05 bước để cấp quyền truy cập Drive an toàn và nhanh chóng

Google Drive được đánh giá là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất hiện nay, cho phép bạn lưu trữ trực tuyến các tệp cá nhân hoặc doanh nghiệp mà không chiếm dung lượng lưu trữ cục bộ. Công cụ còn cho phép bạn cấp quyền truy cập Drive để mời người khác truy cập vào tệp và cùng cộng tác trực tiếp trong tài liệu.

Cấp quyền truy cập Drive để làm gì?

lý do cấp quyền truy cập drive

Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng Google Drive là cung cấp khả năng chia sẻ trực tuyến các tệp như tài liệu, ảnh, video với những người khác thông qua việc cấp quyền truy cập Drive. Vậy việc cấp quyền và chia sẻ mang lại lợi ích gì?

  • Chia sẻ tệp có liên kết: Khi bạn cấp quyền truy cập Drive với người khác, điều đó có nghĩa là người kia có thể truy cập vào file được chia sẻ qua link thay vì ổ cứng hay USB. Người dùng cũng có thể kiểm soát bằng cách chọn quyền truy cập tệp linh hoạt để người nhận xem, tải xuống, chỉnh sửa hoặc nhận xét.
  • Cung cấp sự đồng chỉnh sửa trực tuyến: Nếu bạn cấp quyền truy cập Drive với những người dùng Drive khác bằng cách thêm tài khoản Google của họ, mọi thay đổi được thực hiện đối với tệp sẽ tự động được lưu trên không gian đám mây mà không cần gửi tới bạn để có ấn phẩm mới theo cách thủ công.
  • Phá vỡ giới hạn về thời gian và địa điểm: Chỉ cần thiết bị có kết nối internet, bạn có thể thoải mái cấp quyền và chia sẻ tệp Drive với người khác bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ nơi đâu.

Hướng dẫn cách cấp quyền truy cập Drive

Cộng tác là một trong những ưu điểm nổi bật nhất của Google Drive. Thông qua việc cấp quyền truy cập Drive, các thành viên trong nhóm, phòng ban hoặc tổ chức có thể cùng nhau truy cập tệp và tiến hành thảo luận, góp ý, thậm chí là chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu, nhằm mục đích giúp cho tài liệu có chất lượng tốt nhất. Để có thể cấp quyền truy cập Drive, bạn hãy thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây: 

Bước 1: Chọn tệp hoặc thư mục

Để bắt đầu hành trình cấp quyền truy cập Drive, hãy chọn vào tập tin hoặc thư mục mà bạn muốn chia sẻ với người khác bằng cách nhấp chuột phải và mục đó >> chọn Share hoặc nhấp vào biểu tượng hình người.

cấp quyền truy cập drive

Bước 2: Nhập địa chỉ email

Tiếp theo, bạn nhập địa chỉ email của những người muốn cấp quyền truy cập Drive, thao tác này giống như viết ra một danh sách khách mời cho việc ghé thăm và cùng cộng tác trên tệp. Người dùng cũng có thể quyết định xem có nên thông báo cho những đối tượng đó qua email hay không.

nhập địa chỉ người cần cấp quyền truy cập drive

Bước 3: Đặt cấp độ quyền

Việc lựa chọn cấp độ truy cập là một thao tác quan trọng khi cho phép bạn phân quyền và kiểm soát hoạt động của những người được cấp quyền truy cập Drive. Có 03 tùy chọn về quyền được cung cấp ở đây, bao gồm:

  • Viewer: Chỉ cho phép xem và không thể thực hiện chỉnh sửa trực tiếp.
  • Commenter: Được phép xem nội dung và bình luận, không thể chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu.
  • Editor: Toàn quyền chỉnh sửa trên tài liệu mà không cần sự phê duyệt của chủ sở hữu.

đặt quyền trong drive

Bước 4: Thêm ghi chú

Trong quá trình cấp quyền truy cập Drive, bạn cũng có thể thêm ghi chú mà người nhận sẽ thấy trong email của mình. Điều này giúp cho lời mời truy cập được cá nhân hóa và đảm bảo người được mời có thể tránh một số vấn đề quan trọng mà chủ sở hữu tệp đã lưu ý.

Bước 5: Gửi để cấp quyền truy cập Drive

Cuối cùng, hãy nhấp vào Send nếu bạn muốn chia sẻ quyền truy cập qua email hoặc Copy link nếu muốn chia sẻ trực tiếp thông qua các nền tảng khác như Facebook, Zalo,…

chia sẻ link

Chia sẻ liên kết

Ngoài việc chia sẻ với những người cụ thể, bạn cũng có thể cấp quyền truy cập Drive bằng cách bật chia sẻ liên kết. Điều này cho phép bất kỳ ai có liên kết cũng đều có thể truy cập vào tệp hoặc thư mục. 

chia sẻ liên kết

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng khi cấp quyền truy cập Drive, phân chia quyền phù hợp là điều quan trọng. Đó là bởi vì không phải ai cũng có thể truy cập vào các tệp được lưu trữ trên không gian đám mây, tất cả đều cần được kiểm soát và quản lý chặt chẽ.

Bạn cũng có thể thực hiện dễ dàng việc cấp quyền truy cập Drive trên điện thoại với các bước tương tự như đã được hướng dẫn ở trên. Như vậy, người dùng có thể vừa di chuyển vừa chia sẻ tệp, tài liệu với đồng nghiệp hoặc đối tác mà không nhất thiết phải ngồi trước máy tính trong văn phòng để thực hiện. Đây cũng chính là một trong những lý do khiến Drive nói riêng và Google Workspace nói chung được nhiều người ưa chuộng.

Nếu gặp bất kỳ vấn đề hoặc sự cố nào trong quá trình cấp quyền truy cập Drive, hãy bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Vinh dự trở thành Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud tại thị trường Việt Nam, HVN sở hữu đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên sâu về các dịch vụ của Google Workspace, trong đó bao gồm Drive. Do đó, không chỉ hỗ trợ tư vấn các dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp, chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi, giải quyết nhanh chóng các vấn đề của bạn trong quá trình sử dụng bộ công cụ năng suất của Google.

Bài viết đã cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách cấp quyền truy cập Drive và những lợi ích mà nó mang đến cho công việc của bạn. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến nội dung được nêu trên hoặc có nhu cầu khai thác nhiều hơn về các tính năng của Google Drive, vui lòng kết nối trực tiếp với các chuyên gia tại HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua số Hotline 024.9999.7777.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận