Zoho Mail là gì? Tất tần tật kiến thức cho Newbie từ A – Z

Người dùng đang tìm kiếm một giải pháp email chuyên nghiệp và dễ sử dụng? Hãy cùng khám phá Zoho Mail, một công cụ tuyệt vời cho những người mới bắt đầu. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết câu hỏi Zoho Mail là gì, đồng thời hướng dẫn từng bước để làm chủ nền tảng này, giúp người dùng quản lý email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Zoho Mail là gì?

Zoho Mail là dịch vụ email chuyên nghiệp được phát triển bởi Zoho Corporation, cung cấp giải pháp email dành cho cá nhân và doanh nghiệp. Đây là một trong những dịch vụ email bảo mật, không có quảng cáo, giúp người dùng quản lý email hiệu quả với nhiều tính năng tiên tiến như lọc thư rác, mã hóa email và tích hợp với các công cụ năng suất khác.

Zoho Mail nổi bật với khả năng cung cấp email theo tên miền riêng, giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, lịch sự hơn trong mắt khách hàng và đối tác. Dịch vụ này hỗ trợ giao thức IMAP/POP, giúp người dùng có thể truy cập email trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm trình duyệt web, ứng dụng di động và các phần mềm email khác như Microsoft Outlook.

Hành trình phát triển của Zoho Mail

Để giúp người dùng hiểu rõ hơn về dịch vụ này, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm về lịch sử phát triển của Zoho Mail từ giai đoạn hình thành đến nay với những cột mốc quan trọng như sau:

1. Giai đoạn khởi đầu (1996 – 2009): Tiền thân của Zoho Mail

Zoho Mail là một sản phẩm của Zoho Corporation, một công ty công nghệ có trụ sở tại Chennai, Ấn Độ, và văn phòng tại nhiều quốc gia khác như Mỹ, Nhật Bản, Singapore.

• 1996: Công ty được thành lập với tên AdventNet Inc. tại Mỹ, ban đầu tập trung vào phát triển phần mềm quản lý mạng cho doanh nghiệp.
• 2005: AdventNet bắt đầu mở rộng sang các giải pháp phần mềm dựa trên đám mây, đánh dấu bước đầu tiên trong việc cung cấp các công cụ năng suất trực tuyến.
• 2009: Công ty chính thức đổi tên thành Zoho Corporation để phản ánh định hướng tập trung vào các sản phẩm phần mềm doanh nghiệp, trong đó có Zoho Mail.

2. Sự ra đời và phát triển của Zoho Mail (2008 – nay)

• 2008: Zoho Mail ra mắt, trở thành một trong những dịch vụ email dựa trên đám mây đầu tiên dành cho doanh nghiệp. Điểm nổi bật là không có quảng cáo, giúp bảo vệ quyền riêng tư của người dùng.
• 2010: Zoho Mail được cải tiến với hỗ trợ email theo tên miền riêng, trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• 2013: Bổ sung tính năng mã hóa email, tăng cường bảo mật nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về bảo vệ dữ liệu.
• 2015: Tích hợp sâu với Zoho CRM, Zoho Docs, Zoho Projects, giúp người dùng dễ dàng làm việc nhóm và quản lý email liên quan đến khách hàng.
• 2017: Giới thiệu ứng dụng Zoho Mail cho thiết bị di động, hỗ trợ iOS và Android, giúp người dùng truy cập email mọi lúc, mọi nơi.
• 2019: Ra mắt Zoho Workplace, một bộ công cụ văn phòng tích hợp, trong đó Zoho Mail đóng vai trò là trung tâm quản lý liên lạc và làm việc nhóm.
• 2021: Tăng cường bảo mật với xác thực hai yếu tố (2FA), chữ ký DKIM, SPF và DMARC, giúp chống giả mạo email và bảo vệ người dùng khỏi tấn công lừa đảo (phishing).
• 2023 – nay: Zoho Mail tiếp tục cải thiện trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa để nâng cao trải nghiệm quản lý email, đồng thời mở rộng quy mô phục vụ hàng triệu doanh nghiệp trên toàn cầu.

3. Thành tựu và vị thế của Zoho Mail hiện nay

• Zoho Mail hiện có hơn 80 triệu người dùng trên toàn thế giới, đặc biệt phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Được đánh giá là một trong những dịch vụ email bảo mật và đáng tin cậy nhất dành cho doanh nghiệp.
• Nằm trong hệ sinh thái Zoho với hơn 50 ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp, cạnh tranh trực tiếp với Google Workspace và Microsoft 365.
• Đạt nhiều chứng nhận bảo mật quốc tế như GDPR, ISO 27001, HIPAA, đảm bảo an toàn dữ liệu cho người dùng.

Từ một nền tảng email mới mẻ vào năm 2008, Zoho Mail đã không ngừng phát triển để trở thành một trong những dịch vụ email chuyên nghiệp và bảo mật nhất hiện nay. Với chiến lược tập trung vào doanh nghiệp vừa và nhỏ, cùng khả năng tích hợp mạnh mẽ với hệ sinh thái Zoho, Zoho Mail đang dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường email doanh nghiệp.

06+ Lợi ích đặc biệt khi sử dụng Zoho Mail

Zoho Mail là một giải pháp email doanh nghiệp toàn diện, cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp nâng cao hiệu suất làm việc, đảm bảo tính bảo mật và tối ưu chi phí vận hành. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà Zoho Mail mang lại cho cá nhân và doanh nghiệp.

Thiết lập hình ảnh chuyên nghiệp

Zoho Mail giúp doanh nghiệp tạo email theo tên miền riêng (ví dụ: contact@tencongty.com. kinhdoanh@hvn.com), góp phần xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Việc sử dụng email theo tên miền không chỉ giúp tăng độ tin cậy mà còn hạn chế nguy cơ email bị đánh dấu là spam khi gửi đi. Hơn nữa, với giao diện hiện đại và tính năng quản lý email hiệu quả, Zoho Mail giúp doanh nghiệp duy trì sự chuyên nghiệp trong mọi giao dịch qua email.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Zoho Mail không chỉ là một công cụ gửi và nhận email mà còn tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ làm việc nhóm giúp tối ưu quy trình làm việc. Tính năng Streams cho phép nhân viên trao đổi, bình luận trực tiếp trên email mà không cần chuyển tiếp qua lại, giúp tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, Zoho Mail còn cung cấp lịch tích hợp, công cụ nhắc nhở và chia sẻ email để hỗ trợ công việc hiệu quả hơn.

Bảo vệ dữ liệu quan trọng

Zoho Mail được thiết kế với mức độ bảo mật cao, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu người dùng. Hệ thống bảo mật email bao gồm mã hóa dữ liệu end-to-end, xác thực hai yếu tố (2FA), và các tiêu chuẩn bảo vệ như DKIM, SPF, DMARC để chống lại tấn công giả mạo và lừa đảo qua email. Đặc biệt, Zoho Mail cam kết không có quảng cáo, giúp bảo vệ quyền riêng tư và tránh việc thu thập dữ liệu cá nhân cho mục đích thương mại.

Tối ưu hóa chi phí

So với các dịch vụ email doanh nghiệp khác như Google Workspace hay Microsoft 365, Zoho Mail cung cấp mức giá cạnh tranh hơn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng quan trọng. Với nhiều gói dịch vụ linh hoạt, doanh nghiệp có thể chọn gói phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng, giúp tiết kiệm ngân sách. Ngoài ra, Zoho Mail còn hỗ trợ dung lượng lưu trữ lớn, giúp doanh nghiệp quản lý email lâu dài mà không cần lo lắng về chi phí mở rộng.

Tăng cường khả năng cộng tác

Zoho Mail không chỉ đơn thuần là một dịch vụ email mà còn cung cấp công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Người dùng có thể chia sẻ thư mục email, gán nhiệm vụ trực tiếp trên email và tích hợp với các công cụ giao tiếp nội bộ. Điều này giúp đội nhóm làm việc mượt mà hơn, đặc biệt hữu ích trong các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc ở nhiều địa điểm khác nhau.

Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Zoho

Zoho Mail là một phần của hệ sinh thái Zoho, bao gồm hơn 50 ứng dụng khác nhau phục vụ các nhu cầu của doanh nghiệp như Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Docs và Zoho Meeting. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kết nối email với quản lý khách hàng, tài liệu, lịch họp và các công cụ làm việc khác mà không cần sử dụng phần mềm của bên thứ ba. Tính năng này giúp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất tổng thể.

Với những lợi ích vượt trội Zoho Mail không chỉ là một dịch vụ email mà còn là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững. Nhờ vào bảo mật cao, tính năng đa dạng và khả năng tích hợp mạnh mẽ, Zoho Mail giúp doanh nghiệp quản lý email hiệu quả và tối ưu hóa công việc hàng ngày. 

10+ Tính năng hấp dẫn có trong Zoho Mail

Zoho Mail không chỉ đơn thuần là một dịch vụ email, mà còn tích hợp nhiều tính năng thông minh giúp người dùng quản lý hộp thư hiệu quả, tăng cường bảo mật và hỗ trợ làm việc nhóm. Với giao diện thân thiện và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Zoho Mail là lựa chọn lý tưởng cho cá nhân và doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hệ thống email.

Email theo tên miền riêng

Zoho Mail cho phép doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và tăng độ tin cậy trong giao tiếp với khách hàng. Việc có email theo tên miền riêng cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài khoản email của nhân viên và duy trì thương hiệu nhất quán.

Hộp thư không quảng cáo, bảo mật cao

Không giống như nhiều dịch vụ email miễn phí khác, Zoho Mail không hiển thị quảng cáo trong hộp thư, giúp người dùng tập trung vào công việc mà không bị làm phiền. Bên cạnh đó, hệ thống bảo mật email của Zoho Mail bao gồm mã hóa end-to-end, bảo vệ chống phishing (lừa đảo) và xác thực hai yếu tố (2FA), giúp đảm bảo an toàn cho dữ liệu và thông tin cá nhân.

Streams – Tính năng làm việc nhóm thông minh

Streams là một tính năng độc đáo giúp cải thiện khả năng làm việc nhóm ngay trong Zoho Mail. Thay vì gửi email qua lại, người dùng có thể bình luận, gắn thẻ đồng nghiệp, chia sẻ email như một bài đăng trên mạng xã hội nội bộ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng email bị mất hoặc bỏ sót trong hộp thư đến.

Bộ lọc và quản lý email thông minh

Zoho Mail cung cấp hệ thống lọc thư mạnh mẽ, giúp tự động phân loại email vào các thư mục phù hợp. Người dùng có thể thiết lập quy tắc email tùy chỉnh, chặn email rác (spam) và đánh dấu email quan trọng để dễ dàng theo dõi. Ngoài ra, Zoho Mail còn có tính năng tìm kiếm nâng cao, cho phép tìm email nhanh chóng dựa trên từ khóa, người gửi hoặc thời gian.

Lịch tích hợp – Quản lý sự kiện dễ dàng

Zoho Mail có sẵn tính năng lịch tích hợp, giúp người dùng lên lịch họp, tạo lời nhắc sự kiện và chia sẻ lịch với đồng nghiệp. Lịch Zoho có thể đồng bộ với Google Calendar hoặc các ứng dụng lịch khác, giúp người dùng dễ dàng quản lý thời gian và công việc.

Hỗ trợ IMAP/POP và đồng bộ trên nhiều thiết bị

Zoho Mail hỗ trợ các giao thức IMAP, POP và SMTP, cho phép người dùng truy cập email từ Microsoft Outlook, Thunderbird, Apple Mail hoặc các ứng dụng email khác. Ngoài ra, Zoho Mail còn có ứng dụng di động dành cho iOS và Android, giúp người dùng kiểm tra email mọi lúc, mọi nơi.

Chia sẻ email và thư mục

Zoho Mail cho phép người dùng chia sẻ thư mục email với đồng nghiệp, giúp nhóm làm việc dễ dàng theo dõi và xử lý email chung mà không cần chuyển tiếp nhiều lần. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các bộ phận như chăm sóc khách hàng, bán hàng hoặc hỗ trợ kỹ thuật.

Truy cập offline – Làm việc ngay cả khi không có Internet

Zoho Mail cung cấp chế độ truy cập offline, giúp người dùng có thể đọc, soạn thảo và quản lý email ngay cả khi không có kết nối Internet. Khi kết nối trở lại, hệ thống sẽ tự động gửi đi các email đã soạn trước đó.

Tích hợp với hệ sinh thái Zoho

Zoho Mail hoạt động liền mạch với hơn 50 ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho, bao gồm:

• Zoho CRM: Quản lý khách hàng và giao dịch ngay từ email.
• Zoho Projects: Kết nối email với các dự án đang triển khai.
• Zoho Docs: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng.
• Zoho Meeting: Tạo và tham gia cuộc họp trực tuyến ngay từ email.

Nhờ vào khả năng tích hợp này, Zoho Mail giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà không cần sử dụng nhiều công cụ rời rạc.

Hỗ trợ đa nền tảng, đa ngôn ngữ

Zoho Mail hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giúp người dùng trên toàn thế giới dễ dàng sử dụng. Ngoài ra, dịch vụ này có thể chạy mượt mà trên Windows, macOS, Linux và cả các nền tảng web, đảm bảo tính linh hoạt cho người dùng.

Với hàng loạt tính năng mạnh mẽ, Zoho Mail không chỉ là một dịch vụ email thông thường mà còn là một công cụ hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả. Nhờ vào hệ thống bảo mật cao và khả năng tích hợp mạnh mẽ, Zoho Mail trở thành lựa chọn lý tưởng cho cá nhân và doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp email chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

Ưu và nhược điểm của Zoho Mail

Zoho Mail là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp được đánh giá cao nhờ vào tính bảo mật, không có quảng cáo và tích hợp mạnh mẽ với hệ sinh thái Zoho. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nổi bật, Zoho Mail cũng tồn tại một số hạn chế mà người dùng cần cân nhắc. Dưới đây là tổng quan về ưu và nhược điểm của Zoho Mail.

Ưu điểm

• Email theo tên miền riêng: Giúp doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Trực quan, dễ thao tác, tùy chỉnh linh hoạt.
• Không có quảng cáo, bảo mật cao: Mã hóa end-to-end, chống phishing, xác thực hai yếu tố (2FA).
• Tích hợp hệ sinh thái Zoho: Kết nối Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Docs, Zoho Meeting,…
• Streams – Làm việc nhóm hiệu quả: Bình luận, gắn thẻ đồng nghiệp, chia sẻ email như mạng xã hội nội bộ.
• Giá cả hợp lý, có gói miễn phí: Gói miễn phí cho 5 người dùng, gói trả phí cạnh tranh.
• Hỗ trợ đa nền tảng, truy cập offline: Sử dụng trên Windows, macOS, Linux, iOS, Android.

Nhược điểm

• Giao diện không hiện đại bằng Gmail, Outlook: Thiết kế đơn giản, chưa tối ưu trải nghiệm người dùng.
• Tốc độ đồng bộ email đôi khi chậm: Độ trễ khi dùng IMAP/POP với ứng dụng bên thứ ba.
• Gói miễn phí có giới hạn: Tối đa 5 người dùng, không hỗ trợ IMAP/POP, ít tích hợp bên ngoài.
• Dung lượng lưu trữ thấp hơn Gmail: 5GB – 30GB, trong khi Gmail và Outlook có dung lượng lớn hơn.
• Hỗ trợ khách hàng chưa nhanh: Phản hồi chậm hơn so với Google và Microsoft, gói miễn phí chỉ hỗ trợ qua email.

Zoho Mail là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp cần một dịch vụ email bảo mật, giá cả hợp lý và không có quảng cáo. Tuy nhiên, nếu người dùng yêu cầu giao diện hiện đại, đồng bộ nhanh hơn và dung lượng lớn, hãy cân nhắc các lựa chọn khác như Gmail hoặc Outlook.

So sánh Zoho Mail với các giải pháp tương tự

Zoho Mail là một trong những lựa chọn phổ biến khi doanh nghiệp tìm kiếm một dịch vụ email chuyên nghiệp. Tuy nhiên, trên thị trường còn nhiều giải pháp khác như Gmail (Google Workspace) và Outlook (Microsoft 365), mỗi nền tảng đều có những ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là bảng so sánh giữa Zoho Mail và các dịch vụ email tương tự để giúp người dùng có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

Dựa vào bảng so sánh trên đây, có thể thấy rằng Zoho Mail là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp cần một dịch vụ email bảo mật, không có quảng cáo, tích hợp hệ sinh thái Zoho với mức giá phải chăng. Tuy nhiên, nếu người dùng cần giao diện hiện đại, tốc độ đồng bộ nhanh và hệ sinh thái mạnh mẽ hơn, Gmail và Outlook là những giải pháp đáng cân nhắc.

Các gói dịch vụ Zoho Mail chính hãng

Zoho Mail cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Tùy theo quy mô và yêu cầu sử dụng, người dùng có thể lựa chọn từ gói các gói trả dịch vụ phù hợp. Dưới đây là tổng quan về các gói dịch vụ Zoho Mail chính hãng để giúp người dùng đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

Việc chọn gói Zoho Mail phù hợp sẽ giúp người dùng tối ưu hóa chi phí và tận dụng tối đa các tính năng hữu ích. Nếu người dùng là cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ, gói Zoho Lite 5 và Zoho Lite 10 có thể là một lựa chọn tốt. Ngược lại, nếu cần dung lượng lớn, bảo mật cao và khả năng cộng tác mạnh mẽ, các gói nâng cao sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn. Người dùng hãy cân nhắc dựa trên nhu cầu thực tế để đưa ra quyết định phù hợp!

Hướng dẫn cách đăng ký và đăng nhập tài khoản Zoho Mail

Để sử dụng phần mềm Zoho Mail, trước tiên người dùng cần phải đăng ký tài khoản sau đó tiến hành đăng nhập. Dưới đây là toàn bộ nội dung với hướng dẫn chi tiết mà người dùng có thể tham khảo như sau:

Đăng ký Zoho Mail

Người dùng có thể đăng ký tài khoản Zoho Mail bản quyền thông qua HVN Group – Đại lý ủy quyền chính thức dịch vụ Zoho tại thị trường Việt Nam. Khi đó, người dùng có thể thực hiện với các bước cụ thể như sau:

• Bước 1: Mở trình duyệt tìm kiếm của thiết bị sau đó truy cập vào địa chỉ – https://hvn.vn/zoho-workplace/zoho-mail/.
• Bước 2: Di chuyển xuống mục Bảng giá dịch vụ Zoho Mail và click chọn Đăng ký ngay vào gói dịch vụ mà người dùng muốn đăng ký.

• Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin vào biểu mẫu như hình bên dưới, lưu ý người dùng sẽ cần chuẩn bị một số thông tin như tên, email, số điện thoại, quy mô nhân sự và nhu cầu tư vấn cụ thể > sau đó click chọn vào LIÊN HỆ VỚI TÔI.

• Bước 4: Sau khi gửi thông tin, đội ngũ nhân sự của HVN Group sẽ nhanh chóng liên hệ đến khách hàng trong khoảng 15 – 20 phút.

Như vậy, chỉ với một vài bước triển khai cơ bản, người dùng đã đăng ký thành công tài khoản Zoho Mail. Khi đó, người dùng sẽ được cấp tài khoản bao gồm địa chỉ email và mật khẩu để sẵn sàng cho quá trình đăng nhập.

Đăng nhập Zoho Mail

Sau khi người dùng đã được cấp tài khoản Zoho Mail, tiếp đến quá trình đăng nhập sẽ diễn ra với những bước được chúng tôi hướng dẫn như sau: 

• Bước 1: Truy cập vào địa chỉ – https://www.zoho.com/mail/login.html > click chọn Đăng nhập.

• Bước 2: Nhập địa chỉ email vào ô trống > sau đó click chọn vào Kế tiếp.

• Bước 3: Nhập mật khẩu và hoàn tất theo hướng dẫn của hệ thống. Lưu ý, nếu người dùng kết nối Zoho Mail với tài khoản Gmail hoặc Outlook thì cần phải nhập mã OTP được gửi về mail > sau đó click chọn Xác minh.

• Bước 4: Tích chọn vào dạng tài khoản mà người dùng muốn sử dụng có thể là tài khoản theo tên miền trong Zoho hoặc tài khoản cá nhân.

*Lưu ý: Nếu người dùng sử dụng theo doanh nghiệp, tổ chức thì lựa chọn email dựa trên tên miền trong Zoho và làm theo hướng dẫn.

• Bước 5: Đăng nhập thành công.

Chỉ với 05 bước cơ bản được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã đăng nhập thành công phần mềm Zoho Mail. Tiếp đến, để có thể trải nghiệm công cụ này hiệu quả nhất hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về hướng dẫn sử dụng cơ bản thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn sử dụng Zoho Mail cơ bản nhất

Với người dùng mới, để sử dụng phần mềm Zoho Mail sẽ không quá khó khăn nếu người dùng tham khảo hướng dẫn sử dụng được chúng tôi chia sẻ bên dưới đây:

Tạo Mail mới

Tương tự như những dịch vụ email khác, Zoho Mail cũng có tính năng tạo email mới với các bước hướng dẫn cơ bản mà người dùng có thể tham khảo như sau:

• Bước 1: Trên giao diện chính của Zoho Mail click chọn Mail > tiếp đến chọn Mail Mới.

• Bước 2: Giao diện thư mới sẽ hiển thị, tại đây người dùng nhập thông tin bao gồm địa chỉ người nhận, tiêu đề, nội dung và tệp đính kèm nếu có > sau đó chọn Gửi.

• Bước 3: Người dùng cũng có thể gửi với chế độ lên lịch bằng cách chọn Gửi sau ở bên cạnh nút Gửi > sau đó lựa chọn thời gian muốn gửi > click chọn Xếp Lịch và Gửi.

Thêm lịch

Nếu người dùng muốn tạo lịch trên chính Zoho Mail thì có thể tham khảo các bước thực hiện cơ bản như sau:

• Bước 1: Click chọn Lịch > tiếp đến chọn Sự kiện mới.

• Bước 2: Nhập thông tin về sự kiện mà người dùng muốn tạo như hình bên dưới sau đó chọn Lưu để lưu lại.

• Bước 3: Hoàn thành.

Tương tự như vậy, người dùng có thể tạo nhiều lịch mới trên Zoho Mail đơn giản và dễ dàng thực hiện.

Thêm danh sách việc cần làm

Trong Zoho Mail, người dùng cũng có thể thêm các việc cần triển khai trong ngày, trong tuần, tháng…và hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở. Để sử dụng tính năng này, người dùng có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn triển khai như sau:

• Bước 1:  Ở thanh công cụ bên trái màn hình click chọn Danh Sách Việc Cần Làm > tiếp đến chọn Tác Vụ Mới.

• Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ hiển thị, người dùng nhập tên công việc, mô tả, tác vụ con….sau đó click chọn vào Lưu.

• Bước 3: Hoàn thành.

Thêm ghi chú

Nếu người dùng muốn tạo ghi chú thì phần mềm Zoho Mail cũng có riêng tính năng này. Khi đó, người dùng có thể triển khai với các bước hướng dẫn như sau:

• Bước 1: Click chọn Ghi chú > tiếp đến chọn Ghi Chú Mới > sau đó chọn vào Thêm Nhanh/Dán nội dung.

• Bước 2: Tại đây, người dùng có thể nhập luôn nội dung vào mục này và hệ thống sẽ tự động lưu trữ.

Thêm số liên lạc

Một tính năng cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ thêm với người dùng chính là thêm số liên lạc ngay trên chính Zoho Mail. Khi đó, người dùng chỉ cần thao tác đơn giản với các bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Click chọn Số liên lạc > tiếp đến chọn Số Liên Lạc Mới > sau đó nhập thông tin cơ bản cho liên hệ như tên, địa chỉ email, số điện thoại…

• Bước 2: Click chọn Lưu để hệ thống lưu lại thông tin liên lạc mới thêm.

Với những nội dung được chúng tôi hướng dẫn trên đây, người dùng có thể sử dụng phần mềm Zoho Mail trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm với người dùng một số những mẹo và thủ thuật hay để dùng công cụ này hiệu quả.

Một số mẹo và thủ thuật hay khi sử dụng Zoho Mail

Zoho Mail không chỉ là một dịch vụ email mà còn cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ giúp người dùng quản lý công việc hiệu quả hơn. Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật hữu ích để tận dụng tối đa Zoho Mail, giúp người dùng làm việc thông minh và bảo mật hơn.

1. Tạo bí danh email để quản lý dễ dàng hơn

• Dùng bí danh email (Alias) để nhận thư từ nhiều địa chỉ mà không cần tạo thêm tài khoản.
• Truy cập Settings > Email Alias để thiết lập.

2. Sử dụng Streams để làm việc nhóm hiệu quả

• Biến email thành cuộc thảo luận nhóm mà không cần chuyển tiếp nhiều lần.
• Gắn thẻ đồng nghiệp, để lại bình luận trực tiếp trên email.

3. Tạo bộ lọc và quy tắc tự động

• Tự động phân loại email vào thư mục cụ thể dựa trên người gửi, từ khóa.
• Vào Settings > Filters để cài đặt.

4. Xác thực hai yếu tố (2FA) hỗ trợ bảo mật

• Bật 2FA để bảo vệ tài khoản khỏi truy cập trái phép.
• Vào Security > Two-Factor Authentication để thiết lập.

5. Truy cập email Zoho khi không có Internet

• Bật Chế độ ngoại tuyến để xem và soạn email ngay cả khi mất kết nối mạng.
• Truy cập Settings > Offline Mode để kích hoạt.

6. Cấu hình Zoho Mail trên Outlook hoặc Gmail

• Sử dụng IMAP/POP3 để đồng bộ email trên ứng dụng bên thứ ba như Outlook, Thunderbird, Gmail.
• Tìm thông tin cài đặt tại Settings > IMAP/POP.

7. Tạo chữ ký email chuyên nghiệp

• Thêm chữ ký email với logo, thông tin liên hệ để tạo dấu ấn chuyên nghiệp.
• Vào Settings > Signature để chỉnh sửa.

8. Thao tác nhanh gọn bằng cách dùng phím tắt

• C – Soạn email mới
• R – Trả lời email
• F – Chuyển tiếp email
• Shift + U – Đánh dấu email là chưa đọc

Việc áp dụng các mẹo và thủ thuật trên sẽ giúp người dùng khai thác tối đa Zoho Mail, nâng cao năng suất và đảm bảo hộp thư luôn được sắp xếp khoa học. Hãy tận dụng những tính năng này để quản lý email một cách chuyên nghiệp và thuận tiện hơn!

Lưu ý quan trọng khi dùng Zoho Mail

Để sử dụng Zoho Mail hiệu quả và an toàn, người dùng cần lưu ý một số yếu tố quan trọng. Dưới đây là những điểm cần ghi nhớ để đảm bảo trải nghiệm email mượt mà, bảo mật và tối ưu hơn.

• Bảo mật tài khoản: Bật xác thực hai yếu tố (2FA), sử dụng mật khẩu mạnh và đổi mật khẩu định kỳ.
• Sao lưu dữ liệu: Thiết lập sao lưu email để tránh mất dữ liệu quan trọng.
• Quản lý bộ nhớ: Theo dõi dung lượng lưu trữ, xóa bớt email rác và tệp đính kèm không cần thiết.
• Cấu hình đúng MX, SPF, DKIM: Đảm bảo email gửi và nhận ổn định, tránh bị đánh dấu spam.
• Sử dụng bộ lọc email: Tự động phân loại thư quan trọng, hạn chế email rác.
• Truy cập an toàn: Chỉ đăng nhập Zoho Mail trên thiết bị tin cậy, tránh dùng Wi-Fi công cộng.
• Tận dụng ứng dụng di động: Cài đặt Zoho Mail trên điện thoại để quản lý email mọi lúc, mọi nơi.

Nắm vững các lưu ý trên sẽ giúp người dùng quản lý email tốt hơn, tránh rủi ro bảo mật và tối ưu hóa công việc. Hãy áp dụng ngay để tận dụng tối đa Zoho Mail một cách chuyên nghiệp!

Một số câu hỏi thường gặp

• Zoho Mail có miễn phí không?

Zoho Mail cung cấp gói miễn phí cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, nhưng giới hạn một số tính năng. Các gói trả phí mang lại nhiều tiện ích hơn, như dung lượng lớn hơn và bảo mật nâng cao.

• Zoho Mail có hỗ trợ tên miền riêng không?

Có, Zoho Mail cho phép doanh nghiệp sử dụng tên miền riêng để tạo địa chỉ email chuyên nghiệp. Người dùng cần xác minh tên miền và cấu hình bản ghi MX.

• Zoho Mail có thể sử dụng trên Outlook hoặc Gmail không?

Có, người dùng có thể đồng bộ Zoho Mail với các ứng dụng bên thứ ba như Outlook, Gmail bằng giao thức IMAP/POP.

• Zoho Mail có an toàn không?

Zoho Mail sử dụng mã hóa end-to-end, xác thực hai yếu tố (2FA) và nhiều lớp bảo mật khác để bảo vệ email người dùng.

• Có thể sử dụng Zoho Mail trên điện thoại không?

Có, Zoho Mail có ứng dụng dành cho iOS và Android, giúp người dùng quản lý email tiện lợi mọi lúc, mọi nơi.

• Tôi có thể khôi phục email đã xóa trên Zoho Mail không?

Có, người dùng có thể khôi phục email đã xóa trong Trash trong vòng 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn.

• Zoho Mail khác gì so với Gmail hay Outlook?

Zoho Mail tập trung vào bảo mật, quyền riêng tư và không chứa quảng cáo, trong khi Gmail và Outlook có tích hợp sâu hơn với các dịch vụ của Google và Microsoft.

• Tôi có thể nâng cấp hoặc hạ cấp gói Zoho Mail không?

Có, người dùng có thể thay đổi gói dịch vụ Zoho Mail bất cứ lúc nào trong phần quản lý tài khoản.

Lời kết

Như vậy, Zoho Mail là giải pháp email chuyên nghiệp, an toàn và linh hoạt, phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp. Với giao diện thân thiện, bảo mật cao và tích hợp mạnh mẽ, dịch vụ này giúp người dùng quản lý email hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin để người dùng khai thác tối đa Zoho Mail trong công việc và giao tiếp hàng ngày.

Nếu trong quá trình tìm hiểu thông tin về phần mềm Zoho Mail, người dùng gặp bất cứ vấn đề nào cần được hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ đến HVN Group qua địa chỉ:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777