05 cách bảo vệ hộp thư Gmail khỏi các tin nhắn spam

Một nhân viên trung bình dành ⅓ thời gian làm việc mỗi ngày cho email, trong đó mất 20-30 phút để lọc hộp thư đến. Bài viết này sẽ giúp bạn biết cách sắp xếp khoa học và cài đặt hộp thư Gmail để không bị sao nhãng sự tập trung vì những email spam phiền phức.

Đặc điểm nổi bật của hộp thư Gmail

Sự ra đời của hộp thư Gmail được ví như một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực cộng tác và chia sẻ nội dung liên hệ. Ứng dụng email này của Google mang đến cho người dùng, không chỉ cá nhân mà còn doanh nghiệp, nhiều lợi thế khác nhau, trong đó có:

  • Trong giao diện hộp thư Gmail, người dùng có thể dùng cùng lúc nhiều dịch vụ trực tuyến khác của hệ sinh thái Google Workspace, như Docs, Drive, Site, Sheets,…Điều đặc biệt là bạn có thể sử dụng các ứng dụng này hiệu quả trên cả máy tính và điện thoại.
  • Gmail cung cấp cho người dùng nhiều phương pháp để tăng cường tính bảo mật cho hộp thư, chẳng hạn như mật khẩu, xác thực 2 yếu tố, bộ lọc email. Bên cạnh đó, hộp thư Gmail thuộc phiên bản Google Workspace còn cung cấp tính năng cảnh bảo mật cho admin, cho phép nhanh chóng phát hiện và chủ động xử lý các nguy cơ.
  • Gmail có khả năng thay đổi định dạng của tệp tin văn bản như .doc, .xls,… trong hộp thư đến mà không yêu cầu bạn phải tải tệp tin đính kèm. Như vậy, không dừng lại ở tin nhắn văn bản, bạn có thể sử dụng Gmail để gửi đi nhiều loại tệp tin từ hình ảnh, video cho đến các file âm thanh. Đối với những tệp có kích thước quá lớn, người dùng có thể kết hợp Drive với Gmail.
  • Tiết kiệm chi phí: Với hình thức gửi thư truyền thống, bạn sẽ mất một khoản chi phí cho việc mua tem, phong bì để có thể gửi đến người nhận. Với Gmail, bạn sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào ngoài một tài khoản Google.

đặc điểm của hộp thư gmail

Hướng dẫn sử dụng cơ bản hộp thư Gmail

Sử dụng thành thạo các tính năng cơ bản trong hộp thư Gmail là thao tác bắt buộc trước khi đi sâu hơn vào các tính năng nâng cao của ứng dụng, chẳng hạn như tổ chức cuộc họp hay gửi tin nhắn tức thì.

Cách lập hộp thư Gmail mới

Để sử dụng Google Mail, bạn cần có tài khoản Gmail. Trong trường hợp chưa có tài khoản, đây là cách bạn có thể đăng ký hộp thư Gmail mới:

Bước 1: Truy cập google.com/gmail/about/ và nhấn nút Create an account.

lập hộp thư gmail mới

Bước 2: Khi biểu mẫu đăng ký xuất hiện, hãy nhập đầy đủ Tên, Họ, Tên người dùng và Mật khẩu của bạn.

Bước 3: Sau đó, thêm ngày sinh và giới tính >> nhấp vào Next để tiếp tục.

nhập các thông tin cơ bản

Bước 4: Nhập số điện thoại để chứng minh bạn không phải robot.

nhập số điện thoại để đăng ký

Bước 5: Đọc cẩn thận Điều khoản dịch vụ và Chính sách quyền riêng tư của Google (Terms of Service and Privacy Policy) >> nhấp vào I agree (Tôi đồng ý) để tiếp tục.

Bước 6: Sau đó, bạn sẽ được đưa đến trang chủ của hộp thư Gmail mới.

Xem hộp thư Gmail ở đâu?

Sau khi đăng ký tài khoản Google, bạn hoàn toàn có thể đăng nhập hộp thư Gmail trên Google để giao tiếp với đồng nghiệp hoặc đối tác qua email. Các thao tác để mở và kiểm tra hộp thư được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng. 

Đối với cách mở hộp thư Gmail trên máy tính để kiểm tra các thư đến và đi, người dùng có thể sử dụng nhiều trình duyệt web khác nhau để truy cập, chẳng hạn như Google Chrome, Cốc Cốc, Microsoft Edge hay Firefox. Khi mở giao diện ứng dụng Gmail trên máy tính, tất cả thư được gửi đến bạn sẽ hiện ra trên màn hình. 

Để kiểm tra hộp thư Gmail của tôi trên máy tính, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào Gmail bằng trình duyệt web thường dùng >> nhập chính xác địa chỉ email của mình, nhấp vào Next.

đăng nhập hộp thư gmail

Bước 2: Nhập mật khẩu tài khoản Gmail >> nhấn vào Next.

nhập mật khẩu hộp thư gmail

Bước 3: Giao diện chính của hộp thư Gmail hiện trên màn hình với tất cả thư được gửi đến. Để xem, bạn chỉ cần click vào thư muốn đọc.

hộp thư gmail

Lưu ý: Đối với cách mở thư Gmail trên điện thoại, thay vì truy cập trên trình duyệt web, bạn có thể mở ứng dụng Gmail được cài đặt sẵn trên thiết bị, sau đó đăng nhập tài khoản chính xác. Lúc đó, danh sách hộp thư đến sẽ hiển thị ngay trên màn hình điện thoại và bạn chỉ cần nhấn vào bất kỳ thư nào để đọc nội dung.

Cách tạo hộp thư Gmail mới

Sau khi thành công cách vào hộp thư Gmail để kiểm tra thư, có thể bạn muốn soạn thư mới và gửi cho đồng nghiệp hoặc đối tác của mình. Dưới đây là chi tiết các bước thực hiện để bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Trong giao diện Gmail, nhấp vào nút Compose nằm ở bên trái màn hình.

tạo hộp thư gmail

Bước 2: Trong cửa sổ New Message, hãy nhập ID email của người nhận vào trường To và thêm dòng chủ đề vào trường Subject.

nhập nội dung thư

Bước 3: Thêm người nhận CC hoặc BCC nếu muốn gửi bản sao qua email cho bất kỳ ai.

Lưu ý: Các trường CC và BCC cho phép bạn tạo bản sao của email đến nhiều người nhận. Mặc dù người nhận trong trường To có thể thấy người nhận CC nhưng những người đó không thể thấy người nhận BCC.

Bước 4: Nhập nội dung tin nhắn và nhấn Send khi hoàn tất.

Việc tạo hộp thư Gmail trên iPhone hoặc các thiết bị di động khác được tiến hành tương tự như cách thực hiện trên máy tính. 

Cách xóa hộp thư Gmail 

Đôi khi, bạn sẽ gặp sự cố Gmail không nhận được thư do hộp thư Gmail bị đầy. Đặc biệt, đối với tài khoản cá nhân khi được cung cấp chỉ 15GB dung lượng lưu trữ, hiện tượng hộp thư đầy sẽ thường xuyên xảy ra vì các thư quảng cáo, spam hoặc thư không mong muốn sẽ nhanh chóng lấp đầy khoảng trống trong hộp thư. Đó là nguyên nhân thúc đẩy các tổ chức, doanh nghiệp hoặc người dùng thường xuyên làm việc qua email đăng ký tài khoản Google Workspace – cung cấp một không gian lưu trữ khổng lồ.

Nếu bạn vẫn chưa sẵn sàng cho việc nâng cấp lên Google Workspace trả phí hoặc đăng ký thêm dung lượng cho tài khoản, phương pháp đơn giản nhất để giải quyết vấn đề không nhận được thư là cách xóa hết hộp thư Gmail hoặc xóa các thư không cần thiết. Dưới đây là các bước để xóa thư trong giao diện Gmail:

Bước 1: Đăng nhập vào hộp thư Gmail và tích chọn các email muốn xóa.

xóa hộp thư gmail

Bước 2: Bấm vào biểu tượng thùng rác để xóa các email đã chọn.

Trong trường hợp muốn xóa hết hộp thư để giải phóng dung lượng, người dùng nên cân nhắc đến việc tải hộp thư Gmail về máy tính trước khi xóa, như vậy, các thư quan trọng sẽ được lưu trữ ở một vị trí khác và bạn có thể tìm lại khi cần thiết.

Đối với cách xóa hộp thư Gmail trên iPhone hoặc các thiết bị di động khác, bạn chỉ cần nhấn và giữ vào email cần xóa, sau đó chọn vào các thư cần xóa khác >> nhấn vào biểu tượng thùng rác. Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc xóa email không cần thiết khỏi hộp thư Gmail.

xóa hộp thư gmail trên điện thoại

05 cách sắp xếp hộp thư Gmail để loại bỏ email spam

Những email spam có thể khiến nhiều người cảm thấy khó chịu vì bị làm phiền và làm loãng các tin nhắn công việc quan trọng khác, chưa kể đến việc chúng có thể khiến dung lượng bộ nhớ của hộp thư Gmail nhanh chóng bị đầy. Người dùng thường dành thêm 20 – 30 phút mỗi ngày để sàng lọc email của mình nhằm xác định thư nào cần tập trung và thư nào phải bỏ qua.

Tuy nhiên, việc này có thể khiến ngày làm việc của bạn giảm năng suất hơn. Thay vào đó, bạn có thể duyệt qua các email không mong muốn bằng cách cài đặt hộp thư Gmail để sắp xếp thư khoa học, hợp lý.

Đặt các email quan trọng lên hàng đầu

Một trong những cách tốt nhất để sắp xếp hộp thư Gmail mà không bỏ lỡ các email quan trọng và có liên quan đến công việc là đặt chúng ở trên cùng trong hộp thư. Bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng các tùy chọn như “Important first”, “Unread first”, “Starred first” trong cài đặt.

Để sắp xếp lại hộp thư Gmail, bạn đi tới Gmail settings >> nhấp vào Inbox >> chuyển đến Inbox Type.

phân loại thư

Trong menu thả xuống, hãy chọn vào bất kỳ tùy chọn nào trong 5 option sau:

  • Default: Hiển thị các email theo thứ tự thời gian đến – bố cục sắp xếp mặc định của Gmail.
  • Important first: Gmail sử dụng dự đoán của mình để xác định email nào là quan trọng và đặt chúng ở đầu hộp thư Gmail bằng điểm đánh dấu màu vàng.
  • Unread first: Cài đặt này hiển thị các email chưa đọc ở phía trên các email gần đây. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn sử dụng danh sách đã đọc/chưa đọc làm danh sách việc cần làm.
  • Starred first: Tùy chọn này dành cho những người sử dụng dấu sao để ưu tiên hộp thư Gmail của mình. Các tin nhắn được gắn dấu sao xuất hiện đầu tiên, tiếp theo là những thư khác.
  • Priority Inbox: Gmail tìm hiểu loại email mà người dùng tương tác nhiều nhất và đặt chúng ở đầu hộp thư Gmail. Điều này rất tốt cho những người phải xử lý nhiều email hàng ngày.
  • Multiple Inboxes: Tách riêng các hộp thư Gmail đến.

Loại bỏ hoặc tắt các tab không cần thiết

Có một số tab trong hộp thư Gmail của bạn được gắn là Chính, Xã hội, Quảng cáo, Cập nhật, Diễn đàn,…Tất cả các tab này đều không được người dùng yêu cầu, do đó việc tắt chúng sẽ không ảnh hưởng đến công việc hàng ngày. Bạn có thể xóa vĩnh viễn các tab mà cho rằng không sử dụng nữa, tuy nhiên đối với tab Chính (Primary), bạn không thể xóa hoặc vô hiệu hóa.

Để loại bỏ các tab này, hãy đi đến Gmail settings >> từ menu thả xuống, nhấp vào Categories >> chọn các tab bạn muốn bật hoặc tắt.

tắt tab không cần thiết

Hủy đăng ký hàng loạt email

Nếu bạn nhận được hàng loạt email không liên quan từ người gửi, cách duy nhất để ngăn chặn chúng tiếp tục được gửi vào hộp thư Gmail là hủy đăng ký. Một trong những cách để hủy đăng ký bất kỳ người gửi nào là mở bất kỳ email nào của họ rồi hủy đăng ký hoặc thay đổi tùy chọn. Các liên kết cho cả hai tùy chọn này thường xuất hiện ở cuối email.

hủy đăng ký hàng loạt

Trong trường hợp không thể hủy đăng ký, bạn có thể báo cáo những email này là spam hoặc chặn người gửi.

Sử dụng Gmail filter để phát hiện spam

Gmail filter hoặc nhãn là những cách tốt nhất để phát hiện các email không mong muốn, không quan trọng và spam. Các tùy chọn như Inbox, Trash, Inbox, Drafts đều là nhãn hoặc bộ lọc của Gmail.

Sau khi bạn tạo bộ lọc thư rác và chuyển email vào đó, tất cả các email spam sẽ hiển thị trong bộ lọc này, từ đó người dùng dễ dàng xóa hoặc bỏ qua chúng. Để tạo bộ lọc spam cho hộp thư Gmail, bạn tiến hàng theo các bước sau:

  • Mở hộp thư Gmail
  • Trong thanh tìm kiếm ở trên cùng, đưa con trỏ đến ba dòng ở ngoài cùng bên phải và nhấp vào Show Search Options.

cài đặt filter

  • Nhập tiêu chí tìm kiếm. Chẳng hạn nhập “Google Workspace” trong option “Has the words”.

lọc hộp thư gmail

  • Thay đổi các tham số khác theo yêu cầu của bạn và nhấp vào tạo bộ lọc ở dưới.

Lưu ý rằng khi tạo bộ lọc cho hộp thư Gmail, chỉ những tin nhắn mới đến mới bị ảnh hưởng, những tin nhắn cũ hơn sẽ không hiển thị trong bộ lọc đó. Ngoài ra, các email có nhãn sẽ hiển thị theo các tùy chọn mà bạn đã chọn khi tạo bộ lọc.

Xóa email hàng loạt từ một nhãn cụ thể

Để chỉ giữ lại những email quan trọng trong hộp thư Gmail và giải phóng dung lượng, người dùng cần xóa hoàn toàn những email không mong muốn. Cụ thể các bước xóa email đã được giới thiệu trong phần trước của bài viết. Tuy nhiên, có một cách khác để bạn xóa email không cần thiết một cách nhanh chóng, đó là sử dụng nhãn. 

  • Đi tới hộp thư đến
  • Trong thanh tìm kiếm, nhập “label:nhãn cần xóa”. Chẳng hạn, bạn nhập “label:unread” nếu muốn xóa toàn bộ email không liên quan chưa được đọc.

xóa với nhãn

  • Nhấp vào hộp kiểm chọn tất cả.
  • Nhấn vào tùy chọn Delete.

Trên đây chỉ là một số cách tiêu biểu để bạn sắp xếp lại hộp thư Gmail của mình và loại bỏ các email spam. Để tìm hiểu thêm về cách cách hiệu quả khác trong việc sắp xếp hộp thư, bấm ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ chuyên viên hỗ trợ tư vấn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Đăng ký giải pháp Google Workspace là cách được nhiều tổ chức hiện nay ưu tiên. Việc sở hữu tài khoản Gmail trả phí giúp hộp thư Gmail không phải nhận tin nhắn spam hoặc quảng cáo, từ đó giúp người dùng tập trung toàn lực vào công việc. 

Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN cam kết cung cấp cho bạn giải pháp Google Workspace chất lượng với mức chi phí phải chăng, đồng thời luôn sẵn sàng tư vấn các cách để sử dụng các ứng dụng Google, trong đó có Gmail, một cách hiệu quả và hợp lý nhất.

Bạn có thể kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để được cung cấp các tip để chuyên nghiệp hóa cách sử dụng hộp thư Gmail cũng như tư vấn chuyên sâu hơn về các giải pháp Google Workspace.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận