Pooled storage – Thay đổi lớn cho người dùng Business Starter

Với nỗ lực hợp lý hóa bộ nhớ và cải thiện hoạt động cộng tác, Google đã công bố tính năng pooled storage. Đối với người dùng Google Workspace, đặc biệt Business Starter, đây như một “vị cứu tính” để giải quyết vấn đề sử dụng bộ nhớ lưu trữ không đồng đều trong tổ chức.

Pooled storage là gì?

Trước khi có sự bổ sung tính năng pooled storage, mỗi người dùng Google Workspace đều có một dung lượng lưu trữ cố định được phân bổ đồng đều. Điều này dẫn đến một bài toán hóc búa đối với các tổ chức, đó là sẽ có người dùng cần nhiều hơn lượng lưu trữ đó nhưng cũng có những user không tận dụng hết bộ nhớ đám mây đã được cung cấp.

Đối với người dùng gói Standard trở lên, tính năng shared drive giúp mọi người có một không gian lưu trữ chung để chia sẻ tài liệu trong nhóm và giải phóng dung lượng cho bộ nhớ cá nhân. Tuy nhiên, gói Starter không được hỗ trợ shared drive, do đó người dùng không thể chia sẻ dung lượng lưu trữ với các thành viên khác khi cần thiết. Đây là tiền đề cho sự xuất hiện của pooled storage.

pooled storage là gì

Tính năng pooled storage về cơ bản là hợp nhất dung lượng lưu trữ cho tất cả người dùng trong một tổ chức, cung cấp một nhóm bộ nhớ chung cho toàn bộ nhóm để sử dụng. Ví dụ, gói Google Workspace Business Starter cung cấp 30GB cho mỗi người dùng, trong khi tổ chức có 07 user thì các thành viên có thể sử dụng tối đa 210GB nhờ vào pooled storage.

Pooled storage trong các gói Google Workspace

Không chỉ riêng Starter, các gói Google Workspace khác đều được hỗ trợ pooled storage nhằm giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ và chia sẻ tệp giữa nhiều người dùng ở một vị trí. Dù là doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn, các gói GG Workspace đều có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.

pooled storage trong các giải pháp google workspace

GG Workspace Business Starter

Mặc dù có sẵn trên tất cả các gói Google Workspace dành cho doanh nghiệp, pooled storage có tác động mạnh mẽ nhất đối với người dùng Starter. Ngoài việc cung cấp các công cụ cơ bản cần thiết cho tổ chức kinh doanh như email tùy chỉnh, trò chuyện và hội nghị truyền hình, Starter hỗ trợ 30GB dung lượng lưu trữ gộp cho mỗi người dùng, được chia sẻ giữa Gmail và Drive.

GG Workspace Business Standard

Gói Standard được thiết kế dành cho những doanh nghiệp cần các công cụ nâng cao hơn như lịch dùng chung, cuộc họp video với tối đa 150 người tham gia và không gian lưu trữ đám mây lớn. Gói này cung cấp 2TB dung lượng pooled storage cho mỗi người dùng.

GG Workspace Business Plus

Đối với các tổ chức lớn cần các tính năng quản lý và bảo mật nâng cao, Plus là một sự lựa chọn lý tưởng. Gói cung cấp tất cả các tính năng của Standard và được bổ sung thêm các biện pháp kiểm soát bảo mật nâng cao, eDiscovery cho email và cuộc trò chuyện, cũng như hỗ trợ quản lý thiết bị di động nâng cao. Google Workspace Business Plus cung cấp 5TB pooled storage cho mỗi user trong tổ chức.

GG Workspace Business Enterprise

Enterprise là gói cao cấp nhất và được thiết kế cho doanh nghiệp lớn cần các tính năng quản lý, tuân thủ và bảo mật ở mức cao nhất. Gói cung cấp mọi đặc điểm trong Plus cùng với tính năng bảo mật, tuân thủ và ngăn chặn mất dữ liệu cấp doanh nghiệp. Hơn nữa, người dùng sẽ nhận được pooled storage không giới hạn khi đăng ký tùy chọn giải pháp này.

sử dụng pooled storage google workspace starter

Điều quan trọng mà các tổ chức nên lưu ý là pooled storage được chia sẻ giữa Gmail, Drive, Photos và được tính vào tổng bộ nhớ có sẵn của doanh nghiệp. Nếu đạt đến giới hạn bộ nhớ, người dùng sẽ không thể lưu trữ các tệp bổ sung cho đến khi bộ nhớ được giải phóng bằng cách xóa hoặc di chuyển đến một vị trí khác. Chi tiết về vấn đề pooled storage limit exceeded sẽ được giới thiệu trong phần tiếp theo của bài viết.

Sự cố pooled storage limit exceeded

Một tình trạng thường gặp đối với người dùng pooled storage for Business Starter đó là vượt quá giới hạn bộ nhớ gộp. Mặc dù có thể gộp dung lượng lưu trữ 30GB của tất cả user, nhưng đối với một doanh nghiệp, con số này chưa đủ đối với lượng dữ liệu cần lưu trữ. Khi chạm đến pooled storage limit nhưng không được phát hiện kịp thời, một cảnh báo sẽ được Google gửi về tài khoản của tổ chức để thông báo về tình trạng này.

Trong tình huống pooled storage limit exceeded, sau một thời gian hoãn (grace period), người dùng không thể tạo tài liệu trên Docs, Sheets hay Slides. Ngoài ra, bạn còn có thể gặp phải các vấn đề khác về chất lượng dịch vụ, chẳng hạn như không thể gửi hoặc nhận email trong Gmail.

pooled storage limit exceeded

Để giải quyết sự cố vượt quá giới hạn pooled storage trong Google Workspace, bạn cần thực hiện một số hành động sau:

  • Đánh giá và tối ưu hóa việc sử dụng bộ nhớ hiện tại: Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng việc sử dụng bộ nhớ của tổ chức. Cụ thể, hãy xác định các tập tin lớn, dữ liệu dư thừa hoặc các tập tin không còn sử dụng nữa. Doanh nghiệp nên khuyến khích người dùng dọn dẹp bộ nhớ của mình, đặc biệt tập trung vào các file có dung lượng lớn hoặc không cần thiết. Hành động này sẽ góp phần giải phóng không gian pooled storage.
  • Thực thi chính sách quản lý lưu trữ: Một biện pháp quản lý pooled storage hiệu quả là thiết lập chính sách lưu trữ rõ ràng. Điều này bao gồm việc đặt giới hạn lưu trữ cho những người dùng hoặc bộ phận, lên lịch dọn dẹp bộ nhớ thường xuyên và hướng dẫn về loại file sẽ được lưu trữ.
  • Nâng cấp gói Google Workspace: Nếu các biện pháp nêu trên vẫn chưa đủ để giải quyết tình trạng vượt quá pooled storage, việc nâng cấp gói Google Workspace là một ý tưởng hợp lý lúc này để mở rộng dung lượng lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

Việc bổ sung tính năng pooled storage đã giúp các tổ chức, đặc biệt doanh nghiệp vừa – nhỏ, linh hoạt hơn trong việc lưu trữ và cộng tác trực tuyến. Đối với người dùng Starter, đây là một sự “giải cứu” lý tưởng đối với sự chênh lệch về mức độ sử dụng bộ nhớ đám mây giữa các thành viên. 

pooled storage for starter

Để tìm hiểu về cách giới hạn dung lượng lưu trữ pooled storage Google Workspace Business Starter trong tổ chức, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud tại thị trường Việt Nam, HVN quy tụ đội ngũ nhân viên am hiểu sâu sắc về các dịch vụ của Google Workspace. Thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải trên hành trình chuyển đổi số, chúng tôi không chỉ cung cấp các giải pháp Google Workspace với mức giá phải chăng, mà còn đồng hành giải đáp mọi câu hỏi hoặc thắc mắc của khách hàng.

Pooled storage đã làm thay đổi cục diện “cuộc chơi” của các doanh nghiệp sử dụng Google Workspace, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ mà còn giúp cộng tác hiệu quả hơn. Nếu có bất kỳ câu hỏi liên quan đến tính năng này của Google hoặc có nhu cầu tìm hiểu cách khai thác Google Workspace hiệu quả hơn, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 –  thông qua Hotline 024.9999.7777.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận