Ứng dụng Airtable trong điều hành doanh nghiệp

Nắm bắt được mọi dữ liệu và hoạt động tại cùng một nơi là mong muốn của bất kỳ chủ doanh nghiệp nào khi áp dụng một phần mềm quản lý vào hệ thống làm việc. Airtable hoàn toàn có thể giúp bạn giải quyết được vấn đề này. Vậy cụ thể Airtable có thể giúp ích được gì trong việc điều hành doanh nghiệp? Câu hỏi sẽ được giải đáp thông qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu Airtable là gì?

Airtable là phần mềm quản lý dự án và doanh nghiệp, cho phép người dùng xem dữ liệu và cộng tác với các bên liên quan thông qua nền tảng dựa trên đám mây.

Ra mắt năm 2013, tốc độ tăng trưởng của Airtable không hề có dấu hiệu chậm lại cho tới thời điểm hiện tại. Với sự hỗ trợ của phần mềm, người dùng có thể truy cập nền tảng thông qua trình duyệt trên web, ứng dụng dành cho desktop hoặc mobile app được download từ cửa hàng Apple và Google Play dành cho iOS, Android.

Công cụ quản lý dự án mạnh mẽ này còn cung cấp một bộ template có sẵn hữu ích để người dùng có thể tiết kiệm thời gian. Có nhiều mẫu để lựa chọn và bạn hoàn toàn có thể xử lý hầu hết các loại dự án với bộ template này. Cho dù đang cố gắng tạo danh sách khách hàng tiềm năng, danh mục nhân viên hay danh mục sản phẩm, Airtable đều có thể hỗ trợ bạn.

Các tính năng cốt lõi của Airtable

Airtable đang càng ngày càng trở nên phổ biến hơn đối với các doanh nghiệp. Vì sao lại có sự phổ biến đó? Hãy cùng xem các tính năng cốt lõi của phần mềm để hiểu thêm về vấn đề này.

• Thêm nhận xét hoặc ghi chú: Một tính năng tuyệt vời của Airtable là cho phép người dùng thêm ghi chú, thảo luận hoặc nhận xét về các record đã lưu. Những nhận xét và ghi chú này sẽ giúp các thành viên trong nhóm cộng tác ngay từ chính database.
• Giao diện dễ sử dụng: Phần mềm quản lý dự án này đi kèm với giao diện kiểu bảng tính, từ đó giúp người dùng tạo và quản lý database dễ dàng hơn. Tính năng cũng hỗ trợ lưu trữ thông tin, lọc và sắp xếp các loại record, lưu và chia sẻ chế độ xem, liên kết giữa các table và nhiều hơn nữa mà không gặp bất cứ rắc rối nào.
• Nhập nội dung từ các ứng dụng khác: Airtable cho phép người dùng nhập database hoặc các thông tin hiện có từ các ứng dụng khác. Các bảng tính đã được nhập sau đó có thể chuyển đổi thành một base tùy chỉnh.
• Xem record: Nền tảng cho phép người dùng xem tất cả record của mình cùng một lúc. Ngoài ra, bạn còn được phép tạo nhiều dạng xem cho một table trong base. Cân nhắc xem các record trong Airtable giúp bạn đánh giá được dữ liệu có phù hợp với các tiêu chí nhất định của mình hay không.
• Lưu data trong table: Bạn có thể thêm một hoặc nhiều table vào mỗi base, giống như tạo trang tính trong bảng tính. Trong đó, người dùng dễ dàng lưu trữ một loại dữ liệu nhất định một cách dễ dàng.

Áp dụng Airtable cho việc điều hành doanh nghiệp

Phần mềm Airtable tập hợp tất cả dữ liệu của doanh nghiệp tại một vị trí tiện lợi, hỗ trợ tạo và chuẩn hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp, từ đó giúp bạn điều hành hiệu quả doanh nghiệp và dễ dàng đạt được các mục tiêu kinh doanh đầy tham vọng của mình.

Cộng tác nhóm với Airtable Sync

Doanh nghiệp sử dụng Airtable như một Database để thuận lợi cho việc cộng tác và quản lý dự án. Để đề cao tính trách nhiệm, người quản lý dự án có thể đặt ra nhiệm vụ và cho mọi thành viên khác biết mình cần phải làm gì. Phần mềm cũng cho phép người dùng cung cấp nhận xét trên cùng nền tảng đốiv với các công việc có liên quan, từ đó tối đa hóa hiệu quả làm việc.

Phần mềm quản lý dự án này mở rộng tính năng với Airtable Sync, cho phép người dùng có thể duy trì đồng bộ hóa thông qua chế độ Syncable View – sắp xếp các nhóm quanh nguồn duy nhất với dữ liệu thời gian thực từ các nguồn khác nhau.

Thay vì sử dụng các Data Silos khác nhau, Airtables Sync hợp nhất các Data Source ở chế độ xem tổng hợp, từ đó bạn có thể xem và phân tích dữ liệu từ một số đầu vào cùng một lúc. Điều này hoàn toàn tiện lợi cho việc theo dõi các số liệu cũng như tiến triển công việc từ một nền tảng duy nhất.

Tự động hóa – Cách để hoàn thành nhiều công việc hơn

Tính năng tự động hóa của Airtable giúp bạn có thể tập trung, tăng tốc và kiểm soát các workflow. Người dùng hoàn toàn có thể tùy chỉnh và tạo các Action của riêng mình như:

• Gửi email bằng Airtable
• Đồng bộ dữ liệu với Google Calendar
• Cập nhật hồ sơ dựa trên những thay đổi trong các ứng dụng khác
• Gửi tin nhắn trong Slack/Microsoft Teams
• Lên lịch tweet
• Đăng ký thanh toán bằng Stripe
• Quản lý tệp với Dropbox/Box
• Tạo hành động đăng bài cho nền tảng Facebook

Việc thiết lập tự động hóa trong Airtable giúp tăng hiệu quả làm việc trong thời gian được rút ngắn hơn, đồng thời chuẩn hóa cách thức thực hiện các yêu cầu công việc cũng như hoàn thành các nhiệm vụ mà không gặp vấn đề ngoài dự kiến nào.

Góc nhìn công việc mới

Database Airtable cung cấp các chế độ xem linh hoạt để xem cùng một nội dung từ các góc độ khác nhau nhằm thu hút thêm thông tin chuyên sâu và tạo quy trình công việc dễ dàng hơn. Người dùng có thể xem cùng một thông tin ở các dạng được tổ chức khác nhau bằng cách sử dụng chế độ xem lưới, Lịch, Kanban, Thư viện và biểu mẫu, đồng thời áp dụng các tùy chỉnh bổ sung để kiểm soát dữ liệu trong chế độ xem đó.

Các chế độ xem tiện ích trong nền tảng Airtable để giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn đa chiều đa diện hơn về các dữ liệu cũng như thông tin:

• Lưới (Grid): Hiển thị thông tin dưới dạng lưới bao gồm các hàng và cột.
• Biểu mẫu (Form): Thích hợp để cung cấp thông tin vào base thay vì xem thông tin tại đây.
• Lịch (Calendar): Hiển thị record dưới dạng sự kiện trên Lịch. Việc này giúp người dùng có thể hình dụng dược deadline của từng công việc, từ đó ưu tiên hoàn thành những việc cần thiết.
• Thư viện (Gallery): Trình bày các record ở chế độ xem theo hướng dạng thẻ phù hợp nhất, nhằm trình bày các tệp đính kèm như hình ảnh hay tài liệu.
• Kanban: Chế độ xem này cho hiển thị các record dưới dạng thẻ trên Kanban Board. Điều này giúp bạn hình dung được trạng thái của từng tác vụ.
• Gantt: Hiển thị lịch trình các hoạt động tương tự như một timeline sự kiện, nhưng bổ sung thêm lợi ích là giúp người dùng hiểu được mối liên quan giữa chúng.

Dashboard theo thời gian thực

Dashboard được đánh giá là phương pháp cứu cánh khi có nhu cầu xem thông tin cần thiết chỉ trong một thao tác, bố cục của hình thức trình bày dữ liệu này là hoàn hảo khi bạn muốn tổng hợp thông tin, làm nổi bật xu hướng hoặc trực quan hóa sự phân bố trong biểu đồ và đồ thị.

Dashboard trong Airtable giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin cập nhật trạng thái và cập nhật thông tin về tiến độ công việc của các bộ phận thông qua các trang báo cáo tổng quan. Người dùng có thể tùy chỉnh các báo cáo và theo dõi những gì được cho là quan trọng nhất.

Từ báo cáo tổng quan, người dùng có thể dễ dàng đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Việc đánh giá các nhà cung cấp, nhân sự, các chiến lược và các quy trình dựa trên dữ liệu đo lường thống kê theo thời gian thực giúp đảm bảo đưa ra các quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp.

Airtable được đánh giá là một giải pháp hoàn hảo cho từng quy trình làm việc, đặc biệt là hoạt động điều hành doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ từ nền tảng quản lý này, bạn dễ dàng quản lý quy trình, cũng như nghiệp vụ kinh doanh quan trọng nhất trong doanh nghiệp, từ quản trị mục tiêu OKR, SLA đến quản lý hàng tồn kho và nhà cung cấp, nhà phân phối.

Trên đây chỉ là một số lợi ích của phần mềm Airtable trong các hoạt động điều hành doanh nghiệp, nếu cần thêm thông tin chi tiết và cụ thể về vấn đề này, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ nhân viên của chúng tôi hỗ trợ bạn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Đoạn kết

Với các tính năng linh hoạt và mạnh mẽ, Airtable chắc chắn có thể đáp ứng được hầu hết các hoạt động khác của doanh nghiệp. Nếu gặp khó khăn hoặc có nhu cầu được tư vấn về việc triển khai Airtable vào các trường hợp cụ thể trong doanh nghiệp của mình, hãy gọi ngay cho Công ty Cổ phần Tập đoàn HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – theo Hotline: 024 9999 7777 để nhanh chóng nhận được sự tư vấn chuyên sâu đến từ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi.