Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Hiện nay, người dùng có thể sử dụng thư điện tử như một giải pháp thay thế cho các phương thức gửi thư truyền thống, đảm bảo tính linh hoạt và tính bảo mật cao. Theo đó, để hiểu rõ thư điện tử là gì? Tiện ích của thư điện tử, cũng như Các dịch vụ thư điện tử phổ biến hiện nay, người dùng có thể tham khảo bài viết tổng hợp chi tiết dưới đây.
Thư điện tử là gì?
Thư điện tử (còn được biết đến với tên gọi khác là email) là phương tiện giúp trao đổi thông tin cơ bản giữa những người dùng thiết bị công nghệ số với nhau. Người dùng có thể gửi, hoặc nhận thư điện tử ở bất cứ thời điểm nào trong ngày, mọi lúc, mọi nơi miễn là thiết bị có kết nối Internet. Hệ thống sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp linh hoạt nếu có yêu cầu.
Cùng với những tiện ích nổi bật, thì email (thư điện tử) hiện nay giống như cầu nối cơ bản, không thể thiếu trong các phương thức liên lạc của các doanh nghiệp, giáo dục, thương mại và nhiều lĩnh vực khác. Giải pháp hoàn hảo trong việc kết nối mọi người và tổ chức.
Lịch sử hình thành của thư điện tử
Thư điện tử ra đời được xem như giải pháp thay thế hoàn hảo cho phương thức gửi thư truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Dù là vậy, nhưng ít ai biết rằng, người đầu tiên gửi thư điện tử trên thế giới là ai, hay lịch sử hình thành của thư điện tử như thế nào? Dưới đây là những cập nhập chi tiết về lịch sử hình thành và ra đời của email (thư điện tử) mà người dùng có thể chưa biết:
| Thời gian | Lịch sử email (thư điện tử) |
| Năm 1971 | Ray Tomlinson – một kỹ máy tính người Mỹ đã gửi đi bức thư điện tử đầu tiên trong lịch sử bằng hệ thống mạng ARPANET (tiền thân của mạng Internet) với nội dung “QWERTYUIOP” – chuỗi ký tự nằm trên dòng đầu tiên của bàn phím máy tính.
Khi đó, Tomlinson, người được xem là cha đẻ của thư điện tử đã sử dụng ký tự @ để tạo sự phân cách giữa tên người dùng và tên của máy tính. Và sau này thì là ký tự phân cách giữa tên người sử dụng và tên miền của dịch vụ thư điện tử. |
| Năm 1976 | Nữ hoàng Elizabeth Đệ Nhị đã là người đầu tiên sử dụng thư điện tử. |
| Năm 1978 | Bức thư điện tử có nội dung quảng cáo đầu tiên trên thế giới được gửi đi thông qua hệ thống mạng của Chính phủ và các trường đại học. |
| Năm 1982 | Email – viết tắt của Electronic Mail (Thư điện tử) lần đầu tiên được đưa vào sử dụng. |
| Năm 1997 | Khi email trở thành một dịch vụ quen thuộc của nhiều người, thì Microsoft đã chi ra số tiền 400 triệu USD để mua lại dịch vụ thư điện tử Hotmail. Đồng thời, cũng trong năm này, gã khổng lồ đã cho ra mắt phần mềm quản lý email tiện ích Microsoft Outlook. |
| Tháng 10/1997 | Yahoo cũng không nằm ngoài cuộc đua khi cho ra mắt dịch vụ email (thư điện tử) của riêng mình và nhanh chóng trở thành một trong những dịch vụ email nổi tiếng nhất lúc đấy. |
| Năm 1999 | Một sự kiện bùng nổ đã xảy ra khi có một bức thư điện tử “lừa đảo” với nội dung cho biết Bill Gates dự tính sẽ chia sẻ toàn bộ tài sản của mình cho người dùng Internet. Từ lúc được tiết lộ, bức email này đã lập tức được lan truyền và nhanh chóng thu hút sự quan tâm của hàng triệu người sử dụng Internet. |
| Năm 2003 | Tổng thống Mỹ – George Bush đã ký vào đạo luật giới hạn việc sử dụng email (thư điện tử) lần đầu tiên cho các dịch vụ thương mại và quảng cáo, mục đích của điều này là ngầm ngăn chặn nạn spam, thư rác. |
| Năm 2004 | Các từ viết tắt, chẳng hạn như LOL thường sử dụng trong email đã được từ điển tiếng Anh Oxford thêm vào nội dung từ điển. |
| 21/3/2004 | Google lần đầu tiên thử nghiệm dịch vụ email (thư điện tử) – Gmail của mình dưới dạng Beta. Theo đó, chỉ những ai được mời mới có thể tham gia thử nghiệm này, mỗi tài khoản Gmail lại được cung cấp tối đa với 50 thư mời gửi đến những người khác.
Tính đến nay, trong tài khoản Gmail cũng vẫn giữ lại chức năng gửi thư mời để tham gia Gmail. |
| Năm 2007 | Gmail chính thức trở thành một trong những dịch vụ email thư điện tử cho tất cả người dùng tham gia. |
| Năm 2008 | Barack Obama – ứng cử viên tổng thống khi đó đã thu thập được 13 triệu email của người dùng tại Mỹ. Thông qua đó, Obama đã sử dụng các địa chỉ email đã thu thập được kết hợp với các dịch vụ mạng xã hội nổi tiếng như Youtube, Myspace để kêu gọi sự ủng hộ từ người dân nước Mỹ. |
| Năm 2016 | Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của email (thư điện tử), nhiều dịch vụ email đã ra đời, giúp đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng cá nhân, tổ chức như: dịch vụ email server, dịch vụ email hosting, email cá nhân/doanh nghiệp với tên miền riêng,…. |
Tính đến năm 2022, các số liệu thống kê về email (thư điện tử) cho thấy có hơn 4 tỷ người dùng đang sử dụng email trên toàn thế giới. Chắc chắn, con số này cũng sẽ tăng lên đáng kể trong tương lai gần. Vậy nên, nếu đang tìm kiếm một công cụ hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp cận các đối tượng mục tiêu, thì thư điện tử là một lựa chọn hoàn hảo dành cho người dùng.
Địa chỉ thư điện tử là gì?
Địa chỉ thư điện tử (hay còn gọi là địa chỉ email) là một chuỗi ký tự được thiết lập theo định dạng “ten_nguoi_dung@ten_mien.com”. Điều này giúp tạo ra một địa chỉ duy nhất, hỗ trợ hiệu quả trong việc xác định và định danh cá nhân trên Internet.
Về cơ bản, thì mỗi địa chỉ email sẽ bao gồm 2 phần chính, là phần Tên người dùng – chuỗi ký tự trước dấu @ và phần Tên miền – chuỗi ký tự nằm sau dấu @. Trong đó, phần Tên miền sẽ phụ thuộc vào dịch vụ thư điện tử mà người dùng đã đăng ký trước đó. Chẳng hạn như: Phuong@outlook.com, nguyenhoang@gmail.com, yentrang@yahoo.com,….
Khi gửi email, người gửi cần phải biết chính xác địa chỉ thư điện tử của người nhận. Tiến hành nhập chính xác, hệ thống sẽ tự động xác định và gửi thư đến hộp thư điện tử của người đó. Điều này giúp đảm bảo nội dung email được truyền tải đến đúng người mà người dùng muốn liên lạc.
Cấu trúc cơ bản của thư điện tử
Thư điện tử giống như một hệ thống tổ chức thông tin, giúp người gửi và người nhận tương tác dễ dàng. Theo đó, khi xem xét cấu trúc của một thư điện tử, người dùng có thể nhận thấy chúng được chia thành nhiều phần, cụ thể như:
Địa chỉ người gửi (From)
Trường này cụ thể với địa chỉ email của người gửi. Thay vào đó, cũng có thể là tên hiển thị nếu nó được liên kết với địa chỉ email. Việc này giúp người nhận dễ dàng xác định người gửi là ai, đồng thời tạo ra sự minh bạch và tin cậy trong quá trình giao tiếp thư điện tử.
Địa chỉ người nhận (To)
Trường này hiển thị họ tên và địa chỉ email của người nhận – đối tác trực tiếp tham gia vào cuộc trao đổi thông tin, tạo sự tương tác hai chiều và hiệu quả.
Trong trường “To”, số lượng người nhận sẽ không bị giới hạn. Điều này có nghĩa, người dùng có thể gửi thư cùng lúc cho nhiều người, miễn là tất cả các địa chỉ email của người nhận khi nhập vào trường “To” đều hợp lệ, giúp việc truyền đạt thông tin trở nên nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.
Chủ đề thư (Subject)
Mục “Subject” biểu thị cho một tiêu đề ngắn gọn – phần tóm tắt và mô tả chính xác nội dung chính của thư điện tử đó. Bằng cách đọc chủ đề, người nhận có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin, đánh giá email đó có liên quan đến chủ đề quan tâm hay không. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa trải nghiệm cho người dùng, mà còn tạo ra hiệu quả tốt trong quá trình làm việc.
Nội dung thư (Body)
Là phần cốt lõi của thư điện tử. Nếu như phần chủ đề chỉ là tiêu đề tóm tắt, thì phần nội dung chính là không gian để người dùng có thể trình bày chi tiết và cụ thể những thông tin quan trọng mà mình muốn truyền tải.
Hầu hết các dịch vụ thư điện tử hiện nay, phần nội dung đều cho phép người gửi có thể tích hợp đa dạng các hình thức nội dung, chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, video minh họa, hay thậm chí là các đường link dẫn trực tiếp đến các trang web khác trên Internet. Vậy nên, người dùng có thể thoải mái sáng tạo nội dung theo nhu cầu và mục đích cụ thể.
Tệp đính kèm (Attachments)
Tệp đính kèm trong thư điện tử cũng là một phần không thể thiếu hiện nay. Thường thì, các dịch vụ email có trả phí, tệp đính kèm sẽ bao gồm đa dạng các định dạng, chẳng hạn như tài liệu văn bản, trang tính, bản vẽ, video, hình ảnh,…. Điều này giúp người gửi có thể truyền tải đầy đủ các thông tin và nội dung quan trọng thông qua tệp đính kèm.
Tuy nhiên, việc gắn tệp đính kèm cũng phải hết sức cẩn thận, hãy đảm bảo rằng tệp được gửi đến người nhận một cách an toàn và dễ dàng truy cập. Bên cạnh đó, người dùng cũng cần phải lưu ý về kích thước tệp, quyền truy cập và tính bảo mật riêng tư cho từng tài khoản.
Chữ ký (Signature)
Chữ ký trong email (thư điện tử) cũng đóng vai trò rất quan trọng, là nơi để người gửi có thể cung cấp đầy đủ các phương thức liên lạc của mình của đối phương. Và thường thì, chữ ký điện tử sẽ xuất hiện ở cuối email, phía dưới của nội dung chính.
Trong chữ ký điện tử có thể bao gồm Tên, Chức vụ, SĐT, Email, hoặc logo, thông tin liên hệ của tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, một số người dùng còn thêm vào chữ ký điện tử của mình các liên kết đến trang web, tài khoản mạng xã hội của họ. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là tất cả các email đều phải có chữ ký điện tử, việc có chữ ký hay không sẽ linh động theo mục đích email của người dùng.
Thư điện tử gồm những loại nào?
Thư điện tử hiện nay phổ biến với 2 phân loại cơ bản, là Thư điện tử cá nhân (email cá nhân) và Thư điện tử doanh nghiệp (email doanh nghiệp) với đặc điểm cụ thể như:
Thư điện tử cá nhân
Dạng thư điện tử này thường được tạo miễn phí cho mục đích liên lạc, trao đổi hoặc tương tác của mỗi cá nhân. Đuôi thư điện tử cũng chủ yếu sử dụng dạng tên miền của nhà cung cấp dịch vụ như @outlook.com, @gmail.com, @yahoo.com,…. Theo đó, khi sử dụng email cá nhân, thì tất cả các dữ liệu và thông tin của người dùng sẽ nằm trong hộp thư cá nhân, tuy nhiên tỷ lệ rò rỉ thông tin cũng có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Thư điện tử cho doanh nghiệp
Là dạng thư điện tử phục vụ cho mục đích liên lạc nội bộ, trao đổi giữa các thành viên trong tổ chức, đối tác hoặc khách hàng. Thường thì, địa chỉ email cấp cho doanh nghiệp sẽ gắn liền với đuôi là tên miền của doanh nghiệp.
Để sử dụng, người dùng phải bỏ ra một khoản phí để đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như Microsoft, Zoho, Google,…. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể nâng cao sự uy tín và chuyên nghiệp trong tổ chức, mỗi nhân viên với một tài khoản email tương ứng, giúp trao đổi dữ liệu an toàn và bảo mật. Bên cạnh đó, khi nhân viên nghỉ việc, tổ chức cũng có thể thu hồi email một cách dễ dàng, đảm bảo thông tin và dữ liệu nằm trong phạm vi lưu trữ an toàn.
Những tiện ích nổi bật của thư điện tử
Dễ dàng nhận thấy, so với các phương thức truyền thống, thì thư điện tử mang lại nhiều lợi ích hơn cho người dùng. Cụ thể như:
- Tốc độ trao đổi thông tin nhanh: Thư điện tử không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như khoảng cách địa lý, vị trí chuyển phát,…. Chỉ cần một lần nhấp chuột, email có thể được gửi đi nhanh chóng và đến người nhận ngay tức thì, đơn giản và hiệu quả.
- Tiết kiệm chi phí: Thư điện tử được gửi qua đường truyền Internet. Người gửi có thể gửi thư từ bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào như máy tính, laptop, iPad hay điện thoại di động,…. mà không cần tốn phí chuyển phát nhanh.
- Không gian lưu trữ lớn: Thư điện tử có thể chứa đựng nhiều định dạng thông tin khác nhau như văn bản, tệp tin, âm thanh, hình ảnh,…. với dung lượng lớn. Tệp đính kèm tiện ích giúp việc truyền đạt thông điệp qua thư điện tử dễ dàng hơn.
- Bảo mật an toàn: Tất cả các tài liệu quan trọng của người dùng có thể được lưu trữ an toàn, loại bỏ việc in ấn và quản lý tài liệu giấy một cách rườm rà, phức tạp. Đặc biệt là hạn chế các rủi ro thất thoát dữ liệu, thất lạc thư từ khi chuyển phát nhanh.
Hướng dẫn cách viết email lịch sự, trang trọng cho người mới
Việc nắm được cách viết email chuyên nghiệp, lịch sự là vô cùng cần thiết, cũng là yêu cầu mặc định của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách viết email trang trọng, giúp tạo ấn tượng tốt và sâu sắc với người nhận:
Đặt tiêu đề cho email
Tiêu đề email là phần thông tin đầu tiên mà người nhận nhìn thấy, cũng là phần nội dung quan trọng để họ nhận biết được nội dung truyền tải bên trong. Do đó, nếu tiêu đề viết sai, viết không rõ ràng, hoặc thiếu sự thu hút, thì người nhận sẽ ngay lập tức xóa thư mà không cần mở nó.
Vì vậy, người dùng phải đưa ra một thông điệp rõ ràng, bao quát và chính xác ngay từ đầu. Tốt nhất là đi thẳng vào vấn đề, giới hạn dưới 60 ký tự và cân nhắc thêm tên của bản thân vào email để dễ nhận biết. Chẳng hạn như: Tiêu đề “Ứng cử vị trí nhân viên sale tại HVN _ Nguyễn Văn A.
Lời chào email đúng cách
Lời chào mở đầu trong email cũng là một yếu tố rất quan trọng. Tùy thuộc vào từng đối tượng cụ thể, mà người dùng có thể cân nhắc chọn cách mở lời khác nhau. Chẳng hạn:
- Trường hợp người nhận có mối quan hệ thân thiết: Có thể gửi lời chào thân mật như “Chào bạn, Chào anh, Chào em, hoặc là Xin chào,….
- Trường hợp người nhận là người nước ngoài: Có thể sử dụng những lời chào nhẹ nhàng, thân thiết như “Hi Tom, Hello Louis,….
- Trường hợp cần sự trang trọng, lịch sự: Hãy sử dụng những câu chào thể hiện sự tôn trọng như Dear Mr John, Dear Miss Luna,….. nếu đó là người nước ngoài và “Kính gửi” nếu đó là người Việt Nam.
Tổng quan chung, thì cách gửi lời chào có thể thực hiện theo cấu trúc đơn giản: [Từ để chào] + [Tên riêng của người nhận] + [dấu phẩy].
Triển khai nội dung email
Hãy bắt đầu với mục đích email và thể hiện chính xác những gì cần truyền tải. Dù là phần nội dung email cho phép người dùng có thể giải thích chi tiết tất tần tật những thông tin liên quan, nhưng tốt nhất là vẫn nên ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu.
Hãy sử dụng các yếu tố như hình ảnh, gạch đầu dòng, nội dung in đậm, in nghiêng, hay các đoạn văn ngắn sẽ giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng. Nếu nội dung thông tin quá dài, không thể trình bày hết, thì tệp đính kèm sẽ là giải pháp tốt để người nhận có thể cập nhập đầy đủ những thông điệp truyền tải.
Đề cập thời hạn phản hồi trong email
Hầu hết người dùng mới khi gửi email đều không đề cập đến mốc thời gian cụ thể cho phản hồi của người nhận. Đây có thể xem là một sai lầm trong cách viết email. Vì điều này có thể khiến cho thông tin dễ bị trôi đi, bỏ lỡ hoặc quên không phản hồi.
Để tránh sai sót này, tốt nhất là người dùng hãy chỉ định mốc thời gian cụ thể – thời điểm mà người nhận cần liên lại với người gửi email. Đồng thời, cũng đừng quên để lại lời nhắn, hy vọng họ có thể đề xuất một mốc thời gian phù hợp hơn cho cả hai.
Kết thúc email chuyên nghiệp
Mở đầu email ấn tượng, nội dung ngắn gọn, xúc tích, tất nhiên cũng không thể thiếu phần kết email chuyên nghiệp. Tuy nhiên, trước khi kết thúc email, người dùng cũng đừng quên thể hiện sự tôn trọng người nhận bằng cách gửi lời cảm ơn một lần nữa. Ví dụ:
- Cảm ơn vì sự quan tâm của anh/chị.
- Nếu anh/chị còn bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ cho chúng tôi.
- Tôi/chúng tôi mong chờ phản hồi từ anh/chị.
Cuối cùng, khi kết thúc email, người dùng hãy sử dụng cụm từ trang trọng như “Trân trọng, “Chân thành cảm ơn”,…. Hoặc nếu sử dụng tiếng Anh, thì có thể dùng “Kind regards”, “Best regards” hay “Sincerely”,…..
Chữ ký email
Chữ ký email tuy không phải là phần bắt buộc, nhưng đối với các doanh nghiệp, tổ chức thì sẽ là điều cần thiết, thể hiện sự ấn tượng và tính chuyên nghiệp cho thương hiệu. Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện rõ, người gửi đến là ai, đến từ đâu và thông tin liên hệ như thế nào. Thông qua đó tạo dựng được sự tin tưởng tốt nhất đến người nhận.
*Hãy luôn kiểm tra email trước khi gửi đi, vì điều này có thể giúp phát hiện những sai sót, những nội dung chưa đúng để sửa đổi kịp thời.
Giá trị pháp lý của thư điện tử
Hiện nay, theo pháp luật Việt Nam, hệ thống đã quy định rõ về các giao dịch thông qua email (thư điện tử) tại Điều 10 – Luật Giao dịch Điện tử, nơi thư điện tử được xác nhận là một trong các hình thức truyền tải thông điệp dữ liệu.
Tại Điều 12 và 13, Luật cũng đã đưa ra các quy định về giá trị pháp lý của thư điện tử, công nhận nó sẽ có giá trị như một văn bản gốc với điều kiện cụ thể như:
- Nội dung thư điện tử phải được toàn vẹn từ lúc khởi tạo, không chỉnh sửa, hay thay đổi thông tin, hình thức trong suốt quá trình gửi và lưu trữ.
- Nội dung thư có thể truy cập và sử dụng dưới dạng văn bản hoàn chỉnh khi cần thiết.
Ngoài ra, tại Điều 14, Luật còn tập trung thêm vào độ tin cậy của thông điệp điện tử, căn cứ trên cách khởi tạo, truyền gửi, cũng như lưu trữ thư. Đồng thời, người gửi cũng cần đảm bảo tính toàn vẹn của thư, xác định người khởi tạo cùng nhiều yếu tố khác để quyết định độ tin cậy.
Vậy nên, để tránh thất lạc thư, rò rỉ dữ liệu do gửi nhầm, người dùng cần nhập chính xác địa chỉ thư điện tử, thông báo người nhận và đề xuất phản hồi. Trường hợp xảy ra tranh chấp liên quan đến thư, người gửi cần cung cấp đầy đủ bằng chứng về việc gửi thư thành công, xác thực giá trị và tính pháp lý của thư điện tử.
Lưu ý quan trọng khi đặt địa chỉ thư điện tử
Đặt địa chỉ cho thư điện tử sao cho hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp, thì người dùng cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:
Đặt tên email không quá dài
Tên email (địa chỉ thư điện tử) tốt nhất là nên ngắn gọn, dễ nhớ. Điều này đặc biệt cần thiết trong môi trường công sở, nơi mà các hoạt động giao tiếp cần diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, người dùng cũng cần phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết, giúp ghi nhớ dễ dàng và giảm thiểu khả năng bị sai sót khi người khác nhập email để gửi.
Địa chỉ thư điện tử gắn với tên miền riêng
Gắn tên miền trong địa chỉ email không chỉ giúp phản ánh danh tính cụ thể của người dùng, mà còn tăng cường sự uy tín và tạo dựng niềm tin với người nhận. Nhất là đối với các doanh nghiệp, tổ chức, việc thiết lập địa chỉ email gắn với tên miền riêng giúp họ có thể kiểm soát được hình ảnh và thương hiệu trên các liên kết mạng, từ đó tạo ấn tượng mạnh mẽ và độc đáo với khách hàng.
Không sử dụng biệt hiệu và số
Tránh biệt hiệu và số khi đặt tên cho địa chỉ email cũng là một nguyên tắc quan trọng người dùng cần lưu ý. Thay vì sử dụng biệt hiệu, hay địa chỉ email có quá nhiều số có thể gây nhầm lẫn và khó khăn trong quá trình trao đổi thông tin, thì người dùng nên ưu tiên tập trung vào cấu trúc đặt tên thông thường, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp, vừa dễ nhớ và dễ dàng truy cập.
Tránh các ký tự in hoa và ký tự đặc biệt
Khi thiết lập địa chỉ email (thư điện tử), người dùng cũng cần tránh sử dụng các ký tự in hoa và ký tự đặc biệt. Bởi thực tế, một địa chỉ email đơn giản, tuân thủ các tiêu chuẩn chung sẽ dễ dàng ghi nhớ và thuận tiện hơn cho việc nhận biết và phản hồi chính xác.
Sự khác biệt giữa thư điện tử miễn phí và thư điện tử trả phí
Các dịch vụ thư điện tử hiện nay bao gồm cả phiên bản miễn phí và các phiên bản có trả phí, linh hoạt theo nhu cầu người dùng. Để thấy rõ điểm khác biệt giữa thư điện tử miễn phí và thư điện tử có trả phí, người dùng có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:
| Yếu tố đánh giá | Thư điện tử
(Miễn phí) |
Thư điện tử
(Có trả phí) |
| 1. Chi phí | Miễn phí | Linh hoạt theo gói đăng ký và nhà cung cấp dịch vụ. |
| 2. Đối tượng sử dụng | Người dùng cá nhân | Người dùng cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức…. |
| 3. Tên miền | Tên miền mặc định theo nhà cung cấp dịch vụ. | Tên miền riêng theo tổ chức, doanh nghiệp. |
| 4. Giới hạn thư gửi hàng ngày | Bị giới hạn. | Tùy thuộc gói đăng ký. |
| 5. Tốc độ gửi | Chậm | Nhanh |
| 6. Tính năng bảo mật | Kém an toàn. | Bảo mật cao, tốt hơn so với bản miễn phí. |
| 7. Dung lượng đính kèm thư điện tử | Bị hạn chế. | Tùy thuộc gói đăng ký. |
| 8. Quảng cáo và spam | Chèn quảng cáo. | Không quảng cáo, spam. |
| 9. Dịch vụ hỗ trợ | Không | Có |
Đánh giá chung: Nếu là người dùng cá nhân, chỉ có nhu cầu sử dụng thư điện tử để gửi và nhận mail, thì phiên bản miễn phí là một lựa chọn nghiễm nhiên cho người dùng. Tuy nhiên, nếu là các doanh nghiệp, tổ chức, thì điều này sẽ không đáp ứng đủ. Với các yêu cầu nâng cao, bắt buộc doanh nghiệp phải tìm kiếm một giải pháp email “hoàn hảo”, phục vụ tốt cho nhu cầu và quy mô nhân sự của mình.
Top 10+ dịch vụ thư điện tử phổ biến hiện nay
Dựa trên số liệu thống kê thực tế, cũng như các ý kiến đánh giá khách quan từ người dùng, thì các dịch vụ thư điện tử hiện nay có thể đáp ứng cao các tiêu chí như giao diện đơn giản, tính năng tích hợp nâng cao, gói cước phí hợp lý,….. đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Tùy theo nhu cầu, người dùng cá nhân và tổ chức có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong các dịch vụ thư điện tử uy tín sau:
Gmail
Gmail là dịch vụ thư điện tử được cung cấp bởi Google, cũng là một trong những dịch vụ phổ biến nhất hiện nay. Người dùng có thể đăng ký bằng số điện thoại và thực hiện các thác tác đơn giản để sở hữu ngay 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí từ Gmail, giúp phân loại thư và sắp xếp dữ liệu hiệu quả.
Tính bảo mật của Gmail cũng được đánh giá khá cao, giúp đảm bảo an toàn cho dữ liệu với cài đặt xác thực 2 bước, lọc spam, hay chống virus để tránh tài khoản bị tấn công bởi thư rác độc hại. Đồng thời, thông qua hộp thư Gmail, người dùng cũng có thể cộng tác linh hoạt trên các tài liệu, bảng tính, trang trình bày chia sẻ từ Google Drive một cách dễ dàng.
Outlook
Bên cạnh Gmail, thì Outlook cũng là dịch vụ thư điện tử rất được ưa chuộng với 15GB dung lượng miễn phí. Nền tảng này có thể kết nối linh hoạt với nhiều ứng dụng khác để làm việc như Skype, Facebook, PowerPoint, hay PayPal,….. mà không cần di chuyển khỏi hộp thư đến.
Bên cạnh đó, email outlook còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao, chẳng hạn như Clutter cho phép người dùng tách hoặc ưu tiên ít hơn với các email tương tự được tìm thấy trong hộp thư, hay Undelete hoặc phục hồi email nhanh chóng nếu chúng vô tình bị huỷ bỏ. Đặc biệt, việc tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Microsoft càng giúp nền tảng này phổ biến và trở thành lựa chọn hoàn hảo thay thế Gmail.
Yahoo Mail
Yahoo Mail cũng là một trong những dịch vụ email (thư điện tử) rất phổ biến. Ngoài không gian lưu trữ khổng lồ với 1TB miễn phí, nền tảng này còn cung cấp cho người dùng các tính năng tiện ích như tự động xóa tin nhắn rác sau 90 ngày, tùy chỉnh chủ đề, tìm kiếm thông tin nhanh qua hộp thư đến,…
Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể dễ dàng tìm thấy mọi thứ, từ hình ảnh, video, tệp tin cho đến tài liệu mà mình đã đính kèm, hoặc thư điện tử nhận được. Bởi, tất cả chúng đều được hiển thị tại tab riêng trên thanh bên cạnh của hộp thư đến.
Zoho Mail
Zoho Mail là dịch vụ thư điện tử được phát triển bởi Zoho Corporation (Ấn Độ). Sở hữu giao diện đơn giản cùng các tính năng nâng cao như bảo mật 2 lớp, trình duyệt tích hợp, bộ lọc tối ưu,…. Zoho Mail cho phép người dùng có thể tích hợp cùng Google Drive và hệ sinh thái hơn 50 ứng dụng dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ liên quan đến Marketing, Campaign cho đến CRM,….
Ngoài ra, sự thành công của Zoho Mail không thể không kể đến tính năng cho phép người dùng tùy chỉnh tối đa với 25 địa chỉ email cho một tên miền. Nếu nâng cấp lên các phiên bản có trả phí, người dùng ngoài việc được tăng số lượng địa chỉ email, còn được cập nhập thêm rất nhiều tính năng quan trọng khác.
iCloud Mail
iCloud Mail là dịch vụ thư điện tử được cung cấp bởi Apple. Người dùng có thể cài trực tiếp trên các dòng máy như iMac, iPhone, máy tính bảng,… hay các dòng máy sử dụng hệ điều hành Windows một cách dễ dàng. Thêm vào đó, iCloud Mail cũng được tích hợp khá nhiều tính năng nâng cao như bộ lọc, trả lời thư tự động, xác thực 2 yếu tố,…
Khi đăng ký sử dụng iCloud Mail, người dùng ban đầu sẽ được cung cấp tới 5GB dung lượng miễn phí để phục vụ cho mục đích lưu trữ. Tuy nhiên, so với các dịch vụ lớn như Outlook, Gmail hay Zoho, thì dung lượng miễn phí này sẽ ít hơn. Nếu muốn sử dụng vượt mức, người dùng buộc phải nâng cấp tài khoản để có thêm dung lượng.
AOL Mail
AOL Mail cũng là một dịch vụ thư điện tử rất nổi bật với dung lượng lưu trữ không giới hạn. Thông qua AOL, người dùng có thể gửi các văn bản cùng tin nhắn tức thời từ cửa sổ hộp thư đến email của mình một cách an toàn nhờ tính năng chống virus, chống spam, hỗ trợ bảo vệ cho cả thiết bị lẫn thông tin người dùng.
Bên cạnh đó, tính năng Myaddress còn cho phép người dùng có thể lựa chọn email miễn phí với tên miền riêng, hướng đến sự cá nhân hóa. Việc nhập danh bạ email (thư điện tử) thông qua tệp CSV, TXT hay LDIF cũng được thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Yandex Mail
Yandex Mail là dịch vụ thư điện tử đến từ một công ty web của Nga, cho phép lưu trữ email với dung lượng lớn miễn phí, cá nhân hóa hộp thư và kết hợp linh hoạt cùng nhiều tài khoản khác như Facebook, Gmail, Twitter,…
Yandex Mail cũng có khả năng lọc và ưu tiên email nhận được từ các tài khoản người thật, chống thư rác, spam, cũng như virus để đảm bảo an toàn tối ưu cho tài khoản người dùng. Ngoài ra, nền tảng này còn đặc biệt với các phím tắt, dịch chuyển hộp thư đến và đi, sắp xếp các công việc ưu tiên, hay đưa email quan trọng vào hộp thư để phân loại tin nhắn.
Hotmail
Hotmail là dịch vụ thư điện tử với giao diện đơn giản, dễ sử dụng và an toàn bảo mật cũng khá tốt. Tính đến thời điểm hiện tại, nền tảng này đã tích hợp lên đến 36 ngôn ngữ và đa dạng các dịch vụ như Windows Live Messenger, Calendar, Spaces, Contacts,…. hỗ trợ người dùng một cách hiệu quả những vấn đề liên quan đến thư điện tử.
Điều đặc biệt ở Hotmail là sẽ có một cảnh báo được gửi đến người dùng khi tài khoản chỉ còn 50MB dung lượng lưu trữ. Nếu có nhu cầu lưu trữ nhiều tài liệu hơn, vượt mức 2GB miễn phí, thì người dùng có thể liên hệ mở rộng dịch vụ lên 4GB bộ nhớ và cho phép đính kèm tệp với dung lượng tối đa 20MB.
GMX Mail
GMX Mail là dịch vụ thư điện tử rất phù hợp với những ai cần sử dụng nhiều email cùng lúc với hộp thư đến, có thể lưu trữ nửa triệu tin nhắn trong hộp thư với dung lượng lưu trữ lên đến 65GB. Nền tảng này cũng được đánh giá cao bởi tính năng ngăn chặn thư rác, chống lại các virus có khả năng xâm nhập và gây hại cho dữ liệu người dùng, quản lý cuộc hẹn và sử dụng cài đặt xóa tự động nhằm tối ưu không gian lưu trữ.
Bên cạnh đó, GMX Mail còn cho phép thiết lập tới 10 email ẩn danh chỉ từ 1 tài khoản, giúp người dùng tách biệt email marketing ra khỏi email cá nhân một cách dễ dàng, cũng có thể nói là công cụ hỗ trợ đắc lực cho những ai đang làm kinh doanh.
Proton Mail
Dịch vụ thư điện tử Proton Mail là giải pháp phù hợp dành cho những người dùng thường xuyên nhận và gửi các thông tin có tính nhạy cảm. Dịch vụ này tuy chỉ cung cấp cho người dùng 500MB dung lượng lưu trữ miễn phí, nhưng bù lại, lại cho phép gửi tin nhắn “riêng” mà người khác không thể đọc được với tính năng mã hóa email. Tin nhắn đó cũng sẽ bị biến mất vĩnh viễn sau 30 ngày.
My Way Mail
My Way Mail cũng là dịch vụ thư điện tử phổ biến, dung lượng lưu trữ miễn phí lên đến 1000MB và có thể tích hợp với nhiều tính năng như lịch, danh sách tác vụ,… Thiết kế giao diện của My Way Mail cũng rất đơn giản, tựa như máy tính để bàn nên người dùng có thể dễ dàng sử dụng.
Ngoài ra, May Way cũng có thể liên kết linh hoạt với các tài khoản POP, giúp người dùng tải xuống thư nhanh chóng từ tài khoản POP bên ngoài. Tuy nhiên, nền tảng này thường đặt các quảng cáo trong thư gửi đi, nên khiến người dùng khá ức chế và khó chịu khi sử dụng.
Có thể đăng ký dịch vụ thư điện tử ở đâu?
Hiện nay, các dịch vụ thư điện tử được ứng dụng rộng rãi trong nhiều tổ chức. Tuy nhiên, mỗi dịch vụ lại có những ưu thế riêng, phù hợp với nhu cầu, mục đích và quy mô khác nhau của từng doanh nghiệp. Để lựa chọn giải pháp phù hợp, người dùng có thể tham khảo và kết nối với những nhà cung cấp dịch vụ uy tín trong lĩnh vực email doanh nghiệp như HVN Group.
Với hơn 12 năm kinh nghiệm, HVN Group tự tin là nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – nơi doanh nghiệp có thể trao gửi niềm tin và nhận được sự hài lòng tuyệt đối. Chất lượng dịch vụ chuẩn quốc tế, chi phí phải chăng cùng tốc độ làm việc và xử lý thông tin nhanh chóng, mang đến khách hàng giải pháp email hoàn hảo với đuôi tên miền website, tạo sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho doanh nghiệp.
Trải nghiệm dịch vụ thư điện tử chuyên nghiệp, bảo mật an toàn và tính năng linh hoạt, người dùng chỉ cần click chọn nút Đăng Ký Ngay bên dưới để nhận ngay các ưu đãi tốt nhất từ HVN Group.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ chi tiết của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tại 4.0 về khái niệm “thư điện tử là gì”, dịch vụ thư điện tử, cũng như một số vấn đề liên quan. Nếu có vướng mắc, người dùng có thể liên hệ trực tiếp chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777, hoặc để lại lời nhắn ở LiveChat bên dưới để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ và gợi ý giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.
