Hướng dẫn 4 cách chèn chữ ký vào Word chi tiết, chuyên nghiệp

Bạn đã bao giờ thắc mắc về cách chèn chữ ký vào Word chưa? Việc chèn chữ ký có thể tăng thêm tính xác thực và chuyên nghiệp cho tài liệu của tác giả. Bài viết này HVN Group sẽ trình bày cho bạn các cách đơn giản để có thể thêm chữ ký vào tài liệu Microsoft Word. Khám phá chi tiết ngay.

Tại sao cần tìm hiểu cách chèn chữ ký vào Word?

Trước khi đi vào khám phá cách chèn chữ ký vào Word, hãy hiểu tại sao việc này lại quan trọng. Hành động chèn chữ ký trong Microsoft Word không chỉ đơn thuần là hỗ trợ cho khía cạnh hình thức, mà còn phục vụ cho một số chức năng thiết yếu có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ, khả năng tiếp nhận và vị thế pháp lý của tài liệu.

Hãy cùng đi sâu hơn vào một số lý do chính này để hiểu vì sao không thể bỏ qua cách chèn chữ ký vào Word:

• Tính xác thực: Chữ ký Microsoft Word bổ sung tính xác thực cho tài liệu. Nó đóng vai trò là bằng chứng cho thấy tài liệu đã được người ký tên xem xét và phê duyệt.
• Tính chuyên nghiệp: Cách chèn chữ ký vào Word sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp của văn bản.
• Yêu cầu về mặt pháp lý: Trong nhiều trường hợp, pháp luật quy định phải có thêm chữ ký. Các tài liệu pháp lý như hợp đồng và bản khai thường yêu cầu chữ ký để được coi là ràng buộc về mặt pháp lý.
• Xác minh: Chữ ký cũng cho phép xác minh nội dung của tài liệu. Nếu một tài liệu đã bị thay đổi sau khi ký, chữ ký gốc đóng vai trò là điểm đánh dấu cho phiên bản được phê duyệt cuối cùng.
• Dấu ấn cá nhân: Việc tìm hiểu cách chèn chữ ký vào Word sẽ giúp bạn có thể thêm dấu ấn cá nhân vào tài liệu. Yếu tố này giúp cho nội dung của tài liệu trở nên đáng tin cậy và có tính riêng biệt hơn.

3 phương pháp khác nhau để chèn chữ ký vào Word

Nắm vững các cách chèn chữ ký vào Word là điều vô cùng quan trọng, bởi điều này sẽ giúp bạn lựa chọn được loại chữ ký phù hợp cho từng loại tài liệu. Dưới đây là 03 phương pháp phổ biến nhất đối với chữ ký được chèn trong tài liệu Microsoft Word:

Sử dụng công cụ vẽ

Công cụ vẽ tích hợp trong Microsoft Word thuận tiện cho việc ký chữ nhanh chóng. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu ai đó không cần chữ ký ràng buộc về mặt pháp lý. Chữ ký có thể được vẽ bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng nếu bạn thực hiện cách chèn chữ ký vào Word trên điện thoại. 

Tuy nhiên, như đã đề cập, hình thức này chỉ phù hợp cho các tài liệu không yêu cầu về mặt pháp lý, do đó những văn bản chính thức hoặc cần tính bảo mật cao không nên chèn kiểu signature này. 

Chèn hình ảnh chữ ký

Việc sử dụng hình ảnh chữ ký viết tay mang lại dấu ấn cá nhân hơn đối với cách chèn chữ ký vào Word. Đầu tiên, người dùng scan hoặc chụp ảnh chữ ký và lưu dưới dạng tệp hình ảnh. Tiếp theo, bạn thực hiện chèn hình ảnh này vào tài liệu Microsoft Word.

Phương pháp này thường được chấp nhận đối với các tài liệu chính thức và chuyên nghiệp. Mặc khác, các tệp hình ảnh có thể dễ dàng được sao chép và dán, do đó khiến cho cách này có thể có tính an toàn kém hơn chữ ký số.

Sử dụng chữ ký số

Chữ ký số cung cấp mức độ bảo mật cao trong số các cách chèn chữ ký vào Word. Những signature này được mã hóa và dành riêng cho người ký, bổ sung thêm một lớp xác minh. Nó không chỉ xác nhận danh tính của người ký mà còn đảm bảo rằng tài liệu không bị thay đổi sau khi ký.

Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào Word

Người dùng có thể dễ dàng thực hiện cách chèn chữ ký vào Word 2010, 2016, 2021 hoặc trên phiên bản MS Word online. Tùy vào loại chữ ký bạn muốn chèn vào tài liệu, việc triển khai có thể có chút khác biệt nhau.

Thêm Signature Line

Signature Line là phần placeholder nơi bạn hoặc người khác có thể chèn chữ ký. Word giúp việc tạo Signature Line trở nên đơn giản hơn, chỉ với một vài bước dưới đây:

– Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Word và đặt con trỏ vào vị trí tài liệu cần được chèn chữ ký.

– Bước 2: Nhấp chuột vào tab Insert >> đi tới Text và chọn Signature Line.

– Bước 3: Một hộp thoại Signature Setup xuất hiện >> điền thông tin vào các trường bắt buộc, chẳng hạn như tên, chức danh và địa chỉ email của người ký. Người dùng cũng có thể thêm hướng dẫn tùy chọn cho người ký bằng cách chọn Allow the signer to add comment in the Sign dialog.

Khi đó, Signature Line sẽ xuất hiện ở vị trí hiện tại của con trỏ và bạn đã hoàn thành cách chèn chữ ký vào Word.

Chèn chữ ký viết tay vào tài liệu

Microsoft Word cho phép bạn thêm chữ ký viết tay vào tài liệu. Hình thức này lý tưởng cho những người thích tính xác thực của chữ ký truyền thống hoặc muốn sử dụng sự cách điệu riêng biệt trong chữ ký của mình.

– Bước 1: Lưu tệp hình ảnh rõ ràng về chữ ký viết tay trên máy tính. Các tệp phải được lưu ở định dạng được hỗ trợ, như .PNG, .JPG hoặc .BMP.

– Bước 2: Mở Word và đặt con trỏ vào vị trí tài liệu muốn thêm chữ ký.

– Bước 3: Bấm vào tab Insert >> chọn Picture trong nhóm Illustration.

– Bước 4: Chọn This Device từ menu thả xuống.

– Bước 5: Điều hướng đến vị trí của tệp chữ ký trên máy tính, chọn tệp đó rồi nhấp vào Insert.

Như vậy, bạn đã hoàn thành cách chèn chữ ký vào Word bằng cách sử dụng hình thức chèn hình ảnh chữ ký viết tay.

Sử dụng công cụ vẽ trên Microsoft Word

Nếu thực hiện cách chèn chữ ký vào Word trên Macbook hoặc điện thoại cảm ứng, bạn có thể sử dụng bút cảm ứng để trực tiếp vẽ, nếu không có màn hình cảm ứng, chuột hoặc bàn di chuột là công cụ để bạn tiến hành tự tạo chữ ký trực tiếp trên Microsoft Word.

– Bước 1: Mở Microsoft Word và đặt con trỏ vào vị trí tài liệu muốn thêm signature.

– Bước 2: Bấm vào tab Insert >> chọn Shapes trong nhóm Illustration.

– Bước 3: Chọn công cụ Freeform: Scribble từ menu thả xuống, nằm trong phần Lines.

– Bước 4: Nhấp và giữ chuột trái hoặc sử dụng bút cảm ứng trên màn hình cảm ứng để thực hiện cách chèn chữ ký vào Word.

– Bước 5: Sau khi hoàn thành, hãy nhả nút chuột hoặc nhấc bút khỏi màn hình cảm ứng. Như vậy, chữ ký sẽ xuất hiện dưới dạng một hình vẽ trong tài liệu và thể hiện được tính cá nhân hóa của bạn.

Thêm chữ ký số được mã hóa

Microsoft Word cũng hỗ trợ người dùng có thể thực hiện cách chèn chữ ký vào Word với chữ ký số được mã hóa, điều này cung cấp thêm lớp bảo mật và tính xác thực cho tài liệu. Những signature này sử dụng ID kỹ thuật số duy nhất để xác minh danh tính của người ký và giúp bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu bằng cách đảm bảo rằng nó không bị giả mạo sau khi ký.

Người dũng có thể sẽ cần có chứng chỉ số từ các đối tác của Microsoft, chẳng hạn GlobalSign, hoặc có thể tự tạo một chứng chỉ.

– Bước 1: Trên máy tính, hãy hướng đến vị trí cài đặt Office có hình thức C:Program FilesMicrosoft OfficerootOffice16.

– Bước 2: Bấm đúp click vào tệp SELFCERT.EXE để mở.

– Bước 3: Cửa sổ Create Digital Certificate sẽ xuất hiện >> nhập tên vào hộp bên dưới Your Certificate’s Name và nhấp vào OK.

– Bước 4: Khi đó, bạn sẽ nhận được thông báo thành công >> quay trở lại tài liệu và bấm đúp vào dòng chữ ký.

– Bước 5: Cửa sổ Sign xuất hiện >> nhập, vẽ hoặc thêm hình ảnh chữ ký vào hộp signature >> chọn Sign.

Chữ kỹ của bạn đã được thêm vào dòng chữ ký trong tài liệu. Nếu tài liệu Word đó được chỉnh sửa theo bất kỳ cách nào, chữ ký sẽ trở nên không hợp lệ.

Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về cách cách chèn chữ ký vào Word 2016 và các phiên bản khác bằng cách nhấp vào LIÊN HỆ HỖ TRỢ NGAY để được các chuyên gia hỗ trợ.

LIÊN HỆ HỖ TRỢ NGAY

Đoạn kết

Như vậy, chèn chữ ký vào tài liệu không đơn thuần để hoàn thiện về tính hình thức mà còn bảo vệ mức độ tin cậy và chuyên nghiệp của tài liệu. Do đó, người dùng cần tìm hiểu cách chèn chữ ký vào Word và lựa chọn loại signature phù hợp để ký. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi có liên quan đến các nội dung nêu trên, vui lòng kết nối ngay với nhóm hỗ trợ chuyên nghiệp của HVN Group bằng cách nhắn tin hoặc gọi vào Hotline: 024.9999.7777 để nhận hỗ trợ tư vấn nhanh nhất.