Microsoft Project là gì? Kiến thức tổng quan từ A – z cho Newbie

Hiện nay, các phần mềm quản lý dự án linh hoạt, tiện ích, và đẩy mạnh cộng tác theo thời gian thực luôn là ưu tiên rất lớn của các doanh nghiệp, tổ chức trong thời đại 4.0. Vậy phần mềm quản lý dự án – Microsoft Project có gì nổi bật? Tính năng, ưu điểm, và lợi ích của Microsoft Project là gì? Bài viết dưới đây sẽ là những giải đáp chi tiết về MS Project người dùng không thể bỏ lỡ.

Microsoft Project là gì?

Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án hiệu quả của Microsoft, cho phép người dùng có thể tạo, lập kế hoạch, quản lý tài nguyên, nhân lực, và theo dõi tiến độ dự án một cách dễ dàng với các biểu đồ, báo cáo và phân tích chuyên sâu. 

Thiết kế của MS Project có thể phù hợp với hầu hết các nhu cầu quản lý dự án từ cơ bản đến nâng cao, hỗ trợ đa dạng cho các loại hình dự án khác nhau như dự án cá nhân, nhóm dự án, hoặc các dự án lớn của doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm này còn có thể tích hợp tốt với Microsoft 365, Teams, Power BI và nhiều dịch vụ nền tảng đám mây khác, giúp cải thiện khả năng cộng tác, báo cáo tin cậy, và nâng cao hiệu suất làm việc một cách tối ưu.

Lịch sử phát triển của Microsoft Project 

Microsoft Project là một trong những phần mềm quản lý dự án lâu đời và được ứng dụng rộng rãi trên thị trường. Kể từ khi ra mắt vào năm 1984, MS Project liên tục được cải tiến và cập nhật các phiên bản nâng cao để phục vụ tối ưu cho các nhu cầu quản lý dự án, theo dõi và báo cáo chi tiết của các doanh nghiệp, tổ chức. Theo đó, dưới đây là một số cột mốc quan trọng của Microsoft Project trong lịch sử phát triển người dùng có thể chưa biết:

Tính năng nổi bật của Microsoft Project

Để sử dụng Microsoft Project một cách hiệu quả, người dùng trước tiên phải nắm rõ các tính năng mà nền tảng cung cấp. Cụ thể như:

Lập kế hoạch dự án 

Microsoft Project cho phép nhà quản lý có thể tạo ra các kế hoạch chi tiết và cụ thể, cũng dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu để phù hợp với quy mô và cấu trúc dự án. Điều này giúp các dự án được tạo và quản lý một cách hiệu quả, từ việc thiết lập lịch trình, gán nhiệm vụ, phân bổ tài nguyên cho đến phân tích các kịch bản tiềm năng để duy trì tiến độ và đạt được kết quả tốt nhất.

Theo dõi tiến độ

MS Project với biểu đồ Gantt và các tính năng quan trọng giúp hiển thị trực quan tiến độ của dự án, từ đó giúp người quản lý dễ dàng thấy được tình trạng của từng tác vụ, mốc thời gian, và các bước phụ thuộc. Thêm vào đó, tính năng theo dõi đường găng ở phần mềm còn giúp xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất, thể hiện sự ưu tiên và tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.

Quản lý các tác vụ

MS Project cung cấp giao diện quản lý tác vụ, giúp người quản lý có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dựa trên mức độ ưu tiên, sự phụ thuộc, và mối quan hệ giữa các tác vụ để duy trì tiến độ công việc hợp lý. Cùng với đó, các thành viên cũng dễ dàng cập nhật trạng thái công việc của mình, đảm bảo công việc sẽ diễn ra đúng tiến độ và linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết.

Quản lý tài nguyên

Tính năng quản lý tài nguyên của MS Project đặc biệt hữu ích khi có thể giúp người dùng phân bổ nguồn lực, thiết bị, và các tài nguyên khác một cách hợp lý dựa trên các tác vụ cụ thể. Không chỉ vậy, chế độ xem khối lượng công việc của phần mềm còn giúp hiển thị chi tiết cách mà người dùng phân bổ tài nguyên giữa các dự án để từ đó cân bằng việc sử dụng, điều chỉnh và tránh làm quá tải các thành viên trong nhóm.

Quản lý ngân sách dự án

Với MS Project, người dùng cũng có thể quản lý ngân sách dự án một cách hiệu quả thông qua nhập liệu và bảng so sánh chi tiết giữa chi phí thực tế và ngân sách dự kiến ban đầu. Từ đó, dễ dàng xác định các điểm chênh lệch đề đưa ra phương án điều chỉnh phù hợp, giúp người quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính và cách triển khai ngân sách dự án một cách hiệu quả.

Công cụ cộng tác nhóm

MS Project dễ dàng kết nối với Teams để gia tăng trải nghiệm cộng tác nhóm, giúp các thành viên dễ dàng thảo luận, chia sẻ tài liệu và quản lý các nhiệm vụ trong dự án một cách hiệu quả. Ngoài ra, ứng dụng còn giúp ghi lại lịch sử chỉnh sửa, cho phép nhiều người dùng có thể thay đổi và cập nhật dự án cùng lúc để tiện cho việc theo dõi các điều chỉnh mới nhất.

Phân tích và báo cáo chi tiết

Với tính năng phân tích và báo cáo chi tiết, MS Project giúp người dùng có được cái nhìn tổng quan về trạng trái, hiệu suất, cũng như cách thức triển khai dự án. Hơn nữa, ngoài các báo cáo tích hợp có sẵn như báo cáo chi phí, báo cáo trạng thái dự án, báo cáo tài nguyên,…. thì phần mềm còn hỗ trợ tạo ra báo cáo tùy chỉnh, linh hoạt theo nhu cầu và quy mô dự án.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft Project?

Dưới đây là những lợi ích của Microsoft Project trong quản lý dự án nhất định người dùng không thể bỏ qua:

Khả năng lập kế hoạch mạnh mẽ

MS Project nổi bật nhờ các tính năng lập trình mạnh mẽ, cho phép người dùng có thể tạo, theo dõi và lập kế hoạch dự án một cách linh hoạt dựa trên nỗ lực, thời gian, và định hướng chiến lược. Ngoài ra, với thiết lập sơ đồ Gantt, Project còn giúp hiển thị trực quan các nhiệm vụ và tiến độ dự án để người dùng dễ dàng theo dõi, tối ưu cho việc phân bổ tài nguyên, nhân lực và chi phí đầu tư dự án.

Dễ dàng tùy chỉnh & mở rộng tính năng

MS Project dễ dàng được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu, quy mô và công việc cụ thể của từng dự án. Người dùng dễ dàng tạo các luồng công việc riêng để đơn giản quy trình quản lý tiến độ, kèm theo đó là các tiện ích mở rộng và ứng dụng tích hợp bên ngoài, giúp bổ sung các tính năng cần thiết và đáp ứng hiệu quả các yêu cầu phức tạp và nâng cao hơn.

Cung cấp công cụ báo cáo toàn diện

MS Project bao gồm các mẫu báo cáo được thiết kế sẵn theo tiêu chuẩn, hoặc có thể tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu cụ thể của từng dự án. Điều này mang đến một bức tranh tổng quan, giúp người dùng dễ dàng theo sát các yếu tố như chi phí, nguồn lực, hiệu suất,…. để từ đó định hướng chiến lược và phương thức triển khai tốt nhất cho dự án. 

Hỗ trợ cộng tác linh hoạt theo thời gian thực

Microsoft Project giúp các nhóm làm việc cùng nhau một cách hiệu quả thông qua tích hợp Microsoft Teams, OneDrive và nhiều công cụ giao tiếp khác. Khi đó, người quản lý có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều sẽ nhận được thông báo mới nhất về sự thay đổi và chỉnh sửa trong dự án.

Giám sát và quản lý rủi ro

Với các tính năng như phân tích, báo cáo chi tiết về tiến độ, nguồn lực và chi phí, Microsoft Project giúp người dùng nhận diện sớm các rủi ro trong quy trình quản lý. Kèm theo đó là việc quản lý các phương án dự phòng, giúp dự án có thể hoạt động trơn tru và tránh gián đoạn khi xảy ra các sự cố không mong muốn.

Tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft 365

MS Project tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft như Teams, Sharepoint, Outlook, OneDrive,… giúp các nhóm có thể làm việc liên tục và hiệu quả. Hơn nữa, điều này cũng cho phép người dùng dễ dàng truy cập và kết nối các tài liệu dự án một cách linh hoạt, đơn giản mà không cần phải di chuyển qua lại giữa nhiều ứng dụng.

Ưu nhược điểm của Microsoft Project

MS Project là phần mềm quản lý dự án linh hoạt, có thể hỗ trợ tối ưu trong việc kiểm soát chất lượng, hiệu suất và tiến trình dự án. Dưới đây là những ưu, nhược điểm của Microsoft Project để người dùng có thể hiểu rõ hơn về phần mềm tiện ích này:

Ưu điểm của Microsoft Project

Kể từ khi ra mắt cho đến nay, Microsoft Project đã trở thành một trong những phần mềm quản lý dự án được ưa chuộng và phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Tất cả là bởi những ưu điểm nổi bật dưới đây:

• Giao diện thân thiện: MS Project thân thiện với người dùng bởi giao diện trực quan, đơn giản, dễ sử dụng, và cũng dễ tùy chỉnh. Điều này phù hợp ngay cả với những người mới, ít kinh nghiệm và chuyên môn trong quản lý dự án.
• Quản lý dự án mạnh mẽ: Với nền tảng quản lý dự án toàn diện, MS Project cho phép người dùng có thể dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án từ đầu đến cuối. Thêm vào đó, các công cụ như biểu đồ Gantt, Timeline View cũng giúp việc thiết lập lịch trình, quản lý nguồn lực và thời gian hiệu quả hơn rất nhiều.
• Tùy chỉnh nâng cao: MS Project cho phép người dùng có thể tùy chỉnh các trường, biểu đồ, báo cáo và cách hiển thị dự án theo cách mà mình. Thông qua đó, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi các chỉ số quan trọng, điều chỉnh và lập kế hoạch phù hợp theo tình hình thực tế.
• Quản lý nguồn lực và chi phí hiệu quả: Các công cụ giúp tính toán và quản lý nguồn lực của MS Project giúp người dùng dễ dàng phân bổ tài nguyên (nhân lực, thiết bị, vật liệu,…) một cách tối ưu, từ đó tránh lãng phí và đảm bảo hiệu quả sử dụng tốt nhất.
• Tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft: MS Project có thể tích hợp tốt với các phần mềm và công cụ khác trong hệ sinh thái Microsoft như Excel, Microsoft Teams, SharePoint, Outlook,… Không chỉ tạo nên trải nghiệm kết nối liền mạch, mà còn dễ dàng cộng tác, chia sẻ và đồng bộ hóa dữ liệu từ bất cứ đâu.

Nhược điểm của Microsoft Project

Bên cạnh những ưu điểm, thì MS Project cũng có một số hạn chế mà người dùng cần lưu ý như:

• Chi phí đầu tư cao: MS Project sẽ cần một khoản phí đầu tư ban đầu khá cao, đặc biệt là với các phiên bản chuyên nghiệp. Do đó, điều này có thể sẽ không phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các nhóm dự án bị hạn chế về ngân sách.
• Phụ thuộc hệ điều hành: MS Project thường được thiết kế để hoạt động tốt nhất trên các thiết bị hệ điều hành Windows. Trong khi đó, một số nền tảng khác như macOS, Linux,… khi tích hợp MS Project có thể sẽ không phát huy được tốt nhất các tính năng.
• Yêu cầu về cấu hình: Với các dự án phức tạp, MS Project có thể sẽ yêu cầu cấu hình phần cứng cao để gia tăng hiệu suất và xử lý dữ liệu một cách mượt mà. Vậy nên, điều này có thể là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp có sự hạn chế về hệ thống IT hoặc cơ sở hạ tầng dữ liệu.

Bảng giá mới nhất của Microsoft Project

Hiện tại, Microsoft Project được cung cấp với nhiều gói giá khác nhau, phù hợp với nhu cầu, mục đích và quy mô của nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Dưới đây là bảng giá mới nhất của Microsoft Project tại HVN Group – Đại lý uỷ quyền “uy tín” của Microsoft tại Việt Nam người dùng có thể tham khảo và cân nhắc lựa chọn:

1. Microsoft Project – Gói đăng ký

Cam kết hàng năm là điều kiện bắt buộc đối với tất cả các gói đăng ký Microsoft Project hàng tháng.

2. Microsoft Project – Gói mua một lần

Khi đăng ký giấy phép gói mua một lần, người dùng có thể tải và cài đặt ứng dụng Microsoft Project về máy. Mỗi giấy phép Project sẽ tương ứng với 1 PC của một người dùng, đồng thời cũng sẽ được cập nhật liên tục và đầy đủ trên thiết bị.

** MS Project có thể kết nối hoàn hảo với các công cụ và ứng dụng tiện ích trong hệ sinh thái Microsoft 365 như SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams, Word, hay Excel,… Điều này đồng nghĩa, tất cả các ứng dụng cần thiết cho việc khởi chạy dự án đều có thể dễ dàng truy cập và kết nối trên cùng một nền tảng, cho phép doanh nghiệp quản lý tài nguyên, tác vụ và dự án một cách tối ưu.

Để tìm hiểu chi tiết sự kết hợp lý tưởng giữa Microsoft Project và Office 365, doanh nghiệp vui lòng để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới, hoặc liên hệ thông qua Hotline: 024.9999.7777 để đội ngũ chuyên gia về hệ sinh thái Microsoft của HVN Group có thể tư vấn và hỗ trợ được tốt nhất.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project cho người mới

Việc sử dụng và quản lý dự án trong Microsoft Project nhìn chung không quá phức tạp, người dùng có thể dễ dàng thao tác với các bước hướng dẫn cụ thể dưới đây:

Tạo dự án mới

Để thêm một dự án mới trong Microsoft Project, người dùng chỉ cần thao tác nhanh với 04 bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập Microsoft Project và bắt đầu với việc tạo dự án mới.

– Bước 2: Click chọn Project Summary Task (Tóm tắt nhiệm vụ).

– Bước 3: Khi cửa sổ Project Information for “Project…” xuất hiện, hãy nhập các thông tin cơ bản của dự bán (bao gồm tên, ngày bắt đầu, và ngày kết thúc của dự án).

– Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất việc tạo dự án mới.

Thêm danh sách công việc vào dự án

Với MS Project, để thêm danh sách công việc vào dự án, người dùng cũng chỉ cần đơn giản nhập các đầu mục công việc tại cột Task Name. Mỗi dự án sẽ bao gồm những công việc riêng, và mỗi công việc sẽ có thời gian và thứ tự thực hiện cụ thể, phụ thuộc vào các công việc trước và sau đó.

Thêm thời hạn cho công việc

Người dùng có thể thêm thời hạn cho công việc tại cột Duration. Lưu ý, khi đã nhập thời gian thực hiện công việc, người dùng tốt nhất là nên hạn chế thay đổi thông tin, vì MS Project đã tính toán và xác định tiến trình cụ thể cho toàn bộ dự án.

Tạo sự liên kết giữa các công việc 

Mỗi dự án sẽ bao gồm nhiều đầu mục công việc khác nhau, và mỗi công việc lại có các thứ tự thực hiện riêng. Vậy nên, để quản lý dự án một cách hiệu quả, người dùng sẽ cần thiết lập mối liên kết chặt chẽ cho các đầu mục công việc. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Mở dự án trong MS Project và tùy chọn ở chế độ xem Gantt Chart.

– Bước 2: Nhấn giữ phím Ctrl để chọn công việc mà mình muốn liên kết. Lưu ý, thao tác theo thứ tự thực hiện công việc.

– Bước 3: Click chọn Nhiệm vụ trên thanh công cụ >> nhấn chọn Liên kết các nhiệm vụ đã chọn. 

– Bước 4: MS Project lúc này sẽ tạo ra dạng liên kết Finish-to-Start giữa các nhiệm vụ được chọn.

Thêm mốc quan trọng vào dự án

Với việc đánh dấu mốc thời gian quan trọng của dự án trong Microsoft Project, người dùng có thể dễ dàng theo dõi, quản lý và giám sát tiến trình dự án, từ đó tránh bỏ lỡ hoặc chậm trễ những thời điểm quan trọng. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Mở dự án trong MS Project và tùy chọn ở chế độ xem Gantt Chart.

– Bước 2: Người dùng có thể nhập tên mốc quan trọng mà mình muốn tạo tại cột Task Name, hoặc chọn nhiệm vụ mà mình muốn rồi chuyển đổi thành mốc quan trọng.

– Bước 3: Thay đổi mục Duration ở mốc quan trọng thành 0 ngày. Lúc này, người dùng sẽ thấy trên biểu đồ Gantt hiển thị một viên kim cương xám để đánh dấu mốc quan trọng vừa mới tạo.

Các mẹo sử dụng hiệu quả Microsoft Project cho dự án nhỏ

MS Project là một công cụ mạnh mẽ để người dùng lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, tài nguyên, và theo dõi dự án một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa Project cho các dự án nhỏ, người dùng cũng sẽ cần có những kinh nghiệm và mẹo hay dưới đây:

• Hãy bắt đầu với thư viện mẫu: Với các dự án nhỏ, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng các dự án mẫu của MS Project để tiết kiệm thời gian, công sức, và tập trung hơn cho các nhiệm vụ quan trọng của dự án.
• Thiết lập timeline: Một timeline trực quan sẽ giúp việc quản lý và theo dõi các nhiệm vụ trong dự án đơn giản hơn rất nhiều. Và đặc biệt với các dự án nhỏ, thì người dùng có thể linh hoạt sử dụng timeline theo tuần, hoặc tháng thay vì ngày để timeline trông rõ ràng, dễ nhìn và hạn chế quá tải thông tin.
• Tạo liên kết hợp lý: Để dễ dàng cho việc quản lý dự án, hãy bổ sung các liên kết phụ thuộc cho các nhiệm vụ chính. Tuy nhiên, liên kết cũng không nên quá nhiều, vì với các dự án nhỏ, việc liên kết phức tạp và chồng chéo có thể gây khó khăn cho việc theo dõi.
• Theo dõi các cột mốc thay vì chi tiết trong công việc: Mỗi dự án dù lớn hay nhỏ, thì việc thêm mốc quan trọng cũng là điều cần thiết để dễ dàng cho việc theo dõi. Theo đó, thay vì quá tập trung vào các công việc nhỏ, thì người dùng chỉ cần giám sát các mốc quan trọng, đảm bảo sự kỳ vọng của dự án.
• Ghi chú công việc: Ghi chú vào nhiệm vụ không chỉ để làm rõ hơn cho công việc cần thực hiện, mà còn giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ công việc mình cần làm mà không cần trao đổi chi tiết bên ngoài MS Project.
• Xuất báo cáo định kỳ: Bất kể dự án lớn hay nhỏ, thì người dùng cũng nên xuất báo cáo định kỳ để dễ dàng theo dõi và cập nhật tiến độ dự án với các bên liên quan. Thêm vào đó, điều này cũng sẽ giúp tiết kiệm tối ưu thời gian khi người dùng cần trình bày tiến trình dự án.

Một số câu hỏi liên quan Microsoft Project

Để giải đáp những thắc mắc liên quan về Microsoft Project, người dùng có thể tham khảo qua một số câu hỏi dưới đây:

Microsoft Project có miễn phí không?

Không. MS Project là một phần mềm có trả phí, được Microsoft cung cấp linh hoạt với các gói giá khác nhau nhằm đáp ứng tối ưu cho nhu cầu quản lý dự án của các doanh nghiệp, tổ chức và người dùng cá nhân. Theo đó, người dùng có thể đăng ký MS Project với các gói giá đăng ký hàng năm, hoặc mua một lần tùy theo nhu cầu thực tế.

Microsoft Project có phiên bản web không?

Có. MS Project phiên bản web được tích hợp mạnh mẽ trên nền tảng đám đám mây, giúp người dùng dễ dàng lập kế hoạch, cộng tác và theo dõi tiến trình dự án một cách nhanh chóng mà không cần tải hay cài đặt ứng dụng về máy.

Có cần đào tạo khi sử dụng Microsoft Project không?

Có. MS Project là một công cụ quản lý dự án trực quan, dễ tiếp cận, dễ thao tác, nhưng để khai thác hiệu quả các tính năng mạnh mẽ của phần mềm cho việc xây dựng kế hoạch nâng cao, theo dõi và quản lý sự phức tạp của các dự án lớn, thì việc người dùng được đào tạo là rất cần thiết.

Microsoft Project hỗ trợ công nghệ điện toán đám mây không?

Có. Phiên bản MS Project online dành cho trình duyệt web tích hợp mạnh mẽ với nền tảng điện toán đám mây. Điều này cho phép người dùng truy cập và quản lý dự án từ bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào, miễn sao có kết nối Internet ổn định. Hơn nữa, phiên bản này còn có thể kết nối hoàn hảo với hệ sinh thái Microsoft 365, giúp việc chia sẻ dữ liệu và cộng tác trực tuyến trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Lời kết

Như vậy, bài viết là những chia sẻ tổng quan về Microsoft Project là gì, tính năng, ưu điểm, và một số thông tin liên quan. Nếu có thắc mắc, hoặc vẫn còn băn khoăn không biết liệu rằng đây có phải là phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp, tổ chức, người dùng có thể trực tiếp để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới, hoặc liên hệ HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 qua Hotline để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ chuyên gia.