Cách đặt mật khẩu cho file Excel đơn giản, dễ dàng cho Newbie

Đặt mật khẩu cho file Excel là một việc rất cần thiết, không chỉ bảo vệ an toàn cho dữ liệu người dùng, mà còn ngăn chặn các truy cập trái phép khi chưa có sự đồng ý của chính chủ. Vậy nên, nếu chưa biết cách đặt mật khẩu cho file Excel như thế nào nhanh, hiệu quả và đơn giản, thì người dùng nhất định không thể bỏ qua những chia sẻ hữu ích ở bài viết dưới đây.

Cách đặt mật khẩu cho file Excel đơn giản, dễ dàng

Người dùng cơ bản sẽ có khá nhiều cách để đặt mật khẩu trong file Excel. Tùy nhu cầu, mục đích, cũng như ý định cài đặt mật khẩu, mà người dùng có thể cân nhắc lựa chọn phương thức phù hợp. Chẳng hạn như:

Sử dụng Protect Workbook đặt mật khẩu cho file Excel

Bằng cách sử dụng tính năng Protect Workbook, người dùng có thể cài đặt mật khẩu hoàn toàn cho file Excel chỉ với vài thao tác đơn giản sau:

– Bước 1: Mở file Excel >> chọn File (Tệp).

– Bước 2: Tại mục Info, hãy chọn Protect Workbook >> chọn Encrypt with Password.

– Bước 3: Khi hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, hãy nhập mật khẩu mà mình muốn cài đặt >> nhấn OK là hoàn tất.

Cách đặt mật khẩu cho file Excel bằng Save As

Trường hợp người dùng đặt mật khẩu cho file Excel, nhưng hạn chế quyền chỉnh sửa, thì có thể thực hiện nhanh với các thao tác sau:

– Bước 1: Mở file Excel >> chọn File (Tệp).

– Bước 2: Tại mục Save As, hãy nhấn chọn Browse để tiến hành lưu file vào thư mục mình muốn.

– Bước 3: Tiếp tục với cửa sổ lưu file, người dùng hãy nhấn chọn Tools >> chọn General Options.

– Bước 4: Cửa sổ General Options xuất hiện, người dùng lúc này có thể linh hoạt với 2 tùy chọn sau:

• Password to Open: Yêu cầu mật khẩu khi mở file.
• Password to modify: Yêu cầu mật khẩu khi người khác xem file, nhưng không thiết lập quyền chỉnh sửa nội dung bên trong.

*Trường hợp người dùng cài đặt mật khẩu ở cả 2 tùy chọn, bắt buộc sẽ phải nhập mật khẩu 2 lần để có thể mở và chỉnh sửa nội dung bên trong file.

– Bước 4: Khi thao tác xong, hãy nhấn OK để thiết lập. Ngoài ra, nếu chỉ muốn đọc file mà không chỉnh sửa, người dùng hãy tích chọn mục Read-only recommended. Ngược lại, nếu muốn chỉnh sửa, thì sẽ không cần tích.

– Bước 5: Người dùng sẽ lần lượt xác nhận mật khẩu đã nhập ở trên >> nhấn OK.

– Bước 6: Cuối cùng, chỉ cần nhấn Save để lưu lại file và hoàn tất quá trình cài đặt mật khẩu.

Cách đặt mật khẩu cho từng sheet trong file Excel

Đối với các file Excel nhiều sheets, người dùng cũng có thể cài đặt mật khẩu cho từng sheet để bảo vệ sự riêng tư và an toàn cho dữ liệu. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Mở file Excel >> chọn sheet mà người dùng muốn cài đặt mật khẩu.

– Bước 2: Click chuột phải và nhấn chọn mục Protect Sheet.

– Bước 3: Khi hộp thoại Protect Sheet xuất hiện, hãy nhập mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet tương tự như hình bên dưới.

– Bước 4: Tiếp tục tại mục Allow all users of this worksheet to, hãy lựa chọn các thuộc tính mà người dùng muốn bảo vệ >> nhấn OK.

– Bước 5: Xác nhận lại mật khẩu đã cài đặt cho sheet trước đó >> nhấn OK.

– Bước 6: Nếu muốn mở khóa bảo vệ sheet, người dùng cũng chỉ click chuột phải vào tên sheet >> chọn Unprotect Sheet >> nhập mật khẩu và nhấn OK là xong.

Cách đổi mật khẩu cho file Excel

Để đổi mật khẩu cho file Excel, người dùng chỉ có một cách duy nhất là xóa mật khẩu cũ và tạo lại mật khẩu mới khi truy cập file. Thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1: Mở file Excel >> chọn File (Tệp).

– Bước 2: Tại mục Infor, hãy chọn Protect Workbook >> chọn Encrypt with Password.

– Bước 3: Hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, hãy nhập mật khẩu hiện tại của tệp >> nhấn OK.

– Bước 4: Xóa mật khẩu hiện tại và nhập mật khẩu mới nếu muốn thay đổi.

– Bước 5: Cuối cùng, cũng chỉ cần nhấn OK để lưu mật khẩu mới là xong.

*Lưu ý: Khi quên mật khẩu, thì người dùng sẽ không có cách nào để khôi phục file vì Excel sử dụng mã hóa mạnh. Do đó, hãy chắc chắn rằng, mình sẽ luôn ghi nhớ và lưu mật khẩu ở nơi an toàn.

Hướng dẫn cách khóa ô trong Excel

Trong quá trình làm việc, nhất là khi phải chuyển file cho người khác, người dùng có thể thao tác khóa ô để đảm bảo rằng dữ liệu và công thức trong ô không bị chỉnh sửa. Cụ thể: 

Cách khóa ô dữ liệu trong Excel

Nếu người dùng đơn giản chỉ muốn khóa một ô dữ liệu trong file Excel, thì có thể thực hiện nhanh với các thao tác sau:

– Bước 1: Mở file Excel >> sau đó chọn ô hoặc các ô mà mình muốn khóa.

– Bước 2: Click chuột phải tại ô cần khóa >> nhấn chọn Format Cells hoặc tổ hợp phím Ctrl + 1.

– Bước 3: Lúc này, khi cửa sổ Format Cells xuất hiện, hãy nhấn chọn mục Protection >> tích chọn Locked và nhấn OK.

– Bước 4: Sau khi thao tác hoàn tất, người dùng vẫn có thể chỉnh sửa tất cả các ô còn lại trong sheet trừ ô hoặc các ô đã bị khóa.

Cách ô công thức trong Excel

Bất kỳ sự thay đổi nhỏ nào trong công thức ở file Excel đều có thể ảnh hưởng đến kết quả và toàn bộ các công thức liên quan. Do đó, việc khóa ô công thức trong file là điều rất cần thiết để người dùng bảo vệ an toàn cho dữ liệu với thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1: Mở file Excel >> chọn Home. 

– Bước 2: Tại mục Editing, hãy nhấn chọn Find & Select và tiếp tục chọn Go To Special.

– Bước 3: Khi hộp thoại Go To Special xuất hiện, hãy tích chọn Formulas và nhấn OK. Lúc này, hệ thống sẽ tự động lọc tất cả các ô có chứa công thức tính.

– Bước 4: Sau khi hệ thống hoàn tất việc lọc công thức tính, người dùng sẽ tiếp tục mở hộp thoại Format Cells >> tích chọn Locked và nhấn OK.

**Lưu ý: Nếu trước đó đã khóa file, người dùng hãy bôi đen tất cả các ô trong bảng dữ liệu >> click chuột phải và chọn Format Cells. Tiếp đó, tại tab Protection, bỏ tích chọn ô Locked và nhấn OK để mở khóa các ô là được.

Cách khóa cột trong Excel đơn giản

Nếu trang tính có các cột dữ liệu quan trọng mà người dùng không muốn bị thay đổi khi chia sẻ file, thì có thể thao tác nhanh với các bước khóa cột file Excel đơn giản sau:

– Bước 1: Mở file Excel và bôi đen toàn bộ phạm vi dữ liệu trên trang tính. 

– Bước 2: Click chuột phải >> nhấn chọn Format Cells. 

– Bước 3: Lúc này, khi hộp thoại Format Cells xuất hiện, hãy click chọn thẻ Protection >> bỏ tích chọn Locked >> nhấn OK.

*Thao tác này sẽ đảm bảo rằng file Excel của người dùng sẽ được mở khóa hoàn toàn trước khi thao tác khóa cột được thực hiện.

– Bước 4: Tiếp tục với việc bôi đen cột dữ liệu mà người dùng cần khóa >> nhấn chọn Format Cells.

– Bước 5: Khi hộp thoại Format Cells xuất hiện, hãy mở thẻ Protection và tích chọn Locked.

– Bước 6: Cuối cùng, chỉ cần nhấn OK để thiết lập cài đặt khóa cột là hoàn tất.

Tại sao nên đặt mật khẩu cho file Excel?

Đặt mật khẩu cho file Excel là một trong những tính năng hữu ích, không chỉ bảo vệ nội dung quan trọng, mà còn có thể kiểm soát và ngăn chặn những chỉnh sửa trái phép. Cụ thể những lợi ích nổi bật khi đặt mật khẩu cho file Excel mà người dùng không thể bỏ qua đó là:

1. Bảo vệ thông tin và dữ liệu “quan trọng”

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức, file Excel có thể lưu trữ nhiều thông tin và dữ liệu quan trọng. Do đó, việc cài đặt mật khẩu cho tệp là điều cần thiết để ngăn chặn các truy cập trái phép và bảo vệ an toàn cho dữ liệu khỏi những rủi ro bị đánh cắp.

2. Ngăn chặn việc chỉnh sửa tệp

Excel cho phép người dùng có thể cài đặt mật khẩu cho toàn bộ tệp, hoặc từng sheet linh hoạt. Điều này đồng nghĩa, chỉ có những người được chia sẻ file, cấp mật khẩu hoặc quyền chỉnh sửa, thì mới có thể thay đổi và điều chỉnh nội dung trong file.

3. Kiểm soát truy cập khi chia sẻ

Trong trường hợp phải chia sẻ file với nhiều người dùng khác, việc cài đặt mật khẩu file Excel không chỉ giúp bảo vệ, ngăn chặn việc chỉnh sửa tệp, mà còn có thể giúp người dùng kiểm soát quyền truy cập, tránh việc người dùng không được uỷ quyền truy cập bất thường trên file.

Những lưu ý quan trọng khi đặt mật khẩu cho file Excel

Để bảo vệ tốt cho file Excel và tránh các rủi ro mất mát dữ liệu, người dùng cũng cần đặc biệt lưu ý những vấn đề sau:

• Cài đặt mật khẩu mạnh: Cách đặt mật khẩu cho file Excel an toàn tốt nhất là nên sử dụng những mật khẩu dài từ 8 ký tự trở lên, bao gồm chữ hoa, chữ viết thường, số và ký tự đặc biệt để tăng cường tính bảo mật.
• Kiểm tra và chỉnh sửa mật khẩu: Với những file Excel đã cài đặt mật khẩu, người dùng cũng đừng quên đóng và mở lại tệp để kiểm tra xem mật khẩu có hoạt động chính xác, hay được thiết lập đúng chuẩn hay chưa.
• Hãy nhớ và lưu toàn bộ mật khẩu: Excel không có cách khôi phục mật khẩu khi người dùng quên, do đó hãy ghi nhớ và lưu trữ mật khẩu ở những nơi an toàn như OneNote (sổ ghi chú), trình quản lý mật khẩu, hay sổ tay riêng tư.
• Lưu ý mã hóa bảo mật ở các phiên bản Excel cũ: Đối với các phiên bản từ 2013 trở lên, Excel hỗ trợ bảo mật bằng mã hóa AES-256, giúp bảo vệ an toàn cho dữ liệu người dùng. Tuy nhiên, ở các phiên bản cũ hơn, thì mã hóa bảo mật còn hạn chế.
• Sao lưu tệp gốc không mã hóa: Trong một số trường hợp, nếu tệp quan trọng, thì việc người dùng tạo ra một bản sao lưu không mã hóa ở an toàn sẽ giúp tránh được những rủi ro khi quên hoặc mất mật khẩu.

Một số thắc mắc thường gặp khi đặt mật khẩu cho file Excel

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi đặt mật khẩu “an toàn” cho file Excel mà khá nhiều người dùng thắc mắc:

Nếu quên mật khẩu thì file Excel có mở được không?

Excel sử dụng mã hóa mạnh để bảo vệ dữ liệu. Do đó, nếu người dùng quên mật khẩu file Excel, thì việc mở lại file sẽ gặp khá nhiều khó khăn. Tuy nhiên, vẫn sẽ có một số cách mà người dùng có thể thử như sau:

1. Sử dụng công cụ khôi phục mật khẩu từ bên thứ ba

Một số phần mềm bên ngoài như PassFab for Excel, Excel PassFab Recovery Lastic,…. có thể hỗ trợ người dùng khôi phục mật khẩu file Excel. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, các công cụ này có thể sẽ làm mất nhiều thời gian, hoặc yêu cầu cấu hình mạnh để thử nhiều mật khẩu.

2. Sử dụng bản sao lưu

Nếu người dùng có bản sao lưu, hoặc phiên bản trước đó của tệp, hãy sử dụng thay thế để tránh mất thời gian, cũng như thao tác khó khăn trong việc tìm kiếm lại mật khẩu.

3. Liên hệ người tạo file

Trường hợp file Excel do người khác tạo, và người dùng được cấp quyền truy cập thông qua mật khẩu. Thì lúc này, cách giải quyết đơn giản là chỉ cần liên hệ lại với họ để xin mật khẩu và quyền truy cập file là được.

File Excel sau khi đặt mật khẩu có thể chỉnh sửa được không?

Việc chỉnh sửa file Excel sau khi đặt khẩu sẽ tùy thuộc từng trường hợp cụ thể. Ví dụ như:

• Trường hợp 1: Người dùng đặt mật khẩu cho toàn bộ file với tính năng Protect Workbook. Khi đó, việc chỉnh sửa chỉ có thể thực hiện khi người dùng mở file và nhập chính xác mật khẩu đã đặt trước đó.
• Trường hợp 2: Người dùng đặt mật khẩu với tính năng Save As và tùy chọn Password to modify, thì người dùng truy cập chỉ có thể xem. Để chỉnh sửa, bắt buộc họ phải nhập cả hai mật khẩu đã cài đặt trước đó.

Làm thế nào để biết file Excel đã đặt mật khẩu?

Nếu người dùng được yêu cầu nhập mật khẩu ngay khi mở, thì điều này chứng tỏ, file (tệp) Excel đã được cài đặt mật khẩu để bảo vệ an toàn cho dữ liệu. Khi đó, việc nhập mật khẩu sai, hoặc bỏ qua mật khẩu, người dùng đều sẽ không thể xem được nội dung bên trong tệp.

Lời kết

Hy vọng, bài viết là những chia sẻ hữu ích về cách đặt mật khẩu cho file Excel đơn giản, dễ dàng cho người mới. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ câu hỏi gì cần giải đáp, người dùng cũng đừng quên có thể để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 dễ dàng tư vấn và hỗ trợ được tốt nhất.