Làm quen với Google Admin console dành cho quản trị viên

Google Admin console cung cấp cho quản trị viên quyền kiểm soát toàn diện đối với hoạt động của người dùng Google Workspace từ một giao diện hợp nhất. Nếu đang tò mò về cách sử dụng công cụ quản lý mạnh mẽ này, bài viết sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin cơ bản và cần thiết để việc quản lý người dùng, nhóm và thiết bị trở nên dễ dàng hơn.

Tìm hiểu Google Admin console là gì?

google admin console là gì

Google Admin console là một công cụ cho phép quản trị viên quản lý các dịch vụ GG Workspace của mình. Khi thực hiện Google Admin console login, bạn có thể quản lý tài khoản người dùng, định cấu hình cài đặt cho Workspace, giám sát việc sử dụng dịch vụ trong miền của doanh nghiệp, tạo nhóm,…Với hệ thống đơn giản và có tính tập trung, công cụ giúp quản trị viên dễ dàng sắp xếp và tập trung trong khi quản lý nhóm/tổ chức của mình.

Để có thể sign in to Google Admin console, bạn buộc phải là quản trị viên. Tuy nhiên, cấp độ truy cập sẽ tùy thuộc vào tổ chức và quyền Admin đã được thiết lập cho bạn. Bạn có thể trao đổi với Super Admin nếu có thắc mắc về các quyền cụ thể của mình.

Google Admin console được dùng để làm gì?

Như đã đề cập đến khi bàn luận về what is Google Admin console, công cụ này cho phép quản trị viên quản lý tất cả các khía cạnh trong Google Workspace của tổ chức mình, bao gồm cả người dùng, thiết bị và dịch vụ. 

google admin console dùng để làm gì

Dưới đây là tổng quan ngắn gọn một số nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện khi Google Admin console sign in:

  • Quản lý người dùng: Quản trị viên có thể thêm hoặc xóa người dùng, đặt lại mật khẩu cũng như quản lý vai trò và đặc quyền của người dùng. Bạn cũng có thể quản lý các nhóm user để việc kiểm soát quyền và liên hệ trở nên dễ dàng hơn.
  • Quản lý thiết bị: Điều này bao gồm việc quản lý thiết bị di động và đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật trước khi truy cập vào các dịch vụ của Workspace. Admin có thể thực thi các chính sách bảo mật, định vị thiết bị, đặt lại mật khẩu và xóa dữ liệu từ xa nếu cần thiết.
  • Quản lý dịch vụ: Quản trị viên có thể bật/tắt các dịch vụ Workspace như Gmail, Drive, Calendar và Meet cho toàn bộ tổ chức hoặc những người dùng/nhóm cụ thể. Thậm chí, quản trị viên có thể thêm Google Admin console logo vào Workspace.
  • Cài đặt bảo mật: Với Google Admin console, bạn có thể thiết lập và thực thi các chính sách bảo mật, chẳng hạn như xác minh 2 bước (2FA) và đăng nhập một lần (SSO), đồng thời giám sát các mối đe dọa bảo mật và xử lý các vi phạm dữ liệu.
  • Di chuyển dữ liệu: Nếu di chuyển từ một dịch vụ khác, admin có thể sử dụng dịch vụ di chuyển dữ liệu để di chuyển email, sự kiện trên lịch hoặc danh bạ sang Google Workspace.
  • Thanh toán và đăng ký: Quản trị viên được phép quản lý các gói đăng ký Workspace của tổ chức, bao gồm nâng cấp hoặc hạ cấp phiên bản đang dùng, xem lịch sử thanh toán và thêm phương thức thanh toán.
  • Kiểm tra và báo cáo: Google Admin console cung cấp các công cụ kiểm tra và báo cáo toàn diện. Theo đó, ban được quyền giám sát việc sử dụng, theo dõi các thay đổi được thực hiện trong dashboard dành cho admin, xem hoạt động của người dùng,…

tài khoản admin mới truy cập tài khoản google admin console

Để truy cập công cụ, bạn cần thực hiện Google Admin console sign up bằng tài khoản admin (không phải tài khoản người dùng cuối). Sau khi đăng nhập, một trang dashboard hiện ra và cung cấp cấp truy cập vào tất cả các tính năng. 

Google Admin console app có thể mất tới 24 giờ để phổ biến trên tất cả các dịch vụ của Workspace, mặc dù nhiều thay đổi có hiệu lực nhanh hơn. Các tính năng và chức năng của console cũng có thể khác nhau đôi chút tùy thuộc vào phiên bản GG Workspace cụ thể mà tổ chức của bạn đang sử dụng.

Làm quen với Google Admin console

Những người có tài khoản Super Admin có thể kiểm soát tất cả các tùy chọn cài đặt có sẵn của GG Workspace, trong khi các tài khoản Admin khác có thể bị hạn chế quyền kiểm soát đối với các tùy chọn cài đặt cụ thể. Để truy cập console, bạn hãy mở trình duyệt Admin console và đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên Google Workspace

Mở Google Workspace Status Dashboard

Ở bên phải màn hình chính của Google Admin console, phía dưới ảnh profile tài khoản Workspace, bạn hãy chọn icon < để hiển thị menu Tools. Mặc dù side panel của Tools liệt kê một số mục nhưng Google Workspace Status Dashboard có thể là một trong những đường liên kết được sử dụng thường xuyên hơn.

mở google workspace status dashboard

Dashboard cho biết trạng thái của các ứng dụng GG Workspace, chẳng hạn như Gmail, Calendar, Drive, Meet cùng nhiều ứng dụng khác.

Xem cập nhật sản phẩm

Bạn có thể mở rộng mục Product Updates trong Google Admin console để hiển thị các thông báo gần đây của Workspace. Những tiêu đề này được lấy từ các bài đăng gần nhất trên blog Google Workspace Updates. Do đó, các quản trị viên nên tối đa hóa hộp Product Updates và xem lại những bài cập nhật được liệt kê một cách thường xuyên nhằm nắm được những thông tin mới nhất hoặc bổ sung tính năng mới.

xem cập nhật sản phẩm

Quản lý tài khoản

Hãy mở rộng mục Users để hiển thị 4 hoạt động được truy cập định kỳ: Add a User (thêm người dùng), Delete a User (xóa người dùng), Update a User’s Name or Email (cập nhật tên người dùng hoặc email) và Create an Alternate Email Address (email alias) (tạo địa chỉ email thay thế – bí danh). Trong phần này, bạn cũng có thể mở danh sách người dùng trong tổ chức bằng cách nhấp vào link Manage. Trong các tổ chức có nhóm người dùng thay đổi thường xuyên, việc truy cập vào phần User trong Google Admin console là một trong những hoạt động diễn ra thường xuyên nhất.

Truy cập tất cả cài đặt

Để truy cập tất cả các tùy chọn cài đặt trong Google Admin console, quản trị viên GG Workspace cần mở rộng trình duyệt của mình sang chế độ toàn màn hình. Khi đó, hãy nhấp chuột vào biểu tượng có 6 dấu chấm ở góc trên bên trái để chuyển đổi menu và hiển thị các menu phụ có sẵn. Chọn nút Show more để đảm bảo rằng các menu đều hiển thị.

truy cập tất cả cài đặt

Những quản trị viên mới sử dụng Google Admin console nên dành chút thời gian để khám phá tất cả các mục có sẵn trong menu của công cụ. Việc xem xét có chiến lược đối với từng mục trong menu sẽ mang lại cho bạn những thông tin có ích về các biện pháp kiểm soát cũng như thông tin có sẵn dành cho admin.

Tìm kiếm

Hộp tìm kiếm trong Google Admin console cho phép bạn tìm kiếm cài đặt hoặc tài khoản. Để tìm kiếm, hãy nhập tên của một user, sau đó chọn hồ sơ của họ từ kết quả để chuyển thẳng đến phần cài đặt Workspace của người dùng đó. Ngoài ra, hãy nhập thuật ngữ hoặc cài đặt kỹ thuật, chẳng hạn như DKIM, để truy cập các trang Google Admin console support nhằm tìm hiểu cách định cấu hình nội dung nào đó hoặc điều hướng đến cài đặt trực tiếp từ kết quả tìm kiếm.

tìm kiếm trong google admin console

Trên đây là một số thao tác cơ bản cần thực hiện khi làm quen với công cụ. Với quyền quản trị viên, bạn còn có thể thực hiện nhiều tác vụ nâng cao hơn nữa nhằm mục đích quản lý và kiểm soát đối với GG Workspace. 

Nếu bạn cần hỗ trợ về cách sử dụng công cụ này cũng như khai thác Google Admin console API trong quá trình quản lý người dùng Workspace, vui lòng bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Tự hào hoạt động với tư cách Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN có đủ các yếu tố để mang đến cho bạn những trải nghiệm khách hàng hài lòng nhất khi đăng ký Google Workspace của chúng tôi. Đội ngũ nhân viên với kiến thức chuyên sâu về dịch vụ luôn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi hoặc thắc mắc của bạn Google Admin console, đồng thời cung cấp cẩm nang hướng dẫn cách khai thác triệt để các tính năng của Google Workspace một cách hiệu quả.

Như vậy, bài viết này đã cung cấp cho bạn bức tranh tổng quan về Google Admin console và một số thao tác cơ bản đối với công cụ. Nếu có câu hỏi liên quan đến nội dung trong bài viết hoặc có nhu cầu tư vấn đề các gói Google Workspace, hãy kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua số Hotline 024.9999.7777.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận