03+ Tips sử dụng Google Groups hiệu quả trong doanh nghiệp

Google Groups đã tồn tại được hơn 20 năm. Ban đầu, nền tảng được sử dụng để truy cập các nhóm tin tức Usenet – diễn đàn thảo luận phi tập trung để chia sẻ nội dung văn bản và tệp về các chủ đề khác nhau. Qua nhiều năm, nhiều tính năng nâng cao đã được bổ sung vào Google Groups, giúp nó trở thành công cụ cộng tác và thảo luận hiệu quả.

Google Groups là gì?

Google Groups là một dịch vụ của Google, cung cấp không gian để mọi người có thể tương tác và thảo luận với những người có chung sở thích hoặc mối quan tâm. Người dùng có thể vừa tham gia nhóm vừa tham gia vào các forum hoặc tự tạo nhóm cho riêng mình. 

Có 03 nhiệm vụ cơ bản mà người dùng có thể thực hiện trong nền tảng Google Groups:

• Gửi email nhóm: Thay vì chọn thủ công từng người muốn gửi email, người dùng có thể Google Groups sign in và gửi email vào trong nhóm. Kết quả là tất cả những người tham gia trong nhóm đó sẽ nhận được email của bạn.
• Bắt đầu một cuộc hội thoại: Vì hoạt động như một diễn đàn, nên người dùng có thể bắt đầu một chuỗi cuộc trò chuyện với các Google Groups members, và những người trong nhóm đó có thể trả lời chuỗi đó bằng câu trả lời, ý kiến và suy nghĩ của riêng mình.
• Gửi tệp, phương tiện và lời mời sự kiện: Bạn có thể gửi tài liệu, bảng tính, hình ảnh, video và thậm chí là lời mời theo lịch tới các thành viên join Google Groups.

Google Groups có sẵn ở 2 phiên bản: Phiên bản thứ nhất cho phép tất cả mọi người dùng đều có thể truy cập mà không tính phí và phiên bản còn lại được thiết kế riêng cho các tổ chức, hay còn được gọi là Google Groups for business. Thực tế, phiên bản dành cho tổ chức giống với phiên bản thông thường nhưng có thêm một số tính năng để người dùng nâng cao khả năng nhắn tin và cộng tác với các thành viên khác. 

Một số ví dụ về tính năng độc quyền chỉ có trong phiên bản Google Groups for business có thể kể đến là:

• Khả năng tạo hộp thư đến cộng tác, forum hỏi đáp,…
• Cho phép các thành viên tạo nhóm riêng để liên lạc
• Google Groups admin có thể kiểm soát những gì thành viên có thể làm trong một nhóm cụ thể

Lợi ích của Google Groups

Google Groups có thể là một công cụ có giá trị để liên lạc, cộng tác và kết nối mạng lưới. Giả sử, là một người có mong muốn tìm hiểu thêm về trí tuệ nhân tạo, bạn có thể tạo Google Groups dành cho những người đam mê AI để thảo luận về tin tức và nghiên cứu mới nhất trong lĩnh vực này. Bạn cũng có thể sử dụng nhóm để tìm chuyên gia và kết nối những người có chung sự quan tâm đến AI.

Dưới đây là cụ thể một số lợi ích hàng đầu của Google Groups:

• Giao tiếp tập trung: Google Groups cho phép người dùng gửi một email để liên lạc với toàn bộ nhóm.
• Diễn đàn thảo luận: Tạo, tham gia và kiểm duyệt các cuộc thảo luận về các chủ đề khác nhau.
• Cộng đồng đa dạng: Kết nối với những cá nhân có chung sở thích hoặc mối quan tâm.
• Tổ chức sự kiện: Dễ dàng lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện, hội nghị hoặc cuộc họp.
• Hộp thư đến cộng tác: Chỉ định, theo dõi và làm việc cùng nhau trên các email đến.
• Quyền riêng tư có thể tùy chỉnh: Chủ sở hữu nhóm có thể tùy chỉnh chế độ hiển thị của nhóm, tiêu chí thành viên và quyền đăng bài.
• Tích hợp với Google Workspace: Tích hợp liền mạch với các dịch vụ khác của Google Workspace như Calendar, Drive và Meet.
• Quản lý thành viên: Dễ dàng quản lý những người có thể tham gia và xem nội dung của nhóm.
• Tìm kiếm mạnh mẽ: Người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm thông qua các cuộc thảo luận và chủ đề trước đây.
• Lưu trữ: Google Groups lưu trữ các cuộc thảo luận trong quá khứ để tham khảo trong tương lai.

Các loại Google Groups

Nếu bạn đang suy nghĩ đến việc tạo Google Groups My Group dành cho doanh nghiệp của mình hoặc cho cá nhân, dưới đây là 03 danh mục riêng biệt để bạn tham khảo và lựa chọn làm mục đích cho việc tạo nhóm.

Google Groups Email List

Người dùng có thể sử dụng email list trong Google Groups để gửi thông báo qua email cho một nhóm người. Đó là một cách để giao tiếp với mọi người và giữ mối quan hệ, chẳng hạn với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên trong tổ chức.

Google Groups email list thường được sử dụng khi người dùng không mong đợi nhận được phản hồi cho email của mình.

Một ví dụ phổ biến cho trường hợp này là phát hành sản phẩm mới hoặc bản cập nhật sản phẩm mới cho khách hàng thông qua nhóm updates@googlegroups. Một ví dụ khác cho trường hợp này là gửi thông báo của công ty để nhân viên nắm bắt thông tin.

Google Groups Discussion Board

Một trong những lý do chính khiến Google Groups ra đời là tạo một diễn đàn – nơi các thành viên trong nhóm có thể tương tác. Một forum trực quan hóa được chia thành các chủ đề, trong đó các thành viên chia sẻ nhiệm vụ và thảo luận một cách cộng tác.

Loại nhóm này thường được sử dụng như một Google Groups chat, tập trung vào việc thảo luận các vấn đề cụ thể với nhiều thành viên trong các chủ đề riêng biệt. Nhóm thảo luận có thể được đặt ở chế độ riêng tư hoặc công khai.

Ví dụ, người dùng có thể tạo bảng thảo luận hoặc web forum để thảo luận về bất kỳ chủ đề nào. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể tìm kiếm các diễn đàn và cuộc trò chuyện công khai trên web của Google Groups.

Google Groups Collaborative Inbox

Google Groups không được thiết kế để trở thành Shared Inbox nhưng Collaborative Inbox của nền tảng cho phép cộng tác nhiều hơn các loại group khác. Được sử dụng chủ yếu cho doanh nghiệp, kiểu nhóm này cung cấp các tính năng như chỉ định chủ đề hoặc đánh dấu các cuộc hội thoại đã được giải quyết.

Nhiều nhóm cuối cùng đã lựa chọn áp dụng loại Google Groups này để cộng tác trên email vì Google không cung cấp bất kỳ Shared Inbox nào hoặc các cộng tác có thể mở rộng trên email, ngoại trừ bạn phải cài đặt thêm add-on, chẳng hạn như Hiver.

Một ví dụ phổ biến về vấn đề này là việc thiết lập Google Groups Gmail có tên support@company.com và cho phép gửi email đến đây để yêu cầu trợ giúp. Tất cả những người trong nhóm hỗ trợ khách hàng sẽ nhận được những email này và có thể giải đáp các vấn đề.

Sự khác biệt giữa group owner, manager và member

Sau khi tạo Google Groups thành công và thêm thành viên vào, người dùng có thể điều chỉnh quyền cho mỗi thành viên. Cách đơn giản nhất là giao cho mỗi thành viên một vai trò khác nhau. Theo mặc định, có 03 vai trò chính có thể được chỉ định cho các thành viên trong nhóm của mình.

Group owner

Chủ sở hữu nhóm có mức độ quyền cao nhất trong nhóm. Với tư cách là Google Workspace admin, bạn sẽ tự động được chỉ định vai trò này khi tạo nhóm mới, hoặc cũng có thể hiểu bạn là Google Groups admin. Group owner có thể thực hiện bất kỳ và tất cả các thay đổi đối với nhóm, bao gồm:

• Thêm thành viên mới và xóa thành viên hiện có, bao gồm cả manager và chủ sở hữu nhóm khác.
• Thay đổi vai trò của từng thành viên, chẳng hạn như thăng cấp cho member lên làm manager hoặc giáng cấp group owner thành member.
• Thay đổi chế độ hiển thị nhóm, nhập và tùy chỉnh các cài đặt kỹ thuật khác của nhóm.
• Xuất thông tin nhóm chẳng hạn như danh sách thành viên và tin nhắn.
• Xóa hoàn toàn nhóm.

Manager

Sau group owner, Google Groups manager là người có quyền cao nhất trong nhóm. Vai trò này có đặc quyền mà chủ sở hữu nhóm có, ngoại trừ việc không thể thực hiện bất kỳ hành động nào ảnh hưởng đến group owner. Ví dụ, manager không thể xóa chủ sở hữu nhóm ra khỏi group, giáng cấp họ thành manager hoặc chỉ định ai đó vào vai trò group owner. Do đó, hành động của Google Groups manager chỉ giới hạn ở những người quản lý và thành viên nhóm.

Member

Mọi người trong nhóm được gán vai trò Google Groups member theo mặc định. Những gì một thành viên có thể làm hoàn toàn được xác định bởi các quyền mà group owner và manager cấp cho. Theo mặc định, các thành viên có thể xem bài đăng, trả lời tin nhắn và chia sẻ tệp đa phương tiện. Tuy nhiên, bất kỳ và tất cả các quyền mà thành viên có đều có thể bị thu hồi bởi vai trò của chủ sở hữu nhóm hoặc quản lý.

03+ tip sử dụng Google Groups hiệu quả

Google Groups cung cấp cho người dùng cách hiệu quả để giao tiếp và cộng tác với những người khác. Khi là thành viên của một nhóm được cấu hình phù hợp, bạn có thể gửi thư đến địa chỉ email của nhóm, sau đó thư này sẽ được phân phối cho các thành viên khác. 

Tuy nhiên, với tư cách là Google Groups members, bạn cũng có thể gặp phải một số thách thức. Số lượng tin nhắn nhóm có thể nhanh chóng làm tắc nghẽn hộp thư đến. Việc lưu và tìm kiếm tất cả thư trong email có thể hơi lộn xộn. Hơn nữa, nếu không có sự kiểm soát thích hợp, mọi người có thể thêm bạn vào Google Groups không cần thiết. 

Do đó, các tip dưới đây sẽ giúp bạn có thể tận dụng tối đa Google Groups, đồng thời giảm thiểu tác động đến hộp thư đến và duy trì toàn quyền kiểm soát tư cách thành viên Google Groups của mình.

Quản lý việc gửi tin nhắn của Google Groups

Người dùng có thể chọn tần suất nhận tin nhắn từ mỗi nhóm bằng cách chọn vào tùy chọn thả xuống trong cột Subscription, sau đó chọn một trong 04 lựa chọn sau:

• Each email – để nhận từng email riêng lẻ được gửi đến nhóm.
• Digest – gộp tối đa 25 tin nhắn hoàn chỉnh vào một email.
• Abridged – để nhận email hàng ngày có chứa bản tóm tắt tối đa 150 tin nhắn.
• No email – vẫn là thành viên của nhóm, nhưng không còn nhận được tin nhắn qua email.

Càng có nhiều người được liệt kê trong danh sách email, thì người dùng càng có nhiều khả năng muốn chọn vào Digest hoặc Abridged. Nếu không, hộp thư đến của họ có thể nhanh chóng chứa đầy tin nhắn từ một nhóm. 

Tuy nhiên, tùy chọn Digest hoặc Abridged cũng có nghĩa là bạn sẽ xem lại các cuộc trò chuyện nhóm với độ trễ, do đó, nếu thường xuyên cần hành động dựa trên thông tin được chia sẻ trong Google Groups thì Each email có thể vẫn là lựa chọn tốt nhất. Đối với các nhóm – nơi mọi người không thường xuyên gửi email, Each email chắc chắn là lựa chọn hợp lý.

Truy cập tất cả tin nhắn nhóm

Với tư cách là thành viên hoặc chủ sở hữu nhóm, bạn có thể truy cập tất cả các email đã được gửi đến một Google Groups, bằng cách chọn tên nhóm và hệ thống sẽ hiển thị tất cả các tin nhắn được gửi đến nhóm, trong đó tin nhắn gần đây nhất được liệt kê đầu tiên. Các tùy chọn ở cuối màn hình cho phép người dùng di chuyển để hiển thị các tin nhắn cũ hơn.

Để tìm thư nhanh hơn và đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng hộp tìm kiếm ở đầu màn hình, sau đó chọn hình tam giác ở bên phải hộp tìm kiếm để thu hẹp tìm kiếm theo người đã đăng tin nhắn, chủ đề, nội dung từ khóa, ngày tháng hoặc tin nhắn có tệp đính kèm.

Rất dễ để nhận ra rằng, thư gửi vào nhóm sẽ không đến hộp thư đến của riêng bạn, tuy nhiên tin nhắn bạn gửi đến nhóm sẽ hiển thị khi truy cập tin nhắn trong Google Group trên web. Do đó, nếu không chắc liệu thư của mình tới nhóm có được thông qua hay không, hãy kiểm tra trên web.

Kiểm soát ai có thể thêm bạn

Hãy chọn biểu tượng bánh răng Settings ở khu vực phía trên bên phải, sau đó chọn vào Global settings từ menu. Hai hộp đầu tiên cho phép kiểm soát xem người quản lý nhóm có thể:

• Add me to their groups (Thêm tôi vào nhóm của họ)
• Invite me to their groups (Mời tôi vào nhóm của họ)

Nếu cả hai đều được chọn thì Google Groups manager có thể thêm hoặc mời bạn vào bất kỳ nhóm nào mà họ muốn. Nếu bạn muốn ngăn người quản lý nhóm thêm vào nhóm mà không cần thiết, hãy bỏ chọn tùy chọn “Add me to their groups”, nhưng vẫn chọn “Invite me to their groups”.

Với những cài đặt này, mọi người có thể mời bạn vào nhóm và bạn phải chấp nhận lời mời. Bất kỳ ai cố gắng thêm người dùng vào nhóm sẽ cần phải thay đổi việc thêm đơn phương thành lời mời hoặc liên hệ trước với người đó. 

Xóa chính mình khỏi nhóm

Ở bên phải của mỗi nhóm được liệt kê sẽ có biểu tượng Leave group (rời nhóm) trông giống như dấu ngoặc phải và mũi tên chỉ sang trái. Khi chọn vào biểu tượng đó, bạn sẽ được nhắc chọn tùy chọn “Yes, leave group” (có, rời nhóm) hoặc “Cancel” (hủy). Thao tác này sẽ giúp bạn thoát khỏi các Google Groups không cần thiết đối với công việc.

Tuy nhiên, nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất của Google Groups, việc rời khỏi nhóm là không thể. Để chấm dứt việc tham gia vào những tình huống này, hãy thêm một người khác làm group owner và sau đó thoát ra, hoặc có thể lựa chọn xóa hoàn toàn nhóm.

Để được hướng dẫn chi tiết hơn về các cách sử dụng Google Groups hiệu quả và chuyên nghiệp, bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – tư vấn và hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN tự hào cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp các dịch vụ Google Workspace chất lượng và hiệu quả về chi phí. Đồng thời, đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên môn thường xuyên sẽ không chỉ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn Google Groups mà còn có thể ứng dụng hợp lý các ứng dụng khác của hệ sinh thái Google vào môi trường làm việc.

Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn có được cái nhìn toàn diện hơn về Google Groups cũng như cách để sử dụng dịch vụ tốt hơn cho công việc của mình. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan cần được giải đáp hoặc có nhu cầu tư vấn chuyên sâu hơn về giải pháp Google Workspace, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.