Airtable – Hướng dẫn sử dụng một số thành phần cơ bản

Airtable là một công cụ trực tuyến để tạo và duy trì database. Theo thống kê, tính đến thời điểm hiện tại, có hơn 300.000 tổ chức, bao gồm 80% thuộc Fortune 100, dựa vào nền tảng ứng dụng được kết nối với Airtable để kết nối mọi người và dữ liệu, cũng như đạt được các mục tiêu quan trọng. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn bức tranh tổng quát về nền tảng này, cũng như giới thiệu về một số thành phần cơ bản mà người dùng nên biết.

Airtable là gì?

Airtable là một ứng dụng quản lý dự án dễ sử dụng, hợp nhất và lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng tính, đồng thời giúp các nhóm kinh doanh sắp xếp cũng như cấu trúc khối lượng công việc dữ liệu của mình.

tìm hiểu airtable là gì

Là một công cụ bảng tính hiện đại với các chức năng Database, nền tảng dữ liệu hợp tác dựa trên đám mây này có thể xử lý lượng lớn dữ liệu một cách trực quan hơn nhiều so với Google Sheets. Các loại dữ liệu được Airtable hỗ trợ vượt xa bảng tính. Bạn cũng có thể tạo trường tệp đính kèm và thả vào bất kỳ loại tệp đính kèm nào từ hình ảnh, PDF, bản thuyết trình cho đến video.

Để hình dung rõ ràng hơn về phần mềm này, hãy cùng xét qua một ví dụ đơn giản sau. Bạn sử dụng Airtable để quản lý công việc, cụ thể là cập nhật bài viết trên web. Người dùng có thể bắt đầu bằng cách tạo database liệt kê tất cả các bài viết trên trang web cần được cập nhật. Điều này yêu cầu thiết kế các record cho cơ sở dữ liệu để chứa các field cho tên của bài báo, URL của nó, tác giả ban đầu, ngày xuất bản, thời hạn cập nhật bài viết,…

Sau đó, người dùng có thể mời các biên tập viên và tác giả vào nền tảng database để tự phân công công việc và có thể đánh dấu vào checkbox trong mỗi record để cho biết khi nào cập nhật xong bài viết.

Lợi ích của Airtable đối với doanh nghiệp

vì sao doanh nghiệp nên sử dụng airtable

Airtable giúp người dùng tương tác với dữ liệu của mình dễ dàng hơn, đồng thời cho phép quản lý dữ liệu theo chương trình. Dưới đây là các lợi ích cụ thể mà công cụ này đem đến cho doanh nghiệp của bạn:

  • Khả năng cộng tác mạnh mẽ: Cho phép người dùng phân công nhiệm vụ và chia sẻ trạng thái dự án, cũng như dễ dàng tìm và chia sẻ các dữ liệu liên quan. Bạn cũng có thể chỉ định vai trò cho cộng tác viên và xác định các cấp độ truy cập khác nhau.
  • Giao diện tương tự bảng tính: Những người dùng đã có kinh nghiệm làm việc trên các công cụ như Excel có thể dễ dàng tích hợp và tận dụng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ của Airtable.
  • Các template có sẵn: Những mẫu này hỗ trợ người dùng mới bắt đầu có thể thích nghi nhanh chóng và dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần phải làm là sao chép một trong các template có sẵn của Airtable và tiến hành thay thế dữ liệu phù hợp.
  • Khả năng tùy chỉnh: Bạn được phép truy cập dữ liệu bằng các chế độ xem khác nhau như xem lưới, bảng Kanban, lịch, biểu mẫu và Gnatt. Sau đó, người dùng có thể thêm các quy tắc tùy chỉnh bổ sung vào dữ liệu của mình và tạo các hành động trên Airtable của riêng mình.
  • Tự động hóa loại bỏ nhu cầu thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại: Bằng cách định cấu hình quy trình công việc kích hoạt hành động tùy chỉnh, bạn và nhóm của mình có thể tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình công việc.
  • Theo dõi dữ liệu mở rộng: Airtable cho phép mỗi thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi các thay đổi trong table và record, từ đó cộng tác hiệu quả và minh bạch hơn.

Một số thành phần cơ bản của Airtable

Việc nắm rõ được các thành phần cấu trúc nên hệ thống Airtable có thể giúp người dùng sử dụng công cụ hợp lý và hiệu quả hơn. Đây cũng là những thuật ngữ mà bạn có thể thường xuyên bắt gặp trong quá trình sử dụng phần mềm.

Base

Base là cơ sở dữ liệu duy nhất với tất cả thông tin cần thiết cho dự án. Cũng giống như bảng tính, thành phần này bao gồm nhiều bảng, tuy nhiên không đơn giản chỉ là hàng và cột, mà còn có thể là lịch hoặc bảng Kanban. Do đó, có thể nói base có sự linh hoạt hơn so với bảng tính.

Bạn có thể bắt đầu với một base trống và xây dựng từ đâu, nhưng việc sử dụng template là cách hay để xem qua và làm quen khi mới bắt đầu sử dụng nền tảng. Airtable cung cấp cho người dùng một thư viện template mạnh mẽ được điền sẵn dữ liệu mẫu có liên quan, từ đó bạn có thể sửa đổi và thay thế bằng các dữ liệu mẫu của mình. Ví dụ, nền tảng có sẵn template cho CRM cá nhân, trình theo dõi dự án và thư mục nhân viên.

Để sử dụng template mới, hãy chọn +New Base từ trang chủ, chọn một mẫu rồi nhấp vào Use template nằm ở đầu trang.

unnamed 5 3

Table

Được hiểu đơn giản là cấu trúc cơ bản của base, table (bảng) trong Airtable được sử dụng để chứa danh sách dữ liệu về một loạt mục cụ thể. Tương tự như bảng tính, mỗi base có thể có một hoặc nhiều table, trong đó có chứa các thông tin liên quan đến nội dung, chủ đề nhất định nào đó.

Ví dụ, đối với base liên quan đến social marketing, mỗi table sẽ có chứa các thông tin chi tiết của một mạng xã hội cụ thể. Hoặc theo như hình ảnh minh họa phía dưới, thành phần này tương ứng với Vị trí, Ứng viên, Phỏng vấn, Nhân sự, Bảng lương.

unnamed 22

Record

Record là cơ sở dữ liệu tương đương với các hàng và ô trong bảng tính. Mỗi record trong Airtable là một mục trong danh sách với đầy đủ thông tin về đối tượng, chẳng hạn như tên, địa chỉ, bộ phận,…

Các record trong một table có thể có mối quan hệ với các record khác nằm trong một table khác bằng cách thêm liên kết. Sau khi tạo liên kết giữa các bảng, bạn có thể sử dụng liên kết đó để lấy thông tin từ bảng khác.

Ví dụ, khi đang ở trong bảng thư mục nhân viên, chúng ta có thể liên kết từng nhân viên với bộ phận của họ. Thao tác này sẽ cho hiển thị tên của bộ phận trên cùng một thẻ với nhân viên, từ đó giúp bạn dễ dàng lấy thông tin về bộ phận đó bất cứ lúc nào.

unnamed 1 10

Field

Mỗi cột trong table sẽ được gọi là một field (trường). Tương đương với các cột trong bảng tính và được thiết kế để mang lại tính nhất quán cho dữ liệu của bạn, mỗi trường sẽ là một loại dữ liệu, cụ thể là chứa tên và có thể được tùy chỉnh để chứa được nhiều loại nội dung khác nhau, chẳng hạn ảnh, tệp đính kèm, số điện thoại, ngày tháng, checkbox, dữ liệu text,…Như ví dụ bên dưới, field ở đây chính là Vị trí ứng tuyển.

unnamed 2 8

View

Mặc dù việc xem tất cả các record cùng một lúc có thể khá hữu ích, nhưng bạn cũng có thể tạo nhiều dạng view cho mỗi table trong một base.

Nói một cách đơn giản, view ở đây là chế độ hiển thị database, chẳng hạn tập hợp các records của các truy vấn tìm kiếm lọc (Filter), sắp xếp (Sort) và gộp nhóm (Group) dữ liệu. Người dùng có thể lưu các truy vấn thành các views khác nhau để xem lại sau, chia sẻ hoặc phân quyền cho từng người khác nhau.

Các view tùy chỉnh có thể hữu ích khi người dùng chỉ muốn xem các record phù hợp với tiêu chí nhất định – có thể là để xem tất cả nhân viên trong bộ phận kỹ thuật.

Automation

Automation được hiểu là các thiết lập cho phép người dùng kích hoạt các hành động trực tiếp trong cơ sở Airtable dựa vào các sự kiện (trigger) khác nhau. Thao tác này sẽ cho phép bạn tiết kiệm đáng kể thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ nhàm chán được lặp đi lặp lại, tăng hiệu quả giao tiếp và giảm tỷ lệ sai sót tổng thể.

unnamed 3 6

App

App là các mô-đun, ứng dụng của bên thứ 3 hoạt động căn cứ theo dữ liệu trên các Airtable Base. Những ứng dụng này không chỉ là các tùy chọn xử lý nâng cao cho các dữ liệu hiện có trên phần mềm mà còn giúp người dùng kết nối với các hành động, các ứng dụng của bên thứ 3 từ đó xây dựng ra quy trình làm việc theo từng tình huống cụ thể của riêng mình. Ví dụ, một số ứng dụng phổ biến có thể kể đến bản đồ, biểu đồ, dòng thời gian (timeline), gửi SMS, gửi email, tạo mã QR Code…

unnamed 4 4

Bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để bắt đầu sử dụng công cụ Airtable cho doanh nghiệp của mình.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Trong quá trình tìm hiểu về Airtable, nếu bạn gặp bất kỳ thắc mắc nào khó giải đáp hoặc có nhu cầu tư vấn chuyên sâu hơn về phần mềm, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – luôn sẵn sàng cung cấp sự hỗ trợ chuyên nghiệp. Chỉ cần kết nối qua Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ nhanh chóng giải đáp mọi vấn đề và cung cấp sự tư vấn cần thiết nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận