Cách chỉnh font chữ trong Outlook chi tiết từ A-z trong 1 phút

Cách chỉnh font chữ trong Outlook là một trong những kỹ năng cần thiết mà người dùng nên nắm vững. Bởi, với sự phổ biến của Outlook trong môi trường công việc và giao tiếp như hiện nay, thì việc tạo ra email với font chữ chuẩn không chỉ chuyên nghiệp, mà còn thể hiện cho phong cách cá nhân, truyền tải thông điệp và nội dung một cách rõ ràng. Theo đó, bài viết dưới đây sẽ là những hướng dẫn chi tiết về cách thay đổi phông chữ, kích thước và màu sắc trong Outlook mà người dùng không thể bỏ qua.

Cách chỉnh font chữ trong Outlook 

Thông thường, kích thước và kiểu font chữ trong Outlook đều sẽ được thiết lập mặc định cho tất cả email. Tuy nhiên, nếu cảm thấy kiểu font chữ trong email không phù hợp, hoặc kích thước font chữ quá nhỏ, thì người dùng hoàn toàn có thể thay đổi với các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Cách thay đổi phông chữ mặc định trong Outlook (Apps)

Để thay đổi font chữ mặc định trong mail Outlook, người dùng có thể thao tác nhanh với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook >> click chọn File (Tệp) >> chọn Options.

– Bước 2: Chọn Mail từ menu bên trái >> sau đó nhấn chọn Stationery and Fonts tại mục Compose messages. 

– Bước 3: Trong tab Personal Stationery, người dùng sẽ thấy mục Font. Tại đây, cho phép người dùng có thể dễ dàng tùy chọn font chữ mà muốn thay đổi cho các loại email khác nhau như email tạo mới, email trả lời, hoặc email dạng văn bản thuần túy.

• New mail messages: Thay đổi kiểu font chữ mặc định cho các email mới.
• Replying or forwarding messages: Thay đổi kiểu font chữ mặc định cho các email phản hồi hoặc email chuyển tiếp.
• Composing and reading plain text messages: Thay đổi kiểu font chữ mặc định cho các email đơn giản được hiển thị.

– Bước 4: Sau khi đã tùy chỉnh xong, hãy nhấn OK để lưu thay đổi. 

**Lưu ý: Khi thay đổi font chữ mặc định trong Outlook, điều này đồng nghĩa, tất cả những email tạo mới trong tương lai sẽ đều sử dụng font chữ mà người dùng đã thiết lập lại.

Cách thay đổi phông chữ mặc định trong Outlook (Web)

Outlook.com cho phép người dùng có thể truy cập ứng dụng mọi lúc, mọi nơi, và linh hoạt trên các thiết bị chỉ với kết nối Internet ổn định. Theo đó, để thay đổi font chữ email trên Outlook.com, người dùng cũng không khó để thao tác với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook.com >> đăng nhập thông tin tài khoản cá nhân.

– Bước 2: Click vào biểu tượng hình răng cưa (Settings) ở góc trên cùng phía bên phải màn hình >> chọn Mail và chọn mục Compose and reply.

– Bước 3: Trong cửa sổ Compose and reply, hãy tiếp tục kéo xuống tùy chọn Messages format. Tại đây, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh bất cứ font chữ, kích thước font chữ, hay màu chữ nào mà mình muốn.

– Bước 4: Cuối cùng, nhấn Save để lưu thay đổi và hoàn tất.

Chỉnh sửa kiểu phông chữ cho email trả lời trong Outlook

Khi trả lời một email, Outlook sẽ tự động sử dụng phông chữ của email gốc. Tuy nhiên, nếu người dùng muốn tạo sự khác biệt hoặc nhấn mạnh một vấn đề cụ thể, thì cũng có thể thay đổi phông chữ cho email phản hồi. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook và click chọn email mà mình muốn trả lời.

– Bước 2: Nhấn chọn nút Reply để bắt đầu soạn thảo email.

– Bước 3: Sau khi soạn thảo hoàn tất, có thể thay đổi phông chữ bằng cách sử dụng các tùy chọn định dạng trên thanh công cụ.

Chỉnh sửa kiểu phông chữ cho tiêu đề email trong Outlook

Tiêu đề email là nội dung đầu tiên mà người nhận nhìn thấy, do đó việc sử dụng font chữ phù hợp là đặc biệt quan trọng. Một tiêu đề email với phông chữ rõ ràng, dễ đọc và hấp dẫn có thể khuyến khích người nhận mở email và đọc nội dung bên trong. Ngược lại, một tiêu đề khó đọc có thể khiến email bị bỏ qua. Lúc này, để dễ dàng cho việc chỉnh sửa phông chữ cho tiêu đề email trong Outlook, người dùng có thể thực hiện với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook và mở email mà mình muốn thay đổi tiêu đề.

– Bước 2: Click chọn phần tiêu đề email >> sử dụng các tùy chọn định dạng phông chữ trên thanh công cụ, ví dụ như font chữ, màu sắc, in nghiêng, hoặc in đậm,… để thay đổi tiêu đề sao cho phù hợp với yêu cầu cụ thể.

Cách thay đổi kích thước font trong Outlook

Kích thước font chữ cũng là một trong những yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến tính dễ đọc của email. Một kích thước font quá nhỏ có thể gây khó khăn cho việc đọc, trong khi một kích thước quá lớn có thể khiến email trở nên kém chuyên nghiệp. Dưới đây là cách thay đổi kích thước font trong Outlook đơn giản người dùng có thể tham khảo:

– Bước 1: Truy cập Outlook và mở email mà mình muốn thay đổi kích thước font chữ.

– Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản >> click chọn Định dạng văn bản >> tùy chỉnh kích thước font chữ phù hợp cho email.

Cách thay đổi màu sắc font chữ trong Outlook

Màu sắc font chữ trong email Outlook cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách người nhận tiếp nhận email. Khi đó, một màu sắc phù hợp không chỉ giúp nhấn mạnh thông tin, mà còn có thể tạo điểm nhấn thu hút sự chú ý của người đọc. Cụ thể các bước để thay đổi màu sắc font chữ trong email Outlook bao gồm:

– Bước 1: Truy cập Outlook và mở email chứa đoạn văn bản cần thay đổi màu sắc font chữ

– Bước 2: Tương tự như thay đổi kích thước font chữ, người dùng cũng sẽ bôi đen đoạn văn bản >> click chọn Định dạng văn bản >> tùy chọn màu sắc phù hợp.

Cách khôi phục font chữ mặc định trong Outlook

Trường hợp người dùng đã thực hiện một số thay đổi đối với font chữ mặc định của Outlook, thì cũng có thể dễ dàng thao tác khôi phục với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook >> click chọn File (Tệp) >> chọn Options.

– Bước 2: Chọn Mail từ menu bên trái >> sau đó nhấn chọn Stationery and Fonts tại mục Compose messages. 

– Bước 3: Trong tab Personal Stationery, người dùng sẽ thấy mục Font. Tại đây, hãy tùy chỉnh lại font chữ mặc định ban đầu của Outlook đối với từng loại email khác nhau.

• New mail messages: Thay đổi kiểu font chữ mặc định cho các email mới.
• Replying or forwarding messages: Thay đổi kiểu font chữ mặc định cho các email phản hồi hoặc email chuyển tiếp.
• Composing and reading plain text messages: Thay đổi kiểu font chữ mặc định cho các email đơn giản được hiển thị.

– Bước 4: Sau khi đã tùy chỉnh xong, hãy nhấn OK để lưu thay đổi.

Mẹo tối ưu hóa phông chữ cho email chuyên nghiệp trong Outlook

Việc tùy chỉnh kích thước và kiểu font chữ trên email Outlook thực sự không quá khó, người dùng có thể dễ dàng thực hiện chỉ với vài thao tác đơn giản. Theo đó, dưới đây là một số lưu ý và mẹo hay hữu ích khi tối ưu hóa font chữ cho email chuyên nghiệp, thu hút trong Outlook mà người dùng không thể bỏ qua:

1. Chọn font chữ dễ đọc

Sử dụng font chữ phù hợp thể hiện cho sự chuyên nghiệp và tinh tế trong cách giao tiếp. Ví dụ, các font chữ như Times New Roman, Georgia, Arial, hay Calibri,… thường là những font chữ dễ đọc, kích thước và font chữ rõ nét, giúp người nhận có thể cảm thấy thoải mái hơn khi tiếp cận thông tin.

2. Tránh sử dụng quá nhiều phông chữ

Việc sử dụng quá nhiều font chữ trong một email có thể khiến cho email Outlook trở nên rối mắt và khó đọc. Do đó, để tạo sự phân cấp rõ ràng trong email, người dùng có thể sử dụng 2 – 3 font chữ khác nhau, nhưng không nên quá nhiều để tránh sự khó chịu và rối mắt cho người đọc.

3. Kích thước font chữ phù hợp

Kích thước font chữ cũng là một trong những yếu tố quan trọng khi tạo email chuyên nghiệp. Ví dụ, với những nội dung chính, người dùng có thể sử dụng phông chữ kích thước 10 – 12pt, tiêu đề hoặc thông tin quan trọng cần nhấn mạnh ở kích thước lớn hơn một chút là 14 – 16pt để thông tin thêm nổi bật hơn.

4. Cân bằng màu sắc font chữ

Đen và xám thường là những màu sắc ưu tiên trong email Outlook để đảm bảo sự chuyện nghiệp và rõ ràng cho thông tin. Trong khi đó, với các nội dung quan trọng cần nhấn mạnh, các liên kết, hoặc chi tiết bổ sung, thì người dùng có thể sử dụng các màu sắc sáng hơn như đỏ, vàng, hoặc xanh để làm nổi bật nhưng vẫn đảm bảo tính dễ nhìn.

5. Chữ ký email chuyên nghiệp

Chữ ký email cũng là một phần quan trọng trong email Outlook. Thường thì, chữ ký sẽ có font chữ và kích thước kiểu chữ lớn hơn so với nội dung chính, bao gồm các thông tin cần thiết như tên, chức vụ, công ty và thông tin liên hệ. Khi đó, một chữ ký email chuyên nghiệp, rõ ràng cũng sẽ giúp tăng sự uy tín và tôn trọng hơn rất nhiều cho email.

6. Kiểm tra cài đặt font chữ

Trước khi gửi, người dùng cũng nên xem lại cách mà email hiển thị trên các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, PC, hay laptop cá nhân,… để đảm bảo font chữ hiển thị rõ ràng và dễ đọc. Khi đó, với việc kiểm tra bố cục và định dạng email, người dùng có thể dễ dàng thao tác bằng cách sử dụng tính năng xem trước trong Outlook. 

Lợi ích của việc thay đổi font chữ trong giao tiếp qua email

Outlook cho phép người dùng thay đổi font chữ mặc định sang bất kỳ kiểu gì mà mình thích. Điều này không là sở thích cá nhân, mà còn thể hiện cho sự chuyên nghiệp cùng nhiều lợi ích thiết thực trong giao tiếp qua email. Cụ thể như: 

Tăng tính chuyên nghiệp

Việc chọn một phông chữ phù hợp sẽ giúp email trở nên rõ ràng và dễ nhìn hơn. Thêm vào đó, font chữ nhất quán cũng giúp thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo sự đáng tin cậy và ấn tượng tốt cho người nhận, đặc biệt trong môi trường kinh doanh. 

Cải thiện khả năng đọc và hiểu nội dung

Email với font chữ dễ đọc giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt được nội dung, đặc biệt với những email dài hoặc chứa nhiều thông tin phức tạp. Bên cạnh đó, một số font chữ không chỉ dễ đọc trên màn hình, mà còn tối ưu cho các tài liệu khi in, có thể hạn chế tình trạng lỗi font chữ và nguy cơ bỏ sót thông tin quan trọng.

Tạo sự khác biệt & nổi bật thương hiệu

Thay đổi phông chữ trong email Outlook không chỉ mang lại hiệu quả trong việc truyền tải nội dung, tăng tính chuyên nghiệp, mà còn có thể trở thành một công cụ để tạo dấu ấn cá nhân. Khi đó, với việc sử dụng font chữ phù hợp với biểu tượng nhận diện, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo sự đồng bộ giữa email và các tài liệu khác của công ty, từ đó giúp thương hiệu trở nên đáng tin cậy hơn.

Khi nào nên chỉnh sửa kiểu chữ trong email Outlook?

Việc thay đổi và lựa chọn phông chữ phù hợp trong email không chỉ nâng cao hiệu quả giao tiếp, giúp truyền tải thông điệp rõ ràng, mà còn tăng cường thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp, khiến cho mỗi email trở thành một phần quan trọng trong hình ảnh chung mà người dùng muốn thể hiện. Đặc biệt là trong các trường hợp như:

• Gửi email marketing: Với các email gửi đến đối tác và khách hàng, một font chữ phù hợp sẽ giúp duy trì sự đồng nhất và đảm bảo rằng người nhận luôn dễ dàng đọc và tiếp nhận thông tin trên các thiết bị khác nhau. Ngoài ra, điều này cũng mang đến sự tin cậy, uy tín và khả năng nhận diện tốt hơn cho doanh nghiệp.
• Gửi email công việc quan trọng: Khi muốn làm nổi bật một phần nội dung trong email như deadline, thông báo khẩn cấp, hoặc thông tin cần lưu ý, người dùng cũng có thể thay đổi kích thước và kiểu font chữ. Bởi điều này sẽ tạo sự thu hút tốt hơn cho người đọc.
• Gửi email hiển thị tối ưu cho thiết bị: Một số font chữ trên máy tính có thể không tối ưu trên thiết bị di động. Do đó, việc tùy chỉnh font chữ trong Outlook là điều cần thiết để người dùng có thể đảm bảo tính tương thích cao hơn trên các thiết bị mà người nhận hay sử dụng.
• Gửi email phù hợp với từng đối tượng cụ thể: Tùy chỉnh và lựa chọn font chữ phù hợp cũng sẽ giúp tối ưu trải nghiệm người đọc, đặc biệt là khi các đối tượng nhận email ở nhiều độ tuổi hoặc nhiều văn hóa khác nhau. 

Khắc phục lỗi font chữ trong email Outlook

Việc hiển thị không đúng font chữ có thể làm giảm chất lượng của các email quan trọng và gây khó chịu cho người nhận. Bởi vậy nên, những thắc mắc về việc khắc phục lỗi font chữ trong email Outlook luôn là vấn đề được nhiều người dùng quan tâm. Dưới đây là những nguyên nhân và cách khắc phục lỗi font chữ chi tiết trong Outlook mà người dùng nên biết:

Nguyên nhân gây ra lỗi font chữ trong email Outlook

Để khắc phục lỗi font chữ trong email một cách hiệu quả, người dùng trước tiên sẽ cần phải hiểu rõ các nguyên nhân gây ra lỗi này. Cụ thể như:

• Cài đặt font chữ không đồng bộ: Một lý do phổ biến nhất dẫn đến lỗi font chữ là vấn đề ở việc không đồng bộ giữa các thiết lập font chữ trên máy tính và máy chủ email. Khi gửi email, Outlook sẽ cố gắng sử dụng font chữ mặc định theo cài đặt có sẵn, nhưng nếu người nhận không có font chữ đó, thì email sẽ không hiển thị đúng cách.
• Lỗi mã hóa email: Một vài trường hợp, khi email được gửi đi, font chữ trong email có thể không được mã hóa đúng cách, dẫn đến việc người nhận nhận thấy các ký tự bị sai lệch hoặc không đọc được. Điều này thường sẽ xảy ra khi người dùng gửi email từ một nền tảng khác hoặc khi chuyển đổi giữa các phiên bản Outlook khác nhau.
• Thiết bị hoặc hệ điều hành không tương thích: Với các phiên bản cũ của Windows hoặc MacOS, một số font chữ mới có thể sẽ không được hỗ trợ đầy đủ. Trong trường hợp này, cách tốt nhất là người dùng hãy xem xét nâng cấp hệ điều hành hoặc sử dụng phiên bản mới nhất của Outlook để giải quyết vấn đề.

Cách khắc phục lỗi font chữ trong email Outlook

Sau khi đã xác định được nguyên nhân gây ra lỗi font chữ, người dùng có thể áp dụng các cách xử lý tương ứng với từng trường hợp cụ thể như:

Thay đổi cài đặt font chữ trong Outlook

Một trong những cách đơn giản nhất để khắc phục lỗi font chữ trong email Outlook là thay đổi cài đặt font chữ trong ứng dụng. Lúc này, thao tác có thể dễ dàng thực hiện như sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook >> click chọn File (Tệp) >> chọn Options.

– Bước 2: Click chọn Mail từ menu bên trái >> nhấn chọn Stationery and Fonts tại mục Compose messages. 

– Bước 3: Trong tab Personal Stationery, người dùng sẽ thấy mục Font. Tại đây, hãy tùy chọn các font chữ mà người dùng muốn sử dụng và lưu lại.

**Lưu ý: Nếu thường xuyên gửi email cho nhiều người dùng khác nhau, người dùng hãy cân nhắc chọn các font chữ cơ bản và dễ nhìn để tránh vấn đề hiển thị.

Kiểm tra mã hóa email

Trường hợp font chữ lỗi do mã hóa email, người dùng có thể xử lý nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook >> chọn File (Tệp) và chọn Options.

– Bước 2: Trong cửa sổ Advanced, hãy kiểm tra mục International options và đảm bảo rằng mã hóa được thiết lập đúng cách.

**Lưu ý: Với mã hóa UTF-8 được thiết lập cho tất cả các email nhận và gửi đi trên Outlook, người dùng có thể đảm bảo các ký tự và font chữ được hiển thị chính xác trên mọi thiết bị.

Cập nhật Outlook phiên bản mới

Nếu thường xuyên gặp phải tình trạng lỗi font chữ, thì khả năng cao là phiên bản Outlook người dùng đang sử dụng đã lỗi thời. Lúc này, cách giải quyết tốt nhất là cập nhật Outlook lên phiên bản mới, vừa có thể khắc phục các lỗi liên quan đến vấn đề font chữ, vừa cung cấp thêm nhiều tính năng và cải thiện hiệu suất tổng thể cho ứng dụng.

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ tổng quan về cách chỉnh font chữ trong Outlook, lưu ý, cũng như một số mẹo hay hữu ích. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ vấn đề gì cần giải đáp, người dùng cũng đừng quên có thể liên hệ trực tiếp HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia tại LiveChat phía dưới.