Tính năng Google Team Drive và 05 tip sử dụng hiệu quả

Google Drive cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ tài liệu với người khác trong thời gian thực, theo dõi các thay đổi đối với tệp và thư mục, chia sẻ tệp lớn,…Đối với người dùng GG Workspace Business và Enterprise, tính năng Google Team Drive được bổ sung thêm để cho phép kiểm soát tốt hơn đội nhóm và quy trình làm việc của công ty.

Giới thiệu về Google Team Drive

google team drive là gì

Google Team Drive (tên mới là Shared drive) là nơi lưu trữ dùng chung, cho phép nhiều thành viên có thể tạo, chia sẻ và lưu trữ tệp. Tính năng này được giới thiệu lần đầu vào tháng 3/2017 và nhanh chóng nhận được sự đón nhận của các doanh nghiệp nhờ tính năng thuận tiện và tối ưu cộng tác. 

Với tính năng này, tổ chức có thể chia sẻ Google Team Drive unlimited cho nhiều người dùng. GG Team phát huy tốt ưu thế của mình khi đang thực hiện một dự án hoặc sự kiện với một nhóm người cần quyền truy cập vào cùng một tệp. Tính năng cũng nên được sử dụng khi nội dung được lưu trữ không mang tính riêng tư và được một nhóm cụ thể quan tâm.

Tính năng chính của Google Team Drive

Google Workspace tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu quả cộng tác trong thời gian thực. Tính năng nâng cao Team Drive không chỉ cho phép toàn bộ nhân viên trong công ty có thể tạo file và lưu trữ trên không gian đám mây của công ty mà còn có thể dễ dàng tìm kiếm các thông tin về Google Team meeting với khách hàng, contacts cần thiết, xem Calendar dùng chung.

các tính năng của google team drive

Để hiểu hơn về tính năng này cũng như tiện lợi hơn trong việc đăng ký cũng như Google Team support, hãy cùng điểm qua một số tính năng nổi bật của Team Drive:

 

Tính năng Mô tả
Truy cập file và folder sau khi nhân viên rời đi Thay vì là cá nhân, tổ chức của bạn sẽ sở hữu các tệp được lưu trữ trong Google Team Drive. Khi một nhân viên rời đi và admin xóa tài khoản, các tệp của nhân viên đó vẫn còn được lưu trong Drive.
Chia sẻ nội dung Tất cả các thành viên trong Team Drive đều thấy cùng một nội dung, chẳng hạn Google Team calendar.
Khả năng khám phá nội dung Việc thêm người dùng vào một nhóm trong Google Groups sẽ tự động thêm họ vào tất cả các bộ nhớ dùng chung có chứa nhóm đó. Chẳng hạn tìm kiếm Google Team contact khách hàng tiềm năng trong Drive folder cho nhóm Sales.
Thêm người dùng vào Google Team Drive Admin có thể thêm người dùng bên ngoài vào Google Team, với các điều kiện:
  • Người dùng ngoài tổ chức phải có tài khoản Google và đăng nhập vào Drive
  • Team Drive xuất hiện trong Google Drive của người dùng bên ngoài
  • Mọi tài liệu do người dùng tạo bên ngoài đều được chuyển đến và thuộc quyền sở hữu của miền đã tạo Team Drive
Đồng bộ hóa nội dung trên desktop Người dùng có thể Google Team match với file trong bộ nhớ dùng chung trên máy tính bằng cách sử dụng Drive for Desktop.

Một số tip khi sử dụng Google Team Drive

tip sử dụng google team drive

Google Team Drive là công cụ tuyệt vời để các nhóm trong tổ chức cộng tác liền mạch với nhau và cải thiện chất lượng công việc. Để sử dụng công cụ này hiệu quả và hợp lý, bạn có thể tham khảo một số tip dưới đây:

Backup trước khi di chuyển

Có một bản sao lưu tất cả dữ liệu là một ý tưởng hay cho doanh nghiệp trong mọi tình huống. Di chuyển tệp có thể là một quá trình cần được xem xét và luôn có khả năng nhỏ xảy ra mất dữ liệu hoặc hỏng dữ liệu do sự cố. Do đó, hãy bảo vệ của dữ liệu của bạn bằng cách sao lưu dữ liệu hoặc Google Team download trước và sau khi di chuyển vào bộ nhớ dùng chung.

Tổ chức khoa học các tệp

Làm việc theo nhóm luôn yêu cầu sự tổ chức và chặt chẽ, điều đó không ngoại lệ khi cộng tác trên Google Team. Điều này giúp các thành viên trong nhóm, phòng ban và cộng tác viên có thể làm việc tốt hơn.

Bạn có thể tạo Google Team Drive dựa trên:

  • Dự án và cộng tác: Bao gồm các thành viên trong nhóm, nhà thầu và khách hàng đang làm việc trên cùng một dự án để họ có thể truy cập vào cùng một tệp và thư mục.
  • Phòng ban/nhóm: Cung cấp Google Team Drive riêng cho các phòng ban, khu vực và các loại nhóm khác để họ có thể truy cập vào tệp và thư mục có liên quan.
  • Các tệp và template trên toàn công ty: Cho phép nhân viên dễ dàng truy cập vào các chính sách và biểu mẫu của công ty bất cứ khi nào cần thiết.
  • Tệp quan trọng: Thêm các biện pháp bảo mật bổ sung cho các file quan trọng, cũng như giới hạn quyền truy cập đối với các thành viên được chọn.

Đặt tên file phù hợp

đặt tên cho các file

Bạn có thể đặt tên cho các file và thư mục khác nhau hoặc tạo hệ thống ghi nhãn để tránh xung đột về tên. Điều này giúp các thành viên nhóm có thể dễ dàng tìm thấy tài nguyên trong Google Team Drive mà không bị nhầm lẫn.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các tiền tố khác nhau để chỉ định các dự án đang hoạt động so với những dự án được lưu trữ, tệp nội bộ so với tệp bên ngoài hoặc để gắn nhãn thông tin tối quan trọng.

Có kế hoạch hành động khi loại bỏ user

Như đã đề cập ở phần tính năng, việc giới thiệu và thêm nhân viên vào Google Team Drive được thực hiện khá dễ dàng, nhưng với tất cả quyền truy cập, trách nhiệm của doanh nghiệp đối với thành viên đó cũng nhiều hơn.

Do đó, khi đến lúc một nhân viên bị sa thải hoặc nghỉ việc, doanh nghiệp cần chắc chắn có sẵn quy trình không chỉ nhắc nhở xóa user đó khỏi Team Drive mà còn thực hiện việc đó một các chính xác.

Đặt ranh giới giữa các quyền

đặt ranh giới giữa các quyền

Mặc dù Google Team Drive cho phép doanh nghiệp nhóm những người cần quyền truy cập vào cùng một tài nguyên lại với nhau nhưng có thể không phải tất cả thành viên trong nhóm đều cần cùng một loại quyền truy cập.

  • Manager có toàn quyền và có thể kiểm soát các cấp độ truy cập. Họ có thể giới hạn quyền chỉnh sửa, xem, tải xuống và chia sẻ.
  • Content Manager và Contributor có thể cập nhật nội dung.
  • Commenter và Viewer có thể truy cập tệp mà không thể cập nhật chúng.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng Google Team Drive và cần di chuyển cũng như sắp xếp dữ liệu của công ty vào Team Drive, nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia tại HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – tư vấn và trợ giúp nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Tính năng Google Team Drive (Shared drive) có sẵn trong phiên bản Google Workspace Business Standard trở lên. Bằng cách sử dụng hiệu quả và hợp lý, doanh nghiệp có thể đẩy hiệu quả làm việc nhóm lên mức cao nhất.

Để tìm hiểu thêm về Google Team Drive nói riêng và các tính năng nâng cao của Google Workspace, vui lòng liên hệ với các chuyên gia của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho doanh nghiệp.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận