Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Quản lý dịch vụ
Microsoft Teams là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả, giúp bạn dễ dàng kết nối, trao đổi và quản lý công việc. Tuy nhiên, người dùng mới đôi khi có thể gặp phải khó khăn khi tạo nhóm trong Teams để cùng nhau làm việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nhóm trong Teams trên cả điện thoại và máy tính một cách chi tiết, dễ hiểu.
Cách tạo nhóm mới trong Microsoft Teams từ đầu
Để bắt đầu sử dụng Teams, việc tạo nhóm là bước cơ bản và rất cần thiết. Dưới đây sẽ là các bước cơ bản để bạn có thể dễ dàng thực hiện cách tạo nhóm trong Teams ngay từ đầu:
Cách tạo nhóm trong Microsoft Teams trên máy tính
Cách tạo nhóm trong Teams trên máy tính từ đầu cho phép bạn tự do cấu hình tên nhóm, quyền riêng tư, thành viên và các kênh làm việc ngay từ bước đầu tiên. Cụ thể:
– Bước 1: Mở ứng dụng Teams trên thiết bị của bạn. Nếu chưa cài đặt, bạn có thể tải về tại trang chính thức của Microsoft.
– Bước 2: Nhập thông tin tài khoản Microsoft hoặc tài khoản công ty/school để đăng nhập.
– Bước 3: Trong cửa sổ Chat, hãy click biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên trái >> nhấn chọn Your teams and channels.
– Bước 4: Khi giao diện chuyển tiếp, hãy nhấn chọn Tạo nhóm (Create team).
– Bước 5: Mặc định bạn sẽ tạo nhóm mới từ đầu (from scratch) nếu không có thay đổi.
– Bước 6: Chọn loại nhóm:
- Riêng tư (Private): Chỉ người được mời mới tham gia được nhóm.
- Công khai (Public): Bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể tham gia nhóm.
- Toàn tổ chức (Org-wide): Tự động thêm tất cả thành viên trong tổ chức vào nhóm (thường dành cho quản trị viên).
– Bước 7: Đặt tên cho nhóm (ví dụ: Dự án X). Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm mô tả để giải thích cho mục đích nhóm.
– Bước 8: Nhóm mới sau khi đã tạo, bạn có thể dễ dàng trao đổi, thêm thành viên, chia sẻ tài liệu, hoặc lên lịch họp dễ dàng.
Cách tạo nhóm trong Microsoft Teams trên điện thoại
Nếu bạn thường xuyên làm việc từ xa hoặc cần quản lý nhóm khi đang di chuyển, thì cách tạo nhóm trong Teams trực tiếp trên điện thoại là lựa chọn vô cùng linh hoạt. Ứng dụng Microsoft Teams trên thiết bị di động hỗ trợ đầy đủ các thao tác cơ bản, bao gồm cả việc tạo nhóm mới để trao đổi, chia sẻ tài liệu và phối hợp công việc.
– Bước 1: Mở ứng dụng Teams trên điện thoại iOS hoặc Android.
– Bước 2: Tại giao diện chính, chọn tab Teams ở phía dưới màn hình.
– Bước 3: Ở góc trên bên phải, bạn sẽ thấy biểu tượng ba dấu chấm, hãy nhấp vào nó >> chọn Microsoft Teams và kênh.
– Bước 4: Tùy chọn Nhóm mới >> Đặt tên nhóm và thêm mô tả (nếu có).
– Bước 5: Chọn nhóm Private (Riêng tư) hoặc Public (Công khai) tùy theo nhu cầu.
– Bước 6: Nhóm mới sau khi được tạo, bạn có thể bắt đầu gửi tin nhắn, chia sẻ tài liệu ngay trên điện thoại.
Cách tạo nhóm trong Teams từ mẫu có sẵn
Microsoft Teams có một số mẫu nhóm (team templates) được thiết kế sẵn theo từng mục đích khác nhau, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tạo nhóm mới với các kênh, tab, và ứng dụng được cấu hình sẵn phù hợp. Để áp dụng, bạn chỉ cần thao tác đơn giản với cách tạo nhóm trong Teams sau:
– Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập tài khoản.
– Bước 2: Trong cửa sổ Chat, hãy click biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên trái >> nhấn chọn Your teams and channels.
– Bước 3: Khi giao diện chuyển tiếp, nhấn chọn Tạo nhóm (Create team).
– Bước 4: Thay vì tạo nhóm từ đầu, bạn hãy nhấn chọn More create team options >> chọn mục Từ mẫu (From template).
– Bước 5: Microsoft Teams sẽ hiện danh sách các mẫu nhóm có sẵn như:
- Nhóm cho dự án
- Nhóm cho lớp học
- Nhóm cho sự kiện…
– Bước 6: Chọn mẫu phù hợp với mục đích tạo nhóm của bạn.
– Bước 7: Đặt tên nhóm và thêm mô tả (nếu có >> nhấn Tạo để hoàn tất.
– Bước 8: Sau khi hoàn thành việc tạo nhóm, bạn có thể dễ dàng quản lý, gửi tin nhắn, và chia sẻ tài liệu ngay trên nhóm Teams.
*Lưu ý: Hiện tại ứng dụng Teams trên điện thoại chưa hỗ trợ tạo nhóm trực tiếp từ mẫu có sẵn. Vậy nên, bạn chỉ có thể thực hiện thao tác này trên máy tính để có đầy đủ tính năng và trải nghiệm tốt nhất.
Cách tạo nhóm mới trong Teams từ nhóm hiện tại
Đôi khi bạn muốn tạo nhóm mới dựa trên một nhóm hiện có, giữ lại thành viên và cấu trúc kênh đã thiết lập. Microsoft Teams cho phép bạn sao chép nhóm cũ để tái sử dụng dễ dàng, cụ thể cách tạo nhóm trong Teams từ nhóm hiện tại như sau:
– Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính, đăng nhập tài khoản.
– Bước 2: Trong cửa sổ Chat, hãy click biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên trái >> nhấn chọn Your teams and channels.
– Bước 3: Khi giao diện chuyển tiếp, nhấn chọn Tạo nhóm (Create team).
– Bước 4: Thay vì tạo nhóm từ đầu, bạn hãy nhấn chọn More create team options >> chọn mục Từ nhóm khác (From another team).
– Bước 5: Danh sách các nhóm bạn đang tham gia sẽ hiện ra, chọn nhóm mà bạn muốn sao chép.
– Bước 6: Nhập tên mới cho nhóm và có thể thêm mô tả.
– Bước 7: Chọn những phần bạn muốn sao chép từ nhóm cũ như thành viên, kênh, tab.
– Bước 8: Nhấn Tạo để hoàn tất việc tạo nhóm mới dựa trên nhóm hiện tại.
*Lưu ý: Ứng dụng Teams trên điện thoại hiện cũng chưa hỗ trợ chức năng tạo nhóm mới dựa trên nhóm hiện có. Bạn nên thao tác trên máy tính để sử dụng tính năng này.
Quản lý và tùy chỉnh nhóm sau khi tạo trong Teams
Sau khi đã thực hiện cách tạo nhóm trong Teams, việc quản lý và tùy chỉnh nhóm là bước quan trọng để duy trì hoạt động nhóm hiệu quả. Teams cung cấp nhiều công cụ để bạn có thể thêm hoặc xóa thành viên, phân quyền truy cập, chỉnh sửa ảnh đại diện nhóm, cũng như thiết lập các cài đặt theo nhu cầu sử dụng. Cụ thể:
Thêm hoặc xóa thành viên trong nhóm Teams
Khi nhóm có thay đổi nhân sự, bạn cần cập nhật thành viên để đảm bảo mọi người liên quan đều có quyền truy cập và làm việc trong nhóm. Việc thêm hoặc xóa thành viên trong Teams rất dễ dàng và có thể thực hiện bất cứ lúc nào bởi chủ nhóm (owner).
1. Cách thêm thành viên vào nhóm
– Bước 1: Mở Microsoft Teams trên máy tính >> chọn tab Chat ở thanh bên trái.
– Bước 2: Trong cửa sổ Chat, hãy click biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên trái >> nhấn chọn Your teams and channels.
– Bước 3: Tìm đến nhóm mà bạn muốn quản lý >> nhấn vào dấu ⋯ (ba chấm) cạnh tên nhóm. >> tùy chọn Quản lý nhóm (Manage team).
– Bước 4: Trong tab Thành viên (Members), hãy nhấn nút Thêm thành viên (Add member).
– Bước 5: Nhập tên hoặc email người mà bạn muốn thêm.
– Bước 6: Nhấn Thêm (Add) >> nhấn Đóng (Close) để hoàn tất.
2. Cách xóa thành viên khỏi nhóm
– Bước 1: Mở Microsoft Teams trên máy tính >> chọn tab Chat ở thanh bên trái.
– Bước 2: Trong cửa sổ Chat, hãy click biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên trái >> nhấn chọn Your teams and channels.
– Bước 3: Tìm đến nhóm mà bạn muốn quản lý >> nhấn vào dấu ⋯ (ba chấm) cạnh tên nhóm. >> tùy chọn Quản lý nhóm (Manage team).
– Bước 4: Trong tab Thành viên (Members), hãy tìm tên người cần xóa.
– Bước 5: Nhấn vào biểu tượng X cạnh tên người đó để xóa khỏi nhóm. Teams lúc này sẽ gửi một thông báo xác nhận, hãy thực hiện điều đó nếu được yêu cầu.
Chia sẻ quyền cho các thành viên trong nhóm
Trong một nhóm, không phải ai cũng cần có quyền quản lý. Microsoft Teams cho phép phân quyền rõ ràng giữa các vai trò như chủ nhóm (owner), thành viên (member) và khách (guest). Việc phân quyền giúp kiểm soát nhóm tốt hơn, tránh việc ai cũng có thể chỉnh sửa nội dung hoặc cài đặt nhóm.
– Bước 1: Mở danh sách các nhóm trên Teams.
– Bước 2: Nhấn dấu ⋯ bên cạnh tên nhóm, chọn Quản lý nhóm (Manage team).
– Bước 3: Trong tab Thành viên (Members), bạn sẽ thấy danh sách các thành viên trong nhóm.
– Bước 4: Dưới cột Vai trò (Role), bạn có thể nhấp vào mũi tên hướng xuống và đổi thành Chủ nhóm (Owner) hoặc Member (Thành viên) nếu cần.
– Bước 5: Thay đổi sẽ được lưu ngay lập tức, không cần nhấn nút xác nhận.
Tùy chỉnh ảnh đại diện nhóm trong Teams
Ảnh đại diện giúp nhóm của bạn dễ nhận diện hơn trong danh sách nhóm, đặc biệt khi bạn tham gia nhiều nhóm cùng lúc. Thay vì để mặc định chỉ là chữ cái đầu của tên nhóm, bạn nên thêm hình ảnh phù hợp với nội dung hoặc mục đích nhóm.
– Bước 1: Trên giao diện Teams, hãy click chọn nhóm mà bạn muốn chỉnh sửa.
– Bước 2: Nhấn chọn Settings (Cài đặt) >> tại mục Team picture, nhấn chọn Change picture.
– Bước 3: Chọn Tải ảnh lên (Upload picture) >> chọn ảnh từ máy tính (nên dùng ảnh vuông, định dạng JPG hoặc PNG).
– Bước 4: Nhấn Lưu (Save) để kết thúc thay đổi.
Quản lý thông báo và thiết lập cài đặt cho nhóm
Để nhóm hoạt động hiệu quả và không gây phiền nhiễu cho thành viên, bạn nên điều chỉnh các cài đặt và thông báo nhóm. Tính năng này cho phép bạn kiểm soát việc ai có thể đăng bài, tạo kênh mới, gắn thẻ @mention, hoặc nhận thông báo khi có cập nhật.
1. Thay đổi cài đặt nhóm
– Bước 1: Nhấn vào ⋯ cạnh tên nhóm, chọn Quản lý nhóm (Manage team).
– Bước 2: Tiếp tục với mục Cài đặt (Settings). Tại đây bạn có thể cấu hình:
- Quyền của thành viên: Tạo kênh, xóa tin nhắn, sửa tin nhắn,…
- Quyền của khách (guest): Tùy chọn bật/tắt chỉnh sửa.
- @mentions: Cho phép gắn thẻ nhóm hoặc người cụ thể.
- Thẻ tùy chỉnh (Tags): Thêm cách để gắn nhóm người cụ thể.
2. Tùy chỉnh thông báo cá nhân trong nhóm
– Bước 1: Trong tab Teams, chọn kênh bạn muốn thay đổi thông báo.
– Bước 2: Nhấn vào dấu ⋯ bên cạnh tên kênh >> chọn Thông báo kênh (Channel notifications).
– Bước 3: Tùy chọn 1 trong các chế độ:
- Tất cả hoạt động (All activity): Nhận thông báo mọi thứ
- Tùy chỉnh (Custom): Chỉ chọn thông báo bạn quan tâm
- Tắt (Off): Không nhận thông báo
Lợi ích của việc tạo nhóm trong Teams
Microsoft Teams không chỉ là một công cụ giao tiếp, mà còn là một nền tảng cộng tác mạnh mẽ cho cá nhân, nhóm làm việc và cả tổ chức. Việc tạo nhóm đúng cách trong Teams mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực, giúp cải thiện hiệu quả làm việc, tổ chức thông tin khoa học và thúc đẩy sự hợp tác linh hoạt trong môi trường số.
1. Tập trung toàn bộ thông tin, tài liệu và trao đổi vào một nơi duy nhất
Thay vì sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc như email, drive, lịch hẹn và phần mềm nhắn tin riêng lẻ, nhóm trong Teams cho phép bạn gom tất cả vào một không gian làm việc chung. Tại đây, bạn có thể trò chuyện, chia sẻ file, tổ chức cuộc họp, lưu trữ tài liệu và phân công công việc, tất cả đều diễn ra tại một nơi, dễ theo dõi và truy cập nhanh chóng.
2. Tối ưu hóa hiệu quả công việc với các nhóm
Cách tạo nhóm trong Teams giúp các thành viên tương tác theo thời gian thực, trao đổi nhanh chóng và cập nhật thông tin kịp thời. Bạn có thể tạo các kênh riêng cho từng chủ đề hoặc giai đoạn dự án, giúp luồng thông tin được phân loại rõ ràng, giảm nhiễu và tránh bỏ sót thông tin quan trọng.
3. Dễ dàng quản lý quyền & kiểm soát quyền truy cập
Khi tạo nhóm, bạn có thể thiết lập quyền riêng tư (nhóm riêng tư hoặc công khai), chỉ định chủ nhóm (owner), thành viên hoặc khách mời. Điều này giúp bạn kiểm soát được ai có quyền xem, chỉnh sửa hoặc quản lý nhóm. Việc phân quyền hợp lý còn đảm bảo tính bảo mật và sự chuyên nghiệp trong công việc nhóm.
4. Tích hợp đa dạng với nhiều công cụ hỗ trợ
Nhóm trong Teams không chỉ giới hạn ở trò chuyện và chia sẻ tệp, mà bạn còn có thể tích hợp nhiều ứng dụng khác như Planner (quản lý công việc), Forms (tạo khảo sát), OneNote (ghi chú), hoặc thậm chí tích hợp hệ thống CRM, học liệu, phần mềm kế toán,… ngay trong nhóm, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
5. Hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả
Khi nhóm được thiết lập đầy đủ trong Teams, bạn có thể làm việc từ bất kỳ đâu chỉ với kết nối internet. Các cuộc họp có thể diễn ra trực tuyến, tài liệu được lưu trữ trên cloud, thông tin cập nhật liên tục và việc phối hợp nhóm trở nên dễ dàng kể cả khi mọi người không làm việc cùng một địa điểm.
6. Thúc đẩy quá trình chuyển đổi số một cách chuyên nghiệp
Việc tổ chức nhóm bài bản trong Teams thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách vận hành công việc. Nhóm được đặt tên rõ ràng, có kênh phân loại hợp lý, thông tin được chia sẻ có tổ chức, tất cả góp phần tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, minh bạch và hiệu quả.
Mẹo và lưu ý hữu ích khi tạo nhóm trong Teams
Cách tạo nhóm trong Teams tương đối đơn giản, nhưng để nhóm hoạt động hiệu quả và không bị rối sau một thời gian sử dụng, bạn nên nắm một số mẹo và lưu ý dưới đây:
Đặt tên nhóm rõ ràng, dễ nhận biết
Hãy sử dụng tên nhóm phản ánh đúng mục đích hoặc nội dung công việc. Tránh đặt tên quá chung chung như Nhóm 1, Nhóm 2 hay Team mới, vì dễ gây nhầm lẫn nếu bạn tham gia nhiều nhóm. Tốt nhất, bạn nên đặt tên theo một cấu trúc thống nhất, ví dụ: “Phòng ban – Dự án” (như Marketing – Chiến dịch tháng 10) hoặc “Lớp học – Môn học” (như 10A1 – Toán học).
Tùy chọn quyền riêng tư
Trước khi tạo nhóm, bạn nên xác định rõ nhóm đó nên là công khai hay riêng tư. Nếu nhóm chỉ dành cho một số người làm việc với nhau, hãy chọn nhóm riêng tư để kiểm soát quyền truy cập. Ngược lại, nếu nhóm mang tính chia sẻ mở trong tổ chức, nhóm công khai là lựa chọn phù hợp. Trong trường hợp không chắc chắn, hãy bắt đầu với nhóm riêng tư – bạn hoàn toàn có thể thay đổi quyền riêng tư sau này.
Tạo các kênh phù hợp để tổ chức nội dung
Mỗi nhóm nên được chia thành các kênh nhỏ theo từng chủ đề công việc để thông tin được phân loại rõ ràng. Ví dụ: bạn có thể tạo các kênh như “Tài liệu chung”, “Trao đổi khách hàng”, “Kế hoạch tháng”. Việc phân chia nội dung sẽ giúp tránh tình trạng mọi thông tin bị dồn vào một kênh duy nhất gây rối loạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo kênh riêng tư nếu chỉ muốn một số người được quyền truy cập vào nội dung nhất định.
Hạn chế tạo nhóm trùng lặp
Trước khi tạo nhóm mới, hãy kiểm tra xem đã có nhóm nào trong tổ chức đang phục vụ mục đích tương tự chưa. Việc tạo quá nhiều nhóm với nội dung giống nhau sẽ làm loãng thông tin, khó kiểm soát và gây nhầm lẫn cho các thành viên.
Phân quyền quản lý hợp lý
Một nhóm nên có ít nhất hai người giữ vai trò chủ nhóm (owner) để đảm bảo việc quản lý không bị gián đoạn nếu một người bận hoặc rời nhóm. Đồng thời, bạn nên giới hạn quyền chỉnh sửa cho các thành viên khác, tránh việc ai cũng có thể thay đổi cấu trúc hoặc cài đặt nhóm.
Thêm mô tả cho nhóm
Khi tạo nhóm, bạn không nên bỏ trống phần mô tả. Mô tả ngắn gọn sẽ giúp thành viên mới hiểu rõ mục đích, phạm vi hoạt động và nguyên tắc sử dụng của nhóm. Đây cũng là cách thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý nhóm.
Rà soát thành viên định kỳ
Theo thời gian, nhóm có thể thay đổi về nhân sự. Việc rà soát định kỳ sẽ giúp bạn loại bỏ những thành viên không còn liên quan, thêm người mới đúng thời điểm, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin và duy trì sự gọn gàng cho nhóm.
Câu hỏi thường gặp
1. Tôi nên tạo nhóm mới hay chỉ tạo kênh trong nhóm đã có?
Nếu bạn cần không gian làm việc cho một chủ đề, dự án hoặc nhóm người hoàn toàn khác, hãy tạo nhóm mới. Ngược lại, nếu nội dung vẫn thuộc phạm vi nhóm hiện tại, chỉ cần tạo kênh mới để giữ mọi thứ gọn gàng.
2. Tôi có thể thêm người ngoài tổ chức vào nhóm trên Teams không?
Có. Teams hỗ trợ mời khách (guests) bằng email, nhưng bạn cần đảm bảo cài đặt của tổ chức cho phép tính năng này.
3. Tôi có thể tạo nhóm Teams tối đa bao nhiêu người?
Microsoft Teams hỗ trợ tối đa 25.000 thành viên cho mỗi nhóm và 200 kênh tiêu chuẩn trên mỗi nhóm. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo nhóm chia sẻ (nếu cần).
4. Tôi có thể chuyển nhóm từ công khai sang riêng tư (hoặc ngược lại) không?
Có. Bạn có thể thay đổi quyền riêng tư của nhóm trong phần Chỉnh sửa nhóm (Edit team).
Lời kết
Cách tạo nhóm trong Teams rất dễ dàng, bạn chỉ cần vài bước đơn giản là có thể thiết lập không gian làm việc chung cho nhóm của mình. Dù là trên máy tính hay điện thoại, Teams đều hỗ trợ bạn tạo nhóm nhanh chóng để kết nối và làm việc hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, nếu trong quá trình thao tác bạn gặp khó khăn hoặc chưa rõ cách thiết lập phù hợp với nhu cầu công việc thực tế, đừng ngần ngại liên hệ với HVN Group để được hỗ trợ chi tiết. Đội ngũ kỹ thuật và đào tạo của HVN luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong quá trình triển khai và sử dụng Teams một cách hiệu quả, chuyên nghiệp.
Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0
Hotline: 024.9999.7777
