SMTP là gì? Hướng dẫn cách cài đặt máy chủ Gmail SMTP

Gmail là một trong những dịch vụ trao đổi thư trên internet phổ biến nhất hiện nay. Hầu hết các hệ thống internet đều sử dụng SMTP làm phương thức chuyển thư từ người dùng này sang người dùng khác. Vậy SMTP là gì? Bài viết sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin cơ bản về loại giao thức này và hướng dẫn cách để cài đặt trên Gmail.

Giao thức SMTP là gì?

SMTP, hay chính là Simple Mail Transfer Protocol, là giao thức email để gửi thư tới ứng dụng mail khách trên internet. Giao tiếp ảo giữa ứng dụng email và tài khoản hoàn toàn dựa trên email protocol. Do đó, các giao thức này tổ chức và xử lý việc gửi thư thông thường hoặc doanh nghiệp thông qua SMTP server.

Do đó, bạn chỉ có thể liên lạc trên Gmail khi máy chủ thiết lập kết nối SMTP an toàn. Chức năng này cho phép kết nối đồng thời và gửi tin nhắn thành công từ email server. Ngày nay, Google Workspace cũng bắt buộc người dùng phải kết nối SMTP để sử dụng trên Gmail.

Hoạt động của SMTP

Các server có ngôn ngữ riêng, nên đến lúc gửi email đi, chúng sẽ trò chuyện theo cách của riêng mình. Khi người gửi liên hệ với máy chủ của người nhận và kết nối, server sẽ trả lời bằng biểu ngữ SMTP. Phản hồi này có nghĩa là máy chủ nhận đã sẵn sàng để nhận email đến.

Sau đó, cuộc trò chuyện sẽ tiếp tục thông qua các lệnh SMTP. Trong hầu hết các trường hợp, các nhà email marketer sẽ không bao giờ thấy các lệnh SMTP hoặc mã lỗi này vì việc nhìn thấy chúng liên quan đến quyền truy cập vào chính server. Tuy nhiên, bạn vẫn nên biết SMTP là gì và cách hoạt động trong trường hợp cần thiết.

Các cổng SMTP là gì?

Cổng (port) SMTP là điểm cuối liên lạc giúp xác định vị trí chính xác của địa chỉ internet. Các cổng phổ biến nhất với SMTP là gì? Đó là 25, 465, 587 và 2525.

• 25 là cổng SMTP lâu đời nhất nhưng việc sử dụng nó để gửi email không còn phổ biến nữa, vì port này không có cơ chế bảo mật và là “con mồi” của nhiều spammer. Do đó, các nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) thường chặn cổng số 25.
• 465 an toàn hơn so với port 25, nhưng đây không phải là cổng SMTP chính thức và hiện không được dùng nhiều nữa. Nó được sử dụng để hỗ trợ mã hóa SSL.
• 587 là cổng SMTP mặc định được đề xuất với STARTTLS. Hầu như tất cả các nhà cung cấp dịch vụ email đều hỗ trợ port này.
• 2525 là một thay thế cho 587. Nó có thể được sử dụng khi 587 bị chặn hoặc không khả dụng. 2525 chưa bao giờ được công nhận là SMTP port chính thức, nhưng hầu hết các ISP đều cho phép giao dịch thông qua cổng này. 

Ý nghĩa của SMTP trong kinh doanh và networking

Như vậy, bạn đã được giới thiệu đôi nét SMTP là gì, hãy cùng bàn về lợi ích của giao thức này trong giải pháp email doanh nghiệp và networking. Trong lĩnh vực này, SMTP đóng vai trò là “người hùng trầm lặng”, cho phép liên lạc liền mạch và trao đổi dữ liệu hiệu quả. Tầm quan trọng của nó nằm ở vai trò là trụ cột của hệ thống email công ty, cho phép các tổ chức giao tiếp hiệu quả với khách hàng, đối tác và nhân viên.

SMTP đảm bảo rằng các email quan trọng sẽ đến tay người nhận một cách nhanh chóng, góp phần nâng cao hiệu suất và hợp lý hóa các hoạt động.

Hơn nữa, SMTP đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống gửi email tự động, hỗ trợ các email giao dịch, thông báo và cảnh báo. Tính năng tự động hóa này giúp đơn giản hóa các quy trình, chẳng hạn như xác nhận đơn hàng, đặt lại mật khẩu và cập nhật đăng ký, qua đó đảm bảo doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng/đối tác một cách nhất quán và trên quy mô lớn.

Máy chủ Gmail SMTP là gì?

Người dùng có thể truy cập SMTP server cho Gmail để quản lý email giao dịch. Như vậy, bạn có thể sử dụng dịch vụ thư đi của Gmail để gửi email từ tài khoản của mình đến các ứng dụng email khác như Mac Mail, Thunderbird, hay Outlook.

Như đã đề cập trong phần “SMTP là gì?”, theo giao thức Google Workspace, việc kết nối Gmail với máy chủ SMTP là bắt buộc để sử dụng các tính năng của nó. Nếu không, người dùng không thể kết nối với Google Workspace đã được xác thực, Gmail hoặc gửi tin nhắn.

Ngoài ra, cổng SMTP kết nối nền tảng email với máy chủ. Các cổng được gán cho Gmail là 465 và 587.

Dưới đây là một số cài đặt mặc định SMTP trên Gmail để bạn tham khảo:

• Địa chỉ SMTP server: smtp.gmail.com
• Tên người dùng Gmail SMTP: Địa chỉ Gmail của bạn, chẳng hạn username@gmail.com
• Mật khẩu Gmail SMTP: Mật khẩu Gmail của bạn.
• Cổng Gmail SMTP (TLS): 587
• Cổng Gmail SMTP (SSL): 465
• Yêu cầu Gmail SMTP TLS/SSL: Có

Hướng dẫn một số cài đặt Gmail SMTP server

Một số cài đặt email cho phép người dùng sử dụng máy chủ SMTP cho địa chỉ Gmail của mình. Hơn nữa, tính năng này cho phép gửi thư thông qua email tên miền của Gmail. Tuy nhiên, bạn cần phải tạo tài khoản Google Workspace để truy cập chính xác vào cài đặt máy chủ Gmail SMTP.

Cấu hình cài đặt máy chủ Gmail SMTP 

Khi nắm vững SMTP là gì và các thông số của giao thức này trong Gmail, bạn có thể bắt đầu định cấu hình bất kỳ ứng dụng email nào được sử dụng để gửi thư qua Gmail SMTP server bằng cách:

Bước 1: Nhấp vào cài đặt Gmail >> nhấn vào tab Forwarding and POP/IMAP Settings.

Bước 2: Chuyển phần IMAP thành Enable IMAP.

Bước 3: Nhấn vào Email hiện trên Accredible Dashboard. 

Bước 4: Chọn SMTP Overrides trong cửa sổ bật lên bên trái.

Bước 5: Người dùng kiểm tra xem tên người dùng xác thực có khớp với địa chỉ email không.

Bước 6: Bây giờ, hãy nhập vào phần xuất hiện trên màn hình các thông tin thích hợp:

• Outgoing server: smtp.gmail.com
• Mã hóa: SSL hoặc TLS
• Port: 465 cho SSL và 587 cho TLS
• Xác thực: Nhập xác thực SMTP hợp lệ

Bước 7: Cuối cùng, hãy lưu tất cả các thay đổi xác thực SMTP. Bạn có thể kiểm tra xem nó có hoạt động bình thường hay không bằng cách gửi email kiểm tra cho chính mình.

Lưu ý: Luôn cập nhật mật khẩu trong SMTP Service Settings để tránh lỗi gửi thư đến hoặc thư đi. Lặp lại các bước tương tự và cập nhật mật khẩu trong phần SMTP Overrides.

Kích hoạt cài đặt máy chủ Gmail SMTP trong Gmail

Việc bật cài đặt máy chủ SMTP trong tài khoản Gmail cho phép bạn gửi email qua tài khoản đó bằng bất kỳ ứng dụng hoặc nhà cung cấp email nào khác. Để kích hoạt, bạn cần làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail thông qua trình duyệt web và nhập ID email cũng như mật khẩu Gmail.

Bước 2: Đi tới phần cài đặt của Gmail >> chọn tab Forwarding and POP/IMAP.

Bước 3: Cuộn xuống cho đến khi tìm thấy phần IMAP access và nhấp vào Enable IMAP.

Bước 4: Lưu thay đổi bằng cách click vào Save changes.

Cách để tăng cường bảo mật SMTP là gì?

Ứng dụng của bên thứ ba có thể gửi email đáng ngờ hoặc chặn máy chủ SMTP của bạn. Do đó, yêu cầu gửi email sẽ thường xuyên bị hết thời gian chờ. Để tăng cường bảo mật cho SMTP, bạn có thể thực hiện các cách sau:

Phương pháp 1: Chuyển đổi nút Less secure Apps trong Gmail settings (Không còn được Google hỗ trợ từ tháng 5/2022).

Phương pháp 2: Bật xác minh 2 bước trong Gmail. Tính năng này hạn chế quyền truy cập không xác định vào tài khoản Gmail của người dùng dùng. Ngoài ra, nó còn tăng cường bảo mật SMTP vì không ai có thể làm gián đoạn liên lạc giữa các máy chủ. Hơn nữa, các ứng dụng kém an toàn gây sự cố cho SMTP sẽ bị vô hiệu hóa.

Để tìm hiểu chi tiết hơn cách để tăng cường bảo mật SMTP trong Gmail, bạn có thể kết nối với đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – bằng cách bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Như vậy, sau khi tìm hiểu SMTP là gì, chúng ta có thể hiểu giao thức này cho phép người dùng thiết lập SMTP server trong một số ứng dụng như Outlook, Mac Mail và Gmail. Nó hoạt động như một một máy chủ gửi đi và bạn cần phải bật POP3 hoặc IMAP để có thể nhận được thư.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn định nghĩa được SMTP là gì, cũng như biết một số cài đặt cơ bản trong Gmail. Nếu bạn có câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến nội dung được chia sẻ trong bài, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để được các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ giải đáp nhanh chóng.