Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Giải pháp tự động hoá mọi quy trình với Power Automate của Microsoft đã và đang được áp dụng phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Vậy Microsoft Power Automate là gì? Một số tính năng và lợi ích mà nền tảng này đang sở hữu là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu đáp án chính xác nhất thông qua nội dung bài viết này.
Microsoft Power Automate là gì?
Phần mềm Microsoft Power Automate được biết đến là một trong những dịch vụ dựa trên đám mây giúp hỗ trợ người dùng trong hoạt động kinh doanh, xây dựng quy trình công việc để tự động hóa các tác vụ. Ngoài ra, người dùng cũng có thể hiểu cơ bản phần mềm này là một ứng dụng trên thiết bị máy tính được sử dụng để lên lịch, giải quyết các tác vụ được lặp đi lặp lại và không đòi hỏi nhiều về độ phức tạp.
Một ví dụ cơ bản để người dùng dễ dàng hình dung hơn: Luôn mở trình duyệt Internet vào các buổi sáng trong tuần để cập nhật tin tức mới nhất. Khi đó, người dùng sẽ cần phải tạo một Flow trong phần mềm Microsoft Power Automate.
Để hiểu rõ hơn về phần mềm tự động hóa quy trình làm việc này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của công cụ thông qua phần nội dung được chia sẻ tiếp theo.
Microsoft Power Automate hoạt động như thế nào?
Phần mềm Microsoft Power Automate được hoạt động dựa trên 03 quy trình thiết lập chính bao gồm:
| Quy trình 1: Automated Workflows | Quy trình 2: Scheduled Workflows | Quy trình 3: Button Workflows |
| Quy trình này được kích hoạt dựa trên một hoặc nhiều hành động khác đã thiết lập.
VD: Tạo một hệ thống gửi thông báo email trong toàn thể nhân sự trong công ty khi nhận được email từ phía ban lãnh đạo. |
Thêm lịch để sắp xếp thời gian triển khai trong ngày hoặc trong tuần.
VD: Thiết lập lịch biểu rõ ràng khi tải lên hoặc tải xuống một dữ liệu nào đó trong doanh nghiệp lên nền tảng đám mây OneDrive. |
Nhấn nút để tiến hành kích hoạt.
VD: Nhắc nhở báo cáo công việc đến nhiều thành viên trong nhóm chỉ cần thao tác nhấn nút. |
Với quy trình hoạt động như trên, người dùng có thể dễ dàng vận hành và ứng dụng Microsoft Power Automate vào trong doanh nghiệp hoặc tổ chức nhanh chóng hơn bao giờ hết. Tiếp đến, chúng tôi muốn chia sẻ thêm với người dùng một số những thông tin cụ thể về luồng quản lý của công cụ này thông qua nội dung bên dưới.
Quản lý luồng trong Microsoft Power Automate như thế nào?
Phần mềm Microsoft Power Automate với khả năng tối ưu hoá quy trình và khám phá những cơ hội kinh doanh thông qua các hoạt động khai thác tác vụ quy trình. Để có thể đưa ra những kết quả chính xác nhất, hệ thống cần thiết lập quản lý các luồng với:
Tích hợp tính năng AI
Tính năng này được ứng dụng rất hiệu quả thông qua việc tạo, chỉnh sửa và mở rộng quy trình tự động bằng cách tích hợp thêm phần mềm Copilot để sử dụng các ngôn ngữ tự nhiên nhất. Hơn nữa, công cụ AI cũng sẽ tiến hành đề xuất một số cơ hội để tối ưu hoá và tự động hóa nhanh chóng hơn trong Microsoft Power Automate. Tiếp đến AI sẽ tiếp nhận và xử lý để tự động hoá các công việc hoặc nội dung được lặp đi lặp lại nhiều lần theo cách thông minh nhất.
Dòng chảy đám mây
Phương thức quản lý hệ thống này trên Microsoft Power Automate sẽ thông qua việc sử dụng tự động hóa quy trình kỹ thuật số DPA nhằm tự động hoá số liệu, ứng dụng và một số các dịch vụ hoạt động trên nền tảng đám mây. Để thiết lập hệ thống này, người dùng có thể sử dụng mẫu có sẵn hoặc thiết lập quy trình mới phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Đặc biệt, quy trình này còn được kết nối từ hơn 1000 trình kết nối API đồng thời có thể tự tạo kết nối riêng.
Luồng máy tính để bàn RPA
Phần mềm Microsoft Power Automate sẽ sử dụng quy trình tự động hóa với robot hay còn gọi là RPA tùy chỉnh hoặc xây dựng sẵn giao diện mới thông qua việc tự động hóa các hệ thống cũ. Khi đó, người dùng sẽ có trải nghiệm tốt hơn với thiết bị máy tính để bàn giúp đẩy nhanh quá trình thực hiện.
Một lưu ý khi người dùng quản lý luồng máy tính để bàn RPA chính là lựa chọn hình thức tự động hoá với sự tương tác của người dùng hoặc tự động chạy ngầm. Đặc biệt phần mềm này sẽ hỗ trợ quản lý các đợt cao điểm đồng thời tối ưu hóa tài nguyên bằng cơ sở hạ tầng lưu trữ thông qua khả năng tự động mở rộng quy mô và cân bằng linh hoạt.
Khai thác nhiệm vụ và quy trình
Với Microsoft Power Automate, người dùng có thể dễ dàng xác định và đo lường những thách thức trong quy trình thông qua hoạt động phân tích. Khi đó, người dùng có thể chọn số mẫu được tích hợp sẵn để triển khai thu thập dữ liệu, báo cáo tùy chỉnh. Ngoài ra, người dùng nên tham khảo thêm sự ưu tiên trên dữ liệu và hướng dẫn của AI để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tự động hóa dễ dàng.
Phối hợp nâng cao
Cuối cùng, để quản lý các luồng hiệu quả trong Microsoft Power Automate hệ thống luôn kiểm soát với khả năng giám sát trực tiếp 360 độ. Ngoài ra, việc quản trị tập trung kết hợp khả năng mở rộng linh hoạt và nhiều tính năng khác sẽ giúp cho quá trình hoạt động trở nên hiệu quả hơn.
Sau khi đã nắm rõ được kiến thức về khả năng quản lý các luồng trong Microsoft Power Automate tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về vai trò của công cụ này đối với người dùng hiện nay.
Microsoft Power Automate dùng để làm gì?
Hiện nay, phần mềm Microsoft Power Automate được ứng dụng khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp với khả năng tự hoá nhiều quy trình làm việc từ cơ bản đến nâng cao. Chính vì vậy, chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng một số những vai trò chủ yếu của công cụ này như sau:
- Quản trị hệ thống mạnh mẽ:
Với khả năng hiển thị và kiểm soát tốt hơn để xây dựng một hệ thống quản trị phù hợp theo môi trường mà doanh nghiệp đang mong muốn.
- Thiết lập giải pháp mua sắm SAP:
Đây là một trong những cách được sử dụng để thiết lập quy trình mua hàng dễ dàng nhưng vẫn đảm bảo yếu tố nhanh chóng và thuận lợi.
- Xây dựng quy trình phê duyệt hợp lý:
Với Microsoft Power Automate, người dùng có thể tạo, quản lý và chia sẻ quy trình phê duyệt trong toàn bộ tổ chức. Hơn nữa, người dùng hoàn toàn có thể phê duyệt chủ động với thiết bị di động ở mọi lúc, mọi nơi.
- Tích hợp với các ứng dụng Microsoft 365:
Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc còn có thể sử dụng kết hợp với các công cụ khác như Excel, OneDrive, Teams…mà không cần chuyển đổi ứng dụng và không làm ảnh hưởng đến bất cứ giai đoạn nào.
- Tự động hoá các tài liệu:
Dễ dàng thiết lập quy trình xử lý tài liệu mạnh mẽ với AI Builder, Power Apps, Power Automate và Microsoft Dataverse.
- Tự động hoá kinh doanh dựa trên dữ liệu:
Kết nối với Power BI và bắt đầu các quy trình công việc tiếp theo khi KPI của bạn vượt qua ngưỡng quan trọng.
Với những vai trò trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được khả năng ứng dụng của phần mềm này đối với nhiều công việc khác nhau trong doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về đối tượng sử dụng phần mềm này thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới đây.
Microsoft Power Automate dành cho ai?
Nhìn chung, phần mềm Microsoft Power Automate sẽ được ứng dụng dành cho 02 nhóm đối tượng chính bao gồm:
- Doanh nghiệp cung cấp các giải pháp làm việc chuyên nghiệp: Đây là nhóm người dùng tích hợp với CNTT để đưa ra các giải pháp kinh doanh phù hợp nhất với doanh nghiệp.
- Người ra quyết định CNTT muốn trao quyền cho các đối tác kinh doanh trong ngành tạo ra các giải pháp của riêng họ để các chuyên gia CNTT và chuyên gia tích hợp có thể tập trung kiến thức chuyên môn của họ vào các công cụ tích hợp nâng cao hơn, chẳng hạn như Ứng dụng Azure Logic.
Nhóm đối tượng trên chính là người dùng chính thường xuyên sử dụng phần mềm Microsoft Planner trong doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về lợi ích của nền tảng này khi được ứng dụng thực tế vào các doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Lợi ích của việc sử dụng Microsoft Power Automate
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm Microsoft Power Automate để tự động hoá mọi quy trình làm việc từ đơn giản đến phức tạp. Khi đó, người dùng sẽ dễ dàng nhận thấy được những lợi ích đặc biệt mà nền tảng này mang lại như sau:
Thiết lập quy trình làm việc tự động
Microsoft Power Automate được hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, bởi vậy người dùng có thể dễ dàng thiết lập quy trình làm việc tự động với công cụ này. Là một trong những nền tảng được đánh giá cao về hiệu quả và khả năng sử dụng, chính vì vậy ngay cả với người dùng không có nhiều kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin cũng có thể sử dụng và vận hành. Đặc biệt, người dùng có thể tham khảo thiết lập quy trình tự động đối với một số những công việc cơ bản như gửi email, tạo hoặc chấp nhận đề xuất…
Tích hợp liền mạch với đa dạng các ứng dụng
Bằng cách sử dụng Connecter, Microsoft Power Automate còn có thể tích hợp cùng với đa dạng các ứng dụng và nhiều dịch vụ khác nhau. Khi đó, các dữ liệu sẽ được di chuyển từ ứng dụng này sang ứng dụng khác một cách dễ dàng để tiết kiệm thời gian và tối giản mọi quy trình thực hiện. Một số những ứng dụng mà người dùng nên tích hợp để có trải nghiệm liền mạch như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive…
Dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu
Nếu như trước đây, để truy cập dữ liệu trong một ứng dụng bất kỳ người dùng cần phải thao tác tải lên vừa mất thời gian lại dễ bị nhầm lẫn. Tuy nhiên, với phần mềm Microsoft Power Automate lại hoàn toàn khác, các nội dung đều được lưu trữ trên nền tảng đám mây và người dùng có thể truy cập xem từ bất cứ ứng dụng nào có trong hệ sinh thái của Microsoft. Lợi ích này cũng được ứng dụng khá hiệu quả trong hoạt động chia sẻ thông tin, chia sẻ dữ liệu ở nội bộ một cách dễ dàng chỉ với một vài những thao tác cơ bản.
Cải thiện hiệu quả công việc
Lợi ích tiếp theo mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng khi sử dụng Microsoft Power Automate chính là khả năng cải thiện hiệu quả công việc một cách đáng kể. Bởi lẽ, thay vì làm việc mới mô hình thủ công như trước đây, người dùng sẽ ứng dụng công cụ này vào trong công việc để giảm thiểu công đoạn lặp đi lặp lại, loại bỏ hoạt động đơn lẻ không cần thiết. Khi đó, người dùng sẽ chỉ vận hành một hệ thống đồng nhất cả về dữ liệu và quy mô giúp cho hiệu quả công việc được cải thiện đáng kể.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Bằng cách cải thiện hiệu quả công việc cho doanh nghiệp và tổ chức, Microsoft Power Automate đã được đánh giá cao hơn trong việc hỗ trợ người dùng tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí làm việc. Nếu như trước đây, một dự án tổng thể để thực hiện xong phải mất khoảng 20 – 30 ngày, nhưng với công cụ này thì thời gian giảm xuống còn 10 – 15 ngày và chi phí cũng giảm dần theo đó.
Với những lợi ích được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được tầm quan trọng của phần mềm Microsoft Power Automate đối với doanh nghiệp và tổ chức. Tiếp đến, chúng tôi muốn chia sẻ thêm với người dùng một kiến thức cơ bản để có thể so sánh công cụ này với một công cụ cũng được sử dụng khá phổ biến mang tên Zapier.
So sánh Microsoft Power Automate với Zapier
Một trong những phần mềm hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp và tổ chức hiệu quả không kém Microsoft Power Automate chính là Zapier. Nhìn chung Zapier không phải là một sự lựa chọn tốt nhất cho tất cả người dùng nhưng đây cũng là một phần mềm xử lý quy trình công việc khá hiệu quả.
Chúng tôi đã xây dựng một bảng so sánh chi tiết để người dùng có thể thấy được những ưu và nhược điểm riêng biệt của 02 phần mềm này.
| Tiêu chí | Microsoft Power Automate | Zapier |
| Phương thức hoạt động | Thiết lập quy trình – Thiết lập thời gian – Nhấn nút khởi động | Tích hợp – Tự động hoá – Đổi mới |
| Đặc trưng |
|
|
| Ưu điểm |
|
|
| Nhược điểm |
|
|
Với bảng dữ liệu được chúng tôi tổng hợp trên đây, người dùng đã phần nào so sánh được giữa hai phần mềm Microsoft Power Automate và Zapier. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng thêm về cách đăng nhập tài khoản và sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình làm việc của Microsoft một cách cơ bản nhất.
Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng Microsoft Power Automate cơ bản
Để có thể sử dụng phần mềm Microsoft Power Automate, người dùng bắt buộc phải tiến hành đăng nhập tài khoản bản quyền tương tự như các công cụ có trong bộ giải pháp Microsoft 365. Do đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng nhập và sử dụng phần mềm cơ bản như sau:
Đăng nhập Power Automate
– Bước 1: Truy cập đường dẫn: https://make.powerautomate.com/
– Bước 2: Hệ thống sẽ mở trình duyệt đăng nhập, khi đó người dùng sẽ nhập địa chỉ email vào ô trống và click chọn Tiếp theo.
– Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản vào ô trống và click chọn Đăng nhập.
– Bước 4: Hoàn thành.
Sau khi đăng nhập thành công phần mềm Microsoft Power Automate, người dùng có thể bắt đầu thực hiện với các hướng dẫn cụ thể bên dưới để thiết lập quy trình tự động.
Tạo Flow mới
Để tạo một Flow mới, khi đó người dùng có thể tham khảo thực hiện với các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Click chọn Tạo > chọn 1 trong 6 cách để tạo như hình bên dưới > click vào Dòng đám mây tự động.
– Bước 2: Một cửa sổ mới hiện ra, lúc này người dùng chỉ cần click chọn vào Chọn bộ kích hoạt dòng > sau đó chọn Tạo. Lưu ý, hệ thống sẽ đưa ra danh sách các thao tác trong ứng dụng mà người dùng có thể chọn.
– Bước 3: Hoàn thành.
Tương tự như vậy với các quy trình khác, người dùng chỉ cần thao tác với các bước được chúng tôi hướng dẫn như trên là có thể thiết lập được hệ thống tự động làm việc với Microsoft Power Automate.
Sử dụng mẫu có sẵn
Ngoài việc tự tạo Flow mới người dùng cũng có thể sử dụng mẫu có sẵn trong phần mềm Microsoft Power Automate. Cách thức để thực hiện cũng tương đối dễ dàng như sau:
– Bước 1: Click chọn Mẫu > lựa chọn các mẫu với từng chủ đề phù hợp như làm việc từ xa, phê duyệt,….
– Bước 2: Click chọn vào mẫu mà người dùng mong muốn > sau đó chọn Tạo dòng.
– Bước 3: Thành công.
Sau khi đã tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm Microsoft Power Automate cơ bản. Tiếp đến, chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng các bước thao tác thực hiện đối với một số quy trình được ứng dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới đây.
Một số ứng dụng thực tế với Microsoft Power Automate
Bất cứ doanh nghiệp nào khi sử dụng phần mềm Microsoft Power Automate đều có thể tham khảo một số quy trình được ứng dụng phổ biến như sau:
Tự động hóa email thông báo trong Microsoft Power Automate
Quy trình này đã được cài đặt với mẫu có sẵn trong phần mềm, để sử dụng người dùng chỉ cần thao tác như sau:
– Bước 1: Click chọn Mẫu > Chọn nhận lời nhắc hàng ngày từ email Outlook.com
– Bước 2: Một cửa sổ mới hiển thị, người dùng sẽ đọc nội dung thông báo và click chọn Tiếp tục.
– Bước 3: Hoàn tất
Sau 03 bước trên, người dùng đã thực hiện thành công quy trình tự động hoá các tác vụ lặp lại trong Microsoft Power Automate với phần mềm email Outlook.
Tự động hóa thu thập dữ liệu khảo sát trong Microsoft Power Automate
Nếu người dùng đang sử dụng Microsoft Form để tiến hành khảo sát dữ liệu thì có thể thiết lập một quy trình làm việc tự động trên Microsoft Power Automate như sau:
– Bước 1: Click chọn Mẫu > tiếp đến chọn Theo dõi phản hồi từ Microsoft Form trong Excel và thông báo qua Teams cũng như email.
– Bước 2: Tại đây, giao diện mới sẽ hiển thị và người dùng chỉ cần click chọn vào Tiếp tục.
*Lưu ý: Người dùng cần phải tiến hành đăng nhập tài khoản Microsoft 365 trên các nền tảng bao gồm: Excel online, Teams, Outlook, Form.
– Bước 3: Hoàn thành.
Tự động hóa sao lưu dữ liệu đám mây trong Microsoft Power Automate
Nếu người dùng muốn sử dụng quy trình tự động hóa sao lưu dữ liệu đám mây trên OneDrive áp dụng với các tệp đính kèm trong Outlook trên Microsoft Power Automate thì có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:
– Bước 1: Click chọn Mẫu > chọn Lưu tệp đính kèm email từ Outlook.com vào OneDrive.
– Bước 2: Giao diện mới sẽ hiển thị như hình bên dưới, sau đó click chọn Tạo dòng.
– Bước 3: Hoàn thành.
Ngoài những hướng dẫn được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng có thể tham khảo thêm một số những quy trình khác như tự động hoá phê duyệt đơn hàng trong Microsoft Power Automate hay tự động hoá các bước thanh toán, kiểm tra kho hàng… Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một số những câu hỏi thường gặp về phần mềm này thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới đây.
Một số câu hỏi thường gặp về Microsoft Power Automate
1/ Microsoft Power Automate có thể tự động hóa các tác vụ trên máy tính không?
Có. Vì phần mềm này có thể sử dụng trên hầu hết các thiết bị điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay hay PC. Hơn nữa, người dùng cũng chỉ tự động hoá các tác vụ thông qua máy tính ảo thông qua giao thức điều khiển từ xa.
2/ Microsoft Power Automate có an toàn không?
Có. Vì tất cả các phần mềm có trong hệ sinh thái Microsoft 365 đều được thiết lập bảo mật an toàn điển hình nhất là mã hoá dữ liệu, ngăn chặn Spam, ngăn chặn mã độc và phần mềm tinh vi tấn công, bảo vệ điểm cuối…
3/ Microsoft Power Automate có được dùng thử hoặc bản miễn phí không?
Có. Hiện nay, Microsoft đã cho ra mắt phiên bản dùng thử miễn phí trong vòng 90 ngày nhưng bị hạn chế một số các tính năng nâng cao. Khi đó, người dùng có thể kích hoạt tài khoản trả phí bất cứ khi nào mong muốn.
4/ Microsoft Power Automate có thể sử dụng trên những trình duyệt nào?
Người dùng có thể sử dụng phần mềm này trên đa dạng các thiết bị có hệ điều hành khác nhau. Tuy nhiên, người dùng nên chọn trình duyệt tương thích với hệ điều hành như Chrome, Microsoft Edge, Safari, Firefox…
5/ Những địa chỉ email được hỗ trợ sử dụng Power Automate?
Tất cả các địa chỉ email đều được hỗ trợ sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình làm việc chỉ trừ địa chỉ email có đuôi là .gov và .mil.
Phần kết
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi để hỗ trợ người dùng có thể trả lời được câu hỏi Microsoft Power Automate là gì? Nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cần được đội ngũ chăm sóc khách hàng và đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777 của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0.
