Sử dụng GG Tài liệu chuyên nghiệp với 05 mẹo cơ bản

GG Tài liệu, hay Google Docs, là trình xử lý văn bản hoạt động trực tuyến. Chỉ cần tài khoản Google, bạn có thể sử dụng ứng dụng ngay trong trình duyệt của mình mà không cần cài đặt phần mềm trên thiết bị. Bài viết này sẽ tập trung giới thiệu các tính năng của trình soạn thảo văn bản này và cách dùng GG Tài liệu hiệu quả trong công việc.

Lợi ích của việc sử dụng GG Tài liệu

Không phải ngẫu nhiên, GG Tài liệu trở thành một trong những ứng dụng văn bản được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay, cho dù phục vụ vì mục đích cá nhân hay công việc. Với giao diện thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và đặc biệt liên tục được cập nhật tính năng mới, trình xử lý văn bản này mang đến cho người dùng nhiều lợi thế về tính thực tế và khả năng sử dụng. 

Những lý do dưới đây sẽ giải thích tại sao bạn nên cân nhắc đến việc đăng nhập GG Tài liệu cho mục đích công việc và cá nhân của mình.

Mọi thứ đều trực tuyến

Một trong những đặc điểm nổi bật nhất của GG Tài liệu online là người dùng không cần phải giữ nhiều tài liệu trên máy tính và có thể mang theo chúng đi bất cứ đâu. Đó là vì ứng dụng GG Tài liệu cho phép bạn truy cập từ bất kỳ thiết bị nào và tại bất kỳ nơi đâu.Hãy thử tưởng tượng, bạn phải chỉnh sửa một tài liệu quan trọng tại sân bay ngay lập tức, tất cả những gì cần làm là truy cập tài khoản Google Docs và bắt đầu viết trên điện thoại của mình.

Nhiều laptop hiện nay không có bộ nhớ lớn và đó là lý do tại sao việc có giải pháp xử lý văn bản trực tuyến trước tiên có thể khá hữu ích vì bạn không nhất thiết phải sử dụng bộ nhớ máy tính để GG Tài liệu download cho việc sử dụng. Hơn nữa, người dùng cũng không cần lưu bất kỳ tệp nào vào máy nên điều đó cũng hỗ trợ tiết kiệm GB cho thiết bị.

GG Tài liệu ngoại tuyến

GG Tài liệu cho phép người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến, tuy nhiên trước tiên cần phải cài đặt add-on cho Google Chrome để cho phép bạn có thể thực hiện được việc này. Vấn đề quan trọng cần nhớ là người dùng có thể chỉnh sửa một tài liệu một lần thay vì tất cả cùng một lúc.

Quá trình chỉnh sửa GG Tài liệu trực tuyến bao gồm việc truy cập vào tab File và nhấp vào Make available offline. Khi này, bạn đã sẵn sàng chỉnh sửa tài liệu của mình ngay cả trong thời điểm kết nối internet bị gián đoạn.

Đồng thời, người dùng cũng có thể tải xuống tài liệu của mình ở các định dạng phổ biến như .docx, .pdf, .of hoặc .rtf và tiếp tục chỉnh sửa trên các nền tảng khác.

Tự động lưu (Auto-save)

Nỗi lo sợ mất tài liệu khi xảy ra sự cố mất điện hoặc máy tính tắt nguồn không rõ lý do sẽ không còn nữa khi sử dụng GG Tài liệu. Mỗi khi viết xong nội dung nào đó, Google Docs sẽ tự động lưu nội dung đó. Vì thế, nếu bạn là người hay quên và không nhớ cách lưu GG Tài liệu, thì đây là một cài đặt hoàn hảo dành cho bạn. Trên thực tế, do tính năng tự động lưu này, nên không có nút lưu ở bất kỳ đâu trong giao diện.

Cộng tác trong thời gian thực

Cộng tác là một trong những tính năng nổi bật và thú vị nhất của GG Tài liệu. Qua đó, bạn có thể chia sẻ tài liệu với người khác, cùng nhau chỉnh sửa hoặc góp ý để hoàn thiện hơn. Có 03 tính năng cộng tác bên trong Google Docs và khá hữu ích cho các nhóm: chia sẻ, nhận xét và chỉnh sửa trong thời gian thực.

Chia sẻ

Với trình soạn thảo văn bản thông thường, người dùng phải gửi bản sao của tài liệu cho người khác để xem và chỉnh sửa. Điều này dẫn đến việc tạo ra nhiều phiên bản của tệp và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với GG Tài liệu, bạn có hai yếu tố quan trọng khi chia sẻ tài liệu: bảo mật và kiểm soát dễ dàng.

Để chia sẻ tệp, hãy truy cập vào tab File, sau đó nhấp vào Share. Lúc này, bạn có thể nhập địa chỉ email hoặc nhấp vào Get Shareable Link. Điều này giúp tăng tính bảo mật vì người dùng chắc chắn biết rằng chỉ những được chèn vào hoặc gửi liên kết mới có thể truy cập vào tài liệu. 

Bên cạnh đó, người dùng có thể lựa chọn loại đặc quyền để cấp cho người được chia sẻ link GG Tài liệu:

• View: Mọi người chỉ có thể xem tài liệu theo thời gian thực mà không thể nhập, download, copy, in, loại bỏ hoặc bất kỳ hành động nào khác trong GG Tài liệu.
• Comment: Chế độ này cho phép người được chia sẻ thêm nhận xét về tài liệu và thường hữu ích cho các đánh giá hoặc chỉnh sửa cần được phê duyệt trước.
• Edit: Người nhận được link có toàn quyền kiểm soát tài liệu và tất cả các tùy chọn đều được bật cho họ. Chế độ này khá lý tưởng cho các nhóm đang viết cùng nhau.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể nhấp vào Advanced để đặt các tùy chọn khác, chẳng hạn như ngăn người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập. Cửa sổ nâng cao của GG Tài liệu cũng có thể quản lý tất cả các quyền truy cập, chủ yếu là loại trừ những quyền truy cập mà bạn muốn ngừng chia sẻ.

Chỉnh sửa

Chỉnh sửa trong thời gian thực là một công cụ cộng tác giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Vì GG Tài liệu online nên tính năng này được thêm vào để giúp cho nhiều nhóm nâng cao năng suất làm việc. 100 là số lượng người dùng tối đa có thể chỉnh sửa cùng một lúc trên Google Docs. Do đó, nếu là một thành viên của nhóm lớn, bạn chắc chắn sẽ hưởng lợi nhiều từ tính năng này.

Một số người sẽ cho rằng việc nhiều người cùng chỉnh sửa nội dung có thể trở nên lộn xộn. Vì vậy, công cụ trò chuyện và nhận xét đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp và tránh sai sót khi cộng tác trên tài liệu đó.

Bình luận

Một khía cạnh quan trọng khác của sự cộng tác được thực hiện trong GG Tài liệu là nhận xét. Khi làm việc theo nhóm, việc chỉ ra một số cải tiến hay đề xuất luôn cần thiết. Thêm ghi chú và nhận xét là cách được sử dụng nhiều nhất để làm điều đó. Trong Google Docs, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn một phần văn bản, sau đó nhấp vào thêm nhận xét.

*Lưu ý, chỉ những người có quyền truy cập vào tài liệu mới có thể ghi chú và nhận xét.

Tất cả các hộp nhận xét có sẵn trên panel bên phải và người dùng có thể sử dụng chúng để trả lời cho nhận xét. Bạn cũng có thể đề cập đến ai đó trong nhóm bằng cách nhập @ và email hoặc tên của người đó. Sau khi thực hiện hành động được yêu cầu trong hộp nhận xét, hãy nhấp vào Resolve để nhận xét biến mất. 

Xem thêm: Cách tạo link Google Docs 

Cộng tác giữa GG Tài liệu và Microsoft Word

Trong vài năm qua, Google đã liên tục cải thiện khả năng cộng tác giữa Google Docs và Microsoft Word. Theo truyền thống, Google Drive đã cho phép tải lên và lưu trữ tài liệu MS Word.

Để khuyến khích mức độ cộng tác cao cấp, người dùng có thể sử dụng Google Chrome extension – Office Editing for Docs, Sheets & Slides. Sau khi cài đặt tiện ích mở rộng, bạn có thể thấy Google Drive trong thanh menu Office, chỉnh sửa tài liệu word hoặc chuyển đổi chúng sang định dạng GG Tài liệu.

Những tài liệu được chuyển đổi này có cùng tùy chọn chia sẻ và chỉnh sửa đồng thời, giống như bất kỳ tài liệu nào khác của GG Tài liệu. Bằng cách này, ngay cả những người dùng không sử dụng Google Docs cũng có thể cộng tác trong thời gian thực. Đừng lo lắng nếu cần tài liệu ở định dạng gốc, Google Docs cho phép tải lại tài liệu ở định dạng word gốc.

Tip sử dụng GG Tài liệu trong công việc

Để nâng cao trải nghiệm với GG Tài liệu, chúng tôi giới thiệu tới bạn một số tip thú vị để mọi công việc trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng công cụ này.

Nhập bằng giọng nói

Công cụ này được đánh giá là hữu ích để người dùng có thể tăng tốc độ soạn nội dung của mình trên GG Tài liệu. Bạn có thể nhập và chỉnh sửa bằng giọng nói của mình, tất cả những gì cần thiết lúc này là một chiếc micro trên máy tính. Thậm chí, bạn có thể đọc dấu câu, chẳng hạn như “dấu chấm”, “dấu phẩy”, “dấu chấm than”. 

Giả sử bạn mắc lỗi nào đó khi nhập bằng giọng nói, chỉ cần di chuyển con trỏ đến phần sai và sửa phần đó mà không cần tắt micro. Để bắt đầu nhập giọng nói trên GG Tài liệu, bạn nhấp vào Tools >> chọn Voice typing hoặc nhấn lệnh Ctrl+Shift+S. Sau đó, một hộp có biểu tượng micro sẽ xuất hiện, lúc này hãy nhấp vào để bắt đầu nói.

Người dùng có thể chọn giữa nhiều ngôn ngữ để bắt đầu sử dụng công cụ này, sau đó nhấp vào danh sách thả xuống phía trên micro. Hãy nhấp vào micro để bắt đầu nói sau khi đã sẵn sàng.

Sử dụng template

GG Tài liệu cung cấp nhiều template tài liệu để người dùng có thể tiết kiệm thời gian và công sức nếu không muốn bắt đầu với trang trống tiêu chuẩn. Có nhiều mẫu để bạn có thể chọn trong Google Docs, chẳng han như Bản tin, Thư mời làm việc, Sơ yếu lý lịch, Tiểu luận và Báo cáo. Tất cả đều có thể chỉnh sửa và tùy chỉnh theo nhu cầu của người dùng.

Bên cạnh đó, người dùng GG Tài liệu cũng có thể tạo template cho riêng mình để phù hợp hơn với công việc. Chẳng hạn bản có thể tạo các mẫu với bảng được tạo sẵn để sử dụng khi cần thiết thay vì tốn thời gian kẻ bảng trong GG Tài liệu cho mỗi lần tạo văn bản.

Lịch sử phiên bản

Đôi khi, người dùng có thể mắc lỗi khi chỉnh sửa văn bản và việc quay trở về phiên bản cũ của văn bản được thực hiện dễ dàng trong GG Tài liệu. Bên cạnh đó, tính năng Version History của GG Tài liệu giúp bạn dễ dàng xem mọi thứ đã được thay đổi và khôi phục các phiên bản khác này.

Để truy cập tab này, hãy chuyển đến đầu trang và nhấp vào biểu tượng có hình đồng hồ. Bạn sẽ tìm thấy nhật ký hoạt động hoàn chỉnh với tên người dùng, thời gian và ngày sửa đổi. Ngoài ra, các phần văn bản đã được thay đổi sẽ được đánh dấu. Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để theo dõi những gì đang được thực hiện với GG Tài liệu khi chia sẻ cho người khác.

Sử dụng add-on tiện ích

Một điều tuyệt vời khi sử dụng GG Tài liệu là bạn có thể sử dụng các tiện ích bổ sung để cá nhân hóa cách xử lý tài liệu. Hiện nay, có khá nhiều loại add-on có sẵn để người dùng lựa chọn, chẳng hạn như hiệu đính, cải thiện SEO, tạo diagram,…

Để xác minh điều điều này, bạn có thể đi tới phần Add-on ở trang trên cùng và sau đó nhấp vào Get Add-on. Một cửa sổ của Google Workspace Marketplace sẽ mở ra với một danh sách dài những tiện ích bổ sung được sử dụng nhiều nhất. Người dùng cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm để thêm add-on không có trong danh sách này vào GG Tài liệu.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu khác nhau với các tiện ích sử dụng. Tuy nhiên, dưới đây là một số add-on phổ biến được nhiều người dùng sử dụng cho tài liệu của mình:

• Grammarly: Đây là một công cụ hữu ích để hiệu đính bất kỳ văn bản nào. Nó gợi ý sửa lỗi ngữ pháp, nâng cao vốn từ vựng và giữ cho văn bản ngắn gọn.
• Text Cleaner: Công cụ này giúp giữ nguyên chữ in nghiêng và in đậm trong khi người dùng xóa định dạng văn bản.
• DocSec: Là ứng dụng cho phép người dùng đặt bảo vệ mật khẩu trong một số văn bản nhất định trên tài liệu. Sau khi áp dụng mật khẩu, chỉ bạn và bất kỳ ai được chia sẻ mật khẩu mới có thể truy cập và chỉnh sửa những phần bí mật này trên GG Tài liệu.
• Speakd: Công cụ này hỗ trợ đọc tài liệu cho người dùng, qua đó bạn có thể nghe văn bản của mình, xác định âm thanh, tìm kiếm các lỗi hoặc cụm từ không đúng mà không tốn quá nhiều thời gian.

Sử dụng phím tắt trên GG Tài liệu

Phím tắt (Shortcut) là công cụ lý tưởng để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của bạn trên internet. Điều này hoàn toàn đúng trong quá trình sử dụng GG Tài liệu. Dưới đây là một số phím tắt để bạn tham khảo:

Với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN quy tụ đội ngũ nhân viên am hiểu sâu sắc về Google Workspace nói chung và GG Tài liệu nói riêng. Để được giới thiệu thêm các tip sử dụng các ứng dụng Google hiệu quả, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Lời kết

Mặc dù GG Tài liệu có thể được sử dụng không tính phí cho mọi đối tượng người dùng miễn là có tài khoản Google, tuy nhiên trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc sử dụng ứng dụng với tài khoản Google Workspace trả phí đem đến cho bạn nhiều tính năng nâng cao hơn.

Ngoài ra, để hiểu rõ hơn về công cụ này, người dùng có thể tham khảo bài viết chi tiết các tính năng của Google Docs tại đây. 

Để hiểu rõ hơn về các đặc quyền đối với người dùng GG Tài liệu bằng tài khoản Google Workspace, hãy kết nối ngay với các chuyên gia của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777.