Hướng dẫn sử dụng tính năng Email Deliverability trong Email Business Hosting

Tính năng Email deliverability là công cụ giúp bạn khắc phục lỗi khi gửi thư thất bại. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng cũng như cách để sử dụng hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

Tổng quan về tính năng Email deliverability

Dưới đây là một số thông tin cần biết đề bạn và doanh nghiệp của mình có thể áp dụng tính năng Email deliverability trong Email Business Hosting hợp lý và hiệu quả nhất.

Tính năng Email deliverability là gì?

Trước hết, người dùng cần đảm bảo rằng dịch vụ email của mình đã được xác thực. Nếu không được xác thực, bạn có thể gặp một số vấn đề sau:

• Email gửi đi sẽ bị phân loại vào thư mục Junk/Spam
• Email đã gửi bị trả lại với lỗi “thất bại bản ghi SPF”
• Hộp thư Inbox của bạn nhận được nhiều thư ”Failed delivery” và các email gửi đi bị trả lại

Trong trường hợp đầu tiên, máy chủ thư người nhận tiến hành tra cứu bản ghi SPF cho tên miền của bạn. Nếu nó không được thêm hoặc không khớp với địa chỉ IP máy chủ gửi đi thực tế, việc gửi thư sẽ thất bại. Cơ chế kiểm tra này được thực hiện để đảm bảo email đến từ người gửi hợp pháp và đã được xác minh.

Trường hợp thứ hai xảy ra khi không có SPF/DKIM được cấu hình cho tên miền hoặc chúng được cấu hình không chính xác, tăng nguy cơ email bị giả mạo được gửi đi bằng hộp thư theo tên miền của bạn. Những trường hợp như vậy được gọi là giả mạo thư.

Do dó, tính năng Email deliverability đã được ra đời với vai trò là một bộ công cụ chống giả mạo và chống spam hiệu quả có sẵn trong cPanel. Bảng của công cụ hiển thị tên miền của tài khoản cPanel và cho phép bạn giải quyết mọi vấn đề hiện có với các bản ghi DNS liên quan đến thư của bạn – SPF và DKIM.

Tính năng Email deliverability cũng cung cấp các tùy chọn để quản lý cài đặt xác thực email, xem nhật ký gửi email và khắc phục sự cố gửi. Bằng cách sử dụng tính năng này, chủ sở hữu tên miền có thể đảm bảo rằng email của mình đến được người nhận mong muốn và tránh bị các nhà cung cấp dịch vụ email đánh dấu là spam hoặc bị từ chối.

Bản ghi SPF và DKIM là gì?

Tính năng Email deliverability sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để xác minh email có được gửi đi từ một domain hợp pháp hay không, 2 trong số đó bao gồm DKIM và SPF.

• Bản ghi SPF (Sender Policy Framework) là một phương pháp đơn giản và hiệu quả cho phép người dùng email hosting tránh được các vấn đề nêu ở phần trên. Nếu tên miền có bản ghi SPF chính xác thì bạn có thể chắc chắn rằng không ai có thể gửi email giả mạo thay cho tên miền của mình.
• Bản ghi DKIM (DomainKeys Identified Mail) được biết đến là một cách khác để xác thực email. Phương pháp này sử dụng thông tin về domain được xuất bản bởi chủ sở hữu tên miền. Thông tin đó cho phép server nhận được xác minh nếu thông điệp email được gửi bởi chủ sở hữu tên miền hợp pháp.

Một số lưu ý khi sử dụng Email deliverability

Để việc cài đặt và áp dụng công cụ Email deliverability đạt hiệu quả tốt nhất, cũng điểm qua một số vấn đề người dùng Email Business Hosting cần lưu ý:

• Xác thực: Hãy đảm bảo rằng domain được xác thực bằng cách sử dụng các bản ghi SPF, DKIM và DMARC. Các tiêu chuẩn xác thực này ngăn chặn tốt các cuộc tấn công giả mạo và thư rác.
• Danh tiếng IP: Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra danh tiếng địa chỉ IP máy chủ mình đang sử dụng trước khi gửi email. Bạn cũng có thể sử dụng một số công cụ để kiểm tra mức độ uy tín của IP theo hướng dẫn của các chuyên gia khi tiến hành đăng ký dịch vụ email hosting.
• Nội dung email: Một trong số những điều cần lưu ý khi áp dụng tính năng Email deliverability là đảm bảo nội dung email có liên quan, hữu ích và hấp dẫn, đồng thời tránh sử dụng các từ spam, nhiều dấu chấm than và các từ bán hàng hạn chế sử dụng. Nếu không cẩn thận với nội dung email, bộ lọc thư rác có thể được kích hoạt và ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng gửi email.
• Theo dõi số liệu: Điều cần thiết là phải thường xuyên theo dõi số liệu email, chẳng hạn tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ bounce và khiếu nại thư rác. Việc này sẽ giúp bạn xác định được bất kỳ vấn đề nào và thực hiện các cải tiến cần thiết cho các chiến dịch email của mình.

Cấu hình bản ghi SPF và DKIM trên cPanel với Email deliverability

Để kiểm tra cấu hình các bản ghi SPF và DKIM của domain, bạn hãy tiến hành đăng nhập vào giao diện quản trị cPanel >> Chọn Email >> Email Deliverability.

Tại đây, người dùng có thể thực hiện các hành động sau:

REPAIR

Tính năng này cho phép hệ thống REPAIR các bản ghi không hợp lệ của tên miền.

* Lưu ý:

• Tùy chọn không khả dụng nếu hệ thống không kiểm soát các bản ghi DNS của tên miền. Do đó, bạn sẽ chỉ có thể sử dụng tùy chọn REPAIR trong Email deliverability đối với trường hợp domain được trỏ đến “Shared hosting nameservers” (nameserver máy chủ được chia sẻ).
• Người dùng không thể cập nhật đồng thời hai hoặc nhiều domain có hồ sơ tồn tại trên cùng một khu vực, mà chỉ có thể cập nhật bản ghi hàng loạt trong trường hợp bản ghi của domain tồn tại trên các vùng riêng biệt.
• Tải lại giao diện để không làm gián đoạn quá trình REPAIR.

Trong cửa sổ xuất hiện khi nhấp vào REPAIR, người dùng có thể xem xét và xác nhận các đề xuất của hệ thống đối với mọi record không hợp lệ. Bạn cũng có thể thực hiện Copy (Sao chép) hoặc Customize (Tùy chỉnh) bản ghi được đề xuất trước khi phê duyệt REPAIR của hệ thống. Sau đó, hãy nhấn vào REPAIR >> các bản ghi sẽ được tự động thêm vào vùng DNS của tên miền/tên miền phụ.

Quá trình này có thể mất vài phút, tùy thuộc vào máy chủ. Khi hồ sơ được thiết lập, bạn sẽ nhận được một thông báo thao tác thành công tương ứng như hình dưới.

Sau đó, bạn chờ thêm một khoảng thời gian để hệ thống cấu hình và làm mới trang để cột Status Email Deliverability được thay đổi thành VALID (hợp lệ).

MANAGE

Tùy chọn này cho phép bạn định cấu hình các bản ghi DNS liên quan đến thư của tên miền theo hình thức thủ công.

Phần Manage hiển thị các giá trị bản ghi DKIM và SPF được cấu hình đúng. Vì vậy, trong hầu hết các trường hợp, bạn chỉ cần thực hiện sao chép (copy) chúng và dán (paste) thủ công vào phần quản lý DNS của tên miền. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Install The Suggested Record để tự động thêm các bản ghi SPF và DKIM vào vùng DNS.

Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn xong cho bạn cách sử dụng tính năng Email deliverability. Nếu trong quá trình cài đặt xảy ra vấn đề gì khó giải quyết, bạn hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi hỗ trợ kịp thời.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Được biết đến là một trong những địa chỉ cung cấp dịch vụ Email Business Hosting uy tín nhất hiện nay, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – không chỉ cung cấp đa dạng các giải pháp để bạn lựa chọn mà còn hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc có liên quan.

Quy tụ đội ngũ nhân viên sở hữu kiến thức chuyên sâu về công nghệ, chúng tôi sẽ đưa ra tư vấn cho bạn dựa trên những đánh giá và phân tích về định hướng phát triển của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ bạn lựa chọn được giải pháp email hosting phù hợp nhất. Bên cạnh đó, bạn còn được nhiệt tình hướng dẫn cách sử dụng hiệu quả các tính năng trong Email Business Hosting, từ đó giúp tổ chức phát triển tốt hơn.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về tính năng Email deliverability hoặc có nhu cầu tư vấn giải pháp Email Business Hosting phù hợp với tổ chức, kết nối ngay với HVN qua Hotline 024 9999 7777, các chuyên gia của chúng tôi sẽ ngay lập tức có mặt và hỗ trợ bạn.