Bảng so sánh Google Sheet và Excel chi tiết | Ưu và nhược điểm mỗi công cụ

Google Sheet và Excel đều là những ứng dụng bảng tính phổ biến với các tính năng và lợi ích tuyệt vời, có thể hỗ trợ người dùng hiệu quả trong nhiều lĩnh vực như tài chính, kế toán, quản lý dữ liệu, hoặc phân tích. Mỗi công cụ sẽ có những đặc điểm riêng, và việc nắm rõ điều này sẽ giúp người dùng dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp cho nhu cầu công việc của mình. Bài viết dưới đây, HVN Group sẽ cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan khi so sánh Google Sheet và Excel để có thể đưa ra lựa chọn tối ưu nhất.

Google Sheets là gì?

Google Sheets là ứng dụng bảng tính trực tuyến được phát triển bởi Google, nằm trong bộ sản phẩm Google Workspace (trước đây gọi là G Suite). Người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa nhanh trang tính thông qua trình duyệt web mà không cần cài đặt phần mềm. 

Một số tính năng nổi bật của Google Sheets bao gồm khả năng tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến, cộng tác theo thời gian thực, tính năng tự động sao lưu, hay khả năng tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Google như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Slides, Google Forms,…. Điều này giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các loại tài liệu mà không cần phải tải xuống hay upload lại tệp.

Google Sheets chủ yếu được sử dụng bởi các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và tổ chức giáo dục. Với tính năng cộng tác mạnh mẽ và khả năng truy cập trực tuyến, Google Sheets sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm dự án hoặc nhiệm vụ cần sự đồng bộ hóa thời gian thực.

Microsoft Excel là gì?

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính thuộc bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Kể từ khi ra mắt, Excel đã nhanh chóng trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất cho việc quản lý và phân tích dữ liệu. Với nhiều tính năng mạnh mẽ, Excel cung cấp cho người dùng khả năng xử lý dữ liệu phức tạp một cách hiệu quả.

Ngoài ra, Excel còn hỗ trợ người dùng trong việc tạo ra báo cáo với định dạng chuyên nghiệp, đảm bảo tính trực quan và trình bày dữ liệu rõ ràng. Do đó, MS Excel thường được sử dụng bởi các chuyên gia tài chính, nhà phân tích dữ liệu hoặc các quản lý cấp cao. Với sức mạnh trong việc xử lý dữ liệu lớn và khả năng phân tích nâng cao, Excel là lựa chọn hàng đầu cho các bài toán phức tạp trong doanh nghiệp.

Ưu nhược điểm của phần mềm Google Sheets

Trước khi đưa ra lựa chọn, người dùng sẽ cần cân nhắc kỹ những ưu, nhược điểm dưới đây của Google Sheets:

Ưu điểm của Google Sheets

Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Google Sheets mang đến nhiều ưu điểm nổi bật:

• Miễn phí: Google Sheets hoàn toàn miễn phí, chỉ cần có tài khoản Google là người dùng đã có thể sử dụng và quản lý trang tính.
• Làm việc trực tuyến: Google Sheets cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa tài liệu từ bất kỳ đâu có Internet. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người dùng có tính chất công việc làm việc từ xa hoặc thường xuyên di chuyển.
• Hỗ trợ cộng tác tốt: Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với nhiều người khác cùng lúc, đồng thời chỉnh sửa và nhận xét trong thời gian thực, đảm bảo bất kỳ ai cũng đều có thể nắm bắt thông tin và hợp tác làm việc một cách hiệu quả.
• Tích hợp tốt với hệ sinh thái Google: Google Sheets có thể kết nối dễ dàng với Google Docs, Google Drive, Gmail, và nhiều ứng dụng khác của hệ sinh thái Google. Điều này cho phép người dùng truy cập tài liệu một cách linh hoạt mà không mất quá nhiều thời gian để chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Nhược điểm của Google Sheets

Bên cạnh những ưu điểm, thì Google Sheets cũng có một số hạn chế người dùng cần lưu ý:

• Hạn chế về tính năng nâng cao: Một số tính năng phức tạp như PivotTables hay Macro không được hỗ trợ đầy đủ trên Google Sheets.
• Phụ thuộc vào Internet: Dù hỗ trợ ngoại tuyến, nhưng để sử dụng đầy đủ các tính năng của Google Sheets, người dùng vẫn cần phải có kết nối Internet ổn định. Nếu không, trải nghiệm sử dụng sẽ bị hạn chế.
• Bảo mật dữ liệu: Một số người dùng có thể lo ngại về vấn đề bảo mật khi dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của Google.

Ưu nhược điểm của Microsoft Excel

Microsoft Excel cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Người dùng sẽ cần nắm rõ những điều này để có thể đưa ra quyết định phù hợp. Cụ thể như:

Ưu điểm của Microsoft Excel

Microsoft Excel nổi bật với nhiều ưu điểm vượt trội, bao gồm:

• Tính năng mạnh mẽ: Excel cung cấp nhiều tính năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, chẳng hạn như Pivot Tables, công thức mảng, hay khả năng tạo biểu đồ phức tạp,… Điều này đặc biệt hữu ích khi người dùng cần xử lý với bảng tính dữ liệu lớn.
• Khả năng xử lý dữ liệu lớn: Excel có thể xử lý và phân tích lượng dữ liệu lớn một cách hiệu quả, điều này rất quan trọng trong các lĩnh vực như tài chính, kế toán, hoặc phân tích dữ liệu chuyên sâu,…
• Chế độ offline: Người dùng có thể làm việc với Excel mà không cần kết nối Internet, đảm bảo sự thuận tiện ngay cả trong những tình huống không có mạng.
• Tích hợp VBA để tự động hóa: MS Excel tích hợp Visual Basic for Application (VBA) giúp tạo macro và tự động hóa quy trình làm việc. Đồng thời, cũng có thể dễ dàng tùy chỉnh hàm và giao diện theo yêu cầu công việc.

Nhược điểm của Microsoft Excel

Microsoft Excel có nhiều ưu điểm nổi bật, nhưng cũng sẽ có một số hạn chế người dùng cần lưu ý như sau:

• Chi phí: Microsoft Excel không miễn phí, người dùng cần mua bản quyền hoặc đăng ký gói Office 365 để sử dụng.
• Thiết lập phức tạp: Đối với người mới, giao diện và tính năng của Excel có thể gây khó khăn trong việc làm quen và sử dụng.
• Khó khăn trong việc cộng tác: Mặc dù Excel cung cấp tính năng chia sẻ, nhưng việc làm việc đồng thời với nhiều người không tiện lợi bằng Google Sheets.

So sánh sự khác biệt chi tiết giữa Google Sheet và Excel

Khi so sánh Google Sheets và Excel, người dùng sẽ cần xem xét nhiều yếu tố. Theo đó, dưới đây là những điểm khác biệt chính giữa hai công cụ người dùng cần nắm rõ: 

Giao diện người dùng

1. Google Sheets: Giao diện được đánh giá là đơn giản và thân thiện với người dùng, phù hợp cho cả những người không quá am hiểu về công nghệ. Ngoài ra, thiết kế tính năng cũng rất trực quan, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm các chức năng cần thiết.

2. Microsoft Excel: Giao diện có phần phức tạp hơn khi cung cấp nhiều tùy chọn và các tính năng đa dạng. Tuy nhiên, điều này sẽ khá khó khăn với những người dùng mới.

Khả năng lưu trữ tệp

1. Google Sheets: Google Sheets lưu trữ tất cả dữ liệu trên đám mây, giúp người dùng dễ dàng truy cập từ mọi nơi chỉ với kết nối Internet. Điều này khiến Google Sheets trở thành lựa chọn tốt cho những ai làm việc nhóm hoặc cần truy cập dữ liệu từ nhiều địa điểm khác nhau.

2. Microsoft Excel: Excel lưu trữ dữ liệu trên thiết bị cá nhân, điều này đồng nghĩa người dùng sẽ cần sao lưu thường xuyên để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình. Điều này đặc biệt hữu ích cho những ai làm việc với dữ liệu lớn mà không muốn phụ thuộc vào Internet. Ngoài ra, với phiên bản Excel Online, người dùng cũng có thể chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp cùng đồng nghiệp.

Tính năng đồng bộ hóa

1. Google Sheets: Google Sheets nổi bật với khả năng đồng bộ hóa theo thời gian thực. Nhiều người dùng có thể cùng chỉnh sửa một tài liệu mà không gặp rắc rối về xung đột.

2. Microsoft Excel: Excel cũng cung cấp tính năng tương tự, nhưng không tối ưu bằng.

Tích hợp và mở rộng

1. Google Sheets: Google Sheets tích hợp tốt với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google như Google Drive, Google Docs, Google Form, và nhiều ứng dụng khác của bên thứ ba. Điều này giúp người dùng có thể chuyển đổi giữa các loại tài liệu một cách dễ dàng.

2. Microsoft Excel: MS Excel cũng có thể tích hợp tốt với các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365, bao gồm OneDrive, SharePoint, Word, PowerPoint,… Kèm theo đó là khả năng mở rộng thông qua các plugin và macro, cho phép người dùng dễ dàng nhập/xuất dữ liệu từ nhiều nguồn như Google Sheets, SQL, Power BI, hoặc hệ thống CRM,..

Hỗ trợ cộng tác nhóm

1. Google Sheets: Google Sheets vượt trội hơn Excel về khả năng hỗ trợ cộng tác nhóm. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu và làm việc cùng nhau mà không cần phải gửi email hay tải lên lại các tệp.

2. Microsoft Excel: Mặc dù Excel đã cải thiện tính năng chia sẻ, nhưng việc làm việc đồng thời vẫn còn hạn chế so với Google Sheets.

Hiệu suất và dung lượng xử lý

1. Google Sheets: Google Sheets có thể gặp khó khăn khi phải xử lý dữ liệu lớn, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của người dùng.

2. Microsoft Excel: Microsoft Excel có khả năng xử lý dữ liệu lớn một cách linh hoạt và hiệu quả nhờ tính năng mạnh mẽ và khả năng tối ưu hóa tài nguyên máy tính.

Khả năng phân tích dữ liệu

1. Google Sheets: Google Sheets cung cấp các tính năng phân tích cơ bản, nhưng không mạnh mẽ được như Excel. Nếu người dùng cần phân tích dữ liệu sâu sắc, thì Google Sheets sẽ có những hạn chế nhất định.

2. Microsoft Excel: Excel nổi bật với khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, cung cấp nhiều công cụ hữu ích cho việc phân tích và báo cáo. Các công cụ như PivotTables, biểu đồ động và nhiều hàm thống kê giúp người dùng có thể thu thập thông tin chi tiết từ dữ liệu của họ.

Chi phí sử dụng

1. Google Sheets: Google Sheets hoàn toàn miễn phí, chỉ cần người dùng có tài khoản Google. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

2. Microsoft Excel: Excel thường sẽ yêu cầu người dùng phải mua bản quyền hoặc đăng ký dịch vụ Office 365 để có thể sử dụng đầy đủ các tính năng. Điều này có thể sẽ là một yếu tố cần cân nhắc nếu người dùng đang tìm kiếm giải pháp tối ưu chi phí. 

Bảng so sánh Google Sheet và Excel

Dưới đây là bảng so sánh tóm tắt giữa Google Sheets và Excel để người dùng dễ dàng nắm bắt điểm khác biệt giữa hai nền tảng:

Google Sheets và Excel: Lựa chọn nào tối ưu cho doanh nghiệp?

Khi lựa chọn giữa Google Sheets và Excel, doanh nghiệp cần xem xét dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm quy mô, ngân sách và nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Cụ thể như:

1. Quy mô doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, Google Sheets là lựa chọn tối ưu vì tính miễn phí và khả năng cộng tác mạnh mẽ. Các nhóm làm việc có thể dễ dàng chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu mà không gặp khó khăn.

Trong khi đó, đối với các doanh nghiệp lớn, nơi có nhiều bộ phận làm việc với dữ liệu lớn và phức tạp, Excel có thể là lựa chọn hợp lý hơn. Các tính năng phân tích và xử lý dữ liệu mạnh mẽ của Excel sẽ giúp giảm thiểu thời gian và công sức trong các nhiệm vụ phức tạp.

2. Ngân sách

Nếu doanh nghiệp cân nhắc đến ngân sách, thì rõ ràng Google Sheets là lựa chọn tốt hơn, đặc biệt phù hợp cho những doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc các nhóm nhỏ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có khả năng chi trả cho phần mềm bản quyền, thì Excel sẽ mang đến nhiều tiện ích hơn trong việc phân tích dữ liệu lớn.

3. Nhu cầu cụ thể

Nhu cầu của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng để người dùng có thể cân nhắc và đưa ra quyết định. Nếu các bộ phận cần phối hợp làm việc chặt chẽ và cập nhật thông tin thường xuyên, thì Google Sheets sẽ là sự lựa chọn tốt. Ngược lại, nếu nhu cầu liên quan đến phân tích dữ liệu sâu sắc, thì Excel sẽ là lựa chọn hợp lý hơn.

Lời kết

So sánh Google Sheet và Excel có thể nói là cách tối ưu để người dùng có thể đánh giá và đưa ra quyết định phù hợp khi lựa chọn công cụ bảng tính. Nếu làm việc trong môi trường cần sự cộng tác và tính linh hoạt cao, người dùng có thể lựa chọn Google Sheets. Trong khi đó, Excel sẽ phù hợp hơn khi cần xử lý các bảng dữ liệu lớn và phân tích sâu, giúp tối ưu trải nghiệm người dùng.

Nếu có thắc mắc, hoặc bất kỳ câu hỏi gì liên quan đến Google Sheets và Excel, người dùng có thể trực tiếp để lại lời nhắn tại LiveChat hoặc liên hệ nhanh HVN Group qua các kênh thông tin phía dưới để nhận được tư vấn và sự hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ chuyên gia hàng đầu của chúng tôi.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777