SUMIF và SUMIFS: Dùng hàm nào sẽ hữu dụng hơn?

Hàm SUMIF và SUMIFS trong Excel đều là những công cụ hữu ích cho việc tính toán tổng giá trị của các ô dựa trên điều kiện cụ thể. Vậy hàm SUMIF và SUMIFS: Dùng hàm nào hữu dụng hơn? Cần lưu ý những gì khi sử dụng SUMIF và SUMIFS? Để giải đáp chi tiết những vướng mắc, người dùng hãy cùng HVN Group theo dõi bài viết dưới đây.

SUMIF là gì?

SUMIF là hàm tính được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi ô dựa trên một điều kiện cụ thể. Điều này giúp việc xử lý thông tin trở nên nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều.

Cú pháp của hàm SUMIF

Cú pháp của hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

• range: Phạm vi ô dữ liệu muốn kiểm tra điều kiện.
• criteria: Điều kiện mà người dùng muốn áp dụng.
• sum_range: Phạm vi ô cần tính tổng nếu điều kiện thỏa mãn.

Cách thức hoạt động của hàm SUMIF

Cách thức hoạt động của hàm SUMIF đơn giản là quét từng ô trong phạm vi được chỉ định (range) và kiểm tra xem ô đó có thỏa mãn điều kiện (criteria) hay không. Nếu có, nó sẽ tự động cộng giá trị tương ứng từ sum_range. Điều này giúp người dùng đơn giản hơn trong việc phân tích dữ liệu thay vì phải tạo bảng tổng hợp phức tạp.

Ví dụ thực tế về hàm SUMIF

Giả sử, người dùng muốn tính tổng doanh thu của một sản phẩm cụ thể dựa trên danh sách sản phẩm và doanh thu tương ứng của cửa hàng. Khi đó, bằng cách sử dụng hàm SUMIF, họ có thể dễ dàng tính toán mà không cần phải thao tác cộng cột thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và đẩy mạnh hiệu suất làm việc tốt hơn rất nhiều.

SUMIFS là gì?

SUMIFS trong Excel hiểu đơn giản thì là hàm tính mở rộng của hàm SUMIF, được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi ô dựa trên nhiều điều kiện cùng lúc. Do đó, mà thường linh hoạt hơn trong việc phân tích dữ liệu so với hàm SUMIF đơn giản.

Cú pháp của hàm SUMIF

Cú pháp của hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range1, criteria2],…)

Trong đó:

• sum_range: Phạm vi các ô dữ liệu cần tính tổng.
• criteria_range1, criteria1: Phạm vi và điều kiện đầu tiên.
• criteria_range2, criteria2: Phạm vi và điều kiện bổ sung.

Cách thức hoạt động của hàm SUMIF

Đối với hàm SUMIFS, mỗi điều kiện sẽ được kiểm tra riêng lẻ cho từng ô trong phạm vi áp dụng điều kiện. Nếu tất cả các điều kiện đều thỏa mãn, giá trị trong phạm vi sum_range sẽ được cộng vào tổng. Điều này đặc biệt hữu ích khi người dùng muốn phân tích dữ liệu với nhiều tiêu chí khác nhau, đảm bảo tính chính xác và linh hoạt của dữ liệu.

Ví dụ thực tế về hàm SUMIF

Giả sử, người dùng có một bảng dữ liệu chứa các thông tin về sản phẩm và doanh thu bán hàng ở từng khu vực. Lúc này, nếu muốn tính tổng doanh thu của một sản phẩm ở một khu vực nhất định, người dùng có thể sử dụng hàm SUMIFS để áp dụng điều kiện cho sản phẩm và khu vực, giúp việc tính toán nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.

Lợi ích của hàm SUMIF và SUMIFS

Hàm SUMIF và SUMIFS không đơn thuần chỉ là một công cụ tính toán, mà còn có thể hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc phân tích dữ liệu. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của hàm SUMIF và SUMIFS người dùng không thể bỏ qua:

Tự động hóa tính toán

Thay vì phải cộng từng giá trị một cách thủ công, người dùng có thể sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS để tự động hóa quy trình tính toán, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Hơn nữa, bằng cách này, người dùng cũng sẽ tập trung tốt hơn vào việc phân tích và xử lý số liệu khi có thể lược bỏ các phép tính đơn giản nhưng chiếm nhiều thời gian.

Tăng hiệu quả xử lý dữ liệu

Khi phải làm việc với bảng tính dữ liệu lớn, người dùng cũng có thể sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS để tăng hiệu quả xử lý dữ liệu. Khi đó, với điều kiện của hàm tính tổng, người dùng có thể dễ dàng lọc ra những thông tin cần thiết mà không cần phải sắp xếp hay thao tác thủ công từng phép tính phức tạp.

Báo cáo phân tích chuyên sâu

Với khả năng tính toán dựa trên nhiều điều kiện, hàm SUMIFS cho phép người dùng tạo ra các báo cáo phân tích chi tiết. Từ đó, giúp cho việc xác định xu hướng dữ liệu trở nên dễ dàng, đảm bảo người dùng có thể nắm rõ tình hình hiện tại, sự thay đổi của dữ liệu theo thời gian, cũng như hỗ trợ tối ưu trong việc lập kế hoạch và định hướng chiến lược phù hợp trong tương lai.

Linh hoạt và dễ sử dụng

SUMIF và SUMIFS có thể linh hoạt sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, từ quản lý tài chính, nhân sự, quản lý dữ liệu marketing, cho đến phân tích thị trường, dự án,…. Hơn nữa, cú pháp của các hàm tính này cũng rất đơn giản, cho phép người dùng có thể thêm bớt điều kiện theo nhu cầu mà không bị ràng buộc bởi các quy tắc cứng nhắc, từ đó hỗ trợ linh hoạt cho nhiều yêu cầu công việc và dữ liệu thực tế.

Sự khác nhau giữa SUMIF và SUMIFS trong Excel

SUMIF và SUMIFS, dù cả hai đều có chung mục đích là tính tổng dựa trên điều kiện, tuy nhiên giữa chúng vẫn sẽ có những điểm khác biệt cơ bản. Cụ thể như:

Đánh giá chung, thì hàm SUMIF thường được sử dụng trong các tình huống tính tổng đơn giản, trong khi SUMIFS lại phù hợp cho những phân tích phức tạp. Cũng bởi vậy, mà SUMIFS thường được ưu tiên hơn trong các báo cáo phân tích kinh doanh, tài chính, kế toán, nơi mà dữ liệu đa dạng và yêu cầu độ chính xác cao.

SUMIF và SUMIFS: dùng hàm nào hữu dụng hơn?

Thực tế, rất khó để đưa ra câu trả lời tuyệt đối cho nhận định SUMIF hay SUMIFS tốt hơn. Bởi, việc lựa chọn giữa hàm SUMIF và SUMIFS còn phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh, nhu cầu, và mục đích phân tích dữ liệu của người dùng. Cụ thể như:

1. Khi nào nên sử dụng SUMIF?

Nếu chỉ thực hiện các phép tính đơn giản dựa trên một điều kiện cụ thể, thì hàm SUMIF sẽ là một lựa chọn tốt. Hàm tính với cú pháp đơn giản, thao tác thực hiện nhanh sẽ giúp người dùng nhanh chóng có được kết quả mong muốn trong những tình huống không quá phức tạp.

2. Khi nào nên sử dụng SUMIFS?

Ngược lại, nếu cần tính tổng dựa trên nhiều điều kiện, thì hàm SUMIFS sẽ là lựa chọn phù hợp hơn. Vì hàm tính này có thể hỗ trợ hiệu quả khi phân tích các dữ liệu phức tạp, có nhiều mối tương quan và yêu cầu tính chính xác cao.

Tóm lại, SUMIF và SUMIFS đều là những hàm tính có khả năng phân tích và xử lý dữ liệu tốt. Vậy nên, người dùng hoàn toàn có thể khéo léo tận dụng cả hai hàm tính một cách hiệu quả trong các tình huống khác nhau, từ đó tối ưu quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tính ứng dụng của SUMIF và SUMIFS

Những ngành nghề nên sử dụng SUMIF và SUMIFS? Với khả năng tự động hóa tính toán, linh hoạt và dễ sử dụng, hàm SUMIF và SUMIFS hiện được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề và hoạt động khác nhau. Cụ thể như:

Quản lý tài chính và kế toán

Trong lĩnh vực tài chính, hàm SUMIF và SUMIFS có thể hỗ trợ hiệu quả cho các nhà quản lý trong việc theo dõi chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Họ có thể dễ dàng sử dụng SUMIF để tính tổng chi phí của một sản phẩm, dịch vụ, hoặc một giao dịch cụ thể nào đó trong khoảng thời gian nhất định.

Bên cạnh đó, hàm SUMIFS còn có thể giúp phân tích doanh thu theo nhiều tiêu chí, chẳng hạn như khu vực, sản phẩm, hay phân loại khách hàng. Điều này không chỉ giúp các nhà quản lý nhận định rõ được xu hướng, đưa ra các quyết định tốt hơn, mà còn cải thiện khả năng lập kế hoạch tài chính trong tương lai.

Quản lý dự án

SUMIF và SUMIFS cũng là một công cụ khá hữu ích trong quản lý dự án, đặc biệt là trong việc theo dõi tiến độ và chi phí đầu tư. Bằng cách sử dụng các hàm tính, người dùng có thể dễ dàng tính toán tổng chi phí hoạt động trong dự án, hoặc đơn giản là tổng số giờ làm việc của các thành viên trong nhóm. Từ đó, không khó để xác định hoạt động nào đang tiêu tốn nhiều chi phí, giúp việc phân tích và đưa ra quyết định điều chỉnh ngân sách phù hợp.

Quản lý bán hàng

Phân tích dữ liệu bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu suất. Theo đó, với việc sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS, người dùng có thể dễ dàng tính toán tổng doanh thu theo từng sản phẩm, khu vực, hoặc nhân viên bán hàng chỉ với vài thao tác nhập hàm đơn giản. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, tối ưu công sức, mà còn giúp đánh giá hiệu suất chính xác dựa trên số liệu cụ thể để định hướng chiến lược tiếp thị phù hợp nhất.

Quản lý nhân sự

Hàm SUMIF và SUMIFS cũng có thể được áp dụng trong quản lý nhân sự để theo dõi và phân tích dữ liệu về nhân viên. Chẳng hạn như: Sử dụng hàm SUMIF để tính toán tổng số giờ làm việc của một nhân viên trong tháng, hàm SUMIFS để tính tổng tiền lương cho các nhân viên trong một phòng ban, hay các khoản thưởng dựa trên mức lương và hiệu suất làm việc.

Quản lý dữ liệu marketing

Trong lĩnh vực Marketing, hàm SUMIF và SUMIFS cũng là một công cụ hiệu quả trong việc phân tích dữ liệu khách hàng. Thông qua việc sử dụng hàm tính, người dùng có thể phân tích doanh thu, lợi nhuận, và chi phí theo từng chiến dịch quảng cáo, thời gian, cũng như khu vực địa lý. Từ đó, hiểu rõ hơn về hiệu suất của từng chiến dịch, đảm bảo có thể đưa ra kế hoạch tùy chỉnh phù hợp để tăng trưởng doanh thu và tối ưu hóa chi phí hiệu quả.

Lưu ý khi dùng hàm SUMIF và SUMIFS

SUMIF và SUMIFS đều là những hàm tính mạnh mẽ trong Excel, nhưng việc sử dụng chúng người dùng vẫn cần lưu ý một số vấn đề cơ bản dưới đây để tránh gặp phải những lỗi không mong muốn:

• Dữ liệu nguồn: Đảm bảo dữ liệu nguồn luôn chính xác và đầy đủ. Bởi, nếu có bất kỳ lỗi nào trong dữ liệu (ví dụ như ô trống hoặc dữ liệu không đúng định dạng), thì điều này có thể dẫn đến kết quả sai lệch.
• Vùng tham chiếu hợp lệ: Để hàm tính chính xác, người dùng cũng cần phải đảm bảo vùng tham chiếu hợp lệ, không bị thay đổi do chỉnh sửa hay xóa dữ liệu. Bởi nếu tham chiếu lỗi, kết quả có thể sẽ không chính xác và làm gián đoạn quá trình tính toán.
• Hiểu rõ về điều kiện tham chiếu: Khi sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS, điều kiện luôn là yếu tố quan trọng. Người dùng sẽ cần phải hiểu rõ cách thức thiết lập điều kiện sao cho đúng với cú pháp, mục đích, và vùng dữ liệu tham chiếu để dễ dàng đạt được kết quả mong muốn.
• Lưu ý các loại dữ liệu: Excel có thể xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau như số, văn bản, hoặc ngày tháng,… Do đó, khi sử dụng SUMIF và SUMIFS, người dùng cũng đừng quên chú ý đến loại dữ liệu mà mình đang làm việc để tránh sai sót khi áp dụng nhầm điều kiện cho các loại dữ liệu.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng SUMIF và SUMIFS

Khi sử dụng SUMIF và SUMIFS, người dùng cũng có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Cụ thể như:

Dùng hàm SUMIFS khi chỉ có một điều kiện

Hàm SUMIF thường sẽ sử dụng để tính tổng dựa trên một điều kiện. Tuy nhiên, với hàm SUMIFS, việc tính tổng sẽ áp dụng từ ít nhất hai điều kiện trở lên, và không giới hạn số điều kiện mà người dùng tham chiếu. 

Do đó, nếu chỉ sử dụng một điều kiện cho hàm SUMIFS, thì hệ thống sẽ báo lỗi và không hiển thị được kết quả. Nên nếu chỉ có một điều kiện, thì người dùng nên sử dụng hàm SUMIF để thao tác đơn giản và tối ưu thời gian hơn rất nhiều. 

Lỗi tham chiếu phạm vi không chính xác

Tham chiếu phạm vi không chính xác là một trong những lỗi phổ biến khi sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS. Thường thì, điều này sẽ xảy ra khi người dùng chọn không đúng, hoặc chọn thiếu vùng dữ liệu mà mình muốn áp dụng hàm. Để xử lý vấn đề, đơn giản người dùng chỉ cần luôn kiểm tra kỹ các tham số của hàm, và đảm bảo rằng mình đã chọn đúng phạm vi dữ liệu cần thiết.

Ký tự điều kiện không chính xác

Khi nhập điều kiện, người dùng có thể vô tình nhập sai ký tự so sánh. Ví dụ, thay vì sử dụng “>”, thì lại gõ nhầm thành “<“, và dẫn đến kết quả hiển thị không chính xác. Vì vậy, để tránh lỗi sai sót, tốt nhất là người dùng nên kiểm tra kỹ các điều kiện đã nhập sao cho phù hợp với yêu cầu tính toán.

Dữ liệu không đồng nhất

Khi làm việc với dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, người dùng đôi lúc có thể gặp phải tình huống dữ liệu không đồng nhất, ví dụ như số và văn bản trộn lẫn. Điều này có thể gây khó khăn trong việc áp dụng các hàm SUMIF và SUMIFS. Vậy nên, để hạn chế lỗi do dữ liệu không đồng nhất, người dùng nên tùy chỉnh tất cả ở cùng một định dạng.

Điều kiện quá dài hoặc phức tạp

Hàm SUMIFS cho phép người dùng có thể sử dụng nhiều điều kiện để tham chiếu và tính tổng trong phạm vi dữ liệu. Tuy nhiên, nếu trong SUMIFS có quá nhiều điều kiện phức tạp, thì công thức cũng rất dễ bị sai và khó quản lý. Do đó, cách tốt nhất để tránh sai sót là người dùng nên phân nhỏ từng điều kiện hoặc kiểm tra lại logic công thức sao cho chính xác nhất.

SUMIF và SUMIFS có thể dùng trong Google Sheets không?

Có. Google Sheets cung cấp các tính năng tương tự như Excel, bao gồm cả các hàm tính. Do đó, mà người dùng hoàn toàn có thể sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS trong Google Sheets chỉ với vài thao tác đơn giản. Vậy hàm SUMIF và SUMIFS trong Google Sheets và trong Excel có gì khác nhau? Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các hàm tính giữa hai ứng dụng mà người dùng có thể tham khảo:

Đánh giá chung, thì hàm SUMIF và SUMIFS trong Google Sheets hay Microsoft Excel đều không quá khác biệt. Tùy nhu cầu, mục đích, cũng như ý định sử dụng, mà người dùng có thể cân nhắc sử dụng hàm tính ở công cụ phù hợp.

Làm thế nào để tăng tốc tính toán khi dùng SUMIF và SUMIFS?

Khi làm việc với bảng dữ liệu lớn, hàm SUMIF và SUMIFS có thể gây chậm trễ trong quá trình tính toán. Để tăng tốc, người dùng có thể tham khảo một số mẹo hay và kinh nghiệm hữu ích dưới đây:

1. Tối ưu hóa dữ liệu nguồn

Bằng cách tối ưu hóa dữ liệu nguồn trước khi tham chiếu, ví dụ loại bỏ các ô trống, giá trị lỗi, hoặc định dạng không nhất quán, người dùng sẽ đơn giản hơn trong việc tăng tốc tính toán khi sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS. Thêm vào đó, cũng hãy đảm bảo dữ liệu được sắp xếp một cách hợp lý hoặc sử dụng bộ lọc để hàm tính không mất quá nhiều thời gian đối chiếu dữ liệu hợp lệ.

2. Giảm phạm vi tính toán

Nếu có thể, người dùng hãy giảm số lượng dữ liệu mà mình cần tính toán bằng cách lọc dữ liệu trước khi áp dụng hàm SUMIF hoặc SUMIFS. Bằng cách này, hàm tính sẽ chỉ tính toán trên các ô mà người dùng cần, giúp đảm bảo tính chính xác, cũng như tăng tốc độ tính toán.

3. Sử dụng bảng pivot

Thay vì sử dụng SUMIF hoặc SUMIFS cho từng ô, thì người dùng cũng có thể cân nhắc tạo bảng pivot để tổng hợp nhanh dữ liệu và tối ưu hoá tính toán một cách hiệu quả. Bởi, bảng pivot cho phép kéo thả dễ dàng các trường dữ liệu để tạo ra các báo cáo mà không cần phải sử dụng nhiều hàm tính toán phức tạp.

4. Sử dụng công thức mảng

Công thức mảng là một công cụ mạnh mẽ để tính toán với nhiều điều kiện mà không cần phải sử dụng hàm SUMIF hay SUMIFS nhiều lần. Tuy nhiên, công thức mạng có thể sẽ khá phức tạp với người mới khi yêu cầu họ phải có kiến thức vững về các hàm và công thức tính trong Excel hoặc Google Sheets. 

** Tóm lại, SUMIF và SUMIFS trong Excel đều là những công cụ mạnh mẽ, có thể giúp người dùng dễ dàng tính toán tổng giá trị dựa trên điều kiện cụ thể. Nếu nắm vững cách sử dụng các hàm tính này, người dùng không chỉ có thể nâng cao khả năng phân tích dữ liệu, tính toán chính xác, mà còn có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong công việc.

Xem thêm: Cách gộp ô trong Excel

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ tổng quan của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 về hàm SUMIF và SUMIFS. Nếu vướng mắc, hoặc có bất kỳ băn khoăn gì cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới hoặc liên hệ nhanh qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ chuyên gia.