Hướng dẫn cách tạo thư mục trong Google Drive trên điện thoại & máy tính

Bạn đang tìm kiếm cách tạo thư mục trong Google Drive một cách nhanh chóng để dễ dàng quản lý hàng nghìn tài liệu, ảnh, và video? Bài viết này là dành cho bạn! Chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước một về cách tạo thư mục Google Drive trên cả điện thoại di động (iOS, Android) và máy tính (PC/Laptop). Chỉ cần làm theo các thao tác đơn giản dưới đây, bạn sẽ sở hữu một hệ thống quản lý tệp chuyên nghiệp, giúp công việc và học tập trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết!

Vì sao cần tạo thư mục trong Google Drive?

Trước khi bắt đầu các bước hướng dẫn cụ thể cách tạo thư mục trong Google Drive, bạn cần hiểu lý do vì sao việc tạo thư mục trong Google Drive lại quan trọng đến vậy. Google Drive không chỉ là nơi lưu trữ đơn thuần, đây còn là “kho dữ liệu trung tâm” của rất nhiều người dùng hiện nay. Khi biết sắp xếp khoa học ngay từ đầu, bạn sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm, chia sẻ và quản lý tài liệu trong suốt quá trình sử dụng.

• Sắp xếp dữ liệu khoa học hơn: Khi có thư mục riêng cho từng nhóm tài liệu, Drive của bạn sẽ tránh bị rối, giúp bạn xem – tìm – quản lý nhanh hơn thay vì lẫn lộn tất cả trong một nơi.
• Tìm kiếm tài liệu nhanh và chính xác: Khi tài liệu đã được phân loại, bạn chỉ mất vài giây để truy cập đúng file mình cần mà không phải cuộn hoặc tìm lại trong hàng trăm file.
• Chia sẻ dễ dàng và kiểm soát quyền truy cập tốt hơn: Thay vì gửi từng file, bạn chỉ cần chia sẻ một thư mục. Người được chia sẻ có thể xem, tải xuống hoặc chỉnh sửa tùy vào quyền bạn cấp.
• Tránh trùng lặp và thất lạc file: Thư mục giúp bạn biết file nào đã có, file nào chưa, hạn chế việc lưu nhầm, tải nhầm hoặc để thất lạc trong quá trình làm việc.
• Hỗ trợ đồng bộ ổn định trên các thiết bị: Khi mọi thứ được phân loại rõ ràng, Drive trên điện thoại và máy tính đồng bộ nhanh hơn, ít lỗi hơn và dễ theo dõi tiến trình hơn.

Nhờ hiểu rõ các lợi ích trên, bạn sẽ thấy cách tạo thư mục trong Google Drive đơn giản nhưng giúp quản lý tài liệu hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo thư mục trong Google Drive trên điện thoại Android & iOS

Nếu bạn thường xuyên dùng điện thoại để lưu file, ảnh hoặc tài liệu, thì việc biết cách tạo thư mục trong Google Drive ngay trên điện thoại sẽ giúp quản lý dữ liệu nhanh và tiện lợi hơn. Do đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thức thực hiện với từng bước cụ thể như sau:

Tạo thư mục Drive trên điện thoại Android

Bạn đang sử dụng điện thoại Android và đây là cách tạo thư mục trong Google Drive một cách dễ dàng nhất:

• Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive đã được cài đặt trên thiết bị Android của bạn.
• Bước 2: Đảm bảo bạn đang ở vị trí mong muốn (Drive của tôi) và nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) lớn, thường nằm ở góc dưới bên phải màn hình.
• Bước 3: Trong menu bật lên, chọn biểu tượng “Thư mục” (hoặc Folder).
• Bước 4: Nhập tên cho thư mục bạn muốn tạo và nhấn “Tạo” (hoặc Create) để hoàn tất.

Với 04 bước được chúng tôi hướng dẫn trên đây, bạn đã biết cách tạo thư mục Google Drive trên thiết bị điện thoại Android thành công. Tiếp đến, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thức triển khai ở điện thoại sử dụng hệ điều hành iOS.

Tạo thư mục trên iPhone (iOS)

Tương tự như trên Android, bạn thực hiện cách tạo thư mục trong Google Drive trên iPhone hoặc iPad:

• Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive trên thiết bị iPhone/iPad của bạn.
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) lớn, thường nằm ở góc dưới bên phải màn hình.
• Bước 3: Trong danh sách các tùy chọn, chọn “Thư mục” (hoặc Folder).
• Bước 4: Nhập tên thư mục mới vào ô và nhấn “Tạo” (hoặc Create).

Như vậy, sau khi thực hiện xong 04 bước được hướng dẫn cụ thể như trên bạn hoàn toàn có thể tạo thư mục trong Google Drive thành công trên điện thoại iOS.

Mẹo sắp xếp thư mục trên điện thoại

Vì màn hình điện thoại nhỏ, việc sắp xếp thư mục trên OneDrive cần các mẹo để tối ưu hóa khả năng truy cập:

• Đổi tên kèm ký hiệu: Sử dụng ký hiệu hoặc số ở đầu tên để sắp xếp thư mục quan trọng lên đầu (ví dụ: 1. Dự Án Chính, A_Cá Nhân). Bạn nhấn vào ba chấm dọc (⋮) bên cạnh thư mục và chọn “Đổi tên”.
• Đổi màu sắc phân loại: Gán màu sắc khác nhau cho từng loại thư mục giúp bạn phân biệt nhanh chóng bằng mắt. Bạn nhấn vào ba chấm dọc (⋮) bên cạnh thư mục, chọn “Thay đổi màu”, và chọn màu sắc phù hợp.
• Sử dụng tính năng “gắn dấu sao”: Đối với các thư mục truy cập thường xuyên, hãy thêm chúng vào mục “Có gắn dấu sao” (Starred) để truy cập nhanh từ thanh điều hướng dưới cùng của ứng dụng.

Với những bước thực hiện cách tạo thư mục trong Google Drive và mẹo sắp xếp dữ liệu, bạn có thể dễ dàng tạo thư mục trên điện thoại và quản lý dữ liệu khoa học, nhanh chóng hơn mỗi ngày.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo thư mục trong Google Drive trên máy tính

Khi làm việc trên máy tính, bạn có hai cách tạo thư mục trong Google Drive: sử dụng trình duyệt web trực tiếp hoặc thông qua ứng dụng Google Drive for Desktop (Đồng bộ hóa).

Tạo thư mục trên trình duyệt web

Đây là cách tạo thư mục trong Google Drive cơ bản và phổ biến nhất, không cần cài đặt thêm phần mềm:

*Phương pháp 1: Sử dụng Nút Mới

• Bước 1: Truy cập drive.google.com và đăng nhập.
• Bước 2: Nhấp vào nút + Mới (New) nằm ở góc trên cùng bên trái.

• Bước 3: Chọn Thư mục mới (New folder).

• Bước 4: Nhập tên thư mục và nhấn Tạo (Create).

*Phương pháp 2: Sử dụng chuột phải

• Bước 1: Mở Drive của tôi trên trình duyệt.
• Bước 2: Nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng trống nào trong giao diện Drive.
• Bước 3: Chọn Thư mục mới (New folder).

• Bước 4: Đặt tên và nhấn Tạo.

Tạo thư mục trên Google Drive for Desktop

Nếu bạn đã cài đặt ứng dụng đồng bộ hóa (Google Drive for Desktop) trên máy tính, việc tạo thư mục sẽ giống như tạo thư mục cục bộ:

• Bước 1: Mở File Explorer (trên Windows) hoặc Finder (trên Mac) và truy cập vào thư mục Google Drive đã được đồng bộ hóa.

• Bước 2: Nhấp chuột phải vào đúng vị trí bạn muốn tạo thư mục.

• Bước 3: Chọn Mới (New) > Thư mục (Folder).

• Bước 4: Tiến hành nhập tên cho thư mục mới. Thư mục này sẽ tự động được đồng bộ hóa lên Google Drive trực tuyến.

Mẹo quản lý thư mục trên máy tính

Tận dụng màn hình lớn và các tính năng của trình duyệt để quản lý thư mục Google Drive hiệu quả hơn:

• Sử dụng biểu tượng cảm xúc (Emoji): Thêm các biểu tượng cảm xúc (ví dụ: 📁, 💡, 🚀) vào đầu tên thư mục. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định loại nội dung hoặc trạng thái của dự án chỉ bằng hình ảnh.
• Chế độ xem ưu tiên (Priority View): Sử dụng tính năng Priority (Ưu tiên) trên giao diện web để đưa các thư mục quan trọng nhất vào khu vực làm việc nhanh của bạn.
• Phân loại bằng màu sắc: Tương tự như trên điện thoại, bạn có thể nhấp chuột phải vào thư mục trên giao diện web, chọn “Thay đổi màu” để gán màu sắc khác nhau cho từng nhóm dự án.
• Lối tắt bàn phím: Dùng phím tắt để tạo thư mục nhanh hơn. Trong giao diện Drive web, nhấn tổ hợp phím Shift + F để mở hộp thoại tạo thư mục mới ngay lập tức.

Với những hướng dẫn trên đây, bạn đã biết cách tạo thư mục trong Google Drive trên máy tính một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tiếp đến, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách để có thể chia sẻ thư mục trên Drive để đảm bảo an toàn và nhanh chóng.

Cách chia sẻ thư mục Google Drive nhanh và an toàn

Sau khi đã biết cách tạo thư mục trong Google Drive, bạn có thể cần chia sẻ thư mục cho đồng nghiệp, bạn học hoặc cả nhóm dự án. Việc chia sẻ đúng cách giúp người khác truy cập nhanh, đồng thời giữ an toàn cho toàn bộ tài liệu bên trong. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn chia sẻ vừa nhanh vừa bảo mật.

Cách chia sẻ thư mục Google Drive nhanh nhất

Để có thể chia sẻ thư mục Google Drive một cách nhanh nhất, bạn có thể triển khai dễ dàng với 03 bước triển khai cực kỳ đơn giả như sau:

• Bước 1: Chọn thư mục cần chia sẻ > tiếp đến nhấn biểu tượng Chia sẻ (Share).

• Bước 2: Nhập email người nhận > sau đó chọn quyền truy cập phù hợp.

• Bước 3: Nhấn Gửi để hoàn tất.

Đây là cách chia sẻ trực tiếp và an toàn nhất vì bạn gửi thẳng đến đúng người cần nhận. Khi nhập email, Drive tự động đề xuất địa chỉ có liên quan, giúp bạn quá trình chia sẻ nhanh và chính xác hơn. Người nhận sẽ nhận được thông báo ngay lập tức và chỉ họ mới có thể vào được thư mục đó, giảm nguy cơ bị lộ link hay bị truy cập ngoài ý muốn.

Chia sẻ thư mục qua liên kết (Link Sharing)

Ngoài cách chia sẻ thư mục ở trên, bạn có thể thực hiện chia sẻ thông qua liên kết với các bước cụ thể như thế:

• Bước 1: Chọn thư mục > Nhấn Sao chép đường liên kết.

• Bước 2: Chọn cấp quyền cho người có link.
• Bước 3: Sao chép link và gửi cho người cần chia sẻ.

Chia sẻ bằng link rất tiện khi bạn cần gửi cho nhiều người hoặc sử dụng trong nhóm trao đổi nhanh như Zalo, Messenger hay email nội bộ. Tuy nhiên, đây cũng là cách dễ phát tán ngoài ý muốn nhất nếu bạn không giới hạn quyền. Do đó, hãy luôn kiểm tra chế độ quyền truy cập trước khi gửi link, đặc biệt là với thư mục chứa tài liệu quan trọng hoặc thông tin nội bộ.

Thiết lập quyền truy cập an toàn cho thư mục

Các quyền phổ biến để thiết lập truy cập an toàn cho thư mục trên Google Drive sẽ bao gồm:

• Người xem (Viewer): Chỉ được xem file, không tải lên hoặc sửa.
• Người nhận xét (Commenter): Xem + đưa ra nhận xét.
• Người chỉnh sửa (Editor): Toàn quyền thao tác, bao gồm thêm/xóa file.

Quyền Editor giúp làm việc nhóm hiệu quả nhưng cũng rủi ro nhất vì người nhận có thể chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu bạn đã chia sẻ. Với các dự án quan trọng, bạn nên bắt đầu bằng quyền Viewer hoặc Commenter, sau đó mới nâng lên tùy nhu cầu. Nhờ vậy, bạn kiểm soát được độ an toàn của toàn bộ thư mục.

>>> Xem thêm: Cách lấy link Google Drive

Một số mẹo bảo mật khi chia sẻ thư mục

Để đảm bảo thư mục Google Drive của bạn luôn an toàn, hãy tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Luôn kiểm tra quyền truy cập chung: Khi tạo liên kết chia sẻ, luôn kiểm tra xem quyền truy cập chung có phải là “Người xem” hay không. Tránh để “Người chỉnh sửa” ở chế độ công khai.
• Sử dụng quyền “bị hạn chế” mặc định: Chỉ chia sẻ cho email cụ thể. Đây là cách an toàn nhất vì người nhận buộc phải đăng nhập đúng tài khoản mới xem được.
• Hạn chế quyền chỉnh sửa: Không cấp quyền Người chỉnh sửa (Editor) cho thư mục trừ khi đó là cộng tác viên thân cận. Quyền Editor cho phép họ xóa và thay đổi cấu trúc thư mục của bạn.
• Xem lại thường xuyên: Định kỳ (ví dụ: mỗi tháng), hãy nhấp chuột phải vào thư mục và chọn “Chi tiết” hoặc “Xem ai có quyền truy cập” để kiểm tra và thu hồi quyền của những người không còn liên quan.

Một số lỗi thường gặp khi tạo thư mục trên Drive & cách xử lý

Dù thao tác cách tạo thư mục trong Google Drive cực kỳ đơn giản, nhưng trong quá trình sử dụng, người dùng vẫn có thể gặp phải một số lỗi kỹ thuật, lỗi đồng bộ hóa, hoặc sự cố về quyền truy cập. Đừng lo lắng! Dưới đây là tổng hợp các lỗi thường gặp nhất khi thao tác với thư mục Drive và các bước xử lý nhanh chóng, giúp bạn không bị gián đoạn công việc.

• Không tạo được thư mục vì mất kết nối Internet: Khắc phục bằng cách kiểm tra kết nối Wi-Fi/4G và đảm bảo bạn đang trực tuyến trước khi thực hiện thao tác.
• Drive báo lỗi “Hết dung lượng lưu trữ”: Khắc phục bằng cách xóa các tệp lớn không cần thiết, dọn sạch Thùng rác, hoặc cân nhắc mua thêm dung lượng Google One.
• Thư mục đã tạo nhưng không đồng bộ giữa điện thoại – máy tính: Khắc phục bằng cách khởi động lại ứng dụng Drive trên cả hai thiết bị. Kiểm tra trạng thái đồng bộ và đảm bảo thư mục được tạo trong khu vực đồng bộ hóa chính xác.
• Lỗi không đặt được tên thư mục hoặc bị báo “Tên đã tồn tại”: Khắc phục bằng cách tránh sử dụng các ký tự đặc biệt (\, /, :). Đặt tên thư mục khác biệt so với các tệp hoặc thư mục đã có.
• Không tạo được thư mục trong thư mục được chia sẻ (Shared Drive): Khắc phục bằng cách liên hệ với quản trị viên Shared Drive để yêu cầu cấp quyền Người đóng góp (Contributor) hoặc Người quản lý (Manager).
• Lỗi do ứng dụng Drive bị treo hoặc phiên bản quá cũ: Khắc phục bằng cách xóa bộ nhớ đệm (cache) của ứng dụng trên điện thoại và cập nhật ứng dụng Google Drive lên phiên bản mới nhất.
• Không tạo được thư mục do tài khoản Google bị giới hạn: Khắc phục bằng cách kiểm tra trạng thái tài khoản của bạn trên Google Support để biết chi tiết về các giới hạn đang áp dụng.

Việc nắm vững các mẹo khắc phục sự cố này là vô cùng quan trọng, giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống. Khi gặp lỗi, hãy nhớ nguyên tắc cơ bản là kiểm tra kết nối mạng và tình trạng dung lượng Drive trước tiên. Với các giải pháp trên, bạn sẽ luôn duy trì được hệ thống quản lý tệp trên Google Drive một cách trơn tru và hiệu quả.

Tổng hợp mẹo quản lý Drive thông minh

Google Drive là trung tâm dữ liệu của mọi doanh nghiệp và cá nhân làm việc trên đám mây. Để duy trì hiệu suất làm việc cao và không lãng phí thời gian tìm kiếm, việc áp dụng các chiến lược quản lý thông minh là điều bắt buộc. Dưới đây là những mẹo quản lý cấu trúc, tối ưu dung lượng và bảo mật mà mọi chuyên gia nên biết.

Tối ưu hóa tìm kiếm và phân loại nâng cao

• Sử dụng Màu Sắc cho Thư Mục: Đặt màu sắc khác nhau cho các thư mục dựa trên mức độ ưu tiên hoặc trạng thái (ví dụ: Đỏ cho “Khẩn cấp”, Xanh lá cho “Đã hoàn thành”).
• Sử dụng Tính năng “Shortcuts” (Phím tắt): Tạo phím tắt cho cùng một tệp trong nhiều thư mục (sử dụng Shift + Z hoặc Add shortcut to Drive) thay vì tạo bản sao.
• Sử dụng Cú pháp Tìm Kiếm Nâng Cao: Sử dụng các lệnh như type:spreadsheet, owner:me, hoặc before:YYYY-MM-DD trực tiếp trong thanh tìm kiếm để lọc kết quả chính xác và nhanh chóng.

Dọn dẹp và quản lý dung lượng hiệu quả

• Kiểm tra “Storage” (Bộ nhớ) thường xuyên: Truy cập mục Storage và sắp xếp các tệp theo Dung lượng đã sử dụng (Storage Used) để xác định và xóa các tệp lớn (video, ZIP, PSD) không cần thiết.
• Dọn dẹp Thùng Rác (Trash): Các tệp trong Thùng Rác vẫn chiếm dung lượng cho đến khi bạn dọn sạch, lên lịch dọn Thùng Rác định kỳ.
• Quản lý “Shared with me” (Được chia sẻ với tôi): Thêm các tệp quan trọng từ mục này vào “My Drive” (Drive của tôi) thông qua Shortcuts để dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp mà không chiếm dung lượng.

Quản lý chia sẻ và thiết lập bảo mật dữ liệu

• Kiểm tra Quyền Truy Cập (Sharing Permissions) định kỳ: Thường xuyên rà soát và điều chỉnh quyền truy cập (Editor, Viewer) trên các thư mục nhạy cảm để tuân thủ nguyên tắc Least Privilege (Quyền tối thiểu).
• Thiết lập Ngày Hết Hạn Chia Sẻ: Sử dụng tính năng Access Expiration khi chia sẻ tạm thời với bên ngoài để quyền truy cập tự động bị thu hồi sau một thời gian nhất định.
• Giới hạn Tải Xuống, In và Sao chép: Với tài liệu bí mật, sử dụng Cài đặt Chia sẻ để vô hiệu hóa tùy chọn tải xuống/in/sao chép cho người xem và người nhận xét.

Đồng bộ hóa (Sync) tối ưu với Drive Desktop

• Sử dụng chế độ “Stream files” (Truyền trực tuyến): Trong ứng dụng Google Drive cho máy tính, chọn chế độ Stream files thay vì Mirror files để chỉ tải các tệp khi bạn cần mở chúng, giúp tiết kiệm dung lượng ổ cứng.
• Chỉ đồng bộ hóa các Thư mục Cụ thể: Cấu hình Preferences trong Drive Desktop để chỉ đồng bộ hóa các thư mục bạn đang làm việc (ví dụ: !CURRENT), loại trừ các thư mục lưu trữ lớn.

Việc xây dựng và duy trì một Google Drive gọn gàng, có tổ chức là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro bảo mật. Bằng cách áp dụng nhất quán các mẹo về cấu trúc thư mục, tìm kiếm nâng cao và quản lý quyền truy cập, bạn sẽ biến không gian lưu trữ của mình thành một công cụ làm việc đắc lực, đảm bảo tốc độ và độ chính xác trong mọi tác vụ.

Câu hỏi thường gặp

• Tạo thư mục Drive có mất phí không?

Việc tạo thư mục và tổ chức tệp tin trong Google Drive là hoàn toàn miễn phí. Bạn chỉ cần trả phí khi vượt quá giới hạn dung lượng miễn phí (thường là 15GB, dùng chung cho Gmail, Google Photos và Drive) và cần nâng cấp lên gói Google One.

• Tôi có thể tạo thư mục trực tiếp trong mục “Shared with me” (Được chia sẻ với tôi) không?

Trả lời: Không. Bạn không thể tạo thư mục trực tiếp trong mục “Được chia sẻ với tôi” vì đó là nơi chứa các tệp và thư mục do người khác sở hữu. Để tổ chức các tệp được chia sẻ, bạn nên tạo Phím tắt (Shortcut) của tệp đó và di chuyển Shortcut này vào thư mục bạn tạo trong “Drive của tôi” (My Drive).

• Thư mục bị xóa sẽ đi đâu và có chiếm dung lượng không?

Thư mục bị xóa sẽ được chuyển vào Thùng Rác (Trash). Các tệp/thư mục trong Thùng Rác vẫn tiếp tục chiếm dung lượng lưu trữ của bạn cho đến khi bạn dọn sạch (Empty) Thùng Rác.

• Tôi có thể đặt màu khác nhau cho thư mục để dễ quản lý không?

Có. Tính năng này giúp bạn dễ dàng phân loại và ưu tiên công việc bằng mắt thường.

Trên Máy tính (Web): Chuột phải vào thư mục > Chọn Sắp xếp (Organize) > Chọn Thay đổi màu (Change color) và chọn màu mong muốn. Tính năng đổi màu thường không có sẵn trên ứng dụng di động.

• Có giới hạn về số lượng thư mục tối đa trong Drive không?

Mặc dù Google không đưa ra giới hạn cứng về số lượng thư mục, nhưng có giới hạn về tổng số mục (tệp và thư mục) bạn có thể tạo trong một Drive: Tổng số mục: Tối đa 5.000.000 tệp và thư mục. Giới hạn tài nguyên: Hệ thống có thể chậm hơn nếu bạn cố gắng hiển thị quá nhiều thư mục/tệp cùng một lúc. 

Lời kết

Cách tạo thư mục trong Google Drive, dù thực hiện trên máy tính hay điện thoại, là bước nền tảng và vô cùng quan trọng để làm chủ không gian lưu trữ của bạn. Bằng cách áp dụng quy tắc tổ chức ngay từ đầu, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể. 

Bên cạnh đó, để sở hữu dung lượng Google Drive lớn và độ bảo mật dữ liệu an toàn, người dùng hãy nhanh tay đăng ký ngay gói Google Workspace trả phí. Nếu bạn cần HVN Group hỗ trợ, liên hệ ngay đến chúng tôi qua địa chỉ:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777