Tìm hiểu IMAP là gì? Hướng dẫn cách thiết lập IMAP trong Gmail

Nếu bạn đang sử dụng Gmail cùng với các ứng dụng email khác như iCloud hoặc Outlook, việc hiểu thuật ngữ POP IMAP là gì là điều vô cùng cần thiết. IMAP là giao thức mà Gmail sử dụng để đồng bộ hóa thư của người dùng và xác định nơi lưu trữ thư, do đó việc tìm hiểu về những giao thức này hỗ trợ cho việc đồng bộ hóa nhiều tài khoản email.

Tìm hiểu máy chủ IMAP là gì?

IMAP là viết tắt của Internet Message Protocol. Nó cho phép bạn tải email từ máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ email xuống thiết bị của mình. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng IMAP để kết nối với hộp thư đến Outlook và đọc thư trong Gmail. Giao thức này có thể sử dụng được trên tất cả các ứng dụng email lớn hiện nay.

Khi kiểm tra hộp thư đến, IMAP sẽ tiến hành kiểm tra các máy chủ được kết nối để tìm thư mới và tải chúng xuống thiết bị của người dùng. Giao thức không loại bỏ những tin nhắn đó khỏi máy chủ – điểm khác biệt lớn nhất so với POP3, tuy nhiên, việc đọc email ngoại tuyến khó có thể thực hiện được.

Cách hoạt động của IMAP

Như đã đề cập đến khi định nghĩa tên máy chủ IMAP là gì, giao thức này hoạt động như một lớp trung gian giữa máy chủ email và máy khách. Hoạt động của nó khá đơn giản, liền mạch và chỉ cần lớp vận chuyển TCP/IP để hoàn thành công việc.

Khi kết nối được thiết lập giữa máy chủ và máy khách, với tư cách là người dùng, bạn chỉ cần đọc email từ máy chủ và không tải xuống. Do đó, IMAP cho phép truy cập email từ mọi thiết bị và bất kỳ vị trí nào, cho dù trên điện thoại thông minh, PC, laptop, máy tính bảng hay bất kỳ thiết bị nào khác.

Để hiểu rõ cách hoạt động của IMAP là gì, các bước sau sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết về từng quy trình trong hoạt động của giao thức:

• Người dùng đăng nhập vào ứng dụng email với mật khẩu IMAP, như Gmail và Outlook, ứng dụng email khách sẽ tiếp cận máy chủ bằng IMAP.
• Một kết nối được thiết lập trên một cổng chính xác.
• Ứng dụng email hiển thị tiêu đề của tất cả các email.
• Chỉ khi người dùng nhấp vào tin nhắn IMAP mới tải xuống. Ngoài ra, phần đính kèm không tự động tải xuống.
• Việc kiểm tra email bằng IMAP sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn so với các truy xuất email khác, chẳng hạn như POP.
• Email được lưu trữ trên máy chủ nếu người dùng không xóa chúng.

Các tính năng chính của IMAP là gì?

Việc nắm rõ các tính năng cốt lõi của IMAP là gì sẽ giúp bạn có thể dễ dàng xác định đây có phải giao thức phù hợp với doanh nghiệp không cũng như cách để sử dụng hiệu quả cho công việc.

• Đa hộp thư: Người dùng có thể quản lý một số hộp thư và chuyển tin nhắn qua lại giữa các mailbox đó.
• Sắp xếp email: IMAP cho phép bạn sắp xếp thư của mình và tạo các danh mục, thư mục khác nhau.
• Đồng bộ hóa: Cho phép người dùng đồng bộ hóa các thư mục trên tất cả các thiết bị.
• Truy xuất thư từ máy chủ từ xa: IMAP cho phép người dùng truy cập thư của mình từ xa trong khi vẫn giữ email trên máy chủ.
• Đặt flag: Giao thức này cho phép bạn triển khai cờ tin nhắn để theo dõi tin nhắn đã đọc và chưa đọc một cách dễ dàng. Trạng thái của mọi tin nhắn đều được lưu và người dùng có thể xem nó trên mọi thiết bị.
• Kiểm tra thông tin trước khi tải xuống: Người dùng có thể xem email và tiêu đề email, bao gồm người gửi, chủ đề và ngày tháng, trước khi quyết định tải xuống.
• Chỉ tải xuống một phần tin nhắn: IMAP cho phép người dùng chỉ tải xuống một phần tin nhắn.
• Search: Tính năng này cho phép người dùng tìm kiếm nội dung email.
• Hệ thống phân cấp: IMAP cho phép người dùng triển khai hệ thống phân cấp email dựa trên tầm quan trọng của thư.

Điểm khác biệt của POP3 và IMAP là gì?

Khi nói đến việc quản lý email, hai giao thức thường được sử dụng là IMAP (Internet Message Access Protocol) và POP3 (Post Office Protocol version 3). Mỗi giao thức sẽ có những đặc điểm riêng biệt nhau.

Lưu trữ email

Mail IMAP được lưu trữ trên máy chủ mailbox từ xa, cho phép người dùng có quyền truy cập vào hộp thư của mình tiến hành tải email từ mail server xuống mailbox trên một hoặc nhiều thiết bị. Ngược lại, POP3 tải email từ máy chủ email xuống hộp thư trên thiết bị của người dùng và thường xóa chúng khỏi máy chủ.

Đồng bộ hóa

IMAP thường đồng bộ máy chủ thư và thiết bị của người dùng, đảm bảo những thay đổi được thực hiện ở một nơi sẽ được thể hiện ở mọi nơi. POP3 thiếu tính năng đồng bộ này, khiến cho giao thức kém lý tưởng hơn đối với những người dùng truy cập email từ mail server trên nhiều thiết bị.

Sử dụng và tốc độ dữ liệu

Khi tìm hiểu tài khoản IMAP là gì, bạn sẽ biết được rằng giao thức thường yêu cầu kết nối internet ổn định và có thể sử dụng nhiều dữ liệu hơn do được đồng bộ hóa liên tục. Trong khi đó, POP3 có tốc độ nhanh hơn vì không phụ thuộc vào máy chủ từ xa khi email được tự động tải xuống lại.

Ngoài những vấn đề trên, IMAP và POP3 còn nhiều sự khác biệt kỹ thuật khác. Bảng dưới đây sẽ thể hiện chi tiết sự khác biệt chính về chức năng giữa POP và IMAP là gì.

Thời điểm sử dụng POP và IMAP là gì?

IMAP hỗ trợ tất cả các tính năng cần thiết để sử dụng email hiện đại. Nhưng có một số tình huống mà POP có thể lựa chọn tốt hơn. Vậy thời điểm thích hợp cho việc sử dụng 1 trong 2 giao thức này là khi nào?

Sử dụng POP3 khi:

• Làm việc trên một thiết bị chuyên dụng nhất và chỉ sử dụng một ứng dụng email.
• Có kết nối mạng kém và muốn lưu dữ liệu email trên thiết bị cục bộ để truy cập ngoại tuyến.
• Nhận được một số lượng lớn email và có dung lượng không gian lưu trữ ít hoặc hạn chế.

Sử dụng IMAP khi:

• Làm việc từ nhiều thiết bị và sử dụng các ứng dụng email khác nhau.
• Muốn đồng bộ hóa dữ liệu trên tất cả các thiết bị để truy cập ở mọi nơi.
• Kết nối internet tốt, ngoài ra không có vấn đề gì với việc có ít dung lượng lưu trữ hơn.

Như vậy, việc sử dụng giao thức nào phụ thuộc vào yêu cầu của người dùng. Tuy nhiên, trong bối cảnh làm việc từ xa và hybrid work đang trở thành xu hướng như hiện nay, các chuyên gia khuyên bạn nên tìm hiểu IMAP là gì và sử dụng giao thức này, bởi nó cho phép người dùng có thể làm việc trên nhiều thiết bị và đồng bộ hóa dữ liệu thư.

Cách thiết lập IMAP trong ứng dụng Gmail

Như vậy, bạn đã hiểu được phần nào về IMAP và đã sẵn sàng sử dụng nó với Gmail của mình. Cách để thiết lập Gmail cá nhân IMAP là gì? Việc thiết lập khá đơn giản và thường được kích hoạt mặc định trong Google Mail. 

Chi tiết cách thiết lập sẽ được thực hiện như dưới đây:

Bước 1: Mở Gmail trên máy tính >> nhấp vào icon có hình bánh răng ở góc phải màn hình >> chọn vào See all settings để đi tới phần cài đặt trong Gmail.

Bước 2: Nhấp vào tab Forwarding and POP/IMAP >> click vào chọn Enable IMAP.

Bây giờ, bạn có thể truy cập vào hộp thư đến Gmail của mình từ các ứng dụng email khác. Nếu muốn sử dụng Gmail để truy cập email từ một ứng dụng email khách hàng, hãy tìm kiếm các cài đặt tương tự. Mặc dù mỗi ứng dụng mail đều có đặc điểm khác nhau nhưng phương thức kích hoạt mật khẩu IMAP được thực hiện tương tự nhau.

Để tìm hiểu chuyên sâu hơn về IMAP trong Gmail, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Bài viết này đã cung cấp một số thông tin cơ bản để giải thích IMAP là gì và cách phân biệt với giao thức POP3, đồng thời hướng dẫn cách để thiết lập IMAP trên ứng dụng Gmail. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến 2 loại giao thức phổ biến này, hãy kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua số Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt huyết của chúng tôi sẽ nhanh chóng có mặt và hỗ trợ giải đáp.