Hướng dẫn thêm quyền quản trị cho tài khoản thành viên trong Email Business

Dịch vụ email doanh nghiệp cho phép bạn thêm quyền quản trị cho các thành viên khác của tổ chức để tăng năng suất công việc. Tuy nhiên, việc trao quyền cần được đánh giá cẩn thận và có chiến lược rõ ràng để đảm bảo đạt được hiệu quả tốt nhất.

Quyền quản trị viên trong Email Business

Trong email doanh nghiệp, quyền quản trị viên là các quyền hoặc đặc quyền truy cập vào các tính năng, chức năng nhất định trong hệ thống email. Những quyền này thường được giao cho cá nhân chịu trách nhiệm quản lý hệ thống hoặc đảm đảo nhân viên sử dụng thích hợp.

Trước khi quyết định thêm quyền quản trị cho người dùng thông thường khác, bạn có thể xem qua ví dụ về một số quyền admin có thể có:

• Quản trị bảo mật: Khả năng bản lý cài đặt bảo mật, chẳng hạn như chính sách mật khẩu và kiểm soát truy cập.
• Định tuyến và lọc email: Khả năng định cấu hình quy tắc tự động chuyển hướng hoặc chặn email đến dựa trên các tiêu chí nhất định (ví dụ như người gửi, dòng chủ đề, từ khóa).
• Lưu trữ: Khả năng đặt các chính sách xoay quanh việc lưu trữ email cho các mục đích tuân thủ hoặc pháp lý.
• Sao lưu và phục hồi: Khả năng thực hiện sao lưu và khôi phục các email bị mất hoặc bị xóa.

Bạn nên lưu ý rằng chỉ nên thêm quyền quản trị cho những người dùng đáng tin cậy, có nhu cầu sử dụng cho mục đích kinh doanh chính đáng. Đồng thời, cần có các biện pháp kiểm sát và kiểm tra việc sử dụng các quyền này chặt chẽ nhằm ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích hoặc truy cập trái phép và thông tin nhạy cảm.

Ưu điểm của thao tác thêm quyền quản trị cho thành viên

Có nhiều lý do để bạn thực hiện thêm quyền admin cho các thành viên khác trong email doanh nghiệp, chẳng hạn như cải thiện sự hợp tác trong nhóm, tăng cường bảo mật, hay tăng năng suất công việc. Dưới đây là một số lợi thế cốt lõi được mang đến cho người dùng khi trao quyền cho thành viên khác trong tổ chức:

Tăng hiệu quả công việc

Khi các thành viên khác trong nhóm hoặc tổ chức có quyền quản trị, họ có thể thực hiện các tác vụ nâng cao như tạo tài khoản người dùng mới, đặt lại mật khẩu và quản lý nhóm email mà không cần phải phụ thuộc vào bộ phận CNTT hoặc quản trị viên hệ thống.

Việc này cho phép người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian và cho phép các nhóm tập trung hơn vào những nhiệm vụ quan trọng khác.

Ví dụ, nếu một nhân viên mới cần truy cập vào email công ty, một thành viên trong nhóm với quyền quản trị có thể nhanh chóng tạo tài khoản mới, thiết lập hộp thư đến và cung cấp cho họ thông tin đăng nhập. 

Cộng tác nhóm tốt hơn

Khi được thêm quyền quản trị, các thành viên trong nhóm có thể cộng tác hiệu quả hơn bằng cách tạo ra các thư mục và lịch dùng chung, quản lý cài đặt nhóm và ủy quyền nhiệm vụ cho người khác. 

Ví dụ, các member có thể tạo thư mục email dùng chung cho các dự án hoặc bộ phận cụ thể, cho phép mọi người có liên quan dễ dàng truy cập và trả lời các email liên quan đến dự án đó. Tương tự, các thành viên trong nhóm có thể tạo lịch dùng chung để lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn, đảm bảo mọi người đều thống nhất.

Cải thiện bảo mật

Thêm quyền quản trị có nghĩa là các thành viên được phép theo dõi và kiểm soát quyền truy cập email, đảm bảo rằng thông tin quan trọng của doanh nghiệp chỉ được chia sẻ với những người có trách nhiệm. User với được trao quyền cũng có thể thiết lập xác thực 2 yếu tố và các biện pháp bảo mật khác để bảo vệ tài khoản khỏi sự truy cập trái phép.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc làm việc trong các ngành được quản lý như chăm sóc sức khỏe hoặc tài chính.

Tùy chỉnh khi cần thiết

Bằng cách thêm quyền quản trị, các thành viên trong nhóm có thể tùy chỉnh cài đặt email doanh nghiệp của mình, chẳng hạn như thiết lập quy tắc và bộ lọc để quản lý hộp thư đến tốt hơn.

Ví dụ, các thành viên trong nhóm có thể tạo quy tắc để sự động sắp xếp email dựa trên các tiêu chí như người gửi, dòng chủ đề hoặc từ khóa. Điều này làm giảm sự lộn xộn trong hộp thư đến và giúp quá trình tìm kiếm thư quan trọng dễ dàng hơn.

Hiệu quả hơn về mặt chi phí

Cấp quyền quản trị cho thành viên trong tổ chức là một cách hiệu quả để tiết kiệm chi phí quản lý tài khoản email, thay vì phải thuê nhân viên CNTT chuyên trách. Điều này đặc biệt đúng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ – nơi chưa có đủ tiềm năng ngân sách để thuê một chuyên gia CNTT toàn thời gian.

Bằng cách trao quyền quản trị cho các member khác, họ có thể tự mình xử lý các tác vụ quản lý email cơ bản, từ đó giúp nhân sự CNTT có thể dốc toàn sức cho các vấn đề kỹ thuật mang tính phức tạp hơn.

Các bước thêm quyền quản trị cho tài khoản thành viên

Việc trao quyền quản trị cho tài khoản email thành viên đem lại nhiều tiện lợi đáng kể cho việc điều hành và quản lý đối với dịch vụ Email Business. Để thêm quyền quản trị, bạn thực hiện theo các bước được hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào webmail.

Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào webmail bằng tài khoản có quyền cao nhất >> tìm đến mục Domain settings >> chọn vào phần Accounts và nhấp vào tài khoản cần thêm quyền quản trị trong dịch vụ.

Bước 2: Thêm quyền admin cho tài khoản thành viên.

Tại bảng tùy chỉnh cho tài khoản thành viên, bạn chọn vào kích hoạt cho Domain Administrator để thêm quyền cho tài khoản thành viên đó.

Bước 3: Lưu lại thay đổi và hoàn tất.

Người dùng nhấn vào chọn Save để hoàn tất thao tác. Lưu ý, tài khoản thành viên sẽ cần phải đăng xuất khỏi webmail trước đó và đăng nhập lại để có đủ quyền quản trị giống tài khoản chính.

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số khi cung cấp đa dạng các giải pháp email doanh nghiệp với nhiều mức chi phí khác nhau. Dựa vào nhu cầu sử dụng và định hướng phát triển, bạn có thể lựa chọn ra giải pháp phù hợp. Hoặc, các tổ chức cũng có thể tham khảo sự tư vấn chuyên sâu và chi tiết của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi.

Không dừng lại ở đó, đội ngũ chuyên gia với nhiều năm hoạt động trong nghề giúp doanh nghiệp chuẩn bị hành trang tốt nhất cho việc chuyển đổi số bằng cách cung cấp các mẹo để sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả, chẳng hạn như thêm quyền quản trị cho các tài khoản thành viên khác. 

Thông qua bài viết, bạn đã được hướng dẫn chi tiết về cách để thêm quyền quản trị cho các tài khoản thành viên trong Email Business. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan, vui lòng kết nối với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để được các chuyên gia hỗ trợ ngay lập tức.