Exchange là gì? Tính năng, Lợi ích và Cách đăng ký Exchange
Nếu thường xuyên làm việc với email doanh nghiệp, người dùng chắc hẳn cũng đã ít nhiều nghe đến phần mềm Microsoft Exchange – nền tảng quan trọng trong hạ tầng CNTT của nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, nếu chưa hiểu rõ Microsoft Exchange là gì? Tính năng, Ưu điểm và Cách thức đăng ký?, thì người dùng đừng vội bỏ qua những chia sẻ chi tiết ở bài viết dưới đây.
Microsoft Exchange là gì?
Microsoft Exchange là một hệ thống máy chủ email được phát triển bởi Microsoft, mục đích là để hỗ trợ quản lý email, lịch làm việc, danh bạ, và các tác vụ liên quan trong tổ chức. Exchange cho phép người dùng có thể tương tác qua các thiết bị di động, máy tính cá nhân và cả trình duyệt web, nhưng thường thì người dùng cá nhân sẽ không được cung cấp tài khoản này.
Microsoft Exchange gồm những loại nào?
Hiện tại, Microsoft Exchange phổ biến với 2 phiên bản là Microsoft Exchange Online và Microsoft Exchange Server. Tùy nhu cầu, quy mô, cũng như mục đích lưu trữ, mà doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn giữa việc duy trì hệ thống hạ tầng Exchange Server riêng, hoặc lưu trữ linh hoạt trên nền tảng đám mây thông qua Exchange Online. Cụ thể:
Microsoft Exchange Online
Exchange Online là phiên bản được cung cấp dưới dạng dịch vụ SaaS – nền tảng điện toán đám mây phổ biến với đầy đủ các tính năng và công cụ cộng tác cho hoạt động quản lý và lưu trữ dữ liệu email của tổ chức. Người dùng có thể đăng ký Exchange Online một cách độc lập, hoặc thông qua gói đăng ký Microsoft 365 tùy theo nhu cầu.
Microsoft lúc này sẽ chịu trách nhiệm về việc quản lý, nâng cấp và bảo trì hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối ưu thời gian, chi phí, cũng như giảm thiểu các công tác quản lý phức tạp thường gặp khi triển khai Exchange Server tại chỗ.
Microsoft Exchange Server
Microsoft Exchange Server là hệ thống máy chủ ảo được cấu hình và cài đặt riêng theo nhu cầu của tổ chức, cho phép người dùng có thể quản lý và kiểm soát hệ thống email một cách chặt chẽ. Hay nói cách khác, để sử dụng các dịch vụ email như Outlook, Exchange Online, thì sẽ cần phải có một hệ thống Mail Server để kiểm soát.
Lúc này, Exchange Server được xem như cơ quan đầu não – nơi tập trung và lưu trữ toàn bộ dữ liệu, còn Outlook và Exchange Online sẽ là trung gian để cung cấp dữ liệu và hỗ trợ người dùng triển khai các tác vụ. Bên cạnh đó, để triển khai Exchange Server, doanh nghiệp cũng cần phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng như phần mềm, phần cứng, nhân lực và cả thiết bị để quản lý và duy trì hệ thống.
Những tính năng hiện tại mà Microsoft Exchange đang có
Microsoft Exchange liên tục được cập nhật và nâng cấp các tính năng để có thể hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu email. Cụ thể các tính năng “nổi bật” của Exchange người dùng cần theo dõi đó là:
Quản lý lịch làm việc với Exchange
Người dùng Exchange sẽ có riêng một bảng điều khiển dành cho quản trị viên với thiết kế trực quan, đơn giản và dễ dàng thao tác. Khi đó, họ có thể chủ động tối ưu trong việc triển khai, cũng như quản lý các hệ thống email trực tuyến, ngoại tuyến, hoặc cả hai kết hợp. Ngoài ra, trung tâm quản trị Exchange (EAC) trong phần mềm cũng được thiết kế với cầu hình tùy chọn đặc biệt để gia tăng trải nghiệm cho chính người dùng.
Đồng bộ Exchange trên nhiều thiết bị
Bất cứ dịch vụ email trực tuyến nào cũng có tính năng đồng bộ hóa nhanh chóng, và tất nhiên Exchange cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, điểm cộng của phần mềm này là người dùng có thể đồng bộ email nhanh chóng chỉ sau vài giây. Hơn nữa, công cụ này còn có thể kết hợp giữa Exchange Online, Outlook offline và Exchange Server, mang đến người dùng trải nghiệm email được vận hành liên tục ngay cả khi kết nối Internet không ổn định.
Giao diện eDiscovery
Microsoft Exchange cung cấp một giao diện thống nhất, cho phép người dùng có thể khám phá điện tử ngay cả với Exchange, SharePoint và Lync. Khi đó, tất cả các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp đều có thể sử dụng chức năng lưu trữ kết hợp để phân tích dữ liệu, quản lý và giảm thiểu tối đa các công đoạn phức tạp.
Bảo mật dữ liệu trên Microsoft Exchange
Exchange tích hợp nhiều tính năng để bảo vệ người dùng an toàn khỏi các rủi ro tiềm tàng trên hệ thống email. Đặc biệt là với tính năng ngăn chặn mất dữ liệu (DLP), người dùng có thể hạn chế tối đa các nguy cơ đánh cắp dữ liệu trái phép khi vô tình gửi thông tin nhạy cảm trong tổ chức tới những đối tượng không được phép tiếp cận.
Tích hợp Exchange với ứng dụng khác
Ngoài các tính năng làm việc chính trên phần mềm, người dùng còn có thể tích hợp Exchange với nhiều công cụ và ứng dụng tiện ích khác trong hệ sinh thái Microsoft 365. Điều này tạo nên một nền tảng làm việc mạnh mẽ, có thể kết nối tất cả các công cụ hỗ trợ làm việc mà không cần phải sử dụng một phần mềm hỗ trợ nào khác. Thông qua đó, tiến độ làm việc của người dùng cũng sẽ được cải thiện và tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.
Lợi ích của Microsoft Exchange
Microsoft Exchange cung cấp một nền tảng email mạnh mẽ với khả năng quản lý hộp thư, lịch trình và danh bạ linh hoạt. Cùng với đó là các tính năng, tiện ích và lợi ích tuyệt vời cho tổ chức, doanh nghiệp như:
Truy cập Exchange mọi lúc mọi nơi
Mail Exchange thực hiện việc lưu trữ và quản lý dữ liệu trên cả nền tảng đám mây và môi trường cục bộ (Exchange Server). Điều này cho phép người dùng có thể truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào miễn sao có kết nối mạng Internet. Khi đó, các vấn đề về khoảng cách địa lý, địa điểm, thời gian, cũng như thiết bị không còn là cản trở với Mail Exchange.
Quản lý email chuyên nghiệp
Exchange cung cấp một hệ thống quản lý email toàn diện, giúp tối ưu hóa việc quản lý hộp thư, nâng cao hiệu suất, cũng như đáp ứng linh hoạt nhu cầu của các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Theo đó, thông qua các tính năng như tìm kiếm nâng cao, quản lý hộp thư dùng chung, truy xuất và tự động lưu trữ email,… Exchange mang đến trải nghiệm làm việc liền mạch, quản lý và bảo mật email mạnh mẽ.
Cộng tác và làm việc nhóm hiệu quả
Người dùng có thể truy cập email, lịch, danh bạ và các tác vụ trên Exchange từ bất cứ thiết bị nào có kết nối Internet. Đồng thời, dữ liệu email cũng sẽ được đồng bộ hóa liên tục trên các thiết bị, giúp người dùng dễ dàng giao tiếp, chia sẻ và làm việc cùng nhau dù ở bất cứ đâu. Một giải pháp hoàn hảo, không chỉ giúp tăng cường hiệu suất công việc, cải thiện khả năng quản lý dự án, mà còn đẩy mạnh sự tương tác nhóm, giúp trải nghiệm liền mạch và linh hoạt hơn rất nhiều.
Lưu trữ và khôi phục dữ liệu nâng cao
Microsoft Exchange không chỉ là công cụ nhận và gửi email đơn thuần, mà còn hỗ trợ các tính năng lưu trữ và khôi phục dữ liệu nâng cao, đảm bảo dữ liệu email của doanh nghiệp luôn được bảo vệ và có thể khôi phục nhanh chóng khi cần thiết. Chưa kể, còn có thể tích hợp với các hệ thống sao lưu của bên thứ ba để tạo các bản sao lưu định kỳ, giúp hạn chế tối đa những rủi ro khi chẳng may gặp các sự cố lỗi phần cứng, mất dữ liệu, hoặc sự tấn công của phần mềm độc hại, ransomware,…
Bảo mật cấp doanh nghiệp
Microsoft Exchange cũng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống bảo mật toàn diện với nhiều lớp bảo vệ khác nhau, từ việc phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa từ bên ngoài, quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu cho đến bảo vệ danh tính. Thông qua đó, giúp đảm bảo tính an toàn, bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt cho hệ thống email doanh nghiệp, tránh các rủi ro mất dữ liệu và các cuộc tấn công an ninh mạng từ bên ngoài.
Gia tăng trải nghiệm khách hàng
Dễ dàng tích hợp tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Microsoft 365 như Outlook, OneDrive, SharePoint, Power Automate,…. Điều này có thể giúp tự động quy trình làm việc, cải thiện hiệu suất và giúp nhân viên có thêm nhiều thời gian để tập trung chăm sóc và tư vấn khách hàng tốt hơn. Khi đó, một doanh nghiệp có khả năng giao tiếp chuyên nghiệp, tổ chức và quản lý tốt, khách hàng chắc chắn sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng hơn rất nhiều.
Ưu nhược điểm Microsoft Exchange
Microsoft Exchange là một hệ thống email mạnh mẽ, được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, để có cái nhìn khách quan về Exchange, người dùng sẽ cần lưu ý một số ưu, nhược điểm dưới đây của hệ thống:
Ưu điểm của Microsoft Exchange
Có thể nói, Microsoft Exchange mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích tối ưu khi sở hữu các ưu điểm nổi bật dưới đây:
- Dung lượng lưu trữ lớn: Mail Exchange với 1TB dung lượng lưu trữ, cho phép người dùng có thể thoải mái trong việc lưu giữ các thông tin, dữ liệu quan trọng cùng tệp đính kèm.
- Độ ổn định của Microsoft Exchange: Microsoft Exchange được người dùng đánh giá là có tốc độ truy cập cao, hoạt động ổn định. Nếu có bảo trì, nâng cấp hệ thống, hay bất cứ vấn đề gì khiến dịch vụ email bị gián đoạn, thì Microsoft cũng đều gửi thông báo để khách hàng có thời gian chuẩn bị và sắp xếp email, tránh ảnh hưởng nhiều đến công việc.
- Có thể tùy ý thay đổi hộp thư đến: Mail Exchange có thể cá nhân hóa theo trải nghiệm người dùng, giúp việc tìm kiếm, kiểm tra và thực hiện các tác vụ trong email trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, hệ thống còn tích hợp các tính năng nâng cao, add-in và công cụ tiện ích để người dùng có thể sử dụng dịch vụ email một cách linh hoạt nhất.
- Khả năng mở rộng linh hoạt: Microsoft Exchange có thể linh hoạt triển khai trên cả môi trường cục bộ và nền tảng đám mây, điều này mang đến giải pháp hoàn hảo cho tất cả các doanh nghiệp ở mọi quy mô, và mọi ngành nghề khác nhau.
- Bảo mật mạnh mẽ: Bảo mật luôn là một trong những ưu tiên hàng đầu của Microsoft Exchange. Với các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa dữ liệu, bảo vệ mail chống lại thư rác, phần mềm độc hại, lừa đảo,…. cùng khả năng tích hợp tốt với Microsoft Defender và Exchange Online Protection, Microsoft Exchange mang đến giải pháp bảo mật dữ liệu an toàn cho người dùng.
- Đẩy mạnh hiệu suất làm việc nhóm: Exchange cung cấp các tính năng quản lý email mạnh mẽ, cho phép người dùng có thể chia sẻ lịch, tệp đính kèm, danh bạ hoặc tài liệu một cách dễ dàng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác nhóm, kết nối và làm việc hiệu quả dù họ ở bất cứ đâu.
Nhược điểm của Microsoft Exchange
Ngoài những ưu điểm nổi bật, thì Microsoft Exchange cũng có một số hạn chế mà người dùng cần lưu ý như sau:
- Chi phí cao: Exchange có thể có giá thành cao, đặc biệt là khi sử dụng các gói đăng ký doanh nghiệp với dung lượng lưu trữ lớn, nâng cấp bảo mật. Ngoài ra, người dùng cũng cần phải chi trả một khoản phí nhất định cho việc duy trì và bảo dưỡng hệ thống Exchange Server định kỳ, vì vậy mà sẽ gây ra áp lực không nhỏ lên ngân sách tài chính của doanh nghiệp.
- Phức tạp khi triển khai tại chỗ: Nếu doanh nghiệp tự phát triển hệ thống Exchange Server tại chỗ, điều này sẽ là một quá trình phức tạp vì đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm kỹ thuật từ người quản lý.
- Phụ thuộc Microsoft: Với Exchange Online, doanh nghiệp sẽ phải phụ thuộc nhiều vào hệ thống và chính sách của Microsoft. Do đó, nếu Microsoft có bất kỳ thay đổi nào về chính sách hoặc tăng chi phí, thì điều này có thể gây ra bất lợi lớn đối với doanh nghiệp.
- Yêu cầu về nhân lực: Việc triển khai và quản lý Exchange Server sẽ yêu cầu khá nhiều về kiến thức và kỹ năng công nghệ. Vì vậy, để vận hành hệ thống một cách hiệu quả, doanh nghiệp bắt buộc phải đầu tư một đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, chuyên môn cao.
Các gói đăng ký Microsoft Exchange và bảng giá chi tiết
HVN Group hiện là đối tác cấp cao của Microsoft tại thị trường Việt Nam, được uỷ quyền để cung cấp các dịch vụ Microsoft bản quyền cho các doanh nghiệp và tổ chức. Dưới đây là bảng giá cập nhật chi tiết các gói đăng ký Microsoft Exchange tại HVN mà người dùng có thể tham khảo:
1. Microsoft Exchange phiên bản “độc lập”
Với các phiên bản Microsoft Exchange độc lập, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong 3 gói đăng ký là Exchange Plan 1, Exchange Plan 2 và Exchange Kiosk. Một giải pháp “hoàn hảo” cho các doanh nghiệp chỉ muốn sử dụng dịch vụ email của Microsoft với mức phí hợp lý, an toàn và bảo mật chặt chẽ. Cụ thể bảng giá như sau:
Exchange Plan 1 | Exchange Plan 2 | Exchange Kiosk | |
Chi phí |
1.190.000đ người dùng/năm |
2.390.000đ người dùng/năm |
549.000đ người dùng/năm |
Tính năng |
– Email cấp doanh nghiệp + hộp thư 50GB cho mỗi người dùng. – Bảo vệ email chống thư rác, spam và phần mềm độc hại/lừa đảo. – Các phiên bản Outlook kết nối Exchange Online. – Truy cập trình duyệt web Outlook với đầy đủ các tính năng nâng cao. – Hộp thư đến ưu tiên cho những email quan trọng. – So sánh lịch để dễ dàng thiết lập các cuộc họp và đẩy mạnh tính năng cộng tác nhóm. – Bảo mật hộp thư, chống thư rác và phần mềm độc hại qua Exchange Online Protection. – Tự động di chuyển thư cũ sang hộp thư Lưu trữ tại chỗ (Exchange Server). |
– Email cấp doanh nghiệp + hộp thư 100GB cho mỗi người dùng. – Dung lượng lưu trữ không giới hạn trong Hộp thư lưu trữ tại chỗ. – Gửi thư với kích cỡ tối đa 150MB. – Bảo vệ email chống thư rác, spam và phần mềm độc hại/lừa đảo. – Các phiên bản Outlook kết nối Exchange Online. – Truy cập trình duyệt web Outlook với đầy đủ các tính năng nâng cao. – Hộp thư đến ưu tiên cho những email quan trọng. – So sánh lịch để dễ dàng thiết lập các cuộc họp và đẩy mạnh tính năng cộng tác nhóm. – Bảo mật hộp thư, chống thư rác và phần mềm độc hại qua Exchange Online Protection. – Tự động di chuyển thư cũ sang hộp thư Lưu trữ tại chỗ (Exchange Server). – Tính năng trả lời cuộc gọi, giao diện người dùng quay số vào và tổng đài tự động cho tổ chức thông qua Unified Messaging. – Kiểm soát và bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm thông qua phân tích nội dung chuyên sâu. |
– Email cấp doanh nghiệp + hộp thư 2GB cho mỗi người dùng. – Bảo vệ email chống thư rác, spam và phần mềm độc hại/lừa đảo. – Các phiên bản Outlook kết nối Exchange Online. – Truy cập trình duyệt web Outlook với đầy đủ các tính năng nâng cao. – Bảo mật hộp thư, chống thư rác và phần mềm độc hại qua Exchange Online Protection. |
2. Microsoft Exchange tích hợp Microsoft 365
Khi đăng ký gói Microsoft 365, người dùng sẽ được cung cấp các công cụ cơ bản và nâng cao do Microsoft phát triển, bao gồm cả Exchange Online. Theo đó, tùy nhu cầu, mục đích, cũng như quy mô sử dụng, mà doanh nghiệp có thể cân nhắc gói đăng ký phù hợp với mức giá cụ thể như sau:
Phiên bản | Chi phí | |
1. Microsoft 365 Business | Microsoft 365 Business Standard |
299.000đ người dùng/tháng |
Microsoft 365 Business Premium |
659.000đ người dùng/tháng |
|
2. Microsoft 365 Enterprise | Microsoft 365 E3 |
1.069.000đ người dùng/tháng |
Microsoft 365 E5 |
1.690.000đ người dùng/tháng |
|
3. Office 365 Enterprise | Office E1 (truy cập web) |
299.000đ người dùng/tháng |
Office E3 |
689.000đ người dùng/tháng |
|
Office E5 |
1.099.000đ người dùng/tháng |
**HVN Group hiện đang triển khai bảng giá ưu đãi dành cho tất cả các khách hàng khi đăng ký và sử dụng các dịch vụ Microsoft 365 tại đây. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ thông tin gì cần giải đáp, doanh nghiệp có thể liên hệ Hotline: 024.9999.7777 hoặc trực tiếp truy cập trang chủ HVN.vn để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia.
Sự khác biệt giữa Exchange và Outlook là gì?
Microsoft Exchange và Outlook đều là những ứng dụng được cung cấp bởi Microsoft. Nhưng dù có mối tương quan chặt chẽ với dịch vụ email của Microsoft, thì giữa chúng vẫn có những tính năng và mục tiêu hỗ trợ khác nhau. Cụ thể:
Tiêu chí | Microsoft Exchange | Outlook |
Vai trò | Máy chủ email – nơi lưu trữ và quản lý tất cả các email, lịch trình, danh bạ và dữ liệu liên quan của tổ chức. | Ứng dụng email khách, cho phép người dùng có thể nhận/gửi email, quản lý công việc và đồng bộ máy chủ một cách dễ dàng. |
Tính năng cơ bản |
– Quản lý email, lịch, danh bạ và các dữ liệu liên quan trên máy chủ. – Đồng bộ hóa dữ liệu email trên nhiều thiết bị. – Hỗ trợ tạo nhóm email và chia sẻ nội bộ dữ liệu. – Lưu trữ và khôi phục dữ liệu. – Quản lý và phân quyền rõ ràng với tích hợp Active Directory. |
– Gửi/nhận email linh hoạt trên máy tính và thiết bị di động. – Tích hợp lịch để quản lý các cuộc hẹn và sự kiện trên email. – Quản lý danh bạ, lịch trình và các tác vụ cá nhân. – Tích hợp Exchange để cung cấp trải nghiệm mượt mà và lưu trữ dữ liệu tập trung. |
Tính khả dụng | Triển khai trên máy chủ doanh nghiệp, hoặc dưới dạng dịch vụ đám mây (Exchange Online). | Có sẵn dưới dạng ứng dụng trên Desktop, ứng dụng di động hoặc truy cập thông qua trình duyệt web. |
Đối tượng sử dụng | Doanh nghiệp, tổ chức lớn | Người dùng cá nhân và doanh nghiệp, tổ chức ở mọi quy mô, mọi lĩnh vực. |
Khả năng bảo mật | Tích hợp các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa dữ liệu, chống virus, chống spam, phần mềm độc hại và lừa đảo,…. | Bảo mật an toàn, tuy nhiên sẽ phụ thuộc vào email máy chủ. |
Đánh giá chung, thì giữa Outlook và Microsoft Exchange sẽ là một mối quan hệ chặt chẽ. Để Outlook hoạt động tốt, thì Exchange cũng cần được duy trì và đảm bảo ổn định. Vì thực tế, bản thân Outlook không có chứa dữ liệu email, nhưng để truy cập vào hệ thống email lưu trữ trên Exchange, thì người dùng lại phải thông qua Outlook để thực hiện các tác vụ.
Những ngành nào thường sử dụng Microsoft Exchange?
Microsoft Exchange giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý dữ liệu email một cách hiệu quả, đồng thời tăng cường bảo mật và khả năng cộng tác nhóm. Do đó, mà Exchange được ứng dụng khá rộng rãi trong nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Cụ thể như:
Công nghệ thông tin
Microsoft Exchange là giải pháp mạnh mẽ, có thể đáp ứng tốt các yêu cầu khắt khe về bảo mật, lưu trữ và quản lý email trong ngành công nghệ thông tin. Khi đó, nhân viên IT có thể dễ dàng quản lý các email phức tạp, tích hợp chặt chẽ các ứng dụng của Microsoft 365, cũng như đầy đủ các tính năng bảo mật nâng cao để ngăn chặn hiệu quả các cuộc tấn công lừa đảo qua email, ransomware và các phần mềm độc hại.
Y tế, sức khỏe
Trong lĩnh vực y tế, sức khỏe, Microsoft Exchange cũng được ứng dụng rất phổ biến. Bằng việc tích hợp các tính năng bảo mật nâng cao, cũng như tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như HIPAA,…. Exchange giúp tổ chức có thể quản lý, lưu trữ và bảo vệ thông tin bệnh nhân một cách hiệu quả. Chưa kể, các bác sĩ, y tá, điều dưỡng còn có thể sử dụng Exchange để chia sẻ tài liệu, trao đổi thông tin và sắp xếp lịch trình phù hợp giữa các phòng ban.
Tài chính & ngân hàng
Exchange cũng rất phù hợp trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, đặc biệt là khi có thể đáp ứng các yêu cầu khắt khe về vấn đề bảo mật và lưu trữ email. Khi đó, với các tính năng mã hóa và bảo mật nội dung email chặt chẽ, Exchange giúp tổ chức có thể ngăn chặn tối ưu các vi phạm bảo mật, rủi ro mất mát dữ liệu và mối nguy tiềm ẩn từ an ninh mạng bên ngoài.
Trường học và tổ chức giáo dục
Microsoft Exchange cũng đặc biệt phù hợp cho các trường học và tổ chức giáo dục quy mô lớn. Lúc này, thông qua Exchange, họ có thể trao đổi, liên lạc và sắp xếp lịch trình phù hợp, chưa kể còn có thể bảo vệ thông tin cá nhân, quản lý tài liệu và hồ sơ sinh viên, giáo viên một cách hiệu quả. Trong khi đó, các tổ chức nhỏ hơn có thể lựa chọn các giải pháp email khác đơn giản như Outlook, Gmail để tiết kiệm chi phí.
Thương mại điện tử
Với những ngành nghề cần quản lý một lượng lớn email từ khách hàng và nhà cung cấp như thương mại điện tử, thì Exchange cũng là một công cụ hỗ trợ rất hữu ích. Theo đó, không chỉ hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý email, tích hợp chặt chẽ các tính năng bảo mật, Exchange còn có thể đồng bộ và đẩy mạnh hoạt động cộng tác, vừa tối ưu hiệu suất, vừa đảm bảo ngăn chặn tối ưu các cuộc tấn công an ninh mạng nguy hiểm từ bên ngoài.
Microsoft Exchange và POP3: Dịch vụ lưu trữ nào tốt hơn?
Microsoft Exchange và POP3 đều là những giao thức email phổ biến, nhưng giữa chúng vẫn sẽ có những điểm khác biệt cơ bản về tính năng, hiệu suất, và cách thức quản lý. Do đó, để có thể đưa ra nhận định khách quan, rằng dịch vụ lưu trữ nào tốt hơn, thì người dùng hãy tham khảo chi tiết bảng so sánh dưới đây:
Microsoft Exchange | POP3 | |
Lưu trữ | Email được lưu trữ trên máy chủ | Tải email về thiết bị lưu trữ cục bộ, khá cồng kềnh và mất nhiều thời gian. |
Truy cập offline | Truy cập offline với bản sao dữ liệu. | Email đã tải về có thể dễ dàng truy cập ngoại tuyến. |
Quản lý & bảo mật | Cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao như email mã hóa, chống thư rác/spam,…. và tích hợp với các giải pháp bảo mật cấp doanh nghiệp. | Ít tính năng bảo mật. Nếu thiết bị bị hư hỏng, thì cũng đồng nghĩa email lưu trữ sẽ bị mất. |
Đồng bộ hoá | Đồng bộ hóa trên mọi thiết bị | Không đồng bộ hóa giữa các thiết bị |
Tính khả dụng | Truy cập linh hoạt trên nhiều thiết bị như PC, máy tính bảng, thiết bị di động,… | Không phù hợp cho nhiều thiết bị. |
Hỗ trợ cộng tác | Chia sẻ và cộng tác nhóm linh hoạt, bao gồm cả email, thư mục, lịch và danh bạ. | Không hỗ trợ. |
Tích hợp Microsoft 365 | Dễ dàng tích hợp với Microsoft 365 để mang đến một giải pháp email toàn diện, an toàn và cộng tác linh hoạt. | Khả năng tích hợp còn hạn chế. |
Đánh giá chung, thì Microsoft Exchange thích hợp hơn cho các doanh nghiệp, tổ chức cần một giải pháp email mạnh mẽ, an toàn và có thể đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị. Trong khi đó, POP3 phù hợp hơn cho các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, không yêu cầu cao về khả năng đồng bộ, cũng như các tính năng cao cấp khác.
02 Cách đăng ký tài khoản Exchange bản quyền
Hiện tại, với việc đăng ký tài khoản Microsoft Exchange bản quyền, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong 2 hình thức, là đăng ký thông qua đại lý uỷ quyền hoặc liên hệ trực tiếp với hãng để được hỗ trợ. Mỗi hình thức sẽ có những ưu, nhược điểm riêng, do đó mà người dùng nên cân nhắc để có được hình thức đăng ký phù hợp nhất. Cụ thể:
Đăng ký với đối tác trực tiếp của Microsoft – HVN Group
Tổng quan chung, thì hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đều lựa chọn phương thức đăng ký tài khoản Microsoft Exchange bản quyền thông qua các đại lý uỷ quyền trong nước. Vậy lý do vì sao mà phương thức này lại được ưa chuộng hơn cả? Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khi đăng ký bản quyền thông qua đại lý mà doanh nghiệp không thể bỏ qua:
- Được hỗ trợ đăng ký bản quyền 1 – 1. Mọi thủ tục, quy trình để thực hiện đều được hướng dẫn chi tiết và tận tình, người dùng sẽ được giải đáp đầy đủ các yêu cầu thắc mắc.
- Không gặp trở ngại về ngôn ngữ giao tiếp vì các đối tác của Microsoft tại Việt Nam đa phần đều sử dụng Tiếng Việt và Tiếng Anh.
- Không bị giới hạn về thời gian làm việc vì cả khách hàng và nhà cung cấp đều hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
- Mức giá đăng ký luôn đảm bảo ở mức tốt nhất vì không bị ảnh hưởng bởi tỷ giá ngoại tệ hay chi phí hỗ trợ phát sinh.
- Hỗ trợ doanh nghiệp cấp hóa đơn đỏ để phục vụ cho các hoạt động thuế.
- Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, đầy đủ các chứng chỉ yêu cầu của đối tác để đảm bảo hỗ trợ khách hàng tốt nhất.
Là một trong những đối tác trực tiếp của Microsoft, HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 sở hữu đầy đủ những ưu điểm trên đây với hơn 12 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực. Để xác nhận thông tin đối tác, người dùng có thể truy cập vào đường link: https://go.hvn.vn/doi-tac-microsoft.
Đăng ký trực tiếp với nhà cung cấp Microsoft
Ngoài phương án đăng ký Exchange thông qua đối tác ủy quyền, người dùng cũng có thể liên hệ trực tiếp với hãng để được hỗ trợ. Tuy nhiên, cách thức này không được nhiều doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn vì những bất cập có thể dễ dàng nhận thấy như sau:
- Quy trình đăng ký tài khoản Exchange đã được thiết lập trước đó và người dùng phải tự tìm hiểu, chủ động để thao tác đăng ký mà không có nhân viên hỗ trợ.
- Bị giới hạn về khoảng cách địa lý và múi giờ làm việc nên quá trình trao đổi khi đăng ký hoặc gặp vấn đề về mặt kỹ thuật sẽ không được giải quyết nhanh chóng.
- Chi phí đăng ký tương đối cao do sự chênh lệch về tỷ giá ngoại tệ và các chi phí phát sinh trong suốt quá trình đăng ký.
- Khi đăng ký trực tiếp với Microsoft sẽ không được hỗ trợ xuất hóa đơn đỏ.
Như vậy, việc đăng ký Microsoft Exchange thông qua đại lý bản quyền vẫn là giải pháp được các doanh nghiệp, tổ chức ưu tiên hơn cả. Trường hợp có vướng mắc, doanh nghiệp có thể trực tiếp liên hệ HVN Group qua việc để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ chuyên gia.
Một số câu hỏi thường gặp về Microsoft Exchange
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và lời giải đáp chi tiết mà người dùng nên biết:
Microsoft Exchange có miễn phí không?
Không. Microsoft Exchange được cung cấp dưới dạng tích hợp trong Microsoft 365 (Exchange Online), hoặc đăng ký độc lập với giấy phép riêng để phát triển máy chủ Exchange tại chỗ tùy theo nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp.
Microsoft Exchange hỗ trợ thiết bị nào?
Microsoft Exchange hỗ trợ hầu hết các thiết bị và hệ điều hành phổ biến hiện nay như:
- Máy tính Windows và macOS: Truy cập thông tin qua email ứng dụng như Outlook, mail của macOS và Exchange giao thức hỗ trên bên thứ ba của ứng dụng.
- Thiết bị di động: Hỗ trợ các ứng dụng email mặc định trên iOS và Android, dễ dàng đồng bộ hóa email, lịch và danh bạ trên các thiết bị một cách nhanh chóng.
- Trình duyệt web: Truy cập Exchange Online trên các trình duyệt phổ biến như Chrome, Safari, Firefox, Microsoft Edge,…
Hỗ trợ bảo mật của Microsoft Exchange như thế nào?
Microsoft Exchange cung cấp nhiều tính năng bảo mật nâng cao, hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong việc quản lý, lưu trữ và bảo vệ an toàn cho dữ liệu. Cụ thể:
- Mã hóa email trong khi truyền dữ liệu.
- Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP)
- Xác thực đa yếu tố khi đăng nhập
- Bảo vệ chống thư rác, spam và các phần mềm độc hại
- Các phương thức bảo mật cấp doanh nghiệp
Microsoft Exchange có tích hợp với các dịch vụ khác không?
Có. Microsoft Exchange có thể tích hợp tốt với các ứng dụng của hệ sinh thái Microsoft 365 như SharePoint, Outlook, OneDrive, Microsoft Teams,…. để tối ưu hóa hiệu suất, khả năng cộng tác nhóm và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả.
Lời kết
Bài viết là tất tần tật những chia sẻ tổng quan của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 về Microsoft Exchange là gì? Tính năng, Ưu điểm và Cách đăng ký tài khoản dễ dàng. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ vấn đề gì cần giải đáp, người dùng có thể trực tiếp liên hệ đơn vị qua Hotline: 024.9999.7777, hoặc để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ chuyên gia.
Tuyệt vời