Phần mềm Word là gì? Chi tiết từ A-Z về Word cho người mới

Phần mềm Word là một trong những chương trình xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay. Nghiên cứu cho thấy hơn 1 triệu công ty trên toàn thế giới sử dụng Office 365, trong đó bao gồm cả Microsoft Word. 

Phần mềm Word là gì?

Microsoft Word là một phần mềm xử lý văn bản, soạn thảo tài liệu phổ biến được phát triển vào năm 1983 bởi Microsoft Corp, và cũng là một phần trong bộ năng suất Office. Từ đó, phần mềm đã phát hành nhiều phiên bản với các tính năng nâng cao hơn và tích hợp nhiều công nghệ tốt hơn.

Phiên bản mới nhất của phần mềm là Microsoft Word 2021, ngoài ra còn có phần mềm Word online được tích hợp trong gói giải pháp Microsoft 365.

phần mềm word là gì

Phần mềm Word cung cấp cho người dùng các công cụ chuyên dụng để thiết kế tài liệu theo nhiều cách khác nhau, thực hiện kiểm tra chính tả và ngữ pháp nhằm tạo ra một tài liệu tiêu chuẩn và không có lỗi, sử dụng từ điển đồng nghĩa được tích hợp để thay thế các từ lặp lại bằng các lựa chọn thay thế thích hợp, theo dõi số từ cho báo cáo thống kê của tài liệu, thêm hình ảnh, xử lý âm thanh,…

Tóm lại, phần mềm Word cho phép người dùng:

  • Tạo nội dung có dung lượng lớn
  • Tạo tài liệu, bản in và danh sách gửi thư tùy chỉnh
  • Gửi tài liệu đến một nhóm người để nhận phản hồi
  • Hỗ trợ tùy chỉnh theo cách riêng
  • Sử dụng các tệp được nhập từ các chương trình khác trong Word để tạo kho lưu trữ

Một số tính năng độc đáo của phần mềm Word

tính năng mới của microsoft word

Được sử dụng rộng rãi trong hầu hết mọi ngành nghề, điều này khiến Microsoft phải liên tục cải tiến phần mềm Word của mình để có thể đáp ứng toàn bộ nhu cầu luôn thay đổi của người dùng. Dưới đây là một số những tính năng mới nhất và đáng chú ý nhất mà thương hiệu đã bổ sung cho phần mềm:

  • Công cụ cộng tác phù hợp cho đội nhóm: Phần mềm Word cung cấp cho người dùng khả năng cộng tác theo thời gian thực, từ đó nhiều người có thể chỉnh sửa trên tài liệu cùng một lúc. Bên cạnh đó, bạn có thể theo dõi các thay đổi, để lại nhận xét và so sánh các phiên bản khác nhau của tài liệu. Tính năng cộng tác hoàn toàn phù hợp trong thời đại chuyển đổi số đang có những bước tiến nhanh như hiện nay.
  • Tính năng Mail Merge: Tính năng này cho phép bạn cá nhân hóa và gửi email hoặc thư hàng loạt bằng cách hợp nhất dữ liệu từ bảng tính hoặc database vào tài liệu Word. Tính năng phù hợp cho các tài liệu mời, nhãn hoặc thư được cá nhân hóa.
  • SmartArt và Shape: Phần mềm Word bao gồm một bộ sưu tập đồ họa và hình dạng SmartArt được sử dụng để tạo sơ đồ trực quan, lưu đồ, sơ đồ tổ chức và các hình ảnh minh họa khác.
  • Tài liệu tham khảo và trích dẫn: Đối với trường hợp tạo các văn bản học thuật hoặc tài liệu nghiên cứu, phần mềm Word có thể là một người bạn đồng hành tốt dành cho bạn khi cung cấp các tính năng hỗ trợ tạo và quản lý tài liệu tham khảo, trích dẫn và thư mục. Theo đó, người dùng có thể tạo trích dẫn theo nhiều kiểu khác nhau (chẳng hạn như APA, MLA hoặc Chicago) và dễ dàng quản lý các nguồn.
  • Tự động hóa và Macro: Phần mềm Word cho phép người dùng có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại bằng macro. Theo đó, bạn có thể ghi lại một loạt hành động và phát lại sau, qua đó tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Trên đây chỉ là một số trong rất nhiều tính năng mới được Microsoft bổ sung vào phần mềm Microsoft Word. Phần mềm hỗ trợ tạo văn bản này luôn có xu hướng phát triển khi các tính năng liên tục được cập nhật và các cải tiến mới được bổ sung thường xuyên. Điều này góp phần củng cố vị thế luôn đi đầu xu hướng công nghệ của Microsoft và là người đồng hành đáng tin cậy của các doanh nghiệp.

Ngành nghề ứng dụng phần mềm Word

Microsoft Word là ứng dụng xử lý văn bản được sử dụng nhiều nhất trên thế giới, với khoảng 750 triệu người dùng hoạt động mỗi tháng trên toàn cầu. Sở hữu giao diện thân thiện với người dùng, cách sử dụng đơn giản, đồng thời có thể giải quyết các vấn đề về tin học văn phòng, do đó phần mềm Word phù hợp cho mọi ngành nghề, từ giáo dục, kỹ thuật cho đến marketing hay sales.

ngành nghề sử dụng phần mềm word

Cụ thể, bạn có thể tham khảo ứng dụng của phần mềm Word qua một số ví dụ sau:

  • Lĩnh vực giáo dục: Giáo viên và sinh viên có thể sử dụng phần mềm Word để soạn giáo án, viết luận văn, biên soạn tài liệu nghiên cứu và chuẩn bị các tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy và học tập.
  • Lĩnh vực xây dựng và kỹ thuật: Nhiều kỹ sư và kiến trúc sư có thể tận dụng phần mềm Word để viết mô tả vật liệu với các thông số kỹ thuật, lên kế hoạch xây dựng chi tiết, làm báo cáo và tài liệu tham khảo. Các yếu tố như định dạng đa dạng và phương trình phức tạp được tích hợp trong Word có thể hỗ trợ tốt cho quá trình viết tài liệu kỹ thuật.
  • Lĩnh vực truyền thông: Các nhà xuất bản, nhà báo hoặc chuyên gia về truyền thông tin tưởng sử dụng Word trong quá trình viết bài, soạn thảo, thông cáo báo chí,bài blog và các nội dung biên tập. Tài liệu có thể trở nên hấp dẫn và ấn tượng hơn nhờ sử dụng các định dạng, bố trí phong phú trong phần mềm.
  • Nhân sự: Phần mềm Word được sử dụng thường xuyên trong phòng nhân sự của công ty, khi hỗ trợ đánh kể việc tạo mô tả công việc, sổ tay nhân viên, thư mời làm việc, đánh giá hiệu suất và các tài liệu chính sách nhân sự. Hơn nữa,Microsoft Word còn cung cấp các template được thiết kế sẵn để HR có thể đơn giản hóa việc tạo tài liệu.

Sở hữu phần mềm Word như thế nào?

Nhu cầu về sử dụng Microsoft Word ngày một tăng cao, khi xu hướng chuyển đổi số đang “len lỏi” vào hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Có nhiều cách để sở hữu phần mềm Word. Dưới đây là 03 cách phổ biến để bạn tham khảo:

Đăng ký giấy phép của giải pháp Microsoft 365

đăng ký microsoft 365

Người dùng có thể sử dụng phiên bản Microsoft Word mới nhất với Microsoft 365. Chỉ cần trả một khoản phí hàng tháng hoặc hàng năm, bạn không chỉ nhận được bộ Office 365 với đầy đủ phần mềm Word, Excel, PowerPoint và Outlook, mà còn được cung cấp nhiều ứng dụng phù hợp cho môi trường doanh nghiệp, như Teams, SharePoint, OneDrive,…

Khi sở hữu giấy phép MS 365, phần mềm Word và Excel của người dùng sẽ được tự động cập nhật lên phiên bản mới mỗi lần MS tung ra bản vá lỗi hoặc có sự bổ sung về tính năng. Điều này giúp cho trải nghiệm người dùng trên các ứng dụng luôn được đảm bảo tốt nhất. Chính vì vậy, các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay đều ưu tiên lựa chọn giải pháp Microsoft 365 để hỗ trợ đội ngũ nhân viên có thể tăng cường hiệu quả làm việc.

Giấy phép vĩnh viễn Microsoft Office

đăng ký microsoft office vĩnh viễn

Nếu bạn không quan tâm đến việc trả phí hàng tháng và chỉ có nhu cầu đối với các ứng dụng năng suất như Word, Excel hay PowerPoint, hãy cân nhắc đến việc mua bản quyền Microsoft Office với giấy phép vĩnh viễn. Chỉ với một lần chi trả, người dùng đã có thể cài đặt phần mềm Word trên máy tính và sử dụng trọn đời. 

Phiên bản Office mới nhất hiện nay là Microsoft Office 2021, bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem xét các phiên bản khác như Office 2019, 2016, 2013 và 2010. Có một điều cần lưu ý ở đây, phần mềm Word nằm trong giấy phép đăng ký vĩnh viễn không được cập nhật tự động lên phiên bản bản mới nhất. Có nghĩa là người dùng buộc phải mua giấy phép mới nếu có nhu cầu sử dụng các tính năng nâng cao mới nhất của hãng.

Đăng ký ứng dụng độc lập Microsoft Word

Bên cạnh 02 tùy chọn trên, việc mua phần mềm Word dưới dạng một ứng dụng độc lập cũng có thể được xem xét. Điều này mang lại cho bạn phiên bản Microsoft Word dưới dạng ứng dụng cài đặt trên máy tính chứ không phải một phần trong bộ Office.

Sau khi mua bản quyền, bạn sẽ tải xuống và thoải mái sử dụng phần mềm Word trên điện thoại Android, iOS hoặc máy tính Windows, Mac. Đây là sự lựa chọn phù hợp cho các cá nhân có nhu cầu sử dụng Word với ngân sách vô cùng hạn hẹp.

Để được hỗ trợ lựa chọn phương pháp sở hữu phần mềm Word phù hợp nhất, nhấp vào LIÊN HỆ NGAY để được các chuyên gia hỗ trợ.

LIÊN HỆ NGAY

Mục đích sử dụng phần mềm Word trong doanh nghiệp

Xét thấy phần mềm Word cung cấp nhiều chức năng và tính năng, vì thế không có gì đáng ngạc nhiên khi các doanh nghiệp trên thế giới bắt đầu sử dụng công cụ này ngày một nhiều cho hoạt động kinh doanh thường ngày của mình.

sử dụng phần mềm word trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số cách cụ thể mà bạn có thể kết hợp phần mềm Word vào quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp của mình:

Chia sẻ tài liệu

Vì phần mềm Word tương thích với mọi nền tảng hoặc thiết bị nên tài liệu được tạo trong Microsoft Word có thể được chia sẻ với bất kỳ ai, ngay cả những người không có tài khoản Microsoft.

Thực tế, việc chia sẻ tài liệu thúc đẩy hiệu quả công việc trong các đội nhóm, khi các thành viên đều có thể truy cập vào cùng một tài liệu đồng thời trên nhiều thiết bị khác nhau, để theo dõi và đóng góp ý kiến (nếu có).

Tùy chọn các template

Phần mềm Word cung cấp cho người dùng hàng nghìn template được thiết kế chuyên nghiệp, cả được tích hợp sẵn và có thể tải xuống, giúp bạn dễ dàng bắt đầu soạn thảo các tài liệu kinh doanh như thư từ, báo cáo và đề xuất. 

tùy chọn các template

Một số template Microsoft Word phổ biến cho mục đích kinh doanh có thể kể đến như:

  • Lịch
  • Thư kinh doanh
  • Newsletter
  • Báo cáo kinh doanh
  • Đề xuất kinh doanh
  • Hóa đơn
  • Ngân sách
  • Tài liệu quảng cáo và tờ rơi
  • Giấy chứng nhận
  • Tài liệu marketing
  • Báo cáo nhân viên
  • Tạo hợp đồng

Cộng tác nhóm

Với các tùy chọn chia sẻ trong phần mềm Word, bạn có thể gửi tài liệu cho đồng nghiệp để mọi người dùng làm việc. Các thành viên có thể theo dõi các thay đổi, xem ai đã chỉnh sửa, thêm hoặc xóa nội dung. Những thay đổi được theo dõi cũng cho phép bạn viết ghi chú và câu hỏi bên lề để bất kỳ ai khác đang làm việc trên tài liệu đều có thể trả lời.

Hợp nhất với mail

mail merge trong phần mềm word

Tính năng này của phần mềm Word cho phép bạn tạo nhiều loại tài liệu có thể được cá nhân hóa cho mỗi người nhận thư. Đó có thể là một email newsletter, lời mời họp hoặc thư từ kinh doanh chung.

Trong trường hợp này, một số loại bảng tính hoặc danh sách cần được liên kết với tài liệu để Microsoft Word biết tên và địa chỉ cần kéo vào phần placeholder. 

Công cụ xây dựng thương hiệu

Phần mềm Word cũng cung cấp các công cụ xây dựng thương hiệu, cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện tài liệu của mình. Bạn có thể thêm logo của riêng mình, chọn cách phối màu khác và chọn các yếu tố khác để phù hợp hơn với thương hiệu.

Người dùng Microsoft Word cũng có thể tải xuống mẫu chữ ký email và tạo chữ ký tùy chỉnh. Thậm chí là tạo chữ ký mặc định cho tất cả những người hiện đang làm việc trong doanh nghiệp.

HVN Group – nhà cung cấp phần mềm Microsoft Word chính hãng

HVN hiện đang hoạt động trên thị trường với vai trò đối tác ủy quyền chính thức của Microsoft, thông tin xác thực có thể được kiểm tra tại https://go.hvn.vn/doi-tac-microsoft. Do đó, chúng tôi đảm bảo cung cấp cho người dùng doanh nghiệp nhiều lựa chọn để sở hữu phần mềm Word bản quyền, bao gồm giải pháp Microsoft 365 hoặc bản quyền Office vĩnh viễn.

Bên cạnh đó, nhóm hỗ trợ chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ cung cấp cách tải phần mềm Word về máy tính nhanh chóng, bên cạnh các ứng dụng Office khác, đồng thời giải quyết mọi sự cố phát sinh trong quá trình sử dụng. 

đăng ký phần mềm word tại hvn

Điều gì khiến chúng tôi trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ Microsoft uy tín nhất trên thị trường?

  • Có hơn 12 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh chuyển đổi số
  • Hỗ trợ hàng chục nghìn doanh nghiệp với nhiều quy mô thành công áp dụng các giải pháp công nghệ vào quy trình làm việc
  • Hơn 90% khách hàng hài lòng về dịch vụ và sẵn sàng quay lại tái đăng ký
  • Đảm bảo cung cấp hỗ trợ khách hàng 24/7/365 để giải quyết kịp thời các sự cố phát sinh và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh

Đoạn kết

Như vậy, bài viết này đã cung cấp cho người dùng những thông tin cơ bản nhất về phần mềm Word và cách mà nền tảng này được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm về Microsoft Word cũng như các ứng dụng nằm trong hệ sinh thái Microsoft, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – bằng cách gọi tới số Hotline: 024.9999.7777.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận