự như khi tạo trong tài khoản quản trị viên.

• Bước 1: Chọn Menu > tiếp đến chọn Thư mục > sau đó chọn Người dùng.
• Bước 2: Click chọn vào tên tài khoản người dùng > chọn Thêm email thay thế.
• Bước 3: Danh sách email thay thế mà bạn đã thêm trước đó sẽ hiển thị, bạn click chọn dấu X như hình bên dưới và chọn Lưu để hoàn tất.

Tương tự như vậy, bạn có thể xóa cùng lúc nhiều tài khoản email Alias chỉ với một vài bước cơ bản như hướng dẫn trên đây. Ngoài ra, để có thể tìm kiếm email thay thế trên chính bảng quản trị Admin thì bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn tiếp theo.

Tìm Email Alias trong bảng quản trị

Bạn cũng có thể tìm bất cứ địa chỉ email Alias nào đã được thêm trong chính bảng quản trị Admin. Khi đó, bạn sẽ triển khai các bước tương tự như sau:

• Bước 1: Chọn Menu > tiếp đến chọn Thư mục > sau đó chọn Người dùng.
• Bước 2: Click chọn vào tên tài khoản người dùng > chọn Thêm email thay thế.
• Bước 3: Click chọn vào Xem tất cả email thay thế.

Như vậy, với những chia sẻ của chúng tôi trên đây bạn hoàn toàn có thể sử dụng email Alias hiệu quả nhất. Tiếp đến, chúng tôi sẽ gợi ý them cho bạn một số những vấn đề thường gặp khi sử dụng email thay thế và cách khắc phục nhanh chóng nhất.

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục khi sử dụng Email Alias

Việc sử dụng Email Alias mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên, người dùng cũng có thể gặp phải một số vấn đề trong quá trình sử dụng. Dưới đây là một số lỗi phổ biến nhất và cách khắc phục nhanh chóng như sau:

Email không được chuyển tiếp đến hộp thư chính

Nguyên nhân dẫn đến lỗi không chuyển tiếp đến hộp thư chính có thể là do email Alias được cấu hình sai, vấn đề kỹ thuật với máy chủ email hoặc email bị lọc vào thư mục spam.

*Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại cấu hình Alias, đảm bảo rằng nó đã được thiết lập đúng.
• Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email để được hỗ trợ khắc phục sự cố.
• Kiểm tra thư mục spam để xem email có bị chuyển vào đó không.

Không thể gửi email từ Alias

Nếu bạn không thể gửi email từ Alias thì rất có thể Alias chưa được xác minh, quyền hạn gửi email từ Alias bị giới hạn và vấn đề với cài đặt SMTP.

*Cách khắc phục:

• Xác minh Alias bằng cách nhấp vào liên kết xác minh trong email.
• Kiểm tra lại cài đặt SMTP của ứng dụng email bạn đang sử dụng.
• Liên hệ tới chính nhà cung cấp dịch vụ email để được hỗ trợ nhanh chóng.

Nhận được quá nhiều email spam

Trong trường hợp bạn nhận được quá nhiều email spam thì nguyên nhân chủ yếu là do địa chỉ Alias bị lộ ra ngoài hoặc đăng ký nhiều dịch vụ không đáng tin cậy.

*Cách khắc phục:

• Hạn chế chia sẻ địa chỉ Alias.
• Sử dụng các công cụ lọc spam của dịch vụ email.
• Đăng ký các dịch vụ bảo vệ email.

Quên mật khẩu của Alias

Nếu bạn quên mật khẩu của email Alias, vấn đề này xảy ra có thể là do mật khẩu thường giống với mật khẩu của tài khoản chính hoặc quá phức tạp và khó nhớ.

*Cách khắc phục:

• Sử dụng chức năng khôi phục mật khẩu của dịch vụ email.
• Đặt lại mật khẩu mới cho tài khoản chính.

Không thể xóa Alias

Nếu bạn không thể xóa bỏ email Alias thì rất có thể email bí danh đang được sử dụng cho một dịch vụ nào đó hoặc quyền hạn bị hạn chế.

*Cách khắc phục:

• Hủy đăng ký các dịch vụ đang sử dụng Alias đó.
• Liên hệ với quản trị viên để được hỗ trợ xóa Alias.

Trong trường hợp bạn không thể khắc phục lỗi khi sử dụng email Alias thì có thể liên hệ trực tiếp đến đội ngũ kỹ thuật của HVN Group bằng cách click chọn vào Livechat hoặc bấm chọn ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Một số câu hỏi thường gặp

• Email Alias có phải là một tài khoản email độc lập không?

Không, email Alias không phải là tài khoản email độc lập. Đây chỉ là một địa chỉ thay thế liên kết với email chính, chia sẻ chung hộp thư. Mọi email gửi đến Alias sẽ xuất hiện trong hộp thư của tài khoản chính.

• Email Alias có cần đăng nhập không?

Không, bạn không thể đăng nhập vào một email Alias. Alias chỉ hoạt động như một “bí danh” của tài khoản chính. Việc quản lý và truy cập hộp thư vẫn thực hiện thông qua tài khoản chính.

• Alias có thể dùng để đăng ký tài khoản hoặc dịch vụ trực tuyến không?

Có, bạn có thể sử dụng Alias để đăng ký các tài khoản hoặc dịch vụ trực tuyến. Điều này giúp giữ bảo mật cho email chính và dễ quản lý các thông báo từ các dịch vụ khác nhau.

• Có mất phí khi sử dụng email Alias không?

Hầu hết các dịch vụ cung cấp Alias miễn phí trong gói trả phí chính. Tuy nhiên, với gói miễn phí, số lượng Alias thường bị giới hạn hoặc không hỗ trợ.

• Làm sao để biết được một địa chỉ email có phải là Alias không?

Khó xác định: Thông thường, không có cách nào đơn giản để xác định một địa chỉ email có phải là Alias hay không.

• Có thể sử dụng Email Alias để tạo nhiều tài khoản trên một trang web không?

Có. Bạn có thể sử dụng các Alias khác nhau để đăng ký nhiều tài khoản trên một trang web, nhưng cần tuân thủ điều khoản sử dụng của trang web đó.

Lời kết

Bạn đã sẵn sàng để trải nghiệm tính năng tuyệt vời của email Alias chưa? Hãy bắt đầu bằng cách đăng ký một tài khoản Google Workspace bản quyền hỗ trợ tính năng này và tạo ngay cho mình những địa chỉ email phụ độc đáo. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về chủ đề này, đừng ngần ngại mà hãy để lại bình luận bên dưới. 

Mọi thông tin cần được hỗ trợ giải đáp, vui lòng gửi về địa chỉ của chúng tôi:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777