Hướng dẫn sử dụng tính năng trả lời tự động Autoresponders

Autoresponder được biết đến là tính năng trả lời tự động khi có địa chỉ mail từ bên ngoài gửi thư cho người dùng. Nếu biết cách sử dụng, bạn có thể tận dụng tính năng để làm tăng hiệu suất công việc cũng như tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác. Hãy cùng chúng tôi đi sâu hơn vào Autoresponders cũng như tìm hiểu cách để thiết lập tính năng.

Tính năng trả lời tự động Autoresponders là gì?

Autoresponders là tính năng tự động trả lời email được kích hoạt khi ai đó gửi mail cho bạn và thường được kích hoạt dưới dạng phản hồi cho một thư khác.

Để thực hiện việc này, bạn phải kích hoạt tính năng và soạn thảo một email được xác định trước sẽ tự động được gửi đi.

Ví dụ, người dùng có thể thiết lập một email trong thời gian đi nghỉ. Vì vậy, nếu ai đó liên hệ với bạn trong thời gian này, ứng dụng email sẽ tự động gửi cho họ một thư có nội dung thông báo về việc bạn đang đi vắng trong thời điểm đó.

Những lợi thế khi sử dụng tính năng trả lời tự động

Autoresponders được nhiều người dùng quan tâm và áp dụng. Vậy hãy cùng tìm hiểu xem tính năng có thể đem đến cho tổ chức của bạn những lợi thế đáng kể như thế nào trong thời gian sử dụng:

• Trả lời email nhanh chóng: Bạn có thể thiết lập thời gian gửi email, do đó, thư sẽ được gửi đi vào thời gian đã đặt trước mà không có bất kỳ độ trễ nào với Autoresponders. Bằng cách này, người nhận sẽ nhận được thông tin cập nhật ngay lập tức. Tính năng sẽ mang lại lợi ích đáng kể cho chiến dịch email marketing bằng cách cải thiện mức độ tương tác với người dùng.
• Xây dựng uy tín thương hiệu và sự trung thành của khách hàng: Khi khách hàng gửi yêu cầu khiếu nại hoặc yêu cầu hỗ trợ, họ sẽ nhận được câu trả lời ngay lập tức cho các truy vấn của mình bằng công cụ trả lời tự động được soạn bởi người thật chứ không phải robot. Những email như vậy mang lại sự yên tâm cho khách hàng và khiến họ cảm thấy thương hiệu đang lắng nghe. Do đó, tính năng trả lời tự động làm sâu sắc thêm niềm tin và uy tín thương hiệu trong thời gian dài.
• Giảm gánh nặng trả lời email đúng hạn: Tính năng trả lời tự động giúp giảm bớt gánh nặng của người dùng bằng cách gửi các email được thiết kế sẵn. Bạn cần soạn thảo một email trước khi đi nghỉ và công cụ này sẽ lo mọi việc khi bạn vắng mặt. Email sẽ tự động được gửi đi khi một người liên hệ với người dùng về một chủ đề cụ thể. Do đó, người dùng được giảm bớt gánh nặng viết và gửi email thủ công đúng thời điểm.

Các dạng trả lời tự động với Autoresponders

Khi tìm hiểu sâu hơn vào tính năng trả lời tự động để áp dụng cho công việc hàng ngày,, bạn sẽ biết được có nhiều dạng Autoresponders có thể được thiết lập riêng lẻ và trong email marketing.

Autoresponders dịch vụ khách hàng

Khi khách hàng đưa ra truy vấn hoặc vấn đề qua email, bạn có thể sử dụng tính năng trả lời tự động để đảm bảo các truy vấn đó đã được nhận và được giải quyết trong thời gian nhanh chóng. Bạn có thể soạn thảo các email khác nhau cho các truy vấn khác nhau, chẳng hạn như chính sách hoàn lại tiền, trả lại hàng, thay đổi ngày ra mắt sản phẩm,…

Việc gửi thư trả lời tự động như vậy có thể vừa làm hài lòng khách hàng vừa tăng tính chuyên nghiệp của tổ chức cũng như cải thiện được hiệu suất email marketing của người dùng.

Email trả lời tự động khi người dùng vắng mặt

Người dùng có thể thiết lập tính năng trả lời tự động khi không có mặt tại văn phòng và hứa hẹn sẽ trả lời email sau. Những câu trả lời như vậy giúp thông báo cho người khác biết rằng bạn hiện không có mặt và sẽ không thể trả lời ngay được.

Những email như vậy nhằm mục đích cung cấp cho người nhận những thông tin sau:

• Lý do và thời gian vắng mặt
• Ngày và thời gian trở lại
• Tên và số điện thoại của người cần liên hệ khi bạn vắng mặt

Mailer daemon

Mailer daemon là một máy chủ thư quản lý email và gửi báo cáo lỗi đến hộp thư đến khi thư không được gửi đi. Những email này là một loại trả lời tự động vì chúng tự động tạo khi email không gửi được tới hộp thư đến của người nhận.

Bạn có thể nhận được những email này vì các lý do sau:

• Địa chỉ email không đúng hoặc sai chính tả
• Tài khoản người nhận chỉ cho phép gửi thư
• Địa chỉ email không tồn tại do thay đổi tên miền hoặc chấm dứt hợp đồng lao động

Trả lời tự động về nhân viên đã chuyển đi hoặc chuyển công việc

Bạn có thể thiết lập chế độ trả lời tự động cho những nhân viên đã nghỉ việc. Những email như vậy giúp thông báo cho những người có thể liên hệ với họ rằng nhân viên đó đã không còn được tuyển dụng ở vị trí hoặc công ty nữa.

Việc thiết lập tính năng trả lời tự động cũng rất cần thiết để các tin nhắn gửi đến có thể được xử lý hoặc chuyển tiếp cho người khác. Email phải chứa tên của nhân viên mới cùng với địa chỉ email và số điện thoại của họ.

Hướng dẫn áp dụng tính năng trả lời tự động Autoresponders

Với Autoresponders, bạn có thể định cấu hình email để tự động trả lời cho tất cả các email nhận được vào tài khoản email của mình, thêm hoặc sửa đổi tính năng cho tài khoản email của mình thông qua giao diện cPanel.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng tính năng để trả lời email người gửi rằng bạn đã nhận được email và sẽ trả lời sớm. Trong trường hợp đang trong kỳ nghỉ, bạn cũng có thể định cấu hình để cho biết hiện không sẵn sàng trả lời tại thời điểm này,…. hoặc đặt sẵn khoảng thời gian cụ thể để trả lời email trong thời gian vắng mặt.

Thiết lập tính năng trả lời tự động Autoresponders

Để có thể áp dụng cho các trường hợp trên, hãy cùng xem qua các bước chi tiết về cách thiết lập tính năng trả lời tự động:

Bước 1: Trong cPanel Home, hãy nhấn chọn vào Autoresponders tại mục Email.

Bước 2: Chọn Add Autoresponders >> cPanel sẽ đưa bạn đến Sửa đổi / Thêm Autoresponders.

Bước 3: Nhấp vào Character Set: (bộ ký tự). Tuy nhiên, bạn nên giữ nguyên lựa chọn mặc định là utf8.

Bước 4: Thực hiện nhập số giờ chờ giữa các phản hồi cho cùng một địa chỉ email, điều này giúp ngăn chặn việc gửi cùng một email đến cùng một người dùng trong nhiều lần.

Bước 5: Nhập địa chỉ email và chọn domain bạn muốn thêm trả lời tự động.

Bước 6: Nhập tên người gửi ở trường From, đó có thể là tên người dùng hoặc công ty của bạn.

Bước 7: Nhập chủ đề của email gửi đi ở trường Subject.

Bước 8: Nhập nội dung email trả lời tự động.

Bước 9: Click vào Thông báo này chứa hộp kiểm HTML, nếu có HTML trong nội dung email của bạn.

Bước 10: Lên lịch ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời gian cho email trả lời tự động.

• Chọn bắt đầu ngay lập tức (Immediately) hoặc vào một ngày cụ thể tại một thời điểm cụ thể (Custom).
• Chọn dừng gửi email vào một ngày cụ thể (Custom) hoặc có thể chọn không bao giờ dừng trả lời tự động (Never).
• Có thể thay đổi cấu hình này bất cứ khi nào.

Bước 11: Nhấn chọn Create để hoàn tất tạo email trả lời tự động.

Xóa hoặc chỉnh sửa cấu hình tính năng trả lời tự động Autoresponder

Sau khi đã tạo email tự động trả lời thành công, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa hoặc xóa chúng. Trên cửa sổ Autoresponders, tìm đến mục Autoresponders đã tạo >> sau đó bấm Edit để chỉnh sửa hoặc để Delete để xóa.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc cấu hình tính năng trả lời tự động Autoresponders cho email của mình. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp bất kỳ vấn đề nào khó giải quyết, bạn có thể liên hệ với chuyên gia của chúng tôi bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – tự hào được các khách hàng doanh nghiệp tin tưởng khi lựa chọn đăng ký giải pháp Email Business Hosting cho tổ chức của mình. Không chỉ đảm bảo về chất lượng dịch vụ, chúng tôi còn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và vấn đề kỹ thuật của người dùng trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Chúng tôi đảm bảo:

• Cung cấp đa dạng các gói giải pháp Email Business Hosting với các mức giá hợp lý
• Hỗ trợ tư vấn lựa chọn dựa trên các đánh giá về định hướng phát triển và nhu cầu của doanh nghiệp
• Giải quyết vấn đề kỹ thuật 24/7/365 khi khách hàng cần
• Cung cấp thông tin cần thiết để sử dụng dịch vụ hiệu quả, chẳng hạn cách sử dụng tính năng trả lời tự động Autoresponders

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về cách cấu hình tính năng trả lời tự động Autoresponders hoặc có nhu cầu tư vấn về giải pháp Email Business Hosting cho doanh nghiệp, hãy gọi ngay cho HVN theo số Hotline 024 9999 7777 để được đội ngũ chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ.