03 Cách chia sẻ dung lượng Google Drive trong Doanh nghiệ

Google Drive là ứng dụng lưu trữ đám mây “tiện ích” được cung cấp bởi ông lớn Google, cho phép người dùng có thể lưu trữ, tiết kiệm dung lượng trên ổ cứng máy tính, cũng như truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu. Vậy làm thế nào để chia sẻ dung lượng Google Drive? Hãy cùng HVN Group khám phá chi tiết cách chia sẻ dung lượng Google Drive cực đơn giản, dễ dàng qua bài viết dưới đây:

Tại sao cần chia sẻ dung lượng Google Drive?

Chia sẻ dung lượng Google Drive được xem là giải pháp “hoàn hảo” để người dùng có thể tiết kiệm chi phí và dễ dàng cộng tác với những người xung quanh. Hiểu đơn giản, thì là người dùng sẽ thiết lập một bộ nhớ dùng chung, sau đó có thể thêm và chia sẻ dung lượng cho nhiều người dùng khác, miễn là họ có tài khoản Google.

Lúc này, người dùng được chia sẻ dung lượng hoàn toàn có quyền truy cập vào bộ nhớ bổ sung, upload và lưu trữ dữ liệu tương tự như Drive cá nhân của mình. Quan trọng hơn là, các dữ liệu và thông tin mới do thành viên khác tải lên, thì người dùng cũng không thể truy cập nếu chưa có sự cho phép. Điều này giúp nâng cao vấn đề bảo mật, cũng như thiết lập quyền riêng tư chặt chẽ cho mỗi thành viên trong tổ chức.

Cách chia sẻ dung lượng Google Drive chi tiết cho người mới

Nhìn chung, việc chia sẻ dung lượng Google Drive không quá phức tạp. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ cho bất kỳ ai, người dùng Gmail, người dùng Google Workspace, thậm chí cả những người dùng không có tài khoản Google. Thao tác cụ thể như sau:

Cách chia sẻ dung lượng Google Drive với người dùng Gmail 

Chỉ với 03 bước, không khó để người dùng có thể chia sẻ dung lượng Google Drive cho người dùng Gmail với các hướng dẫn chi tiết dưới đây:

– Bước 1: Người dùng truy cập Shared Drive và nhấn chọn 1 trong các bộ nhớ dùng chung bất kỳ mà mình muốn chia sẻ dung Google Drive.

– Bước 2: Click chọn Add numbers (Thêm thành viên) → sau đó nhập lần lượt địa chỉ email của các thành viên trong gia đình, hoặc tổ chức để thêm vào bộ nhớ dùng chung và gửi lời mời đến họ.

– Bước 3: Thành viên mà người dùng mời sẽ nhận được email, và khi họ chấp nhận, người dùng cũng sẽ nhận lại được email phản hồi tự họ. 

*Lưu ý, theo mặc định của Google, thì thành viên mới sẽ là Người quản lý nội dung. Họ có thể upload, chỉnh sửa, di chuyển và xóa tất cả các file trong thư mục. Do đó, để tránh rủi ro, tốt nhất là người dùng nên thay đổi phân quyền cho thành viên mới với vai trò là Người đóng góp.

Cách Google Drive chia sẻ dung lượng với người dùng Google Workspace

Về cơ bản, thì việc chia sẻ dung lượng GG Drive và sử dụng bộ nhớ dùng chung Shared Drive trong hệ sinh thái Google Workspace là tính năng rất hữu ích, giúp cho việc cộng tác và hiệu suất làm việc giữa các nhóm, các phòng ban và tổ chức hiệu quả hơn rất nhiều. Theo đó, việc chia sẻ dung lượng GG cho người dùng Google Workspace sẽ bao gồm các bước sau:

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Google Drive → sau đó nhấn chọn Bộ nhớ dùng chung.

– Bước 2: Tại đây, người dùng có thể tạo một Shared Drive mới, hoặc click chọn bất kỳ Shared Drive nào có sẵn mà mình muốn chia sẻ.

– Bước 3: Thêm thành viên vào bộ nhớ dùng chung. Lúc này, người dùng có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của các thành viên trong tổ chức, nhóm dự án để thêm vào. 

*Mẹo hay, là người dùng nên nhập địa chỉ email để tránh nhầm lẫn với những người dùng trùng tên.

– Bước 4: Thiết lập quyền cụ thể cho thành viên thêm mới. Cụ thể, người dùng có thể tùy chỉnh với các tùy chọn sau:

• Người quản lý: Thành viên mới nếu được cấp quyền này, thì đồng nghĩa họ sẽ có toàn bộ quyền quản lý và theo dõi các thành viên khác trong nhóm Shared Drive.
• Người quản lý nội dung: Phân quyền cho phép thành viên mới có thể upload, chỉnh sửa và xóa tất cả các tệp tin, thư mục có trong bộ nhớ dùng chung.
• Người đóng góp: Có thể linh hoạt chỉnh sửa và tải tài liệu lên bộ nhớ dùng chung.
• Người nhận xét: Người dùng được thêm mới chỉ có thể xem và nhận xét các tệp mà không có quyền tải lên hay xóa tệp tin.
• Người xem: Chỉ có thể xem nội dung trên tài liệu.

– Bước 5: Sau khi đã hoàn tất thiết lập, người dùng chỉ cần nhấn Gửi. Lúc này, Google sẽ tự động gửi thông báo cho các thành viên mới biết.

*Trường hợp muốn xóa thành viên ra khỏi bộ nhớ dùng chung Shared Drive, người dùng chỉ cần click chọn mục Remove members → sau đó chọn thành viên mình muốn xóa và nhấn Done là hoàn tất.

Cách chia sẻ dung lượng Google Drive với người không có tài khoản Google

Để chia sẻ dung lượng Drive cho người dùng không có tài khoản Google, thao tác có thể thực hiện đơn giản như sau:

– Bước 1: Truy cập Drive và tìm kiếm thư mục cần chia sẻ. Trường hợp chưa có sẵn, người dùng sẽ cần tạo mới và tải tệp lên ứng dụng.

– Bước 2: Thực hiện chia sẻ tệp và thư mục Drive bằng cách click chuột phải vào thư mục → sau đó chọn Share (Chia sẻ). Lúc này, trong hộp thoại chia sẻ, người dùng sẽ thấy mục General Access (Quyền truy cập chung)

– Bước 3: Thiết lập quyền truy cập. Tại mục Limit (Giới hạn), người dùng sẽ có các tùy chọn sau:

• Chia sẻ hạn chế
• Chia sẻ cho một nhóm người
• Chia sẻ cho bất kỳ ai có đường liên kết

– Bước 4: Lựa chọn quyền cho người nhận liên kết, chẳng hạn như:

• Viewer: Người dùng chỉ có thể xem.
• Commenter: Người dùng có quyền xem và nhận xét.
• Editor: Người dùng có quyền xem, nhận xét và chỉnh sửa.

– Bước 5: Sau khi hoàn tất, người dùng chỉ cần sao chép và gửi liên kết cho bất kỳ ai mà mình muốn chia sẻ. Lúc này, người nhận chỉ cần nhấp vào liên kết là đã có thể truy cập dung lượng người dùng chia sẻ mà không cần phải đăng nhập vào tài khoản Google.

Cách chia sẻ thư mục Google Drive cho người khác chỉnh sửa

Tất cả các tệp và thư mục tải lên Google Drive, người dùng đều có thể chia sẻ với người khác một cách dễ dàng. Khi đó, tùy vào thiết lập của người dùng, mà người nhận liên kết có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa theo mặc định. Lúc này, cách chia sẻ thư mục Drive cho người dùng khác chỉnh sửa có thể thực hiện đơn giản như sau:

Chia sẻ thư mục GG Drive trên máy tính

Trường hợp người dùng muốn chia sẻ thư mục Google Drive trên máy tính có thể thực hiện nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Google Drive trên trình duyệt của máy tính.

– Bước 2: Tại thư mục/tệp tin cần chia sẻ, người dùng hãy click chuột phải để mở ra popup với nhiều tùy chọn khác nhau → sau đó chọn Share (Chia sẻ).

*Thường thì, khi ở chế độ mặc định, tệp tin của người dùng sẽ được cài đặt ở chế độ hạn chế và chỉ có những người có quyền truy cập mới có thể mở bằng đường liên kết này.

– Bước 3: Tại mục Limit (Hạn chế), người dùng click vào biểu tượng tam giác ngược để thay đổi tùy chọn và chia sẻ file trên Drive cho nhiều người khác.

– Bước 4: Nhấn chọn chia sẻ file cho Bất kỳ ai có đường liên kết → sau đó thiết lập quyền Chỉnh sửa (Editor) và nhấn Done để hoàn tất.

– Bước 5: Cuối cùng, người dùng chỉ cần Copy link của tệp và gửi nó cho người mà mình muốn chia sẻ quyền chỉnh sửa.

Chia sẻ thư mục GG Drive trên điện thoại

Trên điện thoại Android và cả iPhone, người dùng cũng có thể thực hiện chia sẻ thư mục trên Drive cho nhiều người dùng khác với thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập GG Drive trên điện thoại.

– Bước 2: Tìm kiếm thư mục cần chia sẻ. Tại đây, người dùng hãy click vào biểu tượng 3 dấu chấm ở phía bên phải màn hình và nhấn chọn mục Share (Chia sẻ).

– Bước 3: Khi giao diện chuyển tiếp, hãy nhập địa chỉ email của thành viên mà người dùng muốn chia sẻ → sau đó thiết lập tùy chọn Có thể xem hoặc Có thể sắp xếp, thêm và chỉnh sửa bằng cách click vào biểu tượng hình bút chì.

*Ngoài ra, người dùng cũng có thể để lại lời nhắn và gửi thông báo đến cho thành viên đó.

– Bước 4: Cuối cùng, người dùng chỉ cần nhấn nút Gửi để chia sẻ quyền truy cập. Nếu không, cũng có thể Copy link (Sao chép liên kết) và gửi chúng cho người mình cần chia sẻ.

Một số lưu ý khi chia sẻ dung lượng Google Drive

Khi thực hiện chia sẻ dung lượng GG Drive, người dùng cũng cần lưu ý một số điểm như sau:

• Thiết lập quyền cụ thể cho thành viên mới được chia sẻ dung lượng Drive dùng chung để đảm bảo rằng sẽ không có bất kỳ sự cố này xảy ra với những tệp quan trọng.
• Giới hạn tệp tải lên trên dung lượng GG Drive được chia sẻ cũng sẽ tương tự như giới hạn tệp từ dung lượng Drive cá nhân của người dùng.
• Hãy kiểm soát dung lượng Google Drive chia sẻ bằng cách thường xuyên kiểm tra và xóa bỏ những tệp tin, thư mục không quan trọng.
• Cài đặt thông báo để có thể phát hiện và ứng phó kịp thời các hành động bất thường, qua đó tránh những rủi ro không đáng cáo.

Khắc phục sự cố khi chia sẻ dung lượng Google Drive

Khi chia sẻ dung lượng Google Drive, người dùng cũng có thể gặp một số sự cố và không thể hoàn tất việc này. Chẳng hạn như:

1. Google Drive bị thoát đột ngột

Việc Google Drive bị thoát đột ngột trong quá trình chia sẻ dung lượng, nguyên nhân có thể là do tài khoản Google của người dùng đã bị dừng hoạt động. Để giải quyết, đơn giản người dùng chỉ cần nhấn đăng nhập lại tài khoản Google của mình và ấn F5 để reset lại trang Drive đang truy cập.

2. Lỗi hệ thống

Đôi khi, các vấn đề về máy chủ hoặc lỗi hệ thống cũng có thể khiến cho hoạt động chia sẻ dung lượng Drive không thể hoàn tất. Lúc này, cách giải quyết nhanh nhất là người dùng hãy kiểm tra và cài đặt lại các tính năng của hệ thống, đảm bảo sẽ không có bất kỳ sai sót nào xảy ra.

3. Lỗi quyền truy cập

Trường hợp người dùng chia sẻ dung lượng Google Drive, nhưng thiết lập phân quyền không chính xác, thì thành viên mới cũng không thể thực hiện thao tác chỉnh sửa trên bộ nhớ này. Khi đó, chỉ những người đóng góp, người quản lý nội dung và quản trị viên mới có thể upload, chỉnh sửa và lưu trữ dữ liệu tại đây.

4. Mất kết nối mạng

Tình huống này thường xuyên xảy ra bởi các ứng dụng trong hệ sinh thái Google Workspace luôn phải cần mạng. Để khắc phục điều này, người dùng hãy đảm bảo mạng kết nối luôn ổn định và không có tình trạng giật lag.

Lời kết

Trên đây là tất tần tật những hướng dẫn chi tiết về cách chia sẻ dung lượng Google Drive đơn giản, dễ dàng cho người mới. Nếu còn thắc mắc, hoặc bất cứ băn khoăn nào cần giải đáp, người dùng cũng đừng quên có thể trực tiếp để lại lời nhắn tại LiveChat hỗ trợ phía dưới để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 tư vấn và hỗ trợ được tốt nhất.