Lỗi #N/A trong Excel – Nguyên nhân & Cách xử lý đơn giản

Lỗi N/A trong Excel là một trong những lỗi phổ biến mà người dùng thường gặp phải. Nó không chỉ gây khó khăn trong việc phân tích và xử lý dữ liệu, mà còn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và làm gián đoạn công việc. Vậy lỗi N/A trong Excel xuất hiện, nguyên nhân là do đâu? Cách nhận biết và khắc phục như thế nào hiệu quả? Để giải đáp những vướng mắc, người dùng hãy cùng HVN Group theo dõi chi tiết bài viết dưới đây.

Lỗi N/A trong Excel là lỗi gì?

Lỗi N/A (Not Available) trong Excel là một lỗi xuất hiện khi Excel không thể tìm thấy giá trị cần thiết để thực hiện phép tính hoặc thao tác được yêu cầu. Khi lỗi này xảy ra, nó sẽ hiển thị chữ “N/A” trong ô, khiến người dùng không thể tiếp tục với các phép tính hoặc phân tích tiếp theo trong bảng dữ liệu.

Hiểu đơn giản, thì lỗi N/A xuất hiện, nó có thể sẽ làm gián đoạn quy trình làm việc. Thay vì nhận được kết quả như mong muốn, thì người dùng lúc này lại nhận được thông báo lỗi, ảnh hưởng đến kết quả phân tích, hoặc thậm chí là các quyết định sai lầm trong công việc. Vậy nên, việc hiểu rõ về nguyên nhân, cách khắc phục lỗi N/A trong Excel là điều cần thiết để người dùng có thể đảm bảo được hiệu suất làm việc tốt nhất.

Tại sao xuất hiện lỗi N/A trong Excel?

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến lỗi N/A trong Excel. Việc hiểu rõ các nguyên nhân không chỉ giúp người dùng dễ dàng nhận diện vấn đề, mà còn có thể xử lý nhanh và hiệu quả khi gặp phải sự cố. Dưới đây là một số nguyên nhân chủ yếu dẫn đến lỗi N/A trong Excel mà người dùng cần biết:

Dữ liệu không tồn tại

Một trong những nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi N/A trong Excel là do dữ liệu không còn tồn tại trong bảng tính. Thường thì, người dùng sẽ gặp phải lỗi này khi cố gắng tra cứu một giá trị nhưng giá trị đó không còn tồn tại trong bảng dữ liệu, do đó mà Excel sẽ trả về lỗi N/A.

Tham chiếu không hợp lệ

Tham chiếu không hợp lệ cũng là một trong những nguyên nhân có thể khiến lỗi N/A xuất hiện. Hiểu đơn giản, thì là người dùng sử dụng một ô, hoặc một phạm vi ô đã bị xóa hoặc không còn tồn tại, điều này sẽ dẫn đến việc hàm tính không thể hoạt động đúng và xuất hiện lỗi N/A.

Công thức sai cú pháp

Đôi khi, lỗi N/A cũng có thể xuất phát từ việc người dùng nhập sai công thức, hoặc không đúng với cú pháp của hàm tính. Bởi, các hàm tính trong Excel luôn yêu cầu cú pháp cụ thể, chỉ cần quên một dấu phẩy, dấu đóng ngoặc, hoặc đưa vào một tham số không hợp lệ trong hàm, thì Excel cũng không thể hiểu được ý nghĩa của công thức và trả về lỗi N/A.

Dữ liệu nhập vào không chính xác

Trường hợp dữ liệu người dùng nhập vào không phù hợp với định dạng mà công thức yêu cầu, lỗi N/A cũng có thể xảy ra. Ví dụ như, người dùng đang tìm kiếm một giá trị số, nhưng lại nhập vào một chuỗi văn bản, điều này khiến cho Excel không thể so sánh dữ liệu, và cuối cùng là trả về lỗi N/A.

Giá trị trả về không xác định

Việc giá trị trả về không xác định cũng có thể là một trong những nguyên nhân dẫn đến lỗi N/A. Ví dụ, khi người dùng sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm giá trị dựa trên một điều kiện, nhưng điều kiện đó không được thỏa mãn, thì hàm sẽ trả về lỗi N/A.

Cách nhận biết lỗi N/A trong Excel

Thực tế thì, để nhận biết lỗi N/A trong Excel không quá khó, người dùng có thể dễ dàng nhận định với một trong các cách dưới đây:

Quan sát trực tiếp trong ô

Cách đơn giản nhất để nhận biết lỗi N/A là quan sát trực tiếp trong ô. Khi ô hiển thị chữ “N/A”, thì điều đó có nghĩa là công thức hoặc hàm trong ô đó không thể tìm thấy giá trị phù hợp. Và đây sẽ là một tín hiệu rõ ràng để người dùng nhận biết được vấn đề đang xảy ra trong công thức của mình.

Sử dụng công thức để kiểm tra lỗi

Excel cũng cung cấp một số công thức hữu ích cho việc kiểm tra lỗi trong bảng tính. Một trong số đó là hàm IFERROR, cho phép người dùng xác định công thức có trả về lỗi hay không, và nếu công thức lỗi, người dùng hoàn toàn có thể thay thế bằng một giá trị khác hoặc gợi ý sửa lỗi.

Ngoài ra, hàm ISNA cũng là một hàm tính có thể hỗ trợ tốt trong việc kiểm tra ô chứa lỗi N/A. Khi đó, bằng cách triển khai hàm tính, người dùng có thể dễ dàng tự động phát hiện lỗi và đưa ra xử lý kịp thời mà không cần dò tìm từng ô trong bảng tính.

Dùng công cụ Error Checking

Ngoài các hàm tính check lỗi, Excel còn cung cấp cho người dùng công cụ Error Checking để phát hiện và xử lý nhanh các lỗi trong bảng tính. Đơn giản, người dùng chỉ cần truy cập công cụ qua tab Formulas, chọn Error Checking, và công cụ sẽ tự động quét qua các công thức trong trang tính và chỉ ra các ô có chứa lỗi, bao gồm cả lỗi N/A. 

Tự động đánh dấu lỗi bằng Conditional Formatting

Một cách khác để nhận biết lỗi N/A trong Excel đó là sử dụng tính năng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) để tạo ra các quy tắc và tự động đánh dấu các ô có chứa lỗi N/A. Khi đó, với quy tắc được thiết lập, các ô chứa lỗi N/A sẽ tự động tô màu, hoặc định dạng theo cách mà người dùng đã chọn để từ đó nhận biết nhanh chóng các lỗi và đưa ra hướng xử lý kịp thời.

Cách khắc phục lỗi N/A trong Excel hiệu quả nhất

Khi đã nhận diện được lỗi N/A, người dùng có thể khắc phục lỗi với nhiều cách khác nhau tùy theo từng nguyên nhân cụ thể. Chẳng hạn như:

Sửa lỗi N/A trong Excel bằng hàm IFERROR

Hàm IFERROR là một công cụ mạnh mẽ để người dùng dễ dàng xử lý lỗi N/A. Khi đó, IFERROR sẽ giúp kiểm tra công thức, và nếu công thức trả về lỗi N/A, thì người dùng có thể chỉ định một giá trị khác để hiển thị thay thế lỗi.

Cú pháp của hàm IFERROR như sau:

=IFERROR(formula, value_if_error)

Trong đó, 

• formula: Công thức mà người dùng muốn kiểm tra.
• Value_if_error: Giá trị hiển thị thay thế khi có lỗi xảy ra (thay cho lỗi N/A).

Như vậy, bằng cách này, người dùng sẽ không còn thấy chữ N/A trong bảng tính, mà thay vào đó là một giá trị hoặc một thông điệp mà mình tự chọn.

Sửa lỗi N/A trong Excel bằng hàm ISNA

Hàm ISNA cũng rất hữu ích khi có thể hỗ trợ người dùng kiểm tra nhanh một giá trị trong ô có phải lỗi N/A hay không. Thêm vào đó, ISNA cũng có thể kết hợp với hàm IF để xử lý lỗi một cách hiệu quả, đơn giản với ví dụ dưới đây:

Người dùng sử dụng hàm VLOOKUP để tìm số lượng sản phẩm của Mai trong cột Tên (A2:A6) và trả về giá trị tương ứng trong cột Sản phẩm (B2: B6). Công thức như sau:

=VLOOKUP(“Mai”, $A$2:$B$6, 2, FALSE)

Nếu Mai có trong danh sách, công thức sẽ trả về giá trị 300. Nhưng nếu người dùng tìm một giá trị khác không có trong danh sách, chẳng hạn như Hùng, thì công thức sẽ trả về lỗi N/A.

Khi đó, để sửa lỗi N/A, người dùng có thể sử dụng hàm ISNA kết hợp với hàm IF như sau:

=IF(ISNA(VLOOKUP(“Hùng”, $A$2:$B$7, 2, FALSE)), “Không tìm thấy”, VLOOKUP(“Hùng”, $A$2:$B$7, 2, FALSE))

Như vậy, khi nhập công thức, kết quả mà Excel trả về lúc này sẽ là:

• Nếu giá trị được tìm thấy, kết quả của VLOOKUP sẽ hiển thị.
• Nếu giá trị không tìm thấy, công thức lúc này sẽ hiển thị Không tìm thấy thay vì lỗi N/A.

*Mẹo hay: Từ Excel 2013 trở lên, người dùng có thể sử dụng hàm IFNA thay thế ISNA để xử lý lỗi N/A dễ dàng hơn. Công thức cụ thể như sau:

=IFNA(VLOOKUP(“Hùng”, $A$2:$B$7, 2, FALSE), “Không tìm thấy”)

Cách tự động sửa lỗi N/A trong Excel với VBA

Nếu thường xuyên gặp phải lỗi N/A trong bảng tính và muốn tự động hóa quy trình sửa lỗi, người dùng cũng có thể sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) để viết một macro. Macro này có thể tự động quét qua toàn bộ bảng tính và sửa lỗi N/A thành một giá trị khác đã được chỉ định. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Nhấn Alt + F11 để mở cửa sổ VBA (Visual Basic for Applications).

– Bước 2: Trong cửa sổ VBA, hãy click chọn Insert > Module để tạo một module mới.

– Bước 3: Nhập đoạn code VBA tương tự như hình bên dưới.

** Người dùng hoàn toàn có thể tùy chỉnh Không có dữ liệu bằng 0, hoặc bất kỳ giá trị nào mà mình muốn hiển thị khi gặp lỗi N/A.

– Bước 4: Đóng cửa sổ VBA và quay lại Excel >> nhấn Alt + F8 để mở danh sách các macro.

– Bước 5: Nhấn chọn ReplaceNAError >> nhấn Run để chạy. 

Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng xử lý dữ liệu tự động mà không cần phải sửa thủ công từng ô chứa lỗi. Tuy nhiên, hãy chú ý rằng, việc sử dụng VBA đòi hỏi kiến thức lập trình cơ bản, nên người dùng cũng nên cân nhắc trước khi thực hiện.

Cách kết hợp hàm INDEX MATCH để tránh lỗi N/A

Hàm INDEX MATCH thường được ưa chuộng hơn so với VLOOKUP vì khả năng linh hoạt trong việc tìm kiếm và trả về giá trị. Khi đó, để xử lý lỗi N/A khi sử dụng hàm INDEX MATCH, người dùng chỉ cần đơn giản là kiểm tra lại điều kiện, và đảm bảo dữ liệu nguồn sẽ luôn chính xác trước khi thực hiện tìm kiếm. 

Bằng cách này, người dùng cũng không cần phải quá lo lắng về việc tìm kiếm các giá trị không tồn tại, cũng như giảm thiểu được tối đa khả năng xảy ra lỗi N/A.

Cách xử lý lỗi N/A xảy ra khi dùng hàm VLOOKUP

Khi sử dụng hàm VLOOKUP, lỗi N/A có thể xảy ra nếu giá trị tìm kiếm không tồn tại trong bảng. Lúc này, để xử lý tình huống, người dùng có thể kết hợp hàm IFERROR và VLOOKUP với cú pháp đơn giản như sau: 

=IFERROR(VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]), “Không tìm thấy”)

Trong đó,

• lookup_value: Giá trị mà người dùng cần tìm kiếm.
• table_array: Phạm vi dữ liệu tìm kiếm.
• col_index_num: Số thứ tự của cột muốn trả về kết quả.
• [range_lookup]: Tùy chọn tra cứu chính xác hoặc tương tối (TRUE – Giá trị tương đối; FALSE – Giá trị chính xác).

Như vậy, nếu VLOOKUP không tìm thấy giá trị, Excel sẽ tự động trả về giá trị Không tìm thấy thay vì lỗi N/A để người dùng có thể hiểu rõ hơn về tính huống.

Hàm HLOOKUP báo lỗi N/A trong Excel xử lý thế nào?

Tương tự như VLOOKUP, hàm HLOOKUP cũng có thể gặp lỗi N/A trong trường hợp giá trị tìm kiếm không tồn tại. Lúc này, giải pháp cũng sẽ tương tự như cách xử lý lỗi N/A ở hàm VLOOKUP với cú pháp đơn giản sau:

=IFERROR(HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]), “Không tìm thấy”)

Trong đó,

• lookup_value: Giá trị mà người dùng cần tìm kiếm.
• table_array: Phạm vi dữ liệu tìm kiếm.
• row_index_num: Số thứ tự của hàng muốn trả về kết quả.
• [range_lookup]: Tùy chọn tra cứu chính xác hoặc tương tối (TRUE – Giá trị tương đối; FALSE – Giá trị chính xác).

Cách sửa lỗi N/A trong hàm COUNTIF Excel

Với hàm COUNTIF, lỗi N/A thường xuất hiện khi người dùng đặt điều kiện không phù hợp. Khi đó, để xử lý lỗi, người dùng có thể kết hợp COUNTIF và IFERROR với cú pháp sau:

 =IFERROR(COUNTIF(range, criteria), 0)

Trong đó, 

• range: Phạm vi ô mà người dùng muốn tìm kiếm
• criteria: Điều kiện để đếm.

Cách sửa lỗi N/A Excel trong hàm MATCH

Khi sử dụng hàm MATCH, lỗi N/A cũng có thể xảy ra khi giá trị tìm kiếm không tồn tại trong danh sách. Khi đó, bằng cách kết hợp hàm IFERROR và hàm MATCH, người dùng có thể xử lý nhanh lỗi N/A chỉ với cú pháp đơn giản sau: 

=IFERROR(MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type), “Không tìm thấy”)

Trong đó, 

• lookup_value: Giá trị mà người dùng cần tìm kiếm.
• lookup_array: Phạm vi chứa các giá trị cần tìm.
• match_type: Kiểu tìm kiếm (có thể là giá trị lớn hơn, nhỏ hơn, hoặc bằng lookup_value)

Bằng cách này, người dùng có thể loại bỏ được lỗi N/A, và thay vào đó là giá trị mà mình muốn hiển thị để hiểu rõ hơn về tình trạng tìm kiếm.

Các lưu ý để không gặp lỗi N/A trong Excel

Lỗi N/A là một trong những lỗi khá phổ biến trong Excel. Tuy nhiên, việc tránh lỗi N/A là hoàn toàn có thể nếu người dùng nắm vững một số lưu ý quan trọng dưới đây:

Kiểm tra dữ liệu nguồn

Đảm bảo dữ liệu nguồn luôn đầy đủ và chính xác là một trong những yếu tố quan trọng để tránh lỗi N/A. Vậy nên, trước khi thực hiện các phép tính hoặc công thức, người dùng hãy kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu mà mình sẽ sử dụng, đảm bảo sẽ không có giá trị nào bị thiếu hoặc không chính xác.

Trường hợp nhập dữ liệu từ nhiều nguồn, hoặc từ nhiều bảng tính khác nhau, người dùng cũng cần chắc chắn rằng tất cả các bảng đều được cập nhật và không có giá trị nào bị thiếu. Việc này sẽ giúp tránh gặp phải lỗi N/A trong quá trình làm việc.

Sử dụng tham số chính xác

Đối với các hàm tính trong Excel, người dùng cũng cần đặc biệt lưu ý đến việc nhập đúng tham số mà hàm yêu cầu. Bởi, việc nhập sai không chỉ dẫn đến lỗi N/A, mà còn có thể gây ra nhiều lỗi khác trong quá trình làm việc với bảng tính.

Cách xử lý đơn giản nhất lúc này, là người dùng chỉ cần kiểm tra kỹ cú pháp của các hàm trước khi tham chiếu. Đồng thời, đảm bảo các tham số sẽ được nhập chính xác, vừa giúp duy trì sự ổn định của bảng tính, vừa tránh gặp phải các lỗi không cần thiết.

Xử lý lỗi với các hàm phù hợp

Khi phát hiện lỗi N/A, người dùng có thể ngay lập tức xử lý lỗi bằng các hàm phù hợp như IFERROR hoặc ISNA. Khi đó, các hàm tính không chỉ tự động hoá quá trình sửa lỗi, giúp bảng tính thêm rõ ràng, trực quan, mà còn giúp nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu thời gian và công sức khi tìm kiếm, đặc biệt là với các bảng tính lớn và phức tạp.

Đảm bảo vùng dữ liệu tham chiếu hợp lệ

Trước khi sử dụng các hàm tính tìm kiếm, người dùng cũng cần lưu ý rằng các vùng dữ liệu mà mình sẽ tham chiếu là hợp lệ và không bị thay đổi do chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu. Bởi, nếu tham chiếu bị hỏng, lỗi N/A có thể xảy ra và làm gián đoạn các phép tính. Vậy nên, thường xuyên kiểm tra các vùng dữ liệu trước khi tham chiếu là cách tốt nhất để người dùng có thể đảm bảo rằng mọi thứ đều sẽ hoạt động trơn tru, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình làm việc.

Không để ô dữ liệu trống

Các ô trống trong bảng tính khi tham chiếu có thể dẫn đến lỗi N/A, đặc biệt khi người dùng sử dụng các hàm tìm kiếm. Do đó, để tránh vấn đề này, người dùng nên kiểm tra và đảm bảo rằng sẽ không có ô nào còn trống trong phạm vi dữ liệu mà mình sẽ thao tác.

Nếu nhận thấy có ô trống, hãy xem xét đến việc điền dữ liệu vào đó hoặc loại bỏ ô khỏi vùng dữ liệu mà mình đang sử dụng. Điều này không chỉ giúp duy trì tính chính xác và hiệu quả của công thức, mà còn đảm bảo sự rõ ràng, chi tiết và trực quan của bảng tính. 

Một số câu hỏi thường gặp về lỗi N/A trong Excel

Khi xử lý lỗi N/A, có thể người dùng sẽ gặp một số câu hỏi và cần lời giải đáp chi tiết. Cụ thể như:

Lỗi N/A Excel: Nên dùng IFERROR hay ISNA?

IFERROR và ISNA đều là những hàm tính hỗ trợ hiệu quả trong việc kiểm tra và xử lý lỗi N/A trong Excel. Nếu người dùng muốn xử lý tất cả các loại lỗi, IFERROR là một sự lựa chọn tốt vì có thể xử lý nhiều loại lỗi khác nhau, giúp duy trì bảng tính dễ dàng mà không cần phải quan tâm đến từng loại lỗi cụ thể. Tuy nhiên, nếu chỉ muốn kiểm tra lỗi N/A, thì hàm ISNA sẽ là một lựa chọn phù hợp hơn.

Tóm lại, việc sử dụng hàm IFERROR hay ISNA đều có thể giúp người dùng xử lý lỗi một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, hãy luôn nhớ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu nguồn và đảm bảo rằng không có ô nào trống. Điều này không chỉ giúp tránh lỗi N/A, mà còn có thể giữ cho bảng tính luôn gọn gàng và dễ quản lý.

Tại sao hàm Excel trả về lỗi N/A khi so sánh dữ liệu?

Lỗi N/A có thể xảy ra khi người dùng đang cố gắng so sánh hai loại dữ liệu không tương thích với nhau, chẳng hạn như số và văn bản. Khi đó, việc thực hiện so sánh giữa các giá trị không đồng nhất về kiểu dữ liệu, Excel sẽ không thể tìm thấy giá trị tương ứng mà thay vào đó là trả về lỗi N/A.

Để khắc phục tình trạng này, cách tốt nhất là người dùng hãy đảm bảo các giá trị mà mình sẽ so sánh có cùng kiểu dữ liệu. Đồng thời, sử dụng các hàm chuyển đổi để đồng nhất kiểu dữ liệu để giúp việc so sánh chính xác và hiệu quả hơn.

Khi nào nên sử dụng ISNA để sửa lỗi N/A?

Hàm ISNA sẽ là một lựa chọn tốt khi người dùng cần kiểm tra nhanh ô trong bảng tính có chứa lỗi N/A hay không mà không quan tâm đến các loại lỗi khác. Điều này sẽ rất hữu ích, đặc biệt là trong các trường hợp người dùng chỉ muốn kiểm tra và xử lý nhanh chóng lỗi N/A mà không làm gián đoạn các công thức hay hàm tính phức tạp, đồng thời giúp bảng tính luôn rõ ràng và dễ sử dụng để đạt được hiệu suất công việc tốt nhất.

Làm sao khắc phục lỗi N/A trong Excel với dữ liệu trống?

Khi gặp phải lỗi N/A do dữ liệu trống, người dùng có thể xử lý đơn giản bằng cách kiểm tra xem có ô nào trong vùng dữ liệu của bảng tính bị bỏ trống hay không. Nếu có, hãy bổ sung dữ liệu vào các ô đó để đảm bảo rằng các công thức của mình luôn đúng và có đầy đủ thông tin cần thiết. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng các hàm kiểm tra lỗi như IFERROR để xử lý tình huống, vừa linh hoạt, hiệu quả, vừa tránh những rắc rối khi phải đối mặt với lỗi N/A.

Xem thêm: Định dạng có điều kiện trong Excel

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ tổng quan về lỗi N/A trong Excel, nguyên nhân, cách khắc phục, và một số lưu ý liên quan. Ngoài ra, người dùng nên tìm hiểu chi tiết về MS Excel để có thể sử dụng thành thạo công cụ văn phòng phổ biến này.

Nếu có thắc mắc, hoặc bất kỳ băn khoăn nào cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể trực tiếp để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới hoặc liên ngay qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0.