Hướng dẫn sử dụng tính năng Forwarders trong Email Business Hosting

Tính năng Forwarders một trong những công cụ không thể thiếu để hỗ trợ khả năng nâng cao hiệu suất làm việc của người dùng. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn thêm thông tin về tính năng này cũng như cách sử dụng hiệu quả và đúng cách trong Email Business Hosting.

Tính năng Forwarders là gì?

tính năng forwarders là gì

Forwarders hay chuyển tiếp email là một tính năng mạnh mẽ của Email Business Hosting cho phép bạn tự động chuyển tiếp thư đến từ một địa chỉ email này sang địa chỉ thư khác.

Điều này khá hữu ích nếu người dùng sở hữu nhiều tài khoản email và muốn hợp nhất các thư đến của mình vào một hộp thư trung tân, hoặc nếu bạn muốn chuyển hướng email đến một địa chỉ khác khi vắng mặt tại văn phòng làm việc.

Với tính năng Forwarders, bạn có thể thiết lập các quy tắc để chuyển các loại thư cụ thể đến các địa chỉ khác nhau hoặc gửi bản sao của tất cả thư đến nhiều người nhận. Từ đó, quy trình quản lý email được hợp lý hóa cũng như các thư quan trọng được đảm bảo luôn đến đúng người nhận.

Tại sao tính năng Forwarders cần thiết với doanh nghiệp?

Không phải ngẫu nhiên việc chuyển tiếp thư được người dùng sử dụng nhiều trong quá trình làm việc và cộng tác qua email. Dưới đây là một số lý do doanh nghiệp nên sử dụng tính năng Forwarders:

Tích hợp nhiều địa chỉ vào một tài khoản

Doanh nghiệp có thể cần có các tài khoản email khác nhau tùy theo lĩnh vực hoạt động của mình. Chuyển tiếp email khác hữu ích trong trường hợp này vì nó tích hợp nhiều địa chỉ tên miền liên quan đến doanh nghiệp vào một tài khoản, do đó tránh mọi nhầm lẫn và phức tạp có thể phát sinh khi đọc từ nhiều địa chỉ thư khác nhau.

lợi ích của chuyển tiếp email

Chuyển tiếp email dựa trên vai trò/chức năng

Để nâng cao uy tín của doanh nghiệp, từ đó chiếm được lòng tin của khách hàng, bạn có thể thiết lập email dựa trên vai trò hoặc chức năng bằng cách sử dụng tính năng Forwarders. Theo một nghĩa nào đó, đây có thể là một công cụ xây dựng uy tín cho các doanh nghiệp.

Khi tổ chức phát triển và mở rộng quy mô, các giám đốc điều hành sẽ cần phải sử dụng chuyển tiếp email để thiết lập một hệ thống hiệu quả, trong đó tất cả các tài khoản được quản lý bằng cách chuyển hướng thư thẳng tới bất kỳ tài khoản mail chính nào.

Hệ thống cũng đảm bảo rằng nhóm phản hồi phù hợp có thể nhận được các truy vấn liên quan và có thể bắt đầu các hành động thích hợp. Hơn nữa, quy trình này cũng giảm bớt khối lượng công việc cho những nhân viên được giao nhiệm vụ kiểm tra nhiều email.

Người nhận thay thế

Với tính năng Forwarders, chỉ cần thiết lập một ID email cụ thể cho nhân viên để khách hàng có thể gửi truy vấn của mình. Ngay cả khi một nhân viên rời khỏi tổ chức, doanh nghiệp không phải thay đổi địa chỉ email thành địa chỉ của nhân viên mới. Thay vào đó, bạn chỉ cần thay đổi ID email của người nhận, như vậy khách hàng có thể tiếp tục gửi thư đến cùng một địa chỉ.

Ưu và nhược điểm của tính năng Forwarders

Mọi dịch vụ hay công cụ đều có 2 mặt: ưu và nhược. Tính năng Forwarders cũng không ngoại lệ. Do đó, cùng đào sâu hơn vào hai mặt tốt và yếu của tính năng để có cái nhìn toàn diện hơn.

ưu và nhược điểm của tính năng forwarders

Ưu điểm

  • Thuận tiện: Chuyển tiếp email cho phép bạn nhận tất cả thư của mình ở một vị trí trung tâm, điều này có thể thuận tiện hơn so với việc kiểm tra nhiều tài khoản.
  • Kiểm soát: Tính năng Forwarders cung cấp cho người dùng nhiều quyền kiểm soát hơn đối với nơi thư sẽ được gửi đến – bạn có thể chọn chuyển tiếp thư đến một người hoặc nhóm người cụ thể.
  • Quyền riêng tư: Nếu không muốn chia sẻ địa chỉ email cá nhân của mình với người khác, bạn có thể thiết lập địa chỉ email chuyển tiếp.

Nhược điểm

  • Spam: Khi sử dụng một công cụ chuyển tiếp, bạn có nhận được nhiều thư rác hơn vì tất cả các thư được gửi tới công cụ Forwarders sẽ được chuyển hướng đến tài khoản chính.
  • Bảo mật: Tính năng Forwarders có thể tạo ra lỗ hổng trong bảo mật email của người dùng, vì tất cả thư được chuyển tiếp mà không được lọc bởi các biện pháp bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ.
  • Sự cố gửi: Đôi khi, email được chuyển tiếp có thể không được gửi chính xác hoặc có thể bị nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận đánh dấu là spam, từ đó thư bị bỏ lỡ hoặc bị lỗi gửi.

Cách sử dụng tính năng Forwarders trong Email Business Hosting

Như đề cập ở trên, Forwarders là một tính năng dùng để forward email sang một địa chỉ email khác, hay nói cách khác là chuyển hướng mail. Với tính năng này, bạn chỉ cần đăng nhập vào 01 tài khoản chính và nếu có thư gửi đến địa chỉ mail phụ, toàn bộ nội dung gửi đến địa chỉ phụ sẽ được chuyển đến địa chỉ thư chính.

Bạn có thể thực hiện cấu hình Fowarders theo các bước hướng dẫn như dưới đây:

Bước 1: Trong Control Panel, bạn nhấn chọn Forwarders.

su-dung-tinh-nang-forwarders-tren-email-business-hositng-anh-1

Bước 2: Nhấn chọn Add Forwarder.

su-dung-tinh-nang-forwarders-tren-email-business-hositng-anh-2

Bước 3: Nhập thông tin bạn cần cấu hình, ví dụ như hình dưới:

su-dung-tinh-nang-forwarders-tren-email-business-hositng-anh-3

Trong đó:

Address là địa chỉ mail bạn muốn forward đến một địa chỉ mail khác (Địa chỉ nguồn).

  • Address to Forward: Điền vào đây địa chỉ bạn muốn Forward (chỉ điền tên không cần điền tên miền).
  • Domain: Tùy chọn domain email của bạn, nếu bạn có nhiều domain trên cPanel, hãy bấm để chọn domain bạn cần.

Destination là địa chỉ đích mà bạn muốn forward tới (Địa chỉ đích). Người dùng có thể chọn 1 trong 2 tùy chọn dưới đây:

  • Forward to Email Address: Điền vào đây địa chỉ bạn muốn Forward tới.
  • Discard and send an error to the sender: Hủy email và gửi thông báo lỗi đến người gửi mail khi bức mail không được gửi thành công.

Lưu ý: Bạn chỉ nên forward email cho tài khoản nội bộ và không nên chuyển tiếp đến địa chỉ email bên ngoài nhằm tránh trường hợp ảnh hưởng đến hệ thống mail và tên miền gặp phải những trường hợp bị đánh giá Blacklist.

Với hướng dẫn trên, bạn có thể tạo sử dụng tính năng Forwarders để giám sát quá trình nhận mail trong nội bộ tổ chức. Nếu quá trình thiết lập và sử dụng gặp vấn đề, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhân viên có chuyên môn hỗ trợ bạn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Được ra đời với trọng trách cung cấp doanh nghiệp công cụ và môi trường thuận lợi nhất cho việc phát triển, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – đảm bảo không chỉ có sẵn đa dạng giải pháp Email Business Hosting chất lượng mà còn luôn sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật bất cứ khi nào với đội ngũ kỹ thuật nhiều năm kinh nghiệm.

Do dó, nếu bạn gặp bất cứ khó khăn nào khi sử dụng Email Business Hosting, chẳng hạn cách dùng tính năng Forwarders đúng cách, hãy gọi ngay cho HVN theo số Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ chuyên viên của chúng tôi tư vấn và hỗ trợ.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận