Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Microsoft Word là một phần mềm rất phổ biến, cũng có thể nói là một phần của bộ công cụ và ứng dụng Microsoft 365 với nhiều tính năng vượt trội. Vậy thực tế, Microsoft Word là gì? Phần mềm Word có những tính năng và ưu điểm nổi bật ra sao? Người dùng hãy cùng HVN Group khám phá và tìm hiểu chi tiết bài viết dưới đây.
Microsoft Word là gì?
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo và xử lý văn bản được phát triển Microsoft. Kể từ khi ra mắt vào năm 1983, MS Word ngay lập tức đã trở thành một phần “quan trọng” của bộ ứng dụng Office khi cung cấp đa dạng các tính năng và bộ công cụ chuyên nghiệp để tối ưu hóa khả năng chỉnh sửa và sáng tạo nội dung cho người dùng.
Tính đến thời điểm hiện tại, Microsoft Word đã trải qua nhiều phiên bản khác nhau, cụ thể như MS Word 97, MS Word 2000, MS Word 2003, MS Word 2010, MS Word 2011, MS Word 2013, MS Word 2016, MS Word 2019, Microsoft 365 (tích hợp cả MS Word online),… Điều này giúp cải tiến nhiều về tính năng, nâng cao hiệu suất, tính bảo mật, cũng như phục vụ nhu cầu soạn thảo và xử lý văn bản một cách hiệu quả cho trải nghiệm người dùng.
Microsoft Word khác gì so với Google Docs?
Microsoft Word khác gì so với Google Docs? Hay Microsoft Word và Google Docs: Ứng dụng nào là lựa chọn hoàn hảo cho trình soạn thảo văn bản? có lẽ là những thắc mắc mà nhiều người đang đối mặt khi tìm kiếm ứng dụng văn phòng tiện ích. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các tính năng và tiện ích tuyệt vời của Microsoft Word và Google Docs mà người dùng có thể tham khảo:
| Tiêu chí so sánh | Microsoft Word | Google Docs |
| 1. Điểm giống nhau | – Đều là những công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản phổ biến với các tính năng cơ bản như tùy chỉnh, định dạng văn bản, chèn hình ảnh, liên kết, biểu đồ, đồ thị, các công cụ kiểm tra lỗi chính tả,…
– Hỗ trợ các tính năng định dạng văn bản phức tạp, bao gồm mục lục, tạo bảng, đánh số trang, tiêu đề,…. – Khả năng lưu trữ trên nền tảng đám mây: Microsoft Word có thể lưu trữ tài liệu trên OneDrive, trong khi đó Google Docs mặc định lưu trữ trên Google Drive. – Truy cập linh hoạt từ nhiều thiết bị như PC, máy tính bảng, laptop, ứng dụng di động,… |
|
| 2. Điểm khác nhau | ||
| Giao diện | Giao diện có phần phức tạp khi tích hợp nhiều tính năng nâng cao. | Giao diện có phần trực quan, đơn giản và dễ sử dụng hơn. |
| Nền tảng | Cài đặt ứng dụng trên máy tính hoặc truy cập online trên trình duyệt web. | Chủ yếu hoạt động trực tuyến trên trình duyệt web, ngoài ra còn có thể dùng app offline trên ứng dụng di động. |
| Hiệu suất | MS Word đôi khi sẽ mất nhiều thời gian hơn khi mở một tài liệu lớn với nhiều tùy chỉnh nâng cao. | Google Docs mang đến trải nghiệm viết, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng, chưa kể còn được tối ưu với các công cụ đẩy mạnh hiệu suất được Google tích hợp. |
| Khả năng tương thích tệp | Hỗ trợ nhiều định dạng tệp, bao gồm docx, .txt, .pdf, .rft,…. cùng nhiều định dạng văn bản khác. | Hỗ trợ đa dạng các định dạng như .docx, .pdf, .txt,…. tuy nhiên thường sẽ ít định dạng hơn MS Word. |
| Trải nghiệm AI | Microsoft tích hợp khả năng tuyệt vời của trí tuệ nhân tạo (AI) trực tiếp vào MS Word, giúp thực hiện hóa những ý tưởng sáng tạo, tinh chỉnh và nâng cao tài liệu một cách hiệu quả. | Trợ lý Gemini xuất hiện ngay thanh bên cạnh của trình soạn thảo văn bản Google Docs, giúp cải thiện chất lượng và sự hiểu biết ở văn bản, từ đó nâng cao trải nghiệm viết và đọc tốt cho người dùng khi sử dụng Google Docs. |
| Tính năng bảo mật | Hỗ trợ nhiều tùy chọn bảo mật nâng cao như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập,…. | Hỗ trợ bảo mật tốt, tích hợp chặt chẽ với các giao thức và tiêu chuẩn bảo mật nâng cao của Google Workspace. |
| Cộng tác và chia sẻ | Phiên bản Microsoft Word Online cho phép người dùng có thể chỉnh sửa và cộng tác theo thời gian thực, tuy nhiên trải nghiệm và sự thuận tiện có phần kém hơn đôi chút so với Google Docs. | Google Docs hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc cộng tác và làm việc trực tuyến. Người dùng có thể đồng chỉnh sửa tệp, thêm nhận xét, phản hồi, cũng như chia sẻ tài liệu linh hoạt cho nhiều người dùng khác chỉ với vài thao tác đơn giản. |
| Tích hợp nâng cao | Tích hợp tốt với các ứng dụng và hệ sinh thái Microsoft. Chẳng hạn như: Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, OneDrive, Outlook, SharePoint,… | Trải nghiệm tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Google, chẳng hạn như: Google Sheets, Google Slides, Google Drive, Google Calendar, Google Meets, Gmail,… |
| Chi phí | – Trả phí linh hoạt theo các gói đăng ký Microsoft 365, hoặc bản mua 1 lần. | – Miễn phí cho người dùng cá nhân
– Gói đăng ký có trả phí cho doanh nghiệp (linh hoạt theo các gói dịch vụ của Google Workspace) |
Đánh giá chung, thì cả Microsoft Word và Google Docs đều là những ứng dụng có thể hỗ trợ hiệu quả cho người dùng trong việc soạn thảo và xử lý văn bản. Nếu như Microsoft Word ưu tiên nhiều hơn về kỹ thuật và các tính năng nâng cao, thì Google Docs lại đơn giản và dễ dàng hơn khá nhiều. Do đó, việc xem xét nên sử dụng Google Docs hay Microsoft Word, thì điều này còn phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của người dùng.
Các thành phần chính trên giao diện Microsoft Word
Giao diện của phần mềm Word được thiết kế một cách thông minh để có thể hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc soạn thảo và xử lý dữ liệu. Cụ thể như:
1. Ribbon (Thanh công cụ)
Thanh Ribbon được thiết kế nằm ngang ở vị trí trên cùng của tài liệu Word, bao gồm các tab File, Home, Insert, Design, Page Layout, References, Mailings,….. Trong đó, mỗi tab sẽ chứa các nhóm công cụ và tiện ích liên quan đến một tính năng cụ thể.
2. Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm ở bên trái thanh Ribbon, gồm các tính năng hỗ trợ truy cập nhanh như Lưu, Hoàn tác, Xuất file và In ấn.
3. Status Bar
Thanh trạng thái (Status Bar) được thiết kế nằm ở phía cuối cửa sổ nhằm mục đích hiển thị thông tin về trạng thái của tài liệu, chẳng hạn như số trang, chế độ xem,….
4. Navigation Pane
Navigation Pane là thanh điều hướng, cho phép người dùng có thể dễ dàng di chuyển và điều hướng tài liệu “nhanh” cho các mục đích tìm kiếm, sửa lỗi hoặc xem trước cấu trúc tài liệu.
5. Document Area
Document Area là khu vực tài liệu, nơi sẽ hiển thị và cho phép tùy chỉnh nội dung tài liệu. Tại đây, người dùng có thể thực hiện nhanh việc soạn thảo văn bản, chèn hình ảnh, bảng biểu, cũng như các tùy chọn khác.
6. View Options
Tùy chọn Xem cho phép người dùng có thể chuyển đổi linh hoạt cách hiển thị tài liệu với nhiều chế độ khác nhau, chẳng hạn như Print LayOut (Xem in), Draft View (Xem bản nháp), Web Layout (Xem web),…
Microsoft Word có những tính năng gì?
Là một phần của bộ công cụ Microsoft Office, MS Word có thể nói là đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong môi trường văn phòng, nhất là khi công cụ sở hữu nhiều tính năng tuyệt vời. Cụ thể như:
Soạn thảo văn bản
Gõ và soạn thảo văn bản là tính năng chính, cũng là tính năng quan trọng nhất ở tất cả các phiên bản của Microsoft Word. Theo đó, với không gian soạn thảo văn bản linh hoạt, dễ sử dụng, người dùng có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa và định dạng văn bản một đơn giản, chuyên nghiệp theo ý muốn.
Tùy chỉnh văn bản nâng cao
Microsoft Word cũng tích hợp nhiều tính năng tùy chỉnh nâng cao, cho phép người dùng có thể chỉnh sửa và định dạng văn bản một cách dễ dàng, chẳng hạn như:
- Định dạng văn bản: MS Word cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ định dạng như font chữ, kích thước, màu sắc, kiểu định dạng,…. để người dùng có thể tinh chỉnh tài liệu một cách dễ dàng.
- Chèn hình ảnh: Người dùng có thể tạo sự thu hút và chi tiết hơn cho tài liệu bằng cách chèn hình ảnh, sơ đồ, hoặc linh hoạt các đối tượng đồ họa,….
- Chèn bảng biểu: MS Word hỗ trợ người dùng tạo bảng để có thể tổ chức thông tin, tích hợp các ô, bảng và công thức tính toán hiệu quả.
- Chèn biểu đồ: Word cũng cho phép người dùng có thể tạo nhanh các biểu đồ nhằm mục đích minh họa và trực quan hóa dữ liệu.
- Kiểm tra lỗi chính tả: Thiết lập tính năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trên Word giúp người dùng có thể đảm bảo tính chính xác, cũng như sự chuẩn mực của ngôn ngữ.
- Tạo mục lục và chú thích: MS Word hỗ trợ người dùng chú thích và tạo mục lục tự động, không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn đơn giản hóa việc tổ chức và liên kết thông tin trong tài liệu.
- Tìm kiếm và thay thế: Với tính năng này, người dùng có thể dễ dàng định vị vị trí và thay đổi nội dung trong văn bản khi cần.
Sắp xếp dữ liệu
Tính năng tạo bảng trong MS Word cho phép người dùng có thể quản lý và sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả. Khi đó, với các bảng biểu, người dùng có thể thiết lập các công thức tính toán, sắp xếp và phân loại dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp việc so sánh và xử lý thông tin dễ dàng.
Tìm kiếm và thay thế
Tìm và thay thế cũng là một tính năng tiện ích của MS Word. Điều này cho phép người dùng có thể dàng tìm kiếm và thay đổi các từ hoặc cụm từ trong tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả. Đặc biệt, tính năng này không chỉ áp dụng trong tài liệu hiện tại, mà còn ở cả các bản sao lưu và phiên bản trước đó của tài liệu.
Kiểm soát lỗi chính tả và ngữ pháp
Ngoài hỗ trợ tìm kiếm và thay thế, MS Word còn cung cấp cho người dùng tính năng kiểm tra và rà soát lỗi chính tả. Khi đó, chỉ với vài thao tác tùy chọn đơn giản, hệ thống sẽ tự động kiểm tra và đề xuất các lỗi chính tả hiện có trong tài liệu để người dùng có thể chỉnh sửa nhanh và đảm bảo tính chính xác. Bên cạnh đó, tính năng kiểm tra ngữ pháp cũng rất hữu ích khi có thể hỗ trợ người dùng xây dựng cấu trúc văn bản mạch lạc và chuẩn ngữ pháp.
In và xuất file dữ liệu
MS Word cũng cung cấp đa dạng các tùy chọn định dạng file khác nhau để phục vụ cho việc in ấn. Người dùng khi đó có thể in toàn bộ, in một phần nội dung, hoặc in cùng lúc nhiều bản sao theo nhu cầu thực tế. Bên cạnh đó, ứng dụng còn cho phép các điều chỉnh linh hoạt cho việc cài đặt khổ giấy, hướng trang, màu sắc,…. để việc chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Tính năng trộn thư (Mail Merge)
Tính năng Mail Merge của MS Word giúp người dùng có thể tiết kiệm tối ưu thời gian khi xử lý các công việc liên quan đến danh sách và cần chèn vào biểu mẫu cố định như thư mời, phiếu lương, hợp đồng lao động, hoặc thông báo,…. Lúc này, thay vì phải nhập liệu thủ công, thì người dùng có thể sử dụng Mail Merge để tạo một mẫu cố định và chọn danh sách thông tin người nhận tương ứng. Sau khi thao tác, tên và thông tin của từng người sẽ được điền tự động trong biểu mẫu một cách nhanh chóng.
Bảo mật dữ liệu quan trọng
Microsoft Word cũng cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, chẳng hạn như mã hóa tài liệu, thiết lập quyền riêng tư, tích hợp Microsoft Defender,… để bảo vệ người dùng khỏi những hành vi sao chép hoặc chỉnh sửa tài liệu trái phép. Điều này có thể nói là đặc biệt hữu ích với các tài liệu nhạy cảm như báo cáo, hợp đồng, hay các tài liệu chứa thông tin mật của tổ chức, doanh nghiệp.
Tích hợp với các ứng dụng và công cụ của Microsoft 365
MS Word Online cho phép người dùng có thể tích hợp linh hoạt với các công cụ và dịch vụ tiện ích của hệ sinh thái Microsoft 365 như Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, OneNote,…. để tạo nên trải nghiệm liền mạch, không chỉ tối ưu thời gian, hiệu suất, mà còn đảm bảo chất lượng công việc một cách tốt nhất.
Tại sao nên sử dụng Microsoft Word?
Microsoft Word sở hữu nhiều tính năng vượt trội, có thể giúp người dùng thao tác một cách linh hoạt và hiệu quả trong quá trình soạn thảo, cũng như xử lý văn bản nâng cao. Do đó, chắc chắn người dùng sẽ không thể bỏ qua những ưu điểm và lợi ích tuyệt vời khi sử dụng MS Word dưới đây:
Hỗ trợ soạn thảo văn bản “chuyên nghiệp”
MS Word cung cấp một giao diện đơn giản, mạnh mẽ và trực quan cho trình soạn thảo văn bản, giúp người dùng có thể dễ dàng thao tác nhằm tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp, chi tiết và rõ ràng. Cùng với đó là các tính năng tùy chỉnh nâng cao, ví dụ như định dạng font chữ, màu sắc, kích thước, chèn hình ảnh, liên kết, hay biểu đồ,… để việc sáng tạo và thiết lập văn bản theo ý muốn của người dùng được diễn ra một cách tối ưu.
Tối ưu thời gian và năng suất làm việc
MS Word cung cấp nhiều tính năng tự động hóa, giúp người dùng có thể tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu suất và chất lượng công việc một cách hiệu quả. Ví dụ, người dùng có thể thiết lập tính năng kiểm tra chính tả và lỗi ngữ pháp để tự động phát hiện những lỗi sai, từ đó thay thế và sửa lỗi nhanh chóng nhằm đảm bảo tính chính xác cho tài liệu.
Dễ dàng kiểm soát lịch sử phiên bản
Tính năng theo dõi thay đổi – Track Changes trong MS Word cho phép người dùng có thể dễ dàng kiểm soát các chỉnh sửa, quản lý lịch sử phiên bản và cung cấp phản hồi nhanh chóng. Điều này có thể nói là đặc biệt hữu ích với các tài liệu khi làm việc nhóm, hoặc quản lý tài liệu qua nhiều phiên bản chỉnh sửa khác nhau.
Lưu trữ và bảo mật dữ liệu an toàn
Microsoft Word cũng cung cấp nhiều tính năng bảo mật nâng cao như chống sao chép tài liệu, chống in nội dung trái phép, bảo vệ văn bản bằng mật khẩu, hạn chế quyền chỉnh sửa,…. để đảm bảo tính bảo mật, cũng như an toàn cho dữ liệu. Thông qua đó, người dùng hoàn toàn có thể yên tâm lưu trữ những thông tin quan trọng mà không lo bị đánh cắp hay tiết lộ thông tin mật.
Chia sẻ và cộng tác trực tuyến
Ở phiên bản Microsoft Word Online, người dùng có quyền truy cập tối đa trên 5 thiết bị cùng lúc. Đây được xem như giải pháp hoàn hảo để người dùng có thể tiếp tục công việc của mình mọi lúc, mọi nơi mà không bị hạn chế về không gian, hay thời gian. Bên cạnh đó, MS Word Online còn đem đến khả năng cộng tác và làm việc nhóm từ xa, cho phép người dùng có thể kết nối và trao đổi trực tuyến với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng ngay trên tài liệu dù đang ở các địa điểm khác nhau.
Những ai nên sử dụng Microsoft Word?
Với tất cả các tính năng đa dạng, MS Word không chỉ là công cụ hữu ích, mà còn là giải pháp hoàn hảo khi cung cấp không gian làm việc sáng tạo và hiệu quả. Hơn nữa, MS Word còn phù hợp với nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề, và bất cứ ai cũng đều có thể sử dụng. Cụ thể như:
1. Nhân viên văn phòng
MS Word có thể nói là một trợ thủ đắc lực cho nhân viên văn phòng. Bằng cách khai thác các tính năng và tiện ích trên phần mềm, họ có thể tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp, cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa và in ấn, nhất là những tài liệu quan trọng như hợp đồng, email, báo cáo, thư mời,…
2. Cán bộ, viên chức
Các cán bộ, viên chức cũng thường xuyên sử dụng Word để soạn thảo công văn, quyết định và các tài liệu hành chính liên quan đến công vụ. Vì vậy, MS Word có thể xem như giải pháp hoàn hảo để họ có thể tối ưu quy trình, soạn thảo tài liệu nhanh và chuyên nghiệp với các tính năng hỗ trợ định dạng chuẩn.
3. Giáo viên, giảng viên
Với các giáo viên và giảng viên, MS Word có thể hỗ trợ họ hiệu quả trong việc soạn giáo án, tài liệu giảng dạy, bảng điểm, đề kiểm tra cùng nhiều tài liệu liên quan,… Bên cạnh đó, các tính năng như tự động kiểm tra lỗi chính tả, chèn bảng biểu, hình ảnh, video, hay tạo biểu đồ trong Word cũng rất hữu ích để họ có thể trực quan hóa tài liệu, tạo sự thu hút và nâng cao chất lượng bài giảng.
4. Học sinh, sinh viên
Không chỉ hỗ trợ tốt cho giáo viên, giảng viên, mà MS Word còn là một công cụ rất hữu ích đối với học sinh và sinh viên trong việc soạn thảo bài luận, bài tập nhóm và các tài liệu liên quan đến dự án học tập. Cùng với đó, việc tùy chỉnh định dạng và bố cục văn bản cũng sẽ giúp cho tài liệu dễ đọc, dễ theo dõi và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
5. Freelancer
Các freelancer, đặc biệt là những người làm việc trong lĩnh vực dịch thuật, sáng tạo content, viết lách,,…. cũng có thể sử dụng MS Word để soạn thảo văn bản, tài liệu và nội dung liên quan. Khi đó, với một tài liệu chuyên nghiệp, bố cục và nội dung rõ ràng, chắc chắn sẽ giúp họ tạo được ấn tượng tốt hơn với khách hàng.
Microsoft Word có bao nhiêu phiên bản?
Microsoft Word liên tục cập nhật các phiên bản nâng cao để mang lại cho người dùng những tính năng và trải nghiệm tuyệt vời. Dưới đây là danh sách và đặc điểm cơ bản của các phiên bản MS Word người dùng nên biết:
| Thời gian | Phiên bản Microsoft | Điểm nổi bật |
| Năm 1983 | Microsoft Word 1.0 | Phiên bản MS Word đầu tiên ra mắt trên hệ điều hành đĩa của Microsoft (MS-DOS), bao gồm cơ sở đồ họa và chỉ hỗ trợ các chức năng soạn thảo văn bản đơn giản. |
| Năm 1989 | Microsoft Word cho Windows 1.0 | Phiên bản MS Word đầu tiên dành cho hệ điều hành Windows với tích hợp đồ họa giao diện người dùng, giúp việc sử dụng dễ dàng hơn khá nhiều so với phiên bản trên MS-DOS. |
| Năm 1993 | Microsoft Word 6.0 | Microsoft Word 6.0 hợp nhất các phiên bản cho Windows và Mac thành một, không chỉ cải tiến về tính năng định dạng, mà còn bổ sung nhiều phím tắt để hỗ trợ thao tác nhanh. |
| Năm 1996 | Microsoft Word 97 | Phiên bản ra mắt đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc chuyển đổi giao diện người dùng “hoàn hảo” hơn. |
| Năm 2003 | Microsoft Word 2003 (Office 2003) | Phiên bản MS Word ra mắt với nhiều cải tiến về định dạng tài liệu, công cụ và các tính năng chỉnh sửa văn bản nâng cao. |
| Năm 2007 | Microsoft Word 2007 (Office 2007) | Phiên bản mới có sự thay đổi lớn về giao diện với thanh Ribbon thay thế cho hệ thống menu cũ. Ngoài ra, còn hỗ trợ định dạng tệp mới .docx và chế độ xem trước trực tiếp để người dùng dễ dàng thay đổi định dạng tệp trước khi thực hiện. |
| Năm 2010 | Microsoft Word 2010 (Office 2010) | Phiên bản cải tiến với tính năng Backstage View, cho phép người dùng có thể linh hoạt điều khiển các tác vụ như lưu, mở, và chia sẻ tài liệu. |
| Năm 2013 | Microsoft Word 2013 (Office 2013) | Phiên bản MS Word được nâng cấp với tính năng lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tiếp qua OneDrive (nền tảng lưu trữ đám mây). Kèm theo đó là sự cải thiện về tính năng đọc văn bản, giúp tài liệu Word hiển thị rõ ràng hơn trên các thiết bị di động. |
| Năm 2015 | Microsoft Word 2016 (Office 2016) | Microsoft Word 2016 được cải tiến với tính năng cộng tác, cho phép nhiều người dùng có thể chỉnh sửa đồng thời trên cùng một tài liệu. |
| Năm 2018 | Microsoft Word 2019 (Office 2019) | Phiên bản MS Word mới được đánh giá cao về trải nghiệm sử dụng mượt mà, các tính năng hỗ trợ viết trên thiết bị cảm ứng, tăng cường công cụ dịch thuật tự động và hỗ trợ tốt hơn cho tệp PDF. |
| Năm 2021 | Microsoft Word 2021 (Office 2021) | Microsoft Word 2021 được ra mắt với nhiều cải tiến về tính năng, hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả trong môi trường tối. Đồng thời tăng cường khả năng hợp tác tài liệu với nhiều người dùng cùng lúc trong thời gian thực hiện. |
| Microsoft Word Online (Microsoft 365) | Phiên bản MS Word trực tuyến và thường xuyên được cập nhật thông qua các gói đăng ký Microsoft 365. Không chỉ tích hợp chặt chẽ với tiện ích đám mây, hỗ trợ cộng tác trực tuyến, mà còn liên tục nâng cấp các tính năng bảo mật nâng cao, đảm bảo tối ưu cho tài liệu của người dùng. | |
Tổng quan chung, thì mỗi phiên bản đều có những cải tiến về tính năng, giao diện, và khả năng tích hợp nâng cao để đáp ứng tối ưu nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp và người dùng cá nhân.
Cách cài đặt Microsoft Word trên máy tính
Để sử dụng MS Word ở phiên bản Microsoft 365, người dùng trước tiên sẽ cần tải và cài đặt phần mềm. Các bước thực hiện đơn giản, chi tiết như sau:
– Bước 1: Truy cập www.office.com và tiến hành đăng nhập bằng tài khoản Microsoft đã tạo trước đó.
– Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, hãy click chọn Cài đặt ứng dụng (Install Apps) → chọn mở giao diện nhập code bằng cách click chọn I have a product key, sau đó kiểm tra và nhập mã code tương ứng đã được cấp để kích hoạt gói đăng ký Microsoft 365 bản quyền.
– Bước 3: Cài đặt Microsoft Office. Người dùng lúc này sẽ quay lại trang chủ Microsoft 365 → click chọn Install Office để chuyển sang trạng thái tải phần mềm.
– Bước 4: Tại đây, người dùng sẽ tùy chọn ngôn ngữ Office, chọn phiên bản phù hợp (Office 64-bit) và nhấn chọn Install (Cài đặt) để tiến hành tải file về máy.
– Bước 5: Khi quá trình tải file về máy hoàn tất, người dùng hãy mở file và thực hiện các thiết lập cho đến khi nhận được thông báo “Bạn đã hoàn thành! Office đã được cài đặt” → sau đó click chọn Đóng.
– Bước 6: Tại màn hình chính, người dùng sẽ dễ dàng thấy kho ứng dụng. Khi đó, chỉ cần tìm và kích hoạt biểu tượng của ứng dụng Word là người dùng đã có thể bắt đầu sử dụng.
*Lưu ý: Để có thể trải nghiệm đầy đủ các tính năng và tiện ích của Microsoft Word, người dùng sẽ cần mua bản quyền và thực hiện việc trả phí linh hoạt theo gói đăng ký Microsoft 365.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word cho người mới
Để có thể sử dụng và khai thác các tính năng của Microsoft Word “online” một cách hiệu quả, người dùng nhất định sẽ không thể bỏ qua những hướng dẫn sử dụng MS Word chi tiết dưới đây:
Tạo một file Word mới
Chỉ với 02 thao tác đơn giản, không khó để người dùng có thể tạo mới một tài liệu trên MS Word. Cụ thể thao tác như sau:
– Bước 1: Truy cập phần mềm Microsoft Word và click chọn Tài liệu trống.
– Bước 2: Khi giao diện chuyển tiếp, người dùng có thể bắt đầu trình soạn thảo, chỉnh sửa và tối ưu quá trình làm việc một cách hiệu quả với các tính năng nâng cao.
Chỉnh sửa trên file Word
Với Word, người dùng có thể biên tập tài liệu, định dạng chữ, chèn hình ảnh, bảng biểu, liên kết,…. một cách dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản như sau:
– Bước 1: Truy cập file Word cần chỉnh sửa.
– Bước 2: Click chọn Chèn. Tại đây, người dùng có thể dễ dàng thấy các tùy chọn chỉnh sửa Word chi tiết như hình bên dưới.
– Bước 3: Dựa trên yêu cầu chỉnh sửa, người dùng có thể tùy chọn tính năng phù hợp.
Đổi tên file Word
Với những file Word cần đổi tên, người dùng có thể thực hiện nhanh với các bước sau:
– Bước 1: Truy cập file Word cần đổi tên trên ứng dụng MS Word.
– Bước 2: Click chọn Tệp → sau đó chọn Đổi tên. Khi đó, hệ thống sẽ bôi tên tên tài liệu cần chỉnh sửa để người dùng có thể thực hiện việc đổi tên một cách nhanh chóng.
Tìm kiếm và thay thế trên tài liệu Word
Tìm và thay thế văn bản trong Word cũng là một tính năng rất hữu ích, cho phép người dùng có thể tinh chỉnh và hoàn thiện văn bản của mình một cách hoàn hảo. Hơn nữa, thao tác thực hiện cũng rất đơn giản, gọn nhẹ với các bước sau:
– Bước 1: Truy cập tài liệu Word và click chọn biểu tượng ở góc trái phía trên màn hình như hình bên dưới.
– Bước 2: Lúc này, khi cửa sổ Dẫn hướng sẽ xuất hiện, người dùng sẽ thấy các tùy chọn Tìm và Thay thế.
– Bước 3: Click chọn Tìm để tìm kiếm từ hoặc cụm từ trong tài liệu nếu người dùng chỉ muốn thao tác tìm kiếm.
– Bước 4: Trường hợp người dùng muốn tìm kiếm và thay thế đồng thời, hãy click chọn Thay thế. Tại đây, hãy nhập từ hoặc cụm từ cần tìm kiếm trong tài liệu → tiếp đó nhập từ hoặc cụm từ muốn thay thế chúng.
– Bước 5: Cuối cùng, người dùng chỉ cần nhấn chọn Thay thế hoặc Thay thế tất cả là hoàn tất.
Chèn mục lục tự động trong file Word
Tạo mục lục trong Microsoft Word là yếu tố cần thiết để người dùng có thể tổ chức tài liệu của mình cách rõ ràng, logic và có cấu trúc. Khi đó, thay vì phải xem từng trang một, thì người đọc có thể dễ dàng dựa vào mục lục tự động để di chuyển nhanh đến phần nội dung mà mình cần tìm. Cụ thể thao tác như sau:
– Bước 1: Truy cập file Word và xác định vị trí người dùng cần chèn mục lục.
– Bước 2: Click chọn Tham khảo → chọn Mục lục và chọn Chèn mục lục như hình bên dưới. Lúc này, hệ thống sẽ dựa trên cấu trúc bài viết để thiết lập mục lục tương ứng.
*Lưu ý: Nếu có bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện sau khi chèn mục lục, người dùng hoàn toàn có thể tùy chọn tính năng Cập nhật mục lục để theo sát nội dung.
Cách kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trên file Word
Kiểm tra lỗi chính tả là một thao tác vô cùng quan trọng khi người dùng soạn thảo văn bản. Bởi không chỉ đảm bảo sự chính xác, mà điều này còn giúp để lại ấn tượng tốt trong lòng người đọc. Theo đó, người dùng cũng không khó để kích hoạt tính năng này với các bước sau:
– Bước 1: Truy cập file Word cần check lỗi chính tả và ngữ pháp trên MS Word.
– Bước 2: Click chọn Xem lại và chọn Chính tả và ngữ pháp như hình bên dưới.
– Bước 3: Tiếp tục click chọn Chính tả. Nếu văn bản soạn thảo chính xác, hệ thống sẽ đưa ra thông báo hiển thị “không tìm thấy lỗi”. Ngược lại, nếu văn bản xuất hiện lỗi sai, thì sẽ được hiển thị dấu gạch chân đỏ phía dưới cho các lỗi sai đó.
– Bước 4: Người dùng cũng có thể thiết lập Tùy chọn Tự động sửa và Đặt ngôn ngữ soát lỗi cụ thể để tối ưu việc kiểm tra và chỉnh sửa lỗi chính tả nhanh chóng khi cần.
Chia sẻ file Word
MS Word Online cho phép người dùng có thể chia sẻ và cộng tác linh hoạt trên tài liệu cùng nhiều người dùng khác. Cụ thể thao tác như sau:
– Bước 1: Click chọn mục Chia sẻ ở góc phải phía trên màn hình.
– Bước 2: Tiếp tục click Chia sẻ, người dùng sau đó sẽ thấy một bảng hiển thị như hình bên dưới.
– Bước 3: Nhập tên, nhóm, hoặc email mà người dùng muốn chia sẻ file. Đồng thời, người dùng cũng có thể thiết lập quyền truy cập với 1 trong các tùy chọn sau:
- Chỉ có thể xem (Không thể thực hiện thay đổi)
- Có thể chỉnh sửa (Thực hiện thay đổi bất kỳ)
- Có thể xem lại (Đề xuất thay đổi)
- Không thể tải xuống (Xem được nhưng không tải được)
– Bước 4: Sau khi tùy chọn hoàn tất, người dùng chỉ cần nhấn Gửi là xong.
*Mẹo hay: Người dùng cũng có thể sao chép liên kết và chia sẻ file Word dễ dàng qua các ứng dụng tin nhắn như Skype, Microsoft Teams, Zalo, Messenger,…. tùy theo mục đích chia sẻ của mình.
Xuất và in file Microsoft Word
Để thực hiện việc xuất và in file trong MS Word, người dùng có thể thao tác đơn giản với các bước sau:
1. Xuất file Word
– Bước 1: Tại file Word cần xuất, hãy click chọn Tệp → sau đó chọn Xuất.
– Bước 2: Lúc này, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong các tùy chọn sau:
- Tải xuống dưới dạng PDF
- Tải xuống dưới dạng PDF có nhận xét
- Tải xuống dưới dạng ODT
- Xuất sang Kindle.
– Bước 3: Sau khi tùy chọn hoàn tất, hãy chờ đợi trong giây lát để hệ thống xuất file là được.
2. In file Word
Trường hợp người dùng muốn in file Word, cũng chỉ cần thực hiện với các thao tác sau:
– Bước 1: Truy cập file Word cần in → sau đó click chọn File và chọn In như hình bên dưới.
– Bước 2: Khi cửa sổ Print hiển thị, hãy thiết lập các tùy chọn in, bao gồm máy in đích, trang, bản sao, màu và các cài đặt nâng cao khác.
– Bước 3: Cuối cùng, chỉ cần nhấn In là hoàn tất.
Một số câu hỏi thường gặp về Microsoft Word
Để giải đáp những thắc mắc thường gặp khi sử dụng Microsoft Word, người dùng có thể tham khảo một số câu hỏi và lời giải đáp chi tiết dưới đây:
Microsoft Word có phiên bản miễn phí không?
Có. Microsoft cung cấp phiên bản miễn phí thông qua nền tảng MS Word Online. Để sử dụng, người dùng sẽ cần có tài khoản Microsoft và tiến hành đăng nhập trên trang chủ chính thức. Phiên bản này có thể thiếu một số tính năng nâng cao, nhưng cơ bản vẫn bao gồm đầy đủ các tác vụ hỗ trợ cho việc soạn thảo, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu trực tuyến.
Microsoft Word có thể dùng online không?
Có. Người dùng có thể sử dụng Microsoft Word online trực tiếp trên trình duyệt web mà không cần phải tải hay cài đặt phần mềm. Khi đó, chỉ với đăng nhập tài khoản, người dùng có thể linh hoạt sử dụng các tính năng và trình soạn thảo văn bản trực tuyến một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.
Microsoft Word có an toàn không?
Có. Microsoft Word tích hợp các tính năng bảo mật nâng cao, giúp đảm bảo an toàn cho dữ liệu, cũng như thông tin cá nhân của người dùng khi sử dụng trên nền tảng trực tuyến. Bên cạnh đó, Microsoft cũng thường xuyên cập nhật các bản vá bảo mật để có thể ngăn chặn các mối đe dọa từ phần mềm độc hại, virus và lỗ hổng bảo mật.
Microsoft Word thường dùng trong công việc gì?
Không đơn giản chỉ là công cụ văn phòng phổ biến, mà MS Word còn được biết đến là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiều lĩnh vực và hoạt động khác nhau. Cụ thể như:
- Soạn thảo văn bản: MS Word là giải pháp tiện ích, giúp việc soạn thảo và tùy chỉnh văn bản trở nên dễ dàng, đơn giản, nhất là các tài liệu quan trọng như báo cáo, luận văn, sách, hướng dẫn sử dụng,…
- Tạo biểu mẫu: Với MS Word, người dùng cũng không khó để tạo biểu mẫu và thiết kế các tài liệu doanh nghiệp như thư mời, email marketing, thông báo, quy định,…
- Tạo CV xin việc: MS Word cũng cung cấp khá nhiều mẫu CV và thư xin việc để người dùng có thể thiết kế một hồ sơ chuyên nghiệp, giúp tạo ấn tượng tốt và thu hút với nhà tuyển dụng.
- Soạn thảo bài giảng, giáo án: Trường học và các tổ chức giáo dục, đặc biệt là các giáo viên, giảng viên có thể thông qua MS Word để soạn thảo giáo án, bài giảng, bài kiểm tra và các tài liệu học tập,….
Lời kết
Bài viết là tất tần tật những chia sẻ chi tiết của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 về Microsoft Word là gì, Tính năng, Cách cài đặt và Hướng dẫn sử dụng đơn giản. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ băn khoăn nào cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể liên hệ đơn vị qua số Hotline, hoặc trực tiếp LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ chuyên gia.
