Hướng dẫn sử dụng tính năng Address Importer trong Email Business Hosting

Tính năng Address importer trong Email Business Hosting được nhiều người quan tâm khi cho phép bạn dễ dàng tạo account hoặc chuyển tiếp email. Nếu biết cách sử dụng, người dùng có thể nâng hiệu suất công việc một cách đáng kể. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về tính năng này cũng như đi vào các bước sử dụng cụ thể.

Tính năng Address importer là gì?

Address importer (Trình nhập địa chỉ) là một tính năng mạnh mẽ thường được cung cấp bởi các dịch vụ email hosting, cho phép người dùng nhập sổ địa chỉ hoặc danh sách liên hệ hiện có của mình vào tài khoản email.

Người dùng cũng có thể áp dụng tính năng để nhanh chóng và dễ dàng tạo email account mới cùng với các liên hệ quan trọng hoặc để chuyển tiếp từ dịch vụ mail này sang dịch vụ mail khác.

Với Address importer, người dùng thưởng có thể tải lên tập chứa các thông tin liên hệ của mình ở định dạng chuẩn, chẳng hạn như CSV (các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc kết nối với dịch vụ của bên thứ ba như Google Contacts hoặc Microsoft Outlook để tự động nhập danh bạ của người dùng.

Tip sử dụng Address trong Email Business Hosting

Nếu biết cách để áp dụng các tính năng một cách phù hợp và đúng cách, bạn có thể đạt được hiệu quả làm việc tối đa với sự hỗ trợ từ các tính năng đó. Dưới đây là một số tip áp dụng tốt hơn tính năng Address importer để bạn có thể tham khảo:

• Kiểm tra định dạng nào được hỗ trợ: Trước khi nhập danh bạ liên hệ, hãy nhớ kiểm tra định dạng tệp nào được dịch vụ Email Business Hosting bạn đang sử dụng hỗ trợ. Hầu hết, các dịch vụ sẽ hỗ trợ tệp CSV, nhưng một số dịch vụ khác cũng có thể hỗ trợ các định dạng như VCF hoặc bảng tính Excel.
• Dọn dẹp danh sách liên hệ: Trước khi nhập danh sách, hãy tiến hành thực hiện dọn dẹp danh sách của mình bằng cách xóa mọi địa chỉ trùng lặp, đã quá lâu hoặc không liên quan. Điều này sẽ giúp tránh được việc làm lộn xộn tài khoản email mới của bạn với các liên hệ không cần thiết khi sử dụng tính năng Address importer.

• Nhóm các liên hệ: Việc sắp xếp các liên hệ thành nhóm hoặc danh mục có thể giúp bạn quản lý hiệu quả hơn. Ví dụ, bạn có thể tiến hành nhóm các liên hệ theo công ty, vị trí hoặc mối quan hệ (khách hàng, nhà cung cấp, đồng nghiệp).
• Đảm bảo sắp xếp các trường chính xác: Khi nhập danh bạ, hãy đảm bảo sắp xếp các trường chính xác để dữ liệu được nhập chính xác. Ví dụ, người dùng cần đảm bảo trường tên trong tệp được nhập tương ứng với trường tên trong dịch vụ Email Business Hosting.
• Xác minh danh bạ: Sau khi hoàn thành import danh bạ, bạn nên dành chút thời gian để xác minh và đảm bảo rằng chúng đã được nhập chính xác. Điều này có thể liên quan đến việc xem xét thông tin liên hệ nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, đồng thời xóa mọi thông tin trùng lặp hoặc mục được nhập không chính xác.

Sử dụng Address importer trong Email Business Hosting

Address Importer được áp dụng để tạo ra nhiều địa chỉ email hoặc chuyển tiếp trong tài khoản của người dùng. Ví dụ, bạn có 100 nhân viên trong văn phòng của mình và mong muốn mỗi nhân viên sở hữu một địa chỉ email, sau đó nếu tạo một danh sách địa chỉ email của họ, thì trong vòng hai lần nhấp chuột, bạn đã có thể tạo ra bao nhiêu tài khoản email tùy ý.

Trình nhập địa chỉ cPanel hỗ trợ cho hai loại nhập dữ liệu: bảng tính Excel (.xls) hoặc bảng giá trị được phân tách bởi dấu phẩy (.csv). Người dùng cũng có thể sử dụng giao diện này để nhập danh sách chuyển tiếp email.

Hướng dẫn nhập địa chỉ email (Email Accounts)

Để nhập danh sách các user email có sẵn với Address importer, hãy thực hiện theo các bước chi tiết như dưới đây:

Bước 1: Tạo bảng tính danh sách địa chỉ email.

Thông thường, người dùng có thể tạo bảng tính bằng Microsoft Excel và lưu bảng tính bằng .xls (Excel 2007) hoặc .csv trong menu SAVE AS thuộc phần mềm Microsoft Excel. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta thường sử dụng các phiên bản Excel đời cao với định dạng file .xlsx, do đó các bạn nên tạo và lưu bảng tính theo định dạng file .csv để tránh trường hợp lỗi định dạng.

Bước 2: Trong cPanel, hãy nhấn chọn vào Address Importer trong mục Email.

Bước 3: Ở mục Step 1: Select what you would like to import, hãy nhấn chọn Email Accounts.

Bước 4: Click vào Choose File để duyệt và chọn tệp bảng tính Excel hoặc tệp CSV của bạn.

Nếu bạn đã chọn tệp .xls, thì cPanel chỉ yêu cầu xem hàng đầu tiên là tiêu đề cột, nếu có. Sau đó, bạn nhấn chọn hộp kiểm Treat first row as column headers.

Nếu bạn chọn tệp .csv, thì cPanel yêu cầu dấu phân cách. Hầu hết các trường hợp đều dùng ký hiệu Comma (Dấu phẩy), do đó hãy nhấn chọn Comma (,) >> Next.

Bước 5: cPanel sẽ yêu cầu người dùng chọn một tiêu đề cho mỗi cột, do đó hãy chọn một tiêu đề thích hợp >> chọn tên miền mà muốn tạo cho email > Nhấn Next.

Bước 6: Tiếp theo, cPanel sẽ đưa ra đánh giá về những gì sẽ được tạo ra. Hãy xem lại bảng, chụp ảnh màn hình hoặc in trang, để có một bản sao mật khẩu tương ứng với các email.

Bước 7: Cuối cùng, bạn nhấp vào Finish để hoàn tất quá trình nhập địa chỉ email.

Hướng dẫn nhập danh sách chuyển tiếp mail (Forwarders)

Bước 1: Trước tiên, hãy tạo một bảng tính (như ảnh ví dụ bên dưới). Bạn hoàn toàn có thể tạo bảng tính bằng Microsoft Excel và lưu dưới dạng .xls hoặc .csv trong menu SAVE AS của Excel.

*** Source: Email chuyển tiếp – Target: Email được chuyển tiếp đến.

Bước 2: Trong cPanel, bạn nhấn chọn Address Importer trong mục Email.

Bước 3: Ở mục Step 1: Select what you would like to import, bạn nhấn chọn Forwarders.

Bước 4: Tương tự như cài đặt Email Accounts, bạn nhấn chọn Choose File để duyệt và chọn tệp bảng tính Excel hoặc tệp CSV của bạn.

• Nếu bạn đã chọn tệp .xls, thì cPanel sẽ chỉ yêu cầu xem hàng đầu tiên là tiêu đề cột (nếu có). Sau đó, bạn nhấn chọn hộp kiểm Treat first row as column headers.
• Nếu bạn chọn tệp .csv, thì cPanel sẽ yêu cầu sử dụng dấu phân cách. Hầu hết các trường hợp đều dùng Comma (Dấu phẩy), bạn nhấn chọn Comma (,) > nhấn Next.

Bước 5: Trong bước tiếp theo, cPanel sẽ yêu cầu bạn chọn một tiêu đề cho mỗi cột. Chọn Email chuyển tiếp từ và Email được chuyển tiếp đến > nhấn Next.

Bước 6: Tiếp theo, cPanel sẽ hiển thị cho bạn một đánh giá về các cấu hình mà bạn đã điền vào trong file đính kèm lên. Xem lại các cấu hình một lần nữa trước khi hoàn tất.

Bước 7: Cuối cùng, bạn nhấn Finish để hoàn tất quá trình nhập danh sách chuyển tiếp mail.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn sử dụng tính năng Address importer để tạo nhiều địa chỉ email hoặc chuyển tiếp mail trong Email Business Hosting. Nếu gặp vấn đề trong quá trình cài đặt, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – tự hào là đơn vị cung cấp Email Business Hosting được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và ưa chuộng. Với hơn 10 năm hoạt động và phát triển trong lĩnh vực, chúng tôi đã quy tụ được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình, luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.

Nếu bạn có nhu cầu tư vấn chuyên sâu để đưa ra lựa chọn gói lưu trữ phù hợp nhất, đội ngũ của chúng tôi sẽ hỗ trợ dựa trên các đánh giá và phân tích phương hướng phát triển của doanh nghiệp, từ đó giúp bạn lựa chọn dễ dàng hơn.

Nếu cần tư vấn lựa chọn giải pháp Email Business Hosting phù hợp hoặc có bất kỳ câu hỏi liên quan đến quá trình sử dụng tính năng Address importer, hãy kết nối ngay với HVN theo số Hotline 024 9999 7777 để được đội ngũ chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ.