06 cách định dạng ngày tháng trong Google Sheets đơn giản, dễ dàng

Với định dạng ngày tháng trong Google Sheets, người dùng có thể dễ dàng quản lý, phân tích, và tính toán các dữ liệu liên quan đến thời gian. Thêm vào đó, việc sử dụng định dạng hợp lý cũng giúp cho bảng tính thêm trực quan, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả khi trình bày dữ liệu. Bài viết này, HVN Group sẽ hướng dẫn người dùng các cách định dạng ngày tháng năm trong Google Sheets đơn giản, hiệu quả và chi tiết nhất.

Các định dạng ngày tháng phổ biến trong Google Sheets

Trong Google Sheets, định dạng ngày tháng năm có thể dễ dàng tùy chỉnh theo múi giờ và nhu cầu của người dùng. Việc nắm bắt được các định dạng này cũng sẽ giúp người dùng thao tác nhanh và hiệu quả hơn khi làm việc với dữ liệu ngày tháng. 

Dưới đây là các định dạng ngày tháng phổ biến trong Google Sheets người dùng cần biết:

Định dạng ngày tháng mặc định

Google Sheets sẽ tự động nhận diện và hiển thị ngày tháng theo định dạng mặc định dựa trên cài đặt ngôn ngữ và vùng địa lý của tài khoản Google. Thông thường, định dạng này sẽ hiển thị theo kiểu ngày/tháng/năm hoặc tháng/ngày/năm. 

Ví dụ, nếu người dùng đang sử dụng tài khoản Việt Nam, định dạng mặc định sẽ là dd/mm/yyyy ( 04/10/2025) hoặc mm/dd/yyyy (10/04/2025).

Định dạng ngày tháng ngắn gọn

Với định dạng ngắn gọn, Google Sheets cho phép sẽ hiển thị ngày tháng theo một cách đơn giản và dễ đọc. Thường thì, định dạng này sẽ hiển thị theo kiểu d/m/yyyy hoặc m/d/yyyy. 

Ví dụ, định dạng d/m/yyyy (8/5/2025) hoặc m/d/yyyy (5/8/2025). Điều này sẽ giúp tiết kiệm không gian khi bảng tính chứa nhiều dữ liệu, nhưng đôi khi cũng có thể gây hiểu lầm trong một số trường hợp nhất định.

Định dạng với tên tháng

Google Sheets cũng hỗ trợ định dạng ngày tháng chỉ hiển thị tên tháng. Định dạng này sẽ sử dụng tên của tháng thay vì số tháng. Ví dụ, 4 April 2025 hoặc Apr 2025. Điều này thường sẽ rất hữu ích khi người dùng muốn hiển thị thông tin dễ hiểu, đặc biệt là trong báo cáo và trình bày dữ liệu.

Định dạng với tên ngày và tháng

Định dạng này sẽ bao gồm cả tên ngày và tên tháng kết hợp. Ví dụ,  Fri, Apr 4, 2025 hoặc Friday, April 4, 2025. Đây là cách hữu ích khi người dùng muốn làm rõ cả ngày trong tuần và thông tin ngày tháng, nhất là trong các tình huống cần tổ chức dữ liệu theo ngày tháng cụ thể, lập lịch làm việc, hoặc lên kế hoạch cho các sự kiện.

Định dạng ngày tháng tùy chỉnh

Google Sheets cũng cho phép người dùng tạo ra các định dạng ngày tháng tùy chỉnh chỉ với vài cú nhấp chuột. Điều này không chỉ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu cụ thể của từng dự án hay báo cáo, mà còn tăng cường trải nghiệm người dùng, giúp bảng tính thêm trực quan và dễ hiểu.

Định dạng ngày tháng cho múi giờ khác nhau

Google Sheets cũng thiết lập tính năng định dạng ngày tháng cho các múi giờ khác nhau. Người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh múi giờ trong cài đặt tài khoản Google của mình, từ đó thay đổi cách hiển thị và tính toán ngày tháng. Điều này cực kỳ hữu ích, đặc biệt là với những trường hợp người dùng phải làm việc với các đối tác hoặc khách hàng ở các khu vực địa lý khác nhau, giúp giảm thiểu sai sót trong thông tin lịch hẹn và giao dịch.

Hướng dẫn cách định dạng ngày tháng trong Google Sheets

Để định dạng ngày tháng trong Google Sheets, người dùng có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm:

Định dạng ngày tháng trong Google Sheets với định dạng mặc định

Khi người dùng nhập ngày tháng bất kỳ vào ô trong Google Sheets, hệ thống sẽ tự động nhận diện và áp dụng định dạng mặc định cho dữ liệu đó. Để thiết lập ô với định dạng ngày tháng mặc định, người dùng cũng chỉ cần thao tác đơn giản với các bước sau:

– Bước 1: Click chọn ô hoặc phạm vi ô cần định dạng ngày tháng.

– Bước 2: Nhấp chọn Định dạng (Format) >> chọn Số (Number) >> chọn Ngày.

– Bước 3: Sau khi hoàn tất, ô sẽ tự động được thiết lập theo định dạng ngày tháng mặc định của hệ thống.

Định dạng ngày tháng trong Google Sheets với hàm TODAY

Hàm TODAY là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng tự động cập nhật ngày tháng hiện tại mà không cần phải nhập tay. Hiểu đơn giản, thì là khi người dùng nhập hàm vào một ô, ô tính sẽ tự động trả về kết quả là giá trị của ngày tháng hiện tại. 

Cách sử dụng hàm TODAY đơn giản như sau:

– Bước 1: Click chọn ô hoặc phạm vi ô muốn định dạng ngày tháng.

– Bước 2: Nhập công thức hàm =TODAY(). Nếu hôm nay là ngày 08/04/2025, thì kết quả hiển thị sẽ là 08/04/2025.

Hàm TODAY không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian, mà còn tự động hóa việc nhập liệu với độ chính xác cao. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích với các báo cáo theo thời gian thực, hoặc khi người dùng cần theo dõi tiến độ công việc.

Định dạng ngày tháng trong Google Sheets với hàm DATE

Hàm DATE cho phép người dùng tạo một ngày tháng cụ thể dựa trên các tham số đầu vào là năm, tháng và ngày. Dưới đây là các bước đơn giản để người dùng có thể dễ dàng định dạng ngày tháng với hàm tính: 

– Bước 1: Click chọn ô hoặc phạm vi ô muốn định dạng ngày tháng.

– Bước 2: Nhập công thức hàm =DATE (year, month, day). Trong đó, 

• year – năm
• month – tháng 
• day – ngày

Ví dụ, nếu muốn nhập liệu ngày 08 tháng 04 năm 2025, người dùng chỉ cần nhập =DATE(2025, 04, 08), và kết quả trả về sẽ là ngày tháng tương ứng.

*Lưu ý: Hãy đảm bảo rằng giá trị nhập vào ngày, tháng, năm là số hợp lệ. Nếu ngày vượt quá số ngày trong tháng, hoặc tháng lớn hơn 12, thì Google Sheets sẽ tự động điều chỉnh để tránh lỗi định dạng.

Định dạng ngày tháng trong Google Sheets với hàm NOW

Hàm NOW tương tự như hàm TODAY, cho phép người dùng theo dõi thời gian thực mà không cần phải cập nhật thủ công. Tuy nhiên, kết quả hàm tính trả về sẽ bao gồm cả ngày và giờ hiện tại. Cụ thể thao tác như sau: 

– Bước 1: Click chọn ô hoặc phạm vi ô muốn định dạng ngày tháng.

– Bước 2: Nhập công thức hàm =NOW(). Nếu hôm nay là ngày 08/04/2025, thì kết quả trả về sẽ là 08/04/2025 14:30:00.

*Lưu ý: Hàm NOW sẽ không chứa bất kỳ tham số nào. Kết quả sẽ tự động cập nhật mỗi khi bảng tính có thay đổi hoặc được reset lại. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích với các bảng tính yêu cầu thời gian chính xác cho các phép toán hoặc báo cáo chi tiết, giúp việc quản lý dự án và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng hơn rất nhiều.

Định dạng ngày tháng trong Google Sheets với hàm EDATE

Hàm EDATE giúp tính toán một ngày mới dựa trên một ngày đã cho và số tháng cần thêm vào. Đây sẽ là một công cụ hữu ích, đặc biệt là khi người dùng cần làm việc với các dữ liệu liên quan đến thời hạn, hợp đồng, hoặc lịch trình cụ thể. Các bước đơn giản như sau:

– Bước 1: Click chọn ô hoặc phạm vi ô muốn định dạng ngày tháng.

– Bước 2: Nhập công thức hàm =EDATE(start_date, month). Trong đó:

• start_date – ngày bắt đầu, có thể là một ô chứa ngày hoặc một giá trị nhập liệu cụ thể.
• month – số tháng muốn (+) hoặc (-) từ tháng bắt đầu.

Ví dụ, nếu muốn định dạng ngày tháng cho một ô dựa trên ô ngày tháng đã thiết lập từ trước, người dùng có thể nhập công thức =EDATE(D19,3). Trong đó:

• D19, là ô tính đã thiết lập ngày tháng trước đó.
• 3, là số tháng muốn thêm. 

Sau khi hoàn tất, kết quả nhận được sẽ là ngày tháng tương ứng sau 3 tháng.

Cách tạo định dạng ngày tháng tùy chỉnh trong Google Sheets

Ngoài sử dụng các định dạng có sẵn, hay các hàm tính tự động, thì người dùng còn có thể linh hoạt tùy chỉnh định dạng ngày tháng trong Google Sheets để tối ưu cho việc trình bày dữ liệu của mình. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Click chọn ô hoặc phạm vi ô muốn định dạng ngày tháng.

– Bước 2: Nhấn chọn Định dạng (Format) >> chọn Số >> chọn Ngày và giờ tùy chỉnh.

– Bước 3: Tại đây, người dùng có thể tùy chọn các kiểu định dạng >> tùy chỉnh ngày tháng mà mình mong muốn.

– Bước 4: Nhấn Áp dụng để tiến hành lưu thay đổi. Sau khi hoàn tất, người dùng sẽ dễ dàng cập nhật dữ liệu ngày tháng theo định dạng mà mình đã thiết lập.

Cách thay đổi múi giờ mặc định trong Google Sheets

Để thay đổi múi giờ mặc định trong Google Sheets, người dùng cũng chỉ cần đơn giản với 03 bước dưới đây:

– Bước 1: Truy cập bảng tính Google Sheets và click chọn Tệp (File) >> chọn Cài đặt (Settings) trên thanh công cụ.

– Bước 2: Cửa sổ cài đặt cho bảng tính sẽ xuất hiện. Người dùng lúc này có thể dễ dàng tùy chỉnh Múi giờ sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

– Bước 3: Cuối cùng, hãy nhấn Lưu và tải lại để hoàn tất thay đổi.

*Lưu ý: Nếu bảng tính đã chứa dữ liệu ngày/tháng nhưng không hiển thị chính xác, người dùng hãy kiểm tra lại định dạng ngôn ngữ. Bởi lẽ, một số định dạng ngày/tháng chỉ thiết lập “chuẩn” khi ngôn ngữ của bảng tính được cài đặt đúng.

Tại sao nên định dạng ngày tháng trong Google Sheets?

Việc thiết lập định dạng ngày tháng trong Google Sheets có thể mang đến nhiều lợi ích, bao gồm:

Đảm bảo tính nhất quán

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc định dạng ngày tháng là đảm bảo tính nhất quán trong quản lý dữ liệu. Khi tất cả dữ liệu ngày tháng đều được thể hiện dưới cùng một định dạng, người dùng dễ dàng hơn trong việc theo dõi và phân tích.

Tính nhất quán cũng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông tin, đặc biệt là khi làm việc nhóm với nhiều người. Tất cả các thành viên đều có thể hiểu rõ nội dung và mục đích của dữ liệu mà không gặp phải khó khăn nào.

Tăng tính chính xác khi thực hiện tính toán

Google Sheets có khả năng tính toán một cách tự động dựa trên các giá trị ngày tháng đã được định dạng. Do đó, khi người dùng định dạng đúng ngày tháng, các phép tính liên quan cũng sẽ chính xác hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng trong các phép toán phức tạp liên quan đến thời gian, chẳng hạn như tính toán khoảng cách giữa hai ngày hoặc tổng hợp số liệu theo từng khoảng thời gian nhất định.

Phân tích và tổng hợp dữ liệu chuẩn xác hơn

Việc sử dụng định dạng ngày tháng phù hợp cũng sẽ nâng cao khả năng phân tích dữ liệu. Khi dữ liệu được cấu trúc một cách hợp lý, người dùng có thể dễ dàng phát hiện ra các xu hướng, mẫu hình và bất thường trong thông tin.

Nhờ đó, họ có thể đưa ra quyết định chính xác hơn, từ việc lập kế hoạch chiến lược đến các hành động cụ thể trong công việc hàng ngày. Những phân tích này có thể mang lại lợi ích lâu dài cho tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Tối ưu cho các hàm ngày tháng

Khi sử dụng hàm ngày tháng trong Google Sheets, việc định dạng chính xác cũng sẽ giúp các hàm tính này hoạt động hiệu quả hơn. Nếu dữ liệu không được định dạng đúng cách, các hàm có thể trả về kết quả không chính xác hoặc thậm chí gây ra lỗi.

Chẳng hạn, người dùng sử dụng hàm MONTH trên một ô không được định dạng ngày tháng, hàm này có thể không hoạt động hoặc không trả về kết quả chính xác. Do đó, việc định dạng ngày tháng chuẩn là điều rất cần thiết.

Tương thích tốt với đa dạng các công cụ khác

Nhiều người sử dụng Google Sheets để kết nối và chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác. Do đó, việc định dạng ngày tháng phù hợp cũng sẽ giúp tăng cường tính tương thích giữa Google Sheets và các công cụ khác như Excel hay các phần mềm quản lý dự án.

Khi dữ liệu được xuất ra ngoài, người dùng sẽ không gặp phải tình trạng dữ liệu bị sai lệch hoặc không thể đọc được. Điều này khiến việc cộng tác và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn.

Tiết kiệm tối đa thời gian 

Định dạng ngày tháng chuyên nghiệp cũng là cách để người dùng tiết kiệm tối đa thời gian khi làm việc với bảng tính Google. Thay vì phải mất công chỉnh sửa lại định dạng mỗi khi nhập dữ liệu hay tính toán, người dùng có thể tập trung hơn vào những công việc quan trọng.

Việc này giúp tăng hiệu suất làm việc tổng thể, đồng thời giúp người dùng hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, một bảng tính được định dạng và trình bày tốt cũng sẽ giúp họ ghi điểm tốt hơn trong mắt đồng nghiệp, đối tác hoặc cấp trên. 

Một số lưu ý khi sử dụng định dạng ngày tháng năm trong Google Sheets

Định dạng ngày tháng trong Google Sheets tuy đơn giản, nhưng người dùng cũng cần lưu ý một số vấn đề cơ bản dưới đây để tránh xảy ra sai sót không đáng có:

Đảm bảo đúng định dạng khi nhập dữ liệu

Khi nhập dữ liệu ngày tháng, người dùng nên lưu ý sử dụng đúng định dạng “chuẩn” trong Google Sheets. Nếu không, hệ thống có thể không nhận diện được ngày tháng và gây ra rắc rối khi thao tác với dữ liệu.

Điều này đặc biệt quan trọng khi người dùng làm việc với các thông tin nhạy cảm như lịch trình, hợp đồng hoặc báo cáo tài chính. Một chút sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.

Kiểm tra dữ liệu sau khi thay đổi định dạng

Sau khi thay đổi định dạng ngày tháng, người dùng cũng nên kiểm tra lại dữ liệu một lần nữa để đảm bảo rằng mọi thông tin đều được hiển thị đúng. Điều này giúp phát hiện kịp thời các lỗi có thể xảy ra do sự thay đổi định dạng. Nếu có lỗi xảy ra, việc điều chỉnh cũng có thể thực hiện một cách nhanh chóng để tránh tình trạng thông tin sai lệch trong quá trình làm việc.

Kiểm tra sự tương thích khi xuất dữ liệu

Khi xuất dữ liệu từ Google Sheets sang phần mềm khác, người dùng cũng nên lưu ý kiểm tra định dạng ngày tháng có tương thích hay không. Trong một số trường hợp, việc xuất file có thể gây ra lỗi định dạng. Đặc biệt là khi làm việc với các ứng dụng quốc tế, lỗi định dạng ngày tháng có thể khác nhau do múi giờ.

Tùy chỉnh định dạng ngày tháng theo múi giờ

Khi làm việc với dữ liệu quốc tế, người dùng đừng quên tùy chỉnh định dạng ngày tháng theo múi giờ của khu vực mà mình đang làm việc. Điều này sẽ giúp tránh khỏi những nhầm lẫn trong việc xác định thời gian.

Xử lý ngày tháng tự động cập nhật

Khi sử dụng các hàm tính ngày tháng, người dùng cũng cần lưu ý rằng dữ liệu sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực. Việc này có thể sẽ gây ra nhầm lẫn nếu người dùng không theo dõi sát sao. Do đó, nếu cần một giá trị cố định, hãy sao chép giá trị từ ô chứa hàm và dán dưới dạng giá trị, điều này sẽ giúp giữ nguyên thông tin mà không bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của thời gian.

Lời kết

Hy vọng rằng, bài viết sẽ cung cấp cho người dùng những thông tin hữu ích về việc định dạng ngày tháng trong Google Sheets, các thao tác, cũng như một số lưu ý liên quan. Nếu vướng mắc, hoặc còn bất kỳ câu hỏi gì cần giải đáp, người dùng cũng đừng quên có thể trực tiếp liên hệ với chúng tôi qua các kênh thông tin bên dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình từ chính các chuyên gia đầu ngành của HVN.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777