Outlook không nhận được mail: Nguyên nhân & cách khắc phục

Outlook là một trong những ứng dụng email được sử dụng rộng rãi hiện nay, cho phép người dùng có thể nhận/gửi, sắp xếp, chia sẻ và quản lý email một cách hiệu quả. Do đó, nếu gặp phải lỗi Outlook không nhận được email trong quá trình sử dụng, thì điều này có thể ảnh hưởng lớn đến công việc hàng ngày. Bài viết dưới đây sẽ là những chia sẻ chi tiết về những nguyên nhân và cách khắc phục lỗi Outlook không nhận được mail đơn giản nhất.

Nguyên nhân Outlook không nhận được mail

Outlook không nhận được mail sẽ là một rủi ro khá lớn khi có thể khiến người dùng mất kết nối với đồng nghiệp, giảm hiệu suất, và sự uy tín khi chậm trễ liên hệ với đối tác, khách hàng. Tuy nhiên, trước khi khắc phục lỗi không nhận được mail của Outlook, thì người dùng sẽ cần phải nắm rõ các nguyên nhân và lý do tại sao Outlook lại lỗi. Cụ thể như:

1. Kết nối mạng không ổn định

Outlook yêu cầu kết nối mạng ổn định khi nhận và gửi email. Do đó, nếu mạng Internet bị gián đoạn hoặc bị chậm trong quá trình đồng bộ hóa, có thể sẽ khiến cho mail Outlook bị lỗi kết nối và gián đoạn khi nhận email.

2. Hộp thư đầy hoặc bị giới hạn

Khi hộp thư người dùng đạt đến giới hạn, thì Outlook cũng sẽ hạn chế về việc nhận thêm email mới. Điều này thường xảy ra với các tài khoản email được quản lý bởi Exchange, Microsoft Office 365 hoặc các dịch vụ máy chủ email có giới hạn lưu trữ.

3. Lỗi phần mềm hoặc bản cập nhật

Outlook cũng có thể gặp phải một số lỗi phần mềm, đặc biệt là với các phiên bản cũ hoặc chưa cập nhật đầy đủ các tính năng. Ngoài ra, trường hợp các bản vá lỗi cập nhật thông thường xảy ra sự cố cũng có thể dẫn đến các xung đột với cài đặt hiện tại và khiến cho Outlook không nhận được mail.

4. Vấn đề về bảo mật phần mềm

Tường lửa hoặc một số phần mềm diệt virus tích hợp trong Outlook cũng có thể là nguyên nhân khiến cho Outlook không nhận được mail. Đặc biệt là với các bảo mật nâng cao, một số cổng hoặc giao thức như IMAP/POP3, SMTP có thể chặn kết nối của Outlook với email máy chủ.

5. Email bị chặn hoặc lọc sai

Quy tắc và bộ lọc email trong Outlook có thể giúp chặn email từ một số địa chỉ, hoặc chuyển chúng sang thư mục khác (spam/thư rác). Tuy nhiên, việc thiết lập quá nghiêm ngặt này đôi khi cũng sẽ dẫn đến nhầm lẫn, và khiến cho người dùng hiểu lầm rằng Outlook không nhận được mail.

6. Sự cố từ nhà cung cấp dịch vụ

Khi có sự cố xuất phát từ nhà cung cấp dịch vụ email, ví dụ như bảo trì hoặc quá tải, thì điều này cũng có thể khiến cho Outlook không nhận được email ngay cả khi mọi thiết lập trên thiết bị và tài khoản đều đúng. Nếu vấn đề từ nhà cung cấp kéo dài, người dùng có thể thông qua webmail để kiểm tra email tạm thời và nhận thêm hướng dẫn từ đội ngũ tư vấn viên kỹ thuật của họ.

7. Lỗi cấu hình tài khoản trong Outlook

Lỗi cấu hình tài khoản cũng có thể là một trong những nguyên nhân khiến Outlook không nhận được mail hoặc gặp các sự cố gián đoạn truyền tải. Bên cạnh đó, việc chưa bật các tính năng cho phép ứng dụng bên thứ ba truy cập cũng có thể là nguyên nhân gây ra lỗi xác thực và ảnh hưởng đến hiệu suất nhận mail của Outlook.

10+ Cách khắc phục lỗi Outlook không nhận được email đơn giản

Để khắc phục hiệu quả lỗi không nhận được mail trong Outlook, người dùng có thể linh hoạt và thao tác dễ dàng với một trong các cách sau:

Kiểm tra kết nối Internet

Outlook là ứng dụng hoạt động trên nền tảng đám mây. Do đó, nếu kết nối Internet không ổn định, thì điều này cũng có thể ảnh hưởng rất lớn đến việc Outlook không nhận được mail. 

Lúc này, để xử lý vấn đề, việc đầu tiên là người dùng sẽ kiểm tra lại kết nối Internet của thiết bị mà mình đang sử dụng. Nếu tín hiệu yếu, hoặc kết nối gián đoạn, hãy thử tắt modem/router Wifi rồi sau đó tiến hành bật lại. Khi hoàn tất, hãy mở lại Outlook và kiểm tra xem email đã nhận được hay chưa.

Giải phóng dung lượng bộ nhớ 

Sau khi đã kiểm tra lại kết nối Internet mà Outlook vẫn không nhận được mail, thì cũng có khả năng hộp thư email của người dùng đã bị đầy và không thể nhận thêm mail. Khi đó, cách nhanh nhất để giải quyết vấn đề là kiểm tra lại bộ lọc thư rác, thư cũ không quan trọng để giải phóng chúng và mở rộng dung lượng bộ nhớ. Cụ thể:

– Bước 1: Truy cập Outlook >> di chuyển đến thư mục Thư rác để tiến hành lọc và xóa bỏ những thư (email) không quan trọng.

– Bước 2: Click chọn các thư mà người dùng muốn xóa bỏ >> click phải chuột và chọn Delete để xóa.

*Trường hợp tất cả các email đều quan trọng và không thể xóa bỏ, người dùng hoàn toàn có thể cân nhắc đến việc mở rộng dung lượng bộ nhớ bằng cách mua thêm hoặc nâng cấp lên các gói dung lượng lớn hơn. Tất cả những vướng mắc, người dùng có thể trực tiếp liên hệ Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Tắt chế độ offline để nhận email trong Outlook

Việc Outlook ở chế độ offline cũng là một trong những nguyên nhân khiến thiết bị không thể nhận được email gửi đến. Lúc này, để khắc phục sự cố, người dùng chỉ cần đơn giản là kiểm tra xem chế độ hoạt động hiện tại của Outlook là online hay offline. Nếu offline, thì có thể thực hiện nhanh với 02 bước dưới đây để chuyển Outlook sang chế độ online là được:

– Bước 1: Truy cập Outlook >> click chọn Send/Receive và chọn Work Offline như hình bên dưới.

– Bước 2: Khi hoàn tất, nếu người dùng thấy góc dưới màn hình của giao diện chính xuất hiện chữ Connected, thì tức là Outlook đã được kích hoạt thành công về chế độ online.

*Outlook sau khi chuyển về chế độ online, hãy kiểm tra xem ứng dụng đã nhận lại email được bình thường hay chưa. Nếu chưa, hãy tiếp tục khắc phục với các cách dưới đây.

Kiểm tra thư mục Spam trong Outlook

Microsoft Outlook với tính năng lọc thư rác mạnh mẽ, có thể giúp người dùng tự động chuyển các email không đúng mục đích ra khỏi hộp thư đến và tránh bị làm phiền từ chúng. Khi đó, tất cả những email không đủ điều kiện để xuất hiện trong hộp thư đến, hệ thống sẽ ngầm hiểu rằng đó là spam và di chuyển chúng đến thư mục Email rác.

Tuy nhiên, với một số trường hợp, email đôi khi cũng sẽ bị phân loại nhầm và đẩy vào mục thư rác khiến cho người dùng nhầm lẫn Outlook không nhận được mail. Lúc này, để giải quyết vấn đề, người dùng có thể thao tác nhanh với 02 bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook và di chuyển đến thư mục Spam Email bằng cách click chọn mục Email rác ở phía bên trái của thanh điều hướng.

– Bước 2: Tại đây, người dùng có thể tìm kiếm và kiểm tra xem liệu rằng email có bị nhầm lẫn và chuyển vào Email rác hay không. Nếu có, chỉ cần di chuyển email ra khỏi thư mục Email rác là được.

Kiểm tra danh sách chặn email trong Outlook

Nếu người gửi email nằm trong danh sách chặn, thì Outlook cũng sẽ không nhận được email gửi đến từ họ. Lúc này, để khắc phục lỗi, người dùng có thể bắt đầu với việc kiểm tra danh sách chặn và cho phép các địa chỉ email được gửi thư đến. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook và click chọc Junk Email.

– Bước 2: Tiếp tục với tùy chọn Junk Email Options… >> click chọn Blocker Senders.

– Bước 3: Tìm địa chỉ email trong danh sách chặn mà mình muốn nhận email >> click vào tên của họ và chọn Remove. 

– Bước 4: Sau khi thao tác hoàn tất, Outlook sẽ nhận được tất cả những email gửi đến từ người này.

Kiểm tra cài đặt lọc email trong Outlook

Tương tự như các ứng dụng khác, Outlook cũng cho phép người dùng dễ dàng thiết lập các quy tắc tự động cho các tác vụ liên quan đến email của họ. Khi đó, với một quy tắc được thiết lập cho các email được gửi đến, bộ lọc email cũng có thể ảnh hưởng đến việc phân loại và khiến cho Outlook không nhận được mail. 

Để chỉnh sửa lại quy tắc, cũng như đảm bảo rằng Outlook sẽ vẫn nhận được email bình thường, người dùng có thể thao tác nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook >> chọn File (Tệp) và chọn Info.

– Bước 2: Click chọn Manage Rules & Alerts. Lúc này, người dùng sẽ thấy tại tab Email Rules xuất hiện danh sách các quy tắc mà mình đã thiết lập cho hộp thư của mình.

– Bước 3: Xóa hoặc chỉnh sửa các quy tắc có thể ảnh hưởng đến việc nhận mail trên Outlook >> nhấn Lưu để hoàn tất.

Cách xóa bộ nhớ cache trong Outlook

Bộ nhớ cache tuy mang lại hiệu suất và sự ổn định cho Outlook, nhưng nếu bị lỗi hoặc bị quá tải, thì điều này cũng có thể ảnh hưởng đến việc Outlook không nhận được mail như bình thường. Cách xử lý đơn giản nhất lúc này là người dùng sẽ kiểm tra lại bộ nhớ cache và xóa cài đặt trên thiết bị để tránh các tác động đến Outlook.  

– Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Windows + R để khởi chạy cửa sổ Run >> sau đó nhập từ khóa “%localappdata%\Microsoft\Outlook”.

– Bước 2: Tại cửa sổ File Explorer, người dùng hãy tiếp tục với việc nhấp chọn mục RoamCache để mở thư mục chứa cache.

– Bước 3: Tùy chọn tất cả với thao tác nhanh bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A >> click phải chuột để chọn Delete. 

– Bước 4: Khi thao tác hoàn tất, điều này đồng nghĩa bộ nhớ cache trong Outlook đã trống. 

*Hãy kiểm tra và chắc chắn rằng tình trạng không nhận được mail trong Outlook đã được khắc phục. Nếu không, người dùng có thể tham khảo thêm một trong các cách dưới đây.

Kiểm tra cài đặt bảo mật trong Outlook

Người dùng không nhận được mail trong Outlook đôi khi cũng có thể liên quan đến các vấn đề cài đặt bảo mật. Lúc này, để xử lý lỗi, người dùng dễ dàng thao tác nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook >> chọn File (Tệp) và chọn Options.

– Bước 2: Tiếp tục với việc click chọn Trust Center >> chọn Trust Center Settings.

– Bước 3: Tại mục Email Security, hãy kiểm tra xem có tùy chọn nào đang chặn email hoặc tệp đính kèm hay không. Nếu có, hãy thiết lập lại các tùy chọn này.

*Trường hợp người dùng tích hợp phần mềm bảo mật bên thứ ba (ví dụ như Kaspersky, McAfee, Bitdefender,…), hãy tạm thời tắt để xem sự cố có khắc phục được hay không.

Cấu hình lại tài khoản email trong Outlook 

Việc cấu hình lại tài khoản email trong Outlook cũng là một trong những cách giúp giải quyết lỗi Outlook không nhận mail mà người dùng có thể tham khảo. Khi đó, cụ thể các thao tác cấu hình lại tài khoản email trong Outlook được thực hiện như sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook và click chọn Tệp (File) >> chọn Cài đặt tài khoản >> Cài đặt tài khoản.

– Bước 2: Chọn tài khoản email bị lỗi >> nhấn Remove để xóa tài khoản.

– Bước 3: Trong cửa sổ cài đặt, hãy tiếp tục với việc thêm tài khoản bằng cách click chọn New >> sau đó nhập địa chỉ email và xác thực thông tin.

– Bước 4: Kiểm tra thông tin máy chủ và đảm bảo các kết nối chính xác. Cuối cùng, sau khi cấu hình lại, hãy khởi động lại ứng dụng để cập nhật thay đổi và thao tác ứng dụng như bình thường.

Tùy chỉnh bộ ứng dụng Office

Trong một số trường hợp, nếu Outlook không nhận được mail, thì cũng có khả năng bộ ứng dụng Office 365 đang gặp vấn đề. Lúc này, để ứng dụng hoạt động lại bình thường, người dùng sẽ cần kiểm tra và chỉnh sửa lại bộ Office với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Click biểu tượng Windows trên bàn phím để mở cửa sổ Windows >> nhập từ khóa Control Panel để thiết lập tìm kiếm.

– Bước 2: Tại cửa sổ Control Panel, hãy nhấp chọn Uninstall a program ở phía dưới mục Programs.

– Bước 3: Hãy click chuột phải vào Microsoft Office >> sau đó nhấn chuột chọn Change.

– Bước 4: Sau khi thao tác hoàn tất, màn hình sẽ xuất hiện một cửa sổ mới >> hãy tiếp tục với tùy chọn Repair.

– Bước 5: Màn hình lúc này sẽ xuất hiện thêm một cửa sổ mới nhằm mục đích xác nhận người dùng có muốn chỉnh sửa bộ Office hay không. Nếu có, hãy nhấn chọn Repair.

– Bước 6: Chờ đợi trong ít phút để hệ thống tiến hành sửa chữa. Khi kết thúc, hãy nhấn Close để hoàn tất và đóng ứng dụng.

– Bước 7: Cuối cùng, mở lại Outlook và kiểm tra xem email mới đã nhận bình thường hay chưa.

Cập nhật Outlook phiên bản mới nhất

Một số ứng dụng Outlook phiên bản cũ có thể sẽ gặp phải các hạn chế về tính năng, bao gồm cả việc Outlook không nhận được mail như bình thường. Do đó, nếu đã thử tất cả các cách trên nhưng vẫn không xử lý được lỗi nhận mail trên Outlook, thì người dùng hãy thử cập nhật phiên bản mới cho ứng dụng để giải quyết trình trạng này. Cụ thể: 

– Bước 1: Truy cập vào CH Play (đối với Android), App Store (đối với iOS) hoặc Microsoft Store (đối với Windows) để kiểm tra xem ứng dụng Outlook hiện tại có phải là phiên bản mới nhất hay không.

– Bước 2: Nếu có chữ Cập nhật, tức là Outlook đang ở phiên bản cũ. Lúc này, để cài đặt phiên bản mới nhất cho ứng dụng, người dùng cũng chỉ cần đơn giản nhấn nút Cập nhật và chờ đợi hệ thống tải xuống hoàn tất.

– Bước 3: Khi đã cài đặt thành công, Outlook ở phiên bản mới nhất sẽ bao gồm đầy đủ các tính năng và bảo mật nâng cao để hỗ trợ quản lý email hiệu quả cho người dùng.

Một số lưu ý khi sửa lỗi Outlook không nhận được mail

Khi Outlook không nhận được mail, người dùng có thể xác định và xử lý lỗi ở nhiều khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên, để sửa lỗi nhanh và đơn giản, người dùng vẫn cần lưu ý một số vấn đề cơ bản dưới đây:

• Kiểm tra kết nối mạng: Hãy đảm bảo rằng, thiết bị của mình sẽ luôn có kết nối Internet ổn định để nhận/gửi email và tránh gián đoạn khi truy cập và sử dụng các tính năng.
• Xác minh tài khoản: Nếu phải làm việc với nhiều tài khoản Outlook cùng lúc, người dùng cũng nên lưu ý xác minh và truy cập đúng tài khoản để có thể kiểm tra email và khắc phục lỗi tương ứng. 
• Backup dữ liệu: Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, người dùng cũng đừng quên sao lưu dữ liệu Outlook để phòng trường hợp sự cố xảy ra, cũng như đảm bảo an toàn tối ưu cho dữ liệu của tổ chức.
• Giải phóng dung lượng bộ nhớ: Khi bộ nhớ Outlook đạt đến giới hạn, email sẽ không thể nhận thêm. Do đó, người dùng có thể cân nhắc đến việc lưu trữ hoặc chuyển email cũ sang các thư mục lưu trữ cục bộ trên máy tính để giải phóng dung lượng bộ nhớ.
• Phần mềm diệt virus và tường lửa: Một số phần mềm diệt virus hoặc cài đặt tường lửa có thể vô hiệu hóa email kết nối. Vậy nên, tốt nhất là Outlook nên được thêm vào danh sách ngoại lệ (danh sách trắng) của tường lửa để hạn chế các lỗi không nhận được mail.
• Liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật: Nếu đã kiểm tra và thao tác với tất cả các cách trên nhưng vẫn không giải quyết được vấn đề, người dùng hãy trực tiếp liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp email để được hỗ trợ tốt nhất.

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ tổng quan về nguyên nhân và cách khắc phục lỗi Outlook không nhận được mail chi tiết cho người mới. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ vấn đề gì cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể trực tiếp để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 dễ dàng tư vấn và hỗ trợ được tốt nhất.