Microsoft Excel là gì? Kiến thức hay chi tiết từ A-z về MS Excel

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ, giúp người dùng có thể quản lý, lưu trữ và phân tích dữ liệu hiệu quả. Theo đó, để hiểu rõ Microsoft Excel là gì? Tính năng, Ưu điểm cùng Lợi ích nổi bật của ứng dụng? người dùng hãy cùng HVN Group khám phá và tìm hiểu chi tiết qua nội dung bài viết dưới đây.

Microsoft Excel là gì?

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft nhằm mục đích hỗ trợ người dùng lưu trữ, phân tích và xử lý thông tin dưới dạng bảng. Tương tự như Lotus 1-2-3, Quattro Pro, hay Google Sheets, bảng tính Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các hàng và cột, điều này cho phép người dùng có thể nhập liệu và lập công thức tính toán trong ô một cách dễ dàng.

Bên cạnh đó, MS Excel cũng có thể nói là một công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp người dùng có thể chuyển đổi bảng tính trên giấy thành bảng tính kỹ thuật số chỉ với vài thao tác đơn giản. Các chức năng như chèn bảng, chèn liên kết, biểu đồ, hình ảnh, công thức hàm tính,… cũng là giải pháp tốt để dữ liệu có thể hiển thị một cách trực quan, rõ ràng và cụ thể.

Lịch sử phát triển của Microsoft Excel

Trước đây, Microsoft đã từng cho ra mắt một phần mềm bảng tính phổ biến trên hệ điều hành CP/M vào năm 1982 là Multiplan. Tuy nhiên, nó lại không thực sự tiện ích trên MS-DOS, nên điều này đã thúc đẩy Microsoft phát triển một chương trình bảng tính mới mang tên Excel, hay còn được gọi là Microsoft Excel (MS Excel).

Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành trên máy Mac là vào năm 1985. Hai năm sau đó, vào tháng 11/1987, Microsoft đã tiếp tục cho ra mắt phiên bản mới với khả năng tích hợp tốt trên hệ điều hành Windows. Thế nhưng, đến cuối năm 1998, Excel mới bắt đầu trở nên phổ biến hơn và giúp Microsoft trở thành một trong những hãng phát triển phần mềm hàng đầu.

Tiếp theo đó, trung bình cứ 2 năm là Microsoft lại cho ra mắt một phiên bản Excel mới với nhiều tính năng cải tiến và trải nghiệm nâng cao hơn. Và cho đến thời điểm hiện tại, Excel có thể nói là một phần quan trọng trong bộ ứng dụng Microsoft Office, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các công việc liên quan đến tính toán, quản lý dữ liệu và trực quan hoá thông tin một cách dễ dàng.

Các phiên bản của Microsoft Excel

Tính đến thời điểm hiện tại, MS Excel đã phát hành nhiều phiên bản qua các năm để có thể liên tục cập nhật các tính năng mới và nâng cao trải nghiệm người dùng. Dưới đây là các phiên bản chính của Microsoft Excel cùng một số đặc biệt cơ bản người dùng có thể tham khảo:

Cấu trúc bảng tính Microsoft Excel gồm những gì?

Về cơ bản, một bảng tính Excel sẽ bao gồm các thành phần sau:

• Sheet (Trang tính): Một bảng tính Excel sẽ chứa nhiều trang tính. Mỗi trang tính sẽ là một tab riêng, hiển thị tên trang tính như Sheet1, Sheet2, Sheet3,…. và người dùng có thể thay đổi tên linh hoạt theo mục đích tạo sheet.
• Column (Cột): Là nhóm các ô theo chiều dọc được xác định bởi các ký tự chữ cái A, B, C, D,… trong giới hạn 16.384 cột trên sheet tính.
• Row (Hàng): Là nhóm các ô theo chiều ngang được xác định bởi các ký tự số 1, 2, 3, 4,…. trong giới hạn 1.048.576 hàng trên sheet tính.
• Cell (Ô): Là giao điểm của một cột và một hàng, ví dụ A2, B3, D5, G9,…
• Range: Là vùng tập hợp nhiều ô liên tiếp trong bảng tính, ví dụ như A2:B3, D5:G9,…. Trong đó, mỗi range sẽ có một tọa độ riêng để xác định.
• Formula Bar (Thanh công thức): Nằm ở phía trên của trang tính, mục đích là để nhập, hoặc chỉnh sửa dữ liệu và công thức trong ô.
• Ribbon (Thanh công cụ): Tập hợp các tùy chọn nằm phía trên của trang tính. Mỗi tùy chọn (tab) sẽ bao gồm từng chức năng khác nhau, hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc phân tích và xử lý dữ liệu.
• Status Bar (Thanh trạng thái): Thanh chạy theo chiều ngang ở cuối màn hình, có thể dễ dàng tùy chỉnh để hiển thị thông tin bảng tính một cách chi tiết.
• Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy cập nhanh): Cho phép người dùng có thể thêm lệnh để thao tác tìm kiếm nhanh các tab cần dùng.
• Thanh trượt thu/phóng: Thanh nằm ở góc dưới cùng bên phải của màn hình Excel, giúp phóng đại hoặc thu nhỏ bảng tính khi theo tác kéo trượt.

Các chức năng nổi bật MS Excel

Microsoft Excel cung cấp nhiều tính năng “vượt trội”, giúp người dùng có thể thực hiện các nhiệm vụ quản lý, lưu trữ, tính toán và hiển thị thông tin trên bảng tính một cách hiệu quả. Dưới đây là những tính năng nổi bật của MS Excel nhất định người dùng không thể bỏ qua:

Nhập và lưu trữ dữ liệu

Microsoft Excel cho phép người dùng có thể nhập liệu, lưu trữ và quản lý thông tin bảng tính dễ dàng. Ngoài ra, dữ liệu ở các bảng tính trong Excel cũng có thể liên kết với nhau một cách chặt chẽ, giúp người dùng có thể giảm thiểu công sức nhập liệu thủ công và hạn chế các sai sót không đáng có liên quan đến hoạt động này.

Tính toán dữ liệu với công thức và hàm tính

Excel sở hữu một thư viện hàm tính toán học phong phú, cho phép người dùng có thể thực hiện nhanh các phép tính cơ bản và phức tạp trên dữ liệu chỉ với vài thao tác đơn giản. Chưa kể, các công thức Excel còn có thể hỗ trợ xử lý số lượng lớn dữ liệu, giúp tự động hóa các tác vụ mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao cho người dùng.

Trực quan hóa dữ liệu

Excel cung cấp cho người dùng tính năng trực quan hóa dữ liệu thông qua bảng biểu, biểu đồ và đồ thị, điều này giúp cho việc hiển thị thông tin thêm rõ ràng, chi tiết và cụ thể. Nhờ vậy, mà người dùng có thể dễ dàng hiểu rõ sự chuyển hướng của dữ liệu để tránh bỏ lỡ những thông tin quan trọng cho việc định hướng kế hoạch sắp tới.

Cộng tác và làm việc nhóm theo thời gian thực

Microsoft Excel Online hiện tại cung cấp rất nhiều tính năng mạnh mẽ để người dùng có thể tối ưu hóa công việc và gia tăng trải nghiệm cộng tác nhóm. Khi đó, với việc chia sẻ file trực tuyến, người dùng có thể dễ dàng kết nối và làm việc đồng thời cùng nhiều đồng nghiệp khác ngay trên tài liệu. Hỗ trợ truy cập linh hoạt, làm việc mọi lúc, mọi nơi, và trên mọi thiết bị miễn sao có kết nối Internet ổn định.

Kết nối với nguồn dữ liệu Power BI

Dễ dàng kết nối với nguồn dữ liệu Power BI cũng là một tính năng rất nổi bật của Excel. Khi đó, với các dữ liệu được kết nối từ Power BI, người dùng cũng có thể dễ dàng tạo các báo cáo Power BI trực tiếp trên trang tính Excel mà không mất quá nhiều thời gian. Đồng thời, việc chia sẻ file báo cáo cho những người dùng khác cũng rất đơn giản, giúp họ có thể đưa ra quyết định chính xác và tối ưu hơn dựa trên các dữ liệu phân tích chuyên sâu.

Tích hợp nâng cao với những ứng dụng khác

Microsoft Excel có khả năng tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ tiện ích của Microsoft, chẳng hạn như OneDrive, Outlook, SharePoint, Power BI,…. Điều này giúp tạo nên trải nghiệm liền mạch, không chỉ tối ưu thời gian, hiệu suất, mà còn cho phép Excel có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu, tăng cường khả năng phân tích và xử lý thông tin một cách hiệu quả.

Tại sao nên sử dụng Microsoft Excel?

Microsoft Excel sở hữu nhiều công dụng và tính năng tuyệt vời, giúp người dùng có thể tối ưu hiệu suất và đảm bảo chất lượng công việc một cách tốt nhất. Vì vậy, người dùng nhất định không thể bỏ qua những lợi ích dưới đây của Microsoft Excel:

Tiết kiệm thời gian với các công cụ thông minh

Ngoài hỗ trợ tạo bảng, nhập liệu và lưu trữ thông tin, Excel còn cung cấp nhiều công cụ và hàm tính tự động, giúp việc tính toán, cũng như phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng, đơn giản và chính xác. Khi đó, với các tính năng như AutoFill, Định dạng có điều kiện, và các hàm tính mạnh mẽ (SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP, HLOOKUP,…) người dùng có thể tiết kiệm tối ưu thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc một cách tốt nhất.

Trình bày dữ liệu chuyên nghiệp, rõ ràng

MS Excel cho phép người dùng có thể tạo bảng, biểu đồ và đồ thị một cách trực quan, chuyên nghiệp để giúp việc trình bày dữ liệu dễ hiểu và rõ ràng. Hơn nữa, các tính năng tùy chỉnh về định dạng, màu sắc, kích thước, biểu đồ,…. cũng rất linh hoạt, có thể triển khai phù hợp theo nhu cầu thực tế của người dùng.

Gia tăng trải nghiệm cộng tác nhóm

Excel Online tích hợp khả năng cộng tác trực tuyến thông qua Microsoft 365, cho phép người dùng có thể chỉnh sửa đồng thời cùng nhiều người dùng khác trên cùng một tệp. Điều này được xem như giải pháp hoàn hảo cho các dự án nhóm, các công việc có mối tương quan chặt chẽ giữa các phòng ban, hoặc cần chia sẻ thông tin liên tục để mọi người có thể cập nhật và theo dõi tài liệu chính xác.

Dễ dàng kết nối với các nguồn dữ liệu đáng tin cậy

Không chỉ đơn giản với việc nhập liệu, Excel còn cho phép người dùng có thể linh hoạt kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như cơ sở dữ liệu, API, hệ thống ERP, thậm chí là dữ liệu trên các nền tảng đám mây. Điều này đảm bảo rằng, dữ liệu sẽ luôn được cập nhật và truy xuất từ những nguồn đáng tin cậy để có được kết quả chính xác nhất khi xử lý và phân tích dữ liệu.

Dữ liệu bảo mật “an toàn”

Microsoft Excel cung cấp các tính năng bảo mật an toàn, cho phép người dùng có thể chia sẻ dữ liệu một cách linh hoạt mà không sợ thay đổi. Chẳng hạn như: Xuất file dưới định dạng PDF không tùy chỉnh, thiết lập mật mã khi mở tệp, hoặc quyền truy cập riêng tư,….. Đặc biệt, với MS Excel Online, tất cả dữ liệu người dùng đều sẽ được cập nhật tự động lên OneDrive, giúp hạn chế tối đa tình trạng mất dữ liệu khi chẳng may thiết bị mất, hoặc hư hỏng phần cứng không thể truy cập.

Trợ lý đa nhiệm Copilot in Excel

Với việc tích hợp Copilot – trợ lý đa nhiệm trong Excel, người dùng có thể tối ưu hóa quá trình tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu và dễ dàng tạo báo cáo chi tiết chỉ trong thời gian ngắn. Bên cạnh đó, việc tạo công thức tự động với Copilot cũng có thể giúp người dùng hạn chế những sai sót, tăng độ chính xác và dễ dàng đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu một cách hiệu quả hơn.

Tính ứng dụng thực tế của Microsoft Excel 

Excel giúp người dùng xử lý nhanh các số liệu, đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất một cách tối ưu. Do đó, mà Excel ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực và hoạt động liên quan đến số liệu. Cụ thể tính ứng dụng thực tế của Microsoft Excel như sau:

Lợi ích của Microsoft Excel trong việc lập kế hoạch

Người dùng Microsoft Excel có thể tạo và quản lý bảng tính một cách dễ dàng khi triển khai các công việc như lập kế hoạch, tạo lịch làm việc, hoặc phân công công việc cụ thể cho từng người. Không chỉ vậy, Excel còn cung cấp các hàm tính tự động, biểu đồ và đồ thị trực quan để người dùng có thể tạo nhanh các báo cáo, phân tích dữ liệu và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả, giúp thúc đẩy hiệu suất và chất lượng công việc tốt hơn.

Lợi ích của Microsoft Excel trong quản lý tài chính

MS Excel trong quản lý tài chính cũng là một công cụ rất hữu ích. Người dùng có thể thông qua Excel để nhập và theo dõi chi tiết các khoản thu/chi hàng tháng, lập báo cáo tài chính, dự toán lãi/lỗ, cũng như dựa trên số liệu cụ thể để định hướng và lập kế hoạch chi tiết cho tương lai, giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách một cách hiệu quả.

Lợi ích của Microsoft Excel trong quản lý hàng tồn kho

Microsoft Excel cũng được ứng dụng rất linh hoạt trong quản lý tồn kho khi có thể giúp người dùng cập nhật, quản lý và theo dõi số lượng hàng tồn một cách chính xác. Hơn nữa, Excel còn cung cấp các hàm tính tự động, cho phép người dùng có thể tính toán nhanh chóng lượng hàng xuất/nhập, cũng như mức tồn kho tối ưu để dễ dàng lập kế hoạch cho việc mua hàng.

Lợi ích của Microsoft Excel trong quản lý tài sản doanh nghiệp

MS Excel cũng có thể xem như công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý tài sản doanh nghiệp. Phần mềm có thể giúp người dùng theo dõi và quản lý danh mục tài sản (bao gồm thiết bị công nghệ, cơ sở hạ tầng, tài liệu,…) một cách hiệu quả thông qua bảng tính. Ngoài ra, với các hàm tính nâng cao, Excel còn giúp tính toán nhanh khấu hao tài sản, quản lý lịch bảo trì và tạo báo cáo chi tiết cho tình trạng, giá trị tài sản và sự khấu hao để người dùng có thể kiểm soát và đảm bảo rằng tài sản doanh nghiệp luôn hoạt động tốt.

Lợi ích của Microsoft Excel trong học tập

Trong học tập, Excel có thể giúp sinh viên quản lý và sắp xếp dữ liệu một cách khoa học, đồng thời đơn giản hóa việc làm bài tập tính toán và thống kê các dữ liệu với hàm tính chuyên nghiệp. Không những vậy, Excel còn hỗ trợ phân tích và trực quan hóa dữ liệu thông qua các biểu đồ, bảng biểu và đồ thị để họ có thể hiểu rõ và chi tiết các thông tin phân tích, đặc biệt là các bài tập nghiên cứu khoa học. 

Những ai nên sử dụng Microsoft Excel?

MS Excel là một phần mềm không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng, người làm việc liên quan đến số liệu, học tập, hoặc làm việc tự do. Theo đó, Excel phù hợp với mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực, cho nên cũng có thể nói là phù hợp sử dụng với nhiều đối tượng khác nhau. Cụ thể:

1. Nhân viên văn phòng

Excel có thể nói là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho nhân viên văn phòng, đặc biệt là trong việc quản lý dữ liệu, làm báo cáo, kế hoạch và phân tích số liệu cụ thể. Hơn nữa, với các chức năng bảng tính, biểu đồ và đồ thị của Excel, các công việc như theo dõi tiến độ dự án, lịch làm việc, lập hồ sơ, danh sách,…. cũng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

2. Tài chính, ngân hàng

Microsoft Excel cũng là một công cụ thiết yếu cho các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính. Thông qua Excel, họ có thể đơn giản hóa việc nhập dữ liệu, theo dõi chi phí, quản lý ngân sách, cũng như phân tích và lập báo cáo tài chính một cách chi tiết. Bên cạnh đó, Excel còn cung cấp nhiều hàm tính nâng cao, khả năng tích hợp và tính năng PivotTable, giúp cho việc phân tích và xử lý dữ liệu tài chính nhanh chóng, hiệu quả hơn rất nhiều.

3. Hành chính, nhân sự

Excel cũng được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực hành chính, nhân sự. Bằng cách khai thác các tính năng của Excel, người dùng có thể dễ dàng quản lý danh sách nhân sự, theo dõi tiền lương và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo của doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân sự còn có thể linh hoạt tạo bảng tính cho các mục đích quản lý thông tin cá nhân của nhân viên, theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép, hay chế độ lương thưởng,…. một cách chi tiết và rõ ràng.

4. Marketing

Excel cũng là một trong những phần mềm hỗ trợ rất tốt cho các nhân viên Marketing. Khi truy cập bảng tính, họ có thể dễ dàng nhập liệu, xử lý và phân tích thông tin khách hàng một cách tổng quan. Không những vậy, Excel còn cho phép họ theo dõi tiến độ và đo lường hiệu quả của các hoạt động marketing bằng cách biểu đồ và đồ thị trực quan, giúp họ có được cái nhìn tổng thể và chi tiết, từ đó đưa ra được những định hướng tốt nhất cho doanh nghiệp.

5. Giáo viên, giảng viên

Trong hoạt động giảng dạy, Excel cũng được xem như công cụ hỗ trợ đắc lực cho các giáo viên và giảng viên. Họ có thể sử dụng Excel để lập danh sách, nhập bảng điểm, hoặc các bảng biểu để theo dõi tiến độ và thành tích học tập của học sinh. Bên cạnh đó, các tính năng về biểu đồ, đồ thị cũng cho phép họ có thể tạo nhanh các biểu đồ phân tích kết quả học tập, đánh giá và định hướng chi tiết kế hoạch giảng dạy trong tương lai.

6. Học sinh, sinh viên

Với học sinh, sinh viên, Excel cũng là một công cụ hỗ trợ tốt cho việc học tập. Họ có thể thông qua Excel để thực hiện các bài tập về tính toán, thống kê, phân tích dữ liệu, hoặc lập kế hoạch học tập cho cá nhân. Hơn nữa, nhiều môn học như kinh tế, kế toán, tài chính ngân hàng,,… cũng yêu cầu khá cao về kiến thức Excel, nên việc có được những kỹ năng tốt về Excel cũng rất cần thiết với họ.

Microsoft Excel cài đặt như thế nào?

Hiện tại, Microsoft đã hỗ trợ cả 2 phiên bản Microsoft Excel offline (dành cho desktop) và Microsoft Excel online (dành cho trình duyệt web). Tùy nhu cầu mà người dùng có thể linh hoạt cài đặt Excel về máy hoặc thao tác trực tiếp trên trình duyệt. Cụ thể hướng dẫn cài đặt như sau:

Cài đặt Microsoft Excel trên Desktop

Đối với các phiên bản Excel dành cho Desktop, người dùng có thể thực hiện đơn giản với các bước cài đặt sau:

– Bước 1: Truy cập www.office.com và tiến hành đăng nhập bằng tài khoản Microsoft đã tạo trước đó.

– Bước 2: Khi đăng nhập hoàn tất, hãy click chọn Install App (Cài đặt ứng dụng) và chọn Office 365 apps để tải xuống bộ cài đặt Office.

– Bước 3: Mở tệp cài đặt vừa tải xuống >> làm theo các bước hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất việc cài đặt Office, bao gồm Excel, Word và PowerPoint.

– Bước 4: Sau khi cài đặt, người dùng có thể mở Excel từ Menu Start hoặc click chọn biểu tượng Excel trên màn hình Desktop.

*Lưu ý: Khi mở Excel lần đầu tiên, người dùng sẽ được yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản Microsoft đã đăng ký gói trước đó để kích hoạt bản quyền và trải nghiệm đầy đủ các tính năng.

Cài đặt Microsoft Excel Online

Việc tải và cài đặt Excel Online trên trình duyệt web cho phép người dùng có thể làm việc với bảng tính một cách dễ dàng, đơn giản và hiệu quả mà không cần cài đặt phần mềm trên thiết bị. Thao tác cài đặt cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập www.office.com và tiến hành đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Nếu chưa có tài khoản, người dùng có thể đăng ký miễn phí.

– Bước 2: Khi hoàn tất thao tác đăng nhập, người dùng hãy click chọn biểu tượng Excel từ giao diện chính của trang web để mở ứng dụng Excel online.

– Bước 3: Trải nghiệm Excel online cũng sẽ đầy đủ các tính năng cơ bản như tạo, chỉnh sửa và  phân tích dữ liệu, đặc biệt là hỗ trợ lưu trữ trực tuyến trên nền tảng đám mây (OneDrive).

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel cơ bản

MS Excel cung cấp một giao diện đồ họa trực quan, đơn giản, dễ sử dụng để người dùng có thể tạo, quản lý và phân tích dữ liệu bảng tính một cách dễ dàng. Cụ thể:

Tạo một bảng tính mới

Để tạo một bảng tính mới trong Excel, người dùng có thể dễ dàng thực hiện với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập MS Excel trên máy tính.

– Bước 2: Tại trang chủ của Excel, người dùng có thể click chọn New (Mới) để tạo nhanh bảng tính và cửa sổ làm việc mới.

**Note: Trường hợp người dùng muốn tạo bảng tính mới khi đang thao tác với một bảng tính khác, hãy click chọn File (Tệp) → chọn New (Mới) và chọn Trang tính trống để mở cửa sổ làm việc mới.

Tạo bảng trong trang tính

Khi làm việc với bảng tính Excel, việc tạo và chỉnh sửa bảng là điều cần thiết để dữ liệu có thể hiển thị một cách trực quan, chi tiết và rõ ràng. Theo đó, để tạo bảng trong trang tính, người dùng có thể thực hiện nhanh các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập trang tính và xác định vị trí cần tạo bảng.

– Bước 2: Click chọn Insert (Chèn) >> chọn Table (Bảng) >> nhập địa chỉ vùng dữ liệu cần tạo bảng. Sau đó, nhấn OK là hoàn tất.

Định dạng dữ liệu trang tính Excel

Excel hỗ trợ người dùng với nhiều định dạng dữ liệu khác nhau, cho phép việc hiển thị dữ liệu trên trang tính dễ đọc, dễ hiểu và đảm bảo tính chính xác. Để thực hiện, người dùng chỉ cần đơn giản với các thao tác sau:

– Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần thiết lập định dạng.

– Bước 2: Click chọn General (Chung) >> chọn kiểu định dạng phù hợp với dữ liệu.

• Định dạng kiểu số 
• Định dạng ngày tháng
• Định dạng phần trăm
• Định dạng tiền tệ
• Định dạng văn bản
• Định dạng giờ….

– Bước 3: Nếu muốn tùy chỉnh chi tiết cho định dạng dữ liệu, hãy click chọn More Number Formats….

– Bước 4: Khi cửa sổ Format Cells hiển thị, tại mục Category, hãy tùy chọn định dạng dữ liệu mà mình cần chỉnh sửa >> cập nhật các tùy chỉnh và nhấn OK là hoàn tất.

Sử dụng các hàm tính 

Các hàm tính trong Excel giúp người dùng thao tác nhanh các phép tính, phân tích và xử lý số liệu một cách hiệu quả cho các mục đích báo cáo, thống kê và đánh giá. Khi đó, sau khi đã tạo bảng và nhập đầy đủ dữ liệu vào các ô, người dùng có thể thao tác sử dụng các hàm với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Click chọn ô cần thực hiện công thức hàm.

– Bước 2: Tại vị trí ô, người dùng hãy nhập công thức làm chuẩn theo cú pháp: =tên hàm(….). Ví dụ:

• Hàm SUM: =SUM(Giá trị 1; Giá trị 2; Giá trị 3;….)
• Hàm SUMIF: =SUMIF(Range; criteria; [sum_range]
• Hàm COUNT: =COUNT(Giá trị 1; [Giá trị 2];….)
• Hàm MIN: =MIN(Range)
• Hàm MAX: =MAX(Range)
• Hàm AVERAGE: =AVERAGE(Giá trị 1; Giá trị 2;….) 
• Hàm IF: =IF(Điều kiện;“giá trị đúng”,“giá trị sai”)

– Bước 3: Sau khi nhập công thức hàm, hãy nhấn Enter để chạy công thức. Nếu công thức đúng, hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng. Ngược lại, nếu nhập sai, công thức sẽ báo lỗi và không hiển thị được kết quả chính xác.

Cách tạo biểu đồ trong bảng tính Excel

Biểu đồ trong Excel là một công cụ hữu ích để trực quan hóa dữ liệu, giúp người dùng có thể dễ dàng so sánh và trình bày dữ liệu một cách rõ ràng, tổng quan. Theo đó, để thực hiện việc chèn biểu đồ trong bảng tính Excel, người dùng có thể thao tác với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập bảng tính Excel và xác định vị trí mà mình cần chèn biểu đồ.

– Bước 2: Bôi đen hàng/cột dữ liệu cần chèn biểu đồ >> sau đó nhấn chọn Insert (Chèn) >> chọn Chart (Biểu đồ).

– Bước 3: Khi cửa sổ Insert Chat hiển thị, người dùng sẽ thấy có 2 mục cơ bản, là:

• Recommended Chart: Tùy chọn dạng biểu đồ dựa trên đề xuất của ứng dụng.

• All Chart: Tùy chọn dạng biểu đồ linh hoạt theo mục đích người dùng.

– Bước 4: Người dùng tùy chọn dạng biểu đồ tương ứng và nhấn OK là hoàn tất.

**Lưu ý: Để tạo nhanh biểu đồ, người dùng có thể click một trong các tùy chọn biểu đồ hiển thị ngay trên công cụ >> sau đó lựa chọn dạng biểu đồ mà mình cần tạo.

Xuất và in file Excel

Để xuất và in file Excel cũng rất đơn giản, người dùng có thể thực hiện nhanh với các bước sau:

1. Xuất file Excel

– Bước 1: Truy cập file Excel cần xuất >> sau đó chọn File (Tệp) >> Export (Xuất).

– Bước 2: Người dùng lúc này sẽ có 2 tùy chọn để xuất file như sau:

• Create PDF/XPS Document: Tạo một tài liệu PDF/XPS trước khi xuất để giữ nguyên định dạng, bố cục và hình ảnh trong file >> nhấn Create PDF/XPS >> Giữ nguyên tên hoặc đổi tên cho tệp tin >> nhấn Publish (Xuất bản) là xong.

• Change File Type: Tại đây, người dùng cũng có 2 tùy chọn, là Workbook File Types và Other File Types >> click chọn định dạng file phù hợp >> nhấn Save As. Tiếp đó, khi giao diện chuyển tiếp >> Giữ nguyên tên hoặc đổi tên cho tệp tin >> nhấn Save (Lưu) là hoàn tất.

2. In file Excel 

– Bước 1: Người dùng cũng sẽ truy cập bảng tính Excel cần in >> sau đó nhấn File (Tệp) >> Print (In).

– Bước 2: Khi cửa sổ in hiển thị, hãy tùy chọn số lượng bản sao in (Copies), loại máy in (Printer) cùng các cài đặt chi tiết cho bản in (Settings) >> nhấn Print (In) là xong.

Chia sẻ bảng tính Excel

Chia sẻ file Excel cho phép người dùng có thể làm việc trên tệp đó cùng lúc với nhiều người khác, không chỉ giúp gia tăng khả năng cộng tác, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả, mà còn hỗ trợ người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của nhóm. Cụ thể các bước để chia sẻ file Excel như sau:

– Bước 1: Tại bảng tính Excel cần chia sẻ, người dùng hãy click chọn File >> chọn Share. 

– Bước 2: Khi giao diện chuyển tiếp, người dùng có thể linh hoạt 1 trong các tùy chọn sau:

• Shared with people: Với tùy chọn này, file chia sẻ trước tiên sẽ cần được lưu trên Cloud. Sau khi lưu file hoàn tất, người dùng có thể dễ dàng sao chép liên kết và chia sẻ nó cho bất kỳ ai mà mình muốn.

• Email: Excel cho phép người dùng có thể chia sẻ file qua Email với nhiều định dạng khác nhau, cụ thể như Send as Attachment, Send as PDF, Send as link, Send as XPS và Send as Internet Fax. 

– Bước 3: Nếu Người dùng muốn chia sẻ file qua Email, chỉ cần đơn giản lựa chọn một trong các tùy chọn trên >> cập nhật địa chỉ người gửi + người nhận >> nhấn Send (Gửi) là hoàn tất.

Microsoft Excel và Google Sheets có gì khác biệt?

Microsoft Excel và Google Sheets tương đối giống nhau về công thức hàm, tính năng hỗ trợ và cách mà người dùng nhập liệu, phân tích, cũng như xử lý dữ liệu dạng bảng. Dù vậy, giữa Excel và Google Sheets vẫn sẽ có những điểm khác biệt cơ bản mà người dùng cần lưu ý ở bảng so sánh chi tiết dưới đây:

Qua việc so sánh giữa Google Sheets và Microsoft Excel, người dùng có thể thấy rõ, mỗi ứng dụng đều có những ưu thế và hạn chế riêng. Theo đó, việc lựa chọn giữa hai công cụ này không đơn thuần chỉ là câu hỏi công cụ nào tốt hơn, mà cốt lõi phải là cái nào phù hợp hơn với nhu cầu thực tế.

Google Sheets được xem như lựa chọn lý tưởng cho những ai đang tìm kiếm một công cụ bảng tính miễn phí, dễ sử dụng, dễ thao tác và khả năng cộng tác mạnh mẽ theo thời gian thực. Trong khi đó, MS Excel được đánh giá là phần mềm ưu việt hơn cho các chuyên gia phân tích dữ liệu, phù hợp hơn cho những nhu cầu xử lý dữ liệu nâng cao và chuyên nghiệp.

Do đó, việc quyết định sử dụng Microsoft Excel hay Google Sheets, điều này còn phụ thuộc quy mô dự án, mức độ phức tạp, cũng như nhu cầu thực tế của người dùng.

Microsoft Excel và Power BI, nên chọn công cụ cho quản lý dự án nào?

Phân tích và xử lý dữ liệu đã trở thành một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh và quản lý của hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. Cũng bởi vậy, mà các công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu mạnh mẽ như Microsoft Excel và Power BI luôn rất được ưa chuộng để thực hiện các tác vụ này.

Vậy Microsoft Excel và Power BI, lựa chọn công cụ nào tối ưu để quản lý dự án? Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các tính năng và tiện ích giữa Excel và Power BI người dùng có thể tham khảo để cân nhắc và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất:

Đánh giá chung, thì cả Microsoft Excel và Power BI đều là những công cụ hỗ trợ phân tích và xử lý dữ liệu hiệu quả. Tuy nhiên, Excel thường sẽ cung cấp các phân tích ở mức độ đơn giản hơn so với Power BI. Vậy nên, nếu người dùng cần phân tích dữ liệu chuyên sâu, linh hoạt với các bảng tính lớn và phức tạp, thì Power BI sẽ là ưu tiên mạnh mẽ hơn.

Cách mua Microsoft Excel và kích hoạt bản quyền

Phần mềm Microsoft Excel bản quyền cung cấp đầy đủ các tính năng, không chỉ đảm bảo an toàn cho dữ liệu, mà còn mang đến trải nghiệm và sự an tâm tuyệt đối khi làm việc trên máy tính. Trong khi đó, các bản lậu hoặc bản crack có thể tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất thoát thông tin, nhiễm mã độc và gây hại cho thiết bị. Vậy nên, việc người dùng đăng ký và kích hoạt bản quyền các phần mềm Microsoft nói chung, và Excel nói riêng là điều rất cần thiết.

Khi đó, để mua và kích hoạt Microsoft Excel bản quyền, người dùng có thể tùy chọn 1 trong 2 hình thức phổ biến sau:

1. Mua Excel bản quyền trực tiếp từ Microsoft

Người dùng có thể mua Excel bản quyền từ Microsoft dưới dạng một phần của gói Microsoft 365 – bộ công cụ và ứng dụng tiện ích của Microsoft nhằm thúc đẩy hiệu suất, chất lượng công việc và khả năng cộng tác nhóm từ xa, hoặc mua riêng lẻ phần mềm Microsoft Office. Khi đó, với Microsoft 365, người dùng sẽ nhận được quyền truy cập và sử dụng tất cả các ứng dụng Office (bao gồm Word, Excel, PowerPoint) và liên tục cập nhật các tính năng.

2. Mua Excel bản quyền thông qua đại lý uỷ quyền

Bên cạnh việc mua trực tiếp từ Microsoft, người dùng cũng có thể thông qua các đại lý uỷ quyền uy tín của hãng tại thị trường Việt Nam như HVN GROUP để đăng ký và kích hoạt phần mềm Excel bản quyền. Với cách thức này, người dùng có thể hạn chế tối đa những giới hạn về khoảng cách, ngôn ngữ, tư vấn kỹ thuật, ngoài ra còn nhận được nhiều ưu đãi và chính sách hỗ trợ tận tâm của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc khách hàng 24/7.

**Note: Nếu có bất kỳ vấn đề gì trong quá trình mua hoặc kích hoạt Excel bản quyền, người dùng có thể liên hệ trực tiếp HVN Group qua Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại lời nhắn chi tiết tại LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Một số câu hỏi thường gặp về Microsoft Excel

Dù Excel là một trong những phần mềm bảng tính rất phổ biến, tuy nhiên vẫn có không ít thắc mắc được người dùng đặt ra khi tìm hiểu về nó. Chẳng hạn như:

Microsoft Excel có miễn phí không?

MS Excel không hoàn toàn miễn phí. Đối với các phiên bản offline, người dùng sẽ phải mua giấy phép và tải ứng dụng về máy để sử dụng đầy đủ các tính năng. Trong khi đó, Excel Online (phiên bản trực tuyến của Excel), người dùng có thể trải nghiệm miễn phí, nhưng cũng sẽ có một số hạn chế về tính năng so với các phiên bản Desktop.

Microsoft Excel cần mua bản quyền không?

Có. Để trải nghiệm đầy đủ các tính năng và tích hợp nâng cao của Microsoft Excel (bản cài đặt trên máy tính), người dùng sẽ cần đăng ký giấy phép bản quyền cho gói đăng ký của mình. Thường thì, MS Excel sẽ đi kèm trong gói đăng ký Microsoft 365, tuy nhiên người dùng cũng có thể mua riêng như một công cụ độc lập dưới dạng giấy phép một lần.

Microsoft Excel có phải phần mềm tốt nhất cho bảng tính không?

Microsoft Excel được xem là một trong những phần mềm bảng tính mạnh mẽ, hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc phân tích và xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, để khẳng định “MS Excel có phải phần mềm tốt nhất cho bảng tính không”, thì điều này còn phải phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của người dùng.

Excel Online có hạn chế tính năng nào của Microsoft Excel không?

Excel Online (Phiên bản trực tuyến của Excel) thường sẽ có một số tính năng hạn chế so với phiên bản cài đặt trên Desktop, ví dụ như:

• Khả năng tùy chỉnh: Hạn chế một số tính năng về định dạng, biểu đồ, và khả năng mở rộng thông qua các add-in phức tạp.
• Tính năng nâng cao: Một số tính năng hỗ trợ phân tích dữ liệu nâng cao như Macro, VBA, Pivot table,…. không được hỗ trợ đầy đủ.
• Hiệu suất: Tốc độ xử lý các tệp dung lượng lớn hoặc các công thức phức tạp có phần chậm và hạn chế hơn khá nhiều so với phiên bản desktop.

Microsoft Excel có phù hợp cho quản lý khách hàng không?

Microsoft Excel có thể xem như giải pháp “hoàn hảo” cho các hoạt động quản lý khách hàng, đặc biệt là khi người dùng muốn tổ chức và sắp xếp dữ liệu theo bảng tính. Khi đó, Excel với các tính năng hỗ trợ nâng cao như bộ lọc, Pivot table,…. sẽ giúp người dùng tùy chỉnh dữ liệu linh hoạt theo nhu cầu. Ngoài ra, Excel còn cho phép người dùng tích hợp các tính năng và công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ từ bên ngoài, từ đó hỗ trợ việc quản lý khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn rất nhiều.

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ tổng quan của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 về Microsoft Excel là gì? Tính năng, ưu điểm, và một số thông tin liên quan. Nếu có thắc mắc cần giải đáp, người dùng hãy trực tiếp liên hệ đơn vị qua số Hotline: 0777.247.777, hoặc để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới để có thể nhận được sự tư vấn và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.