Ưu điểm của Gmail Drive và cách tăng cường tính năng bảo mật

Với nhu cầu chuyển dịch lên không gian lưu trữ lên đám mây, nhiều doanh nghiệp đã ưu tiên lựa chọn đầu tư cho Gmail Drive Google – một không gian lưu trữ trực tuyến rộng lớn và tiện lợi. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra cho các tổ chức một bài toán về việc củng cố bảo mật và quyền riêng tư cho tài khoản sử dụng.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Gmail Drive Google?

Khi công việc từ xa và hybrid work trở nên phổ biến hơn, các công cụ nâng cao năng suất kinh doanh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, với mục đích giúp doanh nghiệp có sự liền mạch và thống nhất. Gmail Drive chính là lựa chọn tốt nhất cho các công ty đang cần một bộ năng suất mạnh mẽ và giá cả phải chăng để trao quyền cho nhân viên của mình.

Dưới đây là 05 lý do khiến các doanh nghiệp thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi sang sign in Gmail Drive account:

Giải pháp hiệu quả về giá

Việc chuyển đổi từ lưu trữ truyền thống trên máy tính hoặc từ các dịch vụ chỉ lưu trữ đám mây khác như Dropbox, Box, Citrix sang Google Drive giúp giảm chi phí áp dụng các công cụ liên lạc mới. Gmail Drive, một phần của Google Workspace, cung cấp bộ công cụ cho một gói đăng ký, từ đó tiết kiệm chi phí CNTT cũng như hỗ trợ giao tiếp và cộng tác bằng cách loại bỏ các nhu cầu chuyển đổi giữa các nền tảng.

Tính năng cộng tác linh hoạt

Thông qua tính năng tích hợp với các ứng dụng năng suất khác của Google Workspace, đội nhóm có thể tăng cường khả năng cộng tác bằng cách kết hợp giữa các chức năng thiết yếu như Gmail Drive Google, Meet, Calendar, Keep, Docs, Sheets, Slides,…Bạn có thể cùng lúc có nhiều người làm việc trên tài liệu Docs, xem nhận xét và trò chuyện trong tệp theo thời gian thực.

Khi ai đó gắn thẻ, bạn sẽ nhận được thông báo ngay lập tức tới email của mình. Hơn nữa, Meet và Chat cung cấp các tính năng trò chuyện và hội nghị video đơn giản – thao tác chỉ với một cú nhấp chuột.

Gmail Drive login mọi lúc mọi nơi

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc sử dụng Gmail Drive for Business là khả năng truy cập toàn cầu. Là nền tảng dựa trên đám mây, nền tảng có thể được truy cập bất cứ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào.

Vì tương thích với tất cả các trình duyệt nên bạn có thể truy cập vào nội dung tài liệu và hộp thư Gmail của mình từ bất kỳ thiết bị nào, dù là Mac, PC hay điện thoại di động. Người dùng cũng có thể download Gmail Drive app về điện thoại Android, iPhone để tiện sử dụng hơn.

Với chức năng ngoại tuyến của Gmail Drive, bạn sẽ không cần internet để làm việc hoặc truy cập dữ liệu của mình. Google Drive for Desktop có thể đồng bộ hóa dữ liệu Drive gần đây nhất của người dùng với thiết bị, bao gồm các tin nhắn email, cho phép làm việc ngoại tuyến hoặc sao lưu các tệp của mình.

Dễ dàng quản lý Admin Console

Thông qua việc đăng nhập Gmail Drive trả phí, tổ chức có quyền truy cập vào Google Workspace Admin Console. Tính năng này cho phép chủ sở hữu doanh nghiệp quản lý mọi thứ từ một vị trí duy nhất. Dashboard cho phép bạn quản lý người dùng, nhóm và thiết bị, gán quyền và sửa đổi cài đặt bảo mật.

Chẳng hạn, bạn có thể hạn chế các ứng dụng không đáng tin cậy, thực thi khóa bảo mật hoặc yêu cầu xác minh 2 bước. Khi có người đăng nhập Gmail Drive từ một thiết bị mới, Google sẽ gửi cho họ một tin nhắn văn bản bao gồm mã xác minh mà cần phải nhập trước khi có thể truy cập vào dữ liệu công ty.

Bảo mật hàng đầu

Lợi ích chính của Google Workspace là nhấn mạnh vào vấn đề bảo mật thông tin. Gmail Drive sử dụng mã hóa để bảo mật các tệp. Hơn nữa, các biện pháp kiểm soát quản trị bổ sung có sẵn để tăng thêm tính bảo mật cho dữ liệu và hạn chế việc chia sẻ dữ liệu. 

Hơn nữa, tất cả dữ liệu đều được mã hóa khi truyền và ở trạng thái nghỉ. Quản trị tập trung và ngăn ngừa mất dữ liệu cho Gmail Drive sẽ đơn giản hóa việc quản lý người dùng và chia sẻ tệp để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ dữ liệu. 

Các tính năng cơ bản của Gmail Drive

Gmail Drive cung cấp cho người dùng khả năng tải lên và trao đổi nhiều loại tệp – hình ảnh, tài liệu, âm thanh và video – đồng thời lưu trữ vào máy chủ Google hoặc cloud. Drive có thể đóng vai trò như một giải pháp sao lưu hoặc như một cách để giải phóng dung lượng trên thiết bị người dùng.

Để hiểu lý do tại sao việc Gmail Drive login lại phổ biến như hiện tại, điều quan trọng cần lưu ý là nó được xây dựng để hoạt động liền mạch với Google. Một trong những tính năng tốt nhất của Drive là khả năng tích hợp với bộ ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng đám mây của Google.

Hầu hết người dùng sẽ bị thu hút bởi những ứng dụng này, bao gồm Gmail, Gocs, Sheets, Slides,…Chúng không chỉ cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu, liên kết email với các ứng dụng, mà còn được trang bị các công cụ trực quan cho phép cộng tác theo thời gian thực.

Một số tính năng nổi bật khác của Gmail Drive có thể kể đến như:

• Lưu trữ tệp: Theo mặc định, bạn sẽ nhận được Gmail Drive storage limit 15GB chia sẻ giữa Drive, Gmail và Photos. Nếu đạt đến giới hạn, dung lượng có thể được mở rộng khi người dùng nâng cấp lên Google Workspace trả phí hoặc mua dung lượng trên Google One.
• Gmail Drive share: Tệp sẽ được lưu trữ ở chế độ riêng tư cho đến khi được chia sẻ với người dùng khác. Nhưng bất cứ lúc nào, bạn cũng có thể mời người khác xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống tệp và tài liệu thông qua thông báo trên Gmail.
• Lưu trữ an toàn; Các tệp trên Gmail Drive được bảo vệ bằng mã hóa AES256 hoặc AES128, cùng giao thức bảo mật được sử dụng trên các dịch vụ khác của Google.

Bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật Gmail Drive

Về cơ bản, người dùng không thể thay đổi tính bảo mật và quyền riêng tư của Gmail Drive nói riêng và các dịch vụ của Google nói chung. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện các hành động để giảm thiểu vấn đề tiềm ẩn về quyền riêng tư của Google và tăng cường bảo mật cho tài khoản của mình bằng một vài bước đơn giản.

Kích hoạt xác thực 2 yếu tố

Nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây có tính năng xác thực 2 yếu tố, bao gồm cả Gmail Drive. Trong phần bảo mật, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn bật xác minh hai bước trong tài khoản Google của mình.

Bước thứ hai là nhận mã xác minh trên thiết bị di động hoặc địa chỉ email. Google cho phép bạn chọn các phương pháp khác, gồm mã dự phòng hoặc security key.

Khía cạnh quan trọng của bất kỳ tính năng xác thực 2 yếu tố là cách sử dụng. Sẽ không có ý nghĩa gì nếu bật xác thực 2 yếu tố, sau đó chọn một tùy chọn như ghi nhớ thiết bị trong 30 ngày, bỏ qua tính năng bảo mật bổ sung.

Sử dụng mật khẩu mạnh mẽ

Sử dụng mật khẩu mạnh là lời khuyên cần thiết về bảo mật internet, vì một password yếu là cách dễ dàng nhất để hacker xâm phạm vào Gmail Drive account. Ngoài ra, việc sử dụng cùng một mật khẩu cho nhiều tài khoản sẽ khiến tất cả các tài khoản gặp rủi ro. Một trong những thói quen tốt được các chuyên gia khuyến khích là thường xuyên thay đổi password.

Người dùng cũng có thể sử dụng ứng dụng quản lý mật khẩu để hỗ trợ trong việc tạo password mạnh và tăng tính bảo mật cho tất cả tài khoản internet của bạn. Các hệ điều hành và nhiều trình duyệt internet có trình quản lý mật khẩu tích hợp.

Thực hành digital hygiene

Ngoài việc bật xác thực 2 bước và sử dụng mật khẩu mạnh hoặc trình quản lý mật khẩu, có có một số cách khác để bạn bảo vệ tài khoản Gmail Drive của mình.

Chẳng hạn, không chia sẻ thông tin đăng nhập Gmail Drive của mình với người khác. Ngoài ra, hãy chú ý đến việc sử dụng wifi công cộng. Nếu bạn phải sử dụng wifi công cộng, trước tiên hãy cân nhắc việc kết nối với VPN. VPN bổ sung thêm một lớp bảo vệ bằng cách che giấu địa chỉ IP của người dùng. 

Để tìm hiểu sâu hơn về các phương pháp tăng cường tính riêng tư và bảo mật của tài khoản Gmail Drive. Bạn cũng có thể liên hệ với chuyên gia về Google Workspace của chúng tôi bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Hoạt động với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những giải pháp Google Workspace chất lượng được thiết kế với mức chi phí phải chăng. Không dừng lại ở đó, chúng tôi tự hào khi luôn được nhiều khách hàng doanh nghiệp đánh giá cao về sự nhiệt huyết và chuyên nghiệp trong cách tư vấn, hỗ trợ khách hàng.

Quy tụ đội ngũ chuyên gia với kiến thức chuyên môn được chính Google công nhận, chúng tôi cam kết đem tới cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời khi lựa chọn dịch vụ Google Workspace nói chung và Gmail Drive nói riêng. 

Nếu có bất kỳ câu hỏi liên quan đến biện pháp bảo mật Gmail Drive account, hoặc có nhu cầu nâng cấp dung lượng lưu trữ đám mây, hãy kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – bằng cách vào vào Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ nhanh chóng có mặt và hỗ trợ giải đáp, tư vấn.