05 Cách gộp ô trong Excel đơn giản, hiệu quả cho Newbie

Trong trang tính Excel, người dùng có thể gộp hai, hoặc đồng thời nhiều ô nhỏ thành một ô lớn chỉ với vài thao tác đơn giản. Điều này không chỉ giúp mở rộng không gian nhập liệu, tăng khả năng hiển thị, mà còn hỗ trợ tinh chỉnh cấu trúc bảng tính gọn gàng hơn. Vậy nên, nếu người dùng chưa biết cách gộp ô trong Excel như thế nào nhanh, hiệu quả và tối ưu, thì đừng vội bỏ qua những hướng dẫn chi tiết ở bài viết dưới đây.

5 Cách gộp ô trong Excel cực nhanh, cực đơn giản

Gộp ô trong Excel là một trong những thao tác đơn giản, không quá phức tạp, nhưng cũng rất cần thiết cho hoạt động nhập liệu trong Excel. Để tiến hành việc gộp ô, người dùng có thể áp dụng nhiều cách khác nhau, linh hoạt theo từng trường hợp và nhu cầu cụ thể. Dưới đây HVN Group sẽ bật mí 05 cách gộp ô trong Excel cực đơn giản, dễ dàng để người dùng tham khảo.

Gộp các ô trong Excel trên cùng một cột

Việc gộp các ô trong Excel trên cùng một cột, người dùng có thể dễ dàng thực hiện với các thao tác sau:

– Bước 1: Tại bảng tính cần gộp ô trong Excel, người dùng hãy chọn đồng thời các ô trên cột mà mình cần gộp.

– Bước 2: Click chọn Home trên thanh công cụ → chọn Fill và chọn Justify để gộp ô.

– Bước 3: Sau khi thao tác hoàn tất, dữ liệu trong các ô sẽ được gộp lại với nhau. Người dùng lúc này có thể linh hoạt tùy chỉnh kích thước ô, font chữ sao cho phù hợp.

**Lưu ý: Để sử dụng tính năng gộp các ô trong Excel bằng tùy chọn Justify, người dùng cũng cần phải lưu ý một số điều kiện cơ bản sau:

• Các ô dữ liệu cần gộp phải cùng nằm trên một cột, nếu khác cột thì sẽ không thể áp dụng được.
• Dữ liệu trong ô cần gộp phải ở dạng văn bản, không áp dụng cho dữ liệu dạng số hay công thức.
• Vùng dữ liệu được chọn sẽ không bao gồm các ô trống.

Cách gộp ô trong Excel với tùy chọn Merge & Center

Sử dụng tùy chọn Merge & Center trên thanh công cụ cũng là một cách đơn giản để người dùng có thể gộp nhanh các ô trong Excel. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập trang tính Excel cần gộp ô. Tại đây, người dùng hãy bôi đen các ô cần gộp.

– Bước 2: Tại tab Home, hãy click chọn lệnh Merge & Center. Lúc này, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong các tùy chọn sau:

• Merger & Center: Gộp nhiều ô thành một ô ở vị trí giữa bảng.
• Merge Across: Gộp các ô được chọn theo từng ô riêng.
• Merge Cells: Gộp các ô đã chọn thành một ô duy nhất, nhưng nó sẽ không nằm ở giữa.
• Unmerge Cells: Dùng để hủy các ô đã gộp.

– Bước 3: Sau khi tùy chọn lệnh, Excel sẽ trả lại kết quả tương ứng. Khi đó, các ô và nội dung trong ô sẽ được gộp với nhau một cách linh hoạt theo mục đích người dùng.

Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng với phím tắt

Để gộp nhanh ô trong Excel, người dùng cũng có thể sử dụng phím tắt với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập bảng tính mà mình cần gộp ô. 

– Bước 2: Click chọn các ô muốn gộp và nhấn giữ phím Alt cho đến khi xuất hiện một dãy phím tắt ở thanh công cụ (menu) như hình bên dưới.

– Bước 3: Nhấn chọn phím H để điều khiển tab Home → sau đó nhấn tiếp phím M để thiết lập tùy chọn Merge & Center (Hợp nhất ô).

– Bước 4: Người dùng lúc này có thể lựa chọn 1 trong các tùy chọn sau:

• Phím C, tương ứng với Merge & Center.
• Phím A, tương ứng với Merge Across.
• Phím M, tương ứng với Merge Cells.
• Phím U, tương ứng với Unmerge Cells.

– Bước 5: Nhấn chọn phím tắt phù hợp để hiển thị kết quả tương ứng.

Cách gộp ô trong Excel không mất dữ liệu với công thức Toán tử

Công thức toán tử cho phép người dùng có thể tùy chọn gộp các ô cùng hàng với nhau theo công thức Excel, và dễ dàng phân tách nội dung các ô bằng dấu câu. Cụ thể các bước triển khai như sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập bảng tính Excel mà mình cần gộp dữ liệu.

– Bước 2: Tại vị trí ô cần gộp dữ liệu, hãy nhập công thức hàm =B3&“ ”&F3. Trong đó, B3 – F3 là các ô mà người dùng sử dụng để hợp nhất dữ liệu.

– Bước 3: Nếu nhập công thức đúng, thì sau khi người dùng nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị như hình bên dưới.

– Bước 4: Kéo công thức áp dụng cho các ô còn lại trên cùng một cột để hoàn tất việc gộp dữ liệu một cách đơn giản, dễ dàng.

*Mẹo hay: Người dùng cũng có thể sử dụng dấu câu hoặc ký hiệu để ngăn cách nội dung các ô bằng việc chèn chúng ở giữa hai dấu ngoặc kép, giúp tạo sự rõ ràng và cụ thể hơn cho thông tin.

Sử dụng hàm CONCATENATE để gộp dữ liệu của hai hoặc nhiều ô trong Excel

Ngoài công thức Toán tử, thì người dùng cũng có thể áp dụng hàm tính CONCATENATE để tiến hành gộp dữ liệu từ nhiều ô khác nhau trong Excel với quy trình đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập trang tính Excel cần gộp dữ liệu từ nhiều ô.

– Bước 2: Tại vị trí ô cần gộp dữ liệu, hãy nhập công thức hàm =Concatenate(B3&“ ”&F3).

– Bước 3: Nhấn Enter để tiến hành gộp dữ liệu từ nhiều ô. Nếu công thức nhập đúng, kết quả sẽ được hiển thị như hình bên dưới.

– Bước 4: Kéo công thức áp dụng cho các ô còn lại. Lưu ý, tất cả các ô phải cùng nằm trên một cột với ô ở trên.

**Lưu ý: Các cách gộp ô trong Excel trên, người dùng có thể áp dụng với hầu hết các phiên bản Excel 2007, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2020 và cả Microsoft Excel 365 với quy trình và thao tác tương tự.

Cách tìm các ô đã gộp trong Excel

Trường hợp người dùng cần tìm và xác định lại các ô đã gộp trong Excel, có thể thực hiện nhanh với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Tại bảng tính cần tìm các ô đã gộp trong Excel, người dùng hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace.

– Bước 2: Khi cửa sổ Find and Replace hiển thị, hãy nhấn chọn Options và chọn Format.

– Bước 3: Tại mục Find Format, hãy mở hộp thoại Alignment và tích chọn vào ô Merge Cells ở phía dưới mục Text Control như hình bên dưới.

– Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất thiết lập. Lúc này, người dùng có thể chọn Find Next để tìm kiếm ô đã gộp gần nhất, hoặc nhấn chọn Find All để tìm kiếm tất cả các ô đã gộp. 

– Bước 5: Trường hợp người dùng nhấn chọn Find All, hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả các ô đã gộp. Việc di chuyển giữa các ô khi đó cũng dễ dàng được thực hiện bằng cách chọn từng ô trong danh sách hiển thị.

Hoàn tác các ô đã gộp trong Excel nhanh chóng

Để hoàn tác các ô sau khi đã hợp nhất, người dùng có thể tùy chọn 1 trong 2 cách sau:

1. Cách 1: Sử dụng phím tắt Ctrl + Z hoặc nhấn chọn phím Undo trên thanh Quick Access. Tuy nhiên, thao tác này chỉ có thể thực hiện khi người dùng vừa hoàn tất việc gộp ô.

2. Cách 2: Hủy hợp nhất các ô đã gộp với tùy chọn Merge & Center. Người dùng lúc này chỉ cần click chọn tab Home → chọn Merge & Center, sau đó chọn Unmerge Cells là hoàn tất.

Gộp ô trong Excel có lợi ích gì?

Nếu thường xuyên làm việc với bảng tính Excel, người dùng chắc hẳn đã quá quen thuộc với thao tác gộp và hợp nhất dữ liệu trong ô. Tính năng này không chỉ giúp thông tin được hiển thị tốt hơn, mà còn mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời như:

1. Mở rộng không gian nhập liệu

Các ô khi được gộp với nhau có thể giúp mở rộng không gian nhập liệu, hiển thị thông tin một cách trực quan và dễ hiểu. Nhất là với những bảng tính có tiêu đề dài, bảng biểu nhiều thông tin, hoặc báo cáo chi tiết mà người dùng muốn tập trung vào một nội dung cụ thể.

2. Tạo bảng tính chuyên nghiệp

Khi làm việc với các bảng tính lớn, việc gộp các ô trên cùng để tạo tiêu đề chung cũng sẽ giúp bảng dữ liệu của người dùng trông gọn gàng và dễ nhìn hơn. Chưa kể, một bảng tính ngắn gọn, nhưng đầy đủ nội dung bao giờ cũng được đánh giá cao và tốt hơn so với một bảng tính phức tạp, dữ liệu không đồng nhất và nhiều chi tiết thừa.

3. Hợp nhất các dữ liệu liên quan

Trong quá trình nhập liệu, đôi khi sẽ có những phần thông tin liên quan đến nhau. Lúc này, người dùng cũng có thể linh hoạt sử dụng các thủ thuật gộp ô để biểu thị sự liên quan nhằm giúp người đọc dễ dàng theo dõi và nắm bắt những thông tin quan trọng.

4. Giảm sự lặp lại của các dữ liệu trùng lặp

Với các trang tính có nhiều ô cùng nội dung, thì việc gộp và hợp nhất các ô cũng là điều cần thiết. Vì điều này không chỉ giúp hạn chế việc thông tin bị trùng lặp, mà còn có thể tiết kiệm tối ưu thời gian chỉnh sửa, quan sát dữ liệu một cách dễ dàng. 

Những lưu ý khi gộp ô trong Excel

Dù cách gộp ô trong Excel đơn giản, không khó để thực hiện chỉ với vài thao tác cơ bản. Thế nhưng, người dùng vẫn sẽ cần lưu ý một số vấn đề sau khi thao tác để tránh lỗi và các kết quả không như mong đợi:

• Thứ nhất, khi gộp ô, cột, hoặc hàng, thì chỉ có dữ liệu của ô đầu tiên bên trái hoặc ô trên cùng của cột được giữ lại, còn dữ liệu của tất cả các ô còn lại đều sẽ bị xóa.
• Thứ hai, Microsoft Excel không cung cấp sẵn công cụ để người dùng có thể tùy chọn riêng cho các ô đã gộp và ô chưa gộp, do đó mọi thao tác người dùng sẽ phải thực hiện thủ công.
• Thứ ba, nếu trường dữ liệu đang ở định dạng bảng, thì việc gộp ô sẽ không thể thực hiện. Người dùng lúc này sẽ cần chuyển đổi dữ liệu dạng bảng thành định dạng số liệu thông thường trước khi thao tác.
• Thứ tư, tính năng gộp ô trong Excel sẽ chỉ áp dụng với các ô chứa dữ liệu bình thường, không thể áp dụng với các ô, cột hoặc hàng chứa công thức.
• Thứ năm, nếu công cụ Merge & Center chuyển sang màu xám, thì điều này đồng nghĩa, ô mà người dùng vừa chọn đã được chỉnh sửa trước đó. Lúc này, người dùng hãy nhấn thử phím Enter để tiến hành việc hợp nhất các ô.

Một số lỗi thường gặp khi gộp ô trong Excel

Khi gộp ô trong trang tính, người dùng có thể gặp phải một số lỗi ảnh hưởng đến việc hiển thị và gây khó khăn khi thao tác xử lý và phân tích dữ liệu. Theo đó, một số lỗi phổ biến có thể bao gồm:

1. Mất dữ liệu trong ô

Với tính năng gộp ô cơ bản, Excel chỉ giữ lại dữ liệu của ô trên cùng của cột hoặc ô ở góc bên trái khi thực hiện gộp ô. Điều này đồng nghĩa, dữ liệu của tất cả các ô còn lại sẽ bị xóa và không thể hiển thị. Do đó, nếu người dùng không sao lưu trước khi thực hiện, thì dữ liệu sẽ bị mất.

2. Không hợp nhất được ô

Thường thì, lỗi hợp nhất ô sẽ hiển thị khi người dùng cố gắng hợp nhất các ô trong vùng dữ liệu đã hợp nhất trước đó, hoặc cũng có thể là do một trong các ô có định dạng không tương thích. Theo đó, cách xử lý cũng khá đơn giản, người dùng chỉ cần kiểm tra và đảm bảo rằng vùng hợp nhất ô không chứa các ô đã gộp, cùng với đó là định dạng tương thích ở tất cả các ô.

3. Lỗi định dạng

Các ô sau khi hợp nhất cũng có thể gặp lỗi định dạng, hoặc nội dung trong ô không như ban đầu, chẳng hạn như lỗi kích thước, căn chỉnh không đồng đều,…. Vì vậy, sau khi tiến hành gộp ô, người dùng nên kiểm tra và điều chỉnh lại định dạng sao phù hợp với cấu trúc bảng và dữ liệu trong ô.

4. Ô hợp nhất bị khóa trong công thức

Nếu người dùng hợp nhất các ô liên quan đến hàm tính, hoặc công thức đã thực hiện trước đó, thì có thể dữ liệu trong các ô chứa công thức sẽ bị lỗi, đặc biệt là khi tham chiếu tới các ô hợp nhất. Do đó, để có thể đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, người dùng nên xem xét lại tham chiếu trong công thức và điều chỉnh sao cho phù hợp với các ô đã hợp nhất.

5. Không thể lọc hay sắp xếp dữ liệu

Excel không hỗ trợ lọc và sắp xếp dữ liệu nếu cột hoặc hàng có chứa các ô đã hợp nhất. Vì vậy, điều này có thể gây ra một số khó khăn khi người dùng muốn sắp xếp dữ liệu, đặc biệt là với các bảng tính lớn và phức tạp. Để giải quyết, người dùng tốt hơn là vẫn nên tránh hợp nhất ô trong các bảng dữ liệu cần sắp xếp, hoặc nếu có thì hãy xóa bỏ gộp ô trước khi sắp xếp chúng.

Lời kết

Trên đây là 05 cách gộp ô trong Excel cực nhanh, cực đơn giản dành cho người mới. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ vấn đề gì khi thao tác, người dùng hãy trực tiếp để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 có thể tư vấn và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.