Hướng dẫn cài đặt trả lời Email tự động trên Microsoft Outlook

Tính năng trả lời email tự động là một công cụ hữu ích đối với các doanh nghiệp trong việc nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng và nắm rõ các cách cài đặt trên ứng dụng Microsoft Outlook.

Trả lời email tự động là gì?

Email trả lời tự động hay được gọi là tin nhắn vắng mặt là sự phản hồi tự động với tin nhắn được viết sẵn để giao tiếp với khách hàng, đối tác trong các tình huống cụ thể và giữ cho thông tin minh bạch. Việc áp dụng tính năng này giúp mọi người hiểu điều gì đang xảy ra – dù là người dùng đang bận, đang ở ngoài văn phòng hay đang trong kỳ nghỉ.

Tính năng trả lời email tự động giúp duy trì kết nối với khách hàng và đối tác ngay cả khi bạn không có mặt tại văn phòng. Sự cung cấp thông điệp được cá nhân hóa trong tình huống này sẽ cực kỳ hữu ích, đặc biệt trong môi trường kinh doanh, vì nó mang lại sự hài lòng và trải nghiệm thương hiệu tích cực.

Khi nào nên sử dụng tính năng rep email tự động?

Trả lời email tự động là sự thể hiện thiện chí, đặc biệt là khi người dùng đang cố gắng gây ấn tượng với khách hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể áp dụng tính năng này. 

Trong môi trường doanh nghiệp, việc đi công tác là vấn đề quen thuộc đối với nhiều người, điều này bắt buộc họ phải rời khỏi văn phòng để thực hiện các nhiệm vụ khác. Hoặc, nhân viên có thể dành ngày phép của mình để nghỉ ngơi, du lịch hoặc chăm sóc gia đình. Điều này vô hình chung khiến việc rep email trở nên khó khăn hơn, sẽ tệ hơn nếu bạn không phản hồi tin nhắn kịp thời nếu khách hàng hoặc đối tác đang cần gấp.

Phương pháp tốt nhất nên làm trong trường hợp này là chuẩn bị sẵn một email vắng mặt ngắn gọn và chu đáo. 

Theo nguyên tắc chung, bạn nên sử dụng tính năng trả lời email tự động nếu phản hồi của bạn bị chậm trễ.

Dưới đây là một số tình huống phổ biến mà người dùng có thể áp dụng email trả lời tự động:

• Trong kỳ nghỉ phép
• Đi công tác
• Nghỉ thai sản
• Nghỉ phép y tế
• Bị hạn chế quyền truy cập email hoặc internet

Ưu điểm của tính năng reply email tự động

Nếu sử dụng đúng cách tính năng trả lời email tự động, người dùng có thể nhận về nhiều lợi thế cho việc giao tiếp với khách hàng và đối tác. Dưới đây là một số lợi ích đáng chú ý của tính năng:

Tiết kiệm thời gian

Trả lời email tự động có thể tiết kiệm thời gian cho cả người gửi và người nhận thư. Đối với người gửi, tính năng loại bỏ nhu cầu reply từng email theo cách thủ công khi đi vắng hoặc trong tình huống không thể trả lời. Điều này cũng đem lại cho bạn lợi thế khi nhận được một lượng lớn email hoặc cần rep thư ngoài giờ làm việc thông thường.

Đối với người nhận, họ sẽ nhanh chóng nhận được phản hồi và xác định được thời gian dự kiến nhận được phản hồi chi tiết hơn. Trong trường hợp đang lời giải đáp vội, người nhận có thể liên hệ với người chịu trách nhiệm thay thế được đề cập đến trong nội dung email trả lời tự động.

Duy trì tính chuyên nghiệp

Trả lời email tự động giúp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp cả doanh nghiệp bằng cách đảm bảo rằng tất cả các liên hệ đều được ghi nhận kịp thời. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức kinh doanh, khi khách hàng hoặc đối tác mong đợi sự phản hồi nhanh chóng.

Cho dù bạn không thể có mặt để reply tin nhắn của khách hàng, nhưng email trả lời tự động thông báo về sự bất tiện này đã tạo ấn tượng tốt cho họ, điều đó giúp người nhận email đánh giá được tình hình và có thể chủ động liên hệ với nhân viên thay thế khác cho vấn đáp của mình. 

Cung cấp thông tin quan trọng

Như đã đề cập ở trên, email trả lời tự động có thể cung cấp một số thông tin quan trọng cho người nhận, chẳng hạn cách thức kết nối với người cần liên hệ trong trường hợp khẩn cấp hoặc thời điểm người gửi sẵn sàng trả lời lại email. Tuy nhiên, để truyền đạt vấn đề đầy đủ và không làm mất thời gian của người nhận, bạn nên chuẩn bị email có nội dung ngắn gọn, súc tích và bao gồm tất cả những thông tin cần thông báo cho người nhận.

Cải thiện dịch vụ khách hàng

Reply email tự động có thể góp phần vào cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp phản hồi ngay lập tức cho khách hàng và xác nhận rằng thư đã được tiếp nhận. Điều này có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng và xây dựng niềm tin vào thương hiệu của doanh nghiệp.

Yếu tố cần thiết trong email trả lời tự động

Một tin nhắn vắng mặt thành công có chứa đầy đủ thông tin hữu ích nhưng đi thẳng vào vấn đề. Nó sẽ làm hài lòng người đang cố gắng liên lạc với bạn cho đến khi quay lại. Hãy cùng lướt qua các thành phần thiết yếu nên có trong nội dung thư khi bạn thiết lập rep email tự động.

• Lý do vắng mặt: Mặc dù bạn không cần đưa ra lý do chính xác cho sự vắng mặt của mình, nhưng việc đề cập nhanh về lý do có thể giúp khách hàng và đối tác đánh giá xem bạn có thể kiểm tra định kỳ hay vắng mặt hoàn toàn. 
• Thời gian vắng mặt: Trả lời email tự động nhưng không đề cập đến thời gian vắng mặt là điều thiếu sót. Nếu các đối tác kinh doanh không biết chính xác ngày bạn vắng mặt, họ có thể gửi nhiều email, khiến các thông tin rối và khó xác định được vấn đề chính.
• Thông tin bổ sung: Đôi khi, người liên hệ sẽ cần hỗ trợ ngay lập tức, do đó bạn cần đảm bảo rằng họ nhận được sự trợ giúp cần thiết bằng cách đưa vào nội dung thư danh sách các liên hệ cho các vấn đề khẩn cấp khác nhau. Danh sách bao gồm tên, địa chỉ email và vị trí của những đồng nghiệp sẵn sàng hỗ trợ khi bạn vắng mặt.

Các bước cài đặt rep email tự động trên Outlook

Nếu đặc thù công việc của bạn là phải thường xuyên trao đổi với đối tác, việc cài đặt chức năng tự động trả lời có thể giúp bạn tránh những trường hợp để email chờ quá lâu mà không có phản hồi. Để thiết lập, bạn có thể tham khảo các bước hướng dẫn dưới đây:

 – Bước 1: Hãy truy cập vào tài khoản Outlook của mình >> chọn New Email trong tab Home.

– Bước 2: Nhập đầy đủ nội dung cần trả lời tự động.

• Tại tab Message, người dùng đặt chủ đề Subject là “Auto Reply”, sau đó nhập nội dung trả lời email tự động.

• Thao tác tiếp theo là click vào File và chọn Save as để lưu >> chọn thư mục cần lưu và chọn định dạng “Outlook template (*oft)”.

– Bước 3: Thiết lập trả lời email tự động.

• Người dùng nhấp chuột để mở tab Home trên ứng dụng Microsoft Outlook >> Chọn Rules và tìm đến Manage Rules & Alerts…

• Khi bảng Rules and Alerts xuất hiện, bạn chọn tab E-mail Rules >> Chọn New Rule.

• Sau đó, bạn tiếp tục nhấn chọn Apply rule on message I receive >> Chọn Next tại hộp thoại Rules Wizard để tiếp tục.
• Tiếp theo, bạn click chọn Send only to me >> Chọn Next để tiếp tục.

• Tiếp theo, bạn nhấn chọn reply using a specific template và click vào a specific template như hình bên dưới.

• Tại đây, người dùng thiết lập phần Look in là “User Template in File System” >> Chọn Browse… để tìm đến folder có chứa file vừa được lưu (save as) trước đó. 
• Bạn chọn như hình dưới và nhấn Open để tiếp tục.

• Trong trường hợp không cần cấu hình gì thêm, hãy nhấp vào chọn Finish để hoàn tất việc cài đặt. Hoặc bạn có thể đổi lại tên cho rule này như dưới hình.

• Sau khi Finish, người dùng click vào Apply >> OK để đóng lại cửa sổ tab Rules and Alerts.

Với 03 bước cơ bản trên, bạn đã hoàn thành việc cài đặt tính năng trả lời email tự động trên ứng dụng Outlook. Trong trường hợp gặp vấn đề kỹ thuật khó giải quyết trong quá trình thực hiện, bạn có thể nhờ tới sự hỗ trợ của chuyên gia bằng việc nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

  ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với vai trò là người đồng hành cũng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp đa dạng các dịch vụ email doanh nghiệp với nhiều mức chi phí để các tổ chức quy mô khác nhau có thể lựa chọn. Dựa trên nhu cầu và định hướng phát triển của doanh nghiệp, các chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất.

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao sẽ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và câu hỏi của người dùng, đồng thời cung cấp các bí quyết để áp dụng email doanh nghiệp hiệu quả, chẳng hạn hướng dẫn cách sử dụng tính năng trả lời email tự động trên Outlook. 

Xem thêm: Cách chình font chữ trong Outlook

Lời kết

Hy vọng những thông tin trên có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của tính năng trả lời email tự động đối với tổ chức kinh doanh, đồng thời nắm vững cách để cài đặt tính năng trên ứng dụng Microsoft Outlook. Bạn có thể kết nối với HVN thông qua Hotline: 024 9999 7777 nếu có câu hỏi liên quan cần được giải đáp hoặc có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu hơn về dịch vụ email dành cho doanh nghiệp.