Cách tải Google Trang tính về máy tính đơn giản cho Newbie

Google Sheets hay còn gọi là Google Trang tính, là một công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa bảng tính trực tuyến dễ dàng. Bên cạnh đó, việc tải trang tính về máy tính cũng là cách hiệu quả để người dùng truy cập nhanh trang tính, đặc biệt khi làm việc trong môi trường không có kết nối Internet. Bài viết sẽ là những hướng dẫn chi tiết về cách tải Google Trang tính về máy tính đơn giản, dễ dàng mà người dùng có thể tham khảo.

02+ Cách tải Google Sheet về máy tính nhanh gọn 

Google Sheets hiện chưa có ứng dụng dành riêng cho máy tính, nhưng người dùng vẫn có thể sử dụng các cách sau để làm việc trên trang tính tương tự như một ứng dụng độc lập trên máy tính để bàn:

Cài đặt trang dưới dạng ứng dụng trên trình duyệt Chrome

Một trong những cách đơn giản nhất để truy cập Google Sheets trên máy tính là cài đặt trang dưới dạng ứng dụng trên trình duyệt Chrome. Điều này cho phép người dùng mở và sử dụng Google Trang tính nhanh chóng như một ứng dụng độc lập. Thao tác cụ thể như sau: 

– Bước 1: Mở ứng dụng Google Sheets trên trình duyệt Chrome. 

– Bước 2: Click vào biểu tượng menu (dấu ba chấm dọc) ở góc trên bên phải của trình duyệt >> chọn Truyền, lưu và chia sẻ → chọn Cài đặt trang dưới dạng ứng dụng…

– Bước 3: Trong cửa sổ hiện tại, hãy nhập tên cho cửa sổ >> nhấn Cài đặt.

– Bước 4: Sau khi ứng dụng được cài đặt, người dùng sẽ nhận được thông báo Would you like to pin Google Trang tính to your taskbar? (Bạn có muốn ghim Google Trang tính vào thanh tác vụ của mình không?). Nếu có, hãy nhấn Đồng ý. 

– Bước 5: Google Trang tính ghim trên thanh tác vụ cho phép người dùng truy cập dễ dàng và nhanh chóng chỉ với một cú click chuột.

Như vậy, việc cài đặt trang dưới dạng ứng dụng Google Sheets trên trình duyệt Chrome không chỉ tiết kiệm thời gian, linh động, mà còn hỗ trợ người dùng truy cập, sử dụng trang tính như một ứng dụng độc lập thay vì một tab trên trình duyệt.

Cài đặt Google Sheet qua Drive trên máy tính

Drive cung cấp tính năng đồng bộ để làm việc ngoại tuyến với Google Sheets. Do đó, ngoài việc tạo lối tắt, người dùng cũng có thể cài đặt Google Sheets qua Google Drive với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng Google Drive về máy tính.

– Bước 2: Đăng nhập tài khoản Google >> bật tùy chọn Làm việc ngoại tuyến trên Google Drive.

– Bước 3: Trang tính lúc này có thể dễ dàng mở và chỉnh sửa ngoại tuyến thông qua trình duyệt.

Khi mở Google Sheets qua Google Drive, người dùng sẽ thấy tất cả các tính năng mà ứng dụng cung cấp. Lúc này, việc tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các bảng tính trực tiếp từ Drive có thể dễ dàng được thực hiện mà không cần phải tải thêm bất kỳ phần mềm nào khác.

Hướng dẫn cách tải Trang tính về máy tính 

Để tải trang tính về máy tính một cách nhanh chóng, người dùng cũng có thể linh hoạt với một trong các cách phổ biến sau:

Tải xuống Google Trang tính dưới dạng file Excel

Một trong những định dạng phổ biến người dùng thường tải xuống Google Trang tính là file Excel. Điều này rất hữu ích nếu người dùng cần chia sẻ bảng tính với những người không sử dụng Google Sheets hoặc cần làm việc với các phần mềm khác như Microsoft Excel. Khi đó, để tải xuống bảng tính dưới định dạng Excel, người dùng có thể thực hiện với các thao tác sau: 

– Bước 1: Mở trang tính mà mình muốn tải về.

– Bước 2: Click chọn File (Tệp) >> chọn Tải xuống. Tại đây, người dùng sẽ thấy tùy chọn để tải xuống trang tính dưới định dạng file Excel (.xlsx).

Sau khi tải xuống, người dùng có thể mở tệp bằng ứng dụng Microsoft Excel hoặc bất kỳ phần mềm nào hỗ trợ định dạng .xlsx. Điều này giúp vừa giúp bảo vệ dữ liệu toàn vẹn, vừa cho phép người dùng có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa khác một cách dễ dàng. 

Tải Google Trang tính dưới định dạng file PDF

Trường hợp người dùng cần gửi bảng tính cho người khác mà không muốn họ chỉnh sửa, việc tải xuống dưới dạng file PDF là giải pháp tối ưu. File PDF sẽ giúp giữ nguyên định dạng và cấu trúc của bảng tính, đảm bảo phù hợp cho việc in ấn hoặc gửi email mà không lo lắng về việc người nhận sẽ chỉnh sửa nội dung trong bảng tính. Cụ thể thao tác như sau:

– Bước 1: Mở trang tính mà mình muốn tải về.

– Bước 2: Click chọn File (Tệp) >> chọn Tải xuống. Tại đây, người dùng sẽ thấy tùy chọn để tải xuống trang tính dưới định dạng file PDF.

– Bước 3: Một hộp thoại xuất hiện cho phép người dùng tùy chỉnh kích thước và định dạng của file PDF trước khi tải về.

– Bước 4: Sau khi hoàn tất tùy chỉnh, người dùng chỉ cần nhấn Xuất để tải xuống trang tính là xong.

Tải xuống Google Trang tính ở một số định dạng khác

Ngoài định dạng PDF và định dạng .xlsx, người dùng cũng có thể tải xuống Google Trang tính ở nhiều định dạng khác tùy nhu cầu thực tế. Thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1: Mở trang tính mà mình muốn tải về.

– Bước 2: Click chọn File (Tệp) >> chọn Tải xuống. Tại đây, người dùng có thể tải xuống Google Trang tính với tùy chọn linh hoạt như:

• OpenDocument (.ods)
• Trang web (.html)
• Giá trị được phân tích bằng dấu phẩy (.cvs)
• Giá trị được phân tích bằng dấu tab (.tsv)

Như vậy, tùy nhu cầu thực tế mà người dùng có thể lựa chọn tải xuống Google Trang tính với các định dạng phù hợp và thuận tiện cho việc sử dụng dữ liệu.

Tại sao nên biết cách tải Google Trang tính về máy tính?

Việc tải Google Sheets về máy tính không chỉ đơn thuần là lưu trữ dữ liệu, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho người dùng. Dưới đây là một số lý do tại sao người dùng nên biết cách tải Google Trang tính về máy tính: 

Hỗ trợ làm việc ngoại tuyến

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc tải Google Sheets về máy tính đó chính là cho phép làm việc trực tiếp trên bảng tính mà không cần kết nối Internet. Điều này đặc biệt phù hợp với những người thường xuyên di chuyển, hoặc làm việc trong môi trường không ổn định về kết nối mạng. 

Khi trang tính đã được tải về, người dùng hoàn toàn có thể chỉnh sửa và thao tác trên dữ liệu mà không gặp bất kỳ gián đoạn nào. Và khi Internet được kết nối trở lại, mọi thay đổi của người dùng sẽ được tự động đồng bộ hoá lên đám mây, vừa hạn chế rủi ro mất mát dữ liệu, vừa hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc hiệu quả.

Dễ dàng truy cập và sao lưu

Việc tải xuống Google Trang tính cho phép người dùng có thể dễ dàng truy cập và sao lưu dữ liệu của mình. Thay vì phải lo lắng về việc mất quyền truy cập vào tài khoản Google hoặc các vấn đề liên quan đến Internet, thì người dùng sẽ có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình.

Hơn nữa, việc sao lưu thường xuyên cũng là điều cực kỳ cần thiết trong trường hợp xảy ra sự cố. Nếu máy chủ Google gặp lỗi hoặc tài khoản truy cập bị khóa, người dùng vẫn có thể mở và sử dụng bảng tính đã tải về.

Bảo mật dữ liệu an toàn

Mặc dù Google Sheets cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ, nhưng việc tải dữ liệu về máy tính cũng là cách tối ưu để người dùng kiểm soát tốt hơn về vấn đề bảo mật. Khi đó, file có thể mã hoá hoặc lưu trữ trên thiết bị an toàn để đảm bảo thông tin nhạy cảm sẽ không bị rơi vào tay kẻ xấu. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng phần mềm bảo mật để quét và chắc chắn rằng sẽ không có virus hay malware nào ảnh hưởng đến dữ liệu trong quá trình tải xuống.

Tối ưu hiệu suất tối đa khi xử lý dữ liệu lớn

Với các bảng tính lớn và phức tạp, việc tải Google Sheets về máy tính cũng có thể giúp cải thiện hiệu suất làm việc, đặc biệt là với các dữ liệu được lưu dưới định dạng Excel (.xlsx). Thay vì phải chịu đựng tốc độ tải chậm khi sử dụng trực tiếp từ trình duyệt, thì người dùng lúc này có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc một cách đáng kể khi truy cập file và thực hiện các tính toán trên bảng tính Excel.

Bản sao lưu trang tính

Cuối cùng, việc tải Google Sheets về máy tính cũng là một cách để người dùng có thể tạo bản sao lưu cho các bảng tính quan trọng. Bằng cách thường xuyên tải xuống và lưu trữ các bản sao của bảng tính, người dùng sẽ có thể khôi phục dữ liệu một cách dễ dàng nếu có sự cố xảy ra với tài khoản Google, đảm bảo sẽ không mất đi những thông tin quan trọng.

Khắc phục sự cố khi tải và cài đặt Google Trang tính trên máy tính

Trong quá trình tải Google Sheets về máy tính, người dùng cũng có thể gặp phải một số vấn đề và cần khắc phục sự cố để tránh bị gián đoạn. Chẳng hạn như:

Lỗi kết nối mạng

Điều đầu tiên và quan trọng nhất, là người dùng sẽ cần phải đảm bảo thiết bị có kết nối Internet ổn định. Nếu kết nối yếu hoặc không ổn định, việc này có thể ngăn cản việc tại Google Trang tính về máy hoặc gặp các sự gián đoạn.

Trường hợp lỗi kết nối Internet, người dùng hãy thử khởi động lại Router. Nếu vẫn không được, hãy trực tiếp liên hệ với nhà mạng để hỗ trợ và khôi phục kết nối một cách nhanh nhất, tránh ảnh hưởng đến việc tải xuống trang tính.

Cập nhật trình duyệt

Đảm bảo rằng người dùng đang sử dụng phiên bản mới nhất của trình duyệt Chrome. Phiên bản cũ có thể sẽ không tương thích với Google Sheets và gây ra một số vấn đề trong quá trình tải xuống trang tính. Do đó, người dùng nên kiểm tra và thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất của trình duyệt để tránh xảy ra sai sót, cũng như có được trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng các dịch vụ của Google.

Kiểm tra quyền truy cập

Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng mình đã đăng nhập đúng tài khoản Google và có quyền truy cập vào Google Sheets. Trường hợp người dùng đang sử dụng tài khoản của tổ chức hoặc trường học, điều này có thể có hạn chế về quyền truy cập và không thể tải xuống trang tính. Để khắc phục, cách tốt nhất là người dùng hãy liên hệ với quản trị viên của hệ thống để được hỗ trợ và phân quyền chính xác hơn.

Mẹo và thủ thuật tối ưu hóa hiệu suất Google Trang tính trên máy tính

Để tải và tối ưu hóa hiệu suất Google Trang tính trên máy tính một cách hiệu quả, người dùng sẽ không thể bỏ qua những thủ thuật và mẹo hay hữu ích dưới đây:

Xử lý những ô trống không cần thiết

Nếu trang tính có quá nhiều ô trống không cần thiết, người dùng hãy xem xét đến việc dọn dẹp chúng. Bởi, đây là một trong những lý do có thể khiến Google Sheets chạy chậm và gián đoạn việc tính toán. Do đó, hãy loại bỏ những hàng hoặc cột không cần thiết, vừa để tăng tốc độ truy xuất dữ liệu, vừa đơn giản và dễ dàng hơn trong việc quản lý bảng tính.

Giảm số lượng định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một trong những tính năng mạnh mẽ của Google Sheets, nhưng nếu sử dụng quá nhiều thì cũng có thể khiến bảng tính chạy chậm. Vậy nên, việc cân đối số lượng định dạng có điều kiện trong bảng tính cũng là điều rất cần thiết. 

Thay vào đó, người dùng có thể tìm kiếm các cách khác để làm nổi bật dữ liệu, chẳng hạn như sử dụng màu sắc trong ô hoặc các biểu đồ thông minh. Điều này không chỉ giúp bảng tính chạy nhanh hơn, mà còn giúp cho dữ liệu thêm trực quan và dễ đọc hơn rất nhiều.

Tách dữ liệu lớn thành nhiều bảng

Nếu người dùng đang làm việc với một tập dữ liệu lớn, có thể cân nhắc việc tách nó thành nhiều bảng nhỏ hơn. Khi đó, thay vì lưu trữ tất cả dữ liệu trong cùng một bảng, thì người dùng sẽ phân tách nó thành các phần hợp lý và rõ ràng, vừa đơn giản cho việc tìm kiếm và quản lý dữ liệu, vừa đảm bảo tốc độ xử lý của bảng tính để khai thác tối ưu.

Kiểm tra tốc độ Internet

Khi tải Google Trang tính về máy tính, người dùng cũng cần đặc biệt lưu ý đến tốc độ Internet. Hãy đảm bảo rằng mình đang sử dụng một kết nối mạng ổn định và đủ nhanh để đáp ứng các yêu cầu của Google Trang tính.

Nếu kết nối mạng chậm, hãy thử tắt các thiết bị đang sử dụng chung kết nối hoặc nâng cấp gói Internet mình đang sử dụng. Việc này không chỉ giúp Google Sheets hoạt động mượt mà hơn, mà còn tối ưu trải nghiệm người dùng.

Nén và giảm kích thước tệp

Nén và giảm kích thước tệp Google Sheets trước khi tải về máy tính cũng là một mẹo hay hữu ích. Người dùng có thể thực hiện việc này bằng cách xóa các trang tính không cần thiết, nén hình ảnh, hoặc chuyển đổi về các định dạng tệp nhẹ hơn. Điều này không chỉ giúp tăng tốc độ cho Google Sheets, mà còn đảm bảo dễ dàng chia sẻ tệp với những người dùng khác.

Lời kết

Như vậy, việc tải xuống Google Trang tính không chỉ hỗ trợ làm việc ngoại tuyến, nâng cao khả năng bảo mật dữ liệu, mà còn giúp sao lưu và quản lý thông tin dễ dàng. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ vấn đề gì cần giải đáp về cách tải Google Trang tính về máy tính, người dùng đừng quên có thể liên hệ trực tiếp HVN Group qua các kênh thông tin dưới đây để hỗ trợ và tư vấn chi tiết nhất.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777