Hướng dẫn thiết lập Email Business trên Outlook

Email được đánh giá là một trong những công cụ giao tiếp phổ biến và quan trọng nhất đối với hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo tính bảo mật và an toàn, cũng như đáp ứng được khối lượng dữ liệu khổng lồ, việc thiết lập Email Business trở thành nhu cầu tất yếu tại các doanh nghiệp.

Đôi nét về Email Business

Email là một công cụ thiết yếu dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô để giao tiếp hiệu quả với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác. Một địa chỉ email chuyên nghiệp chắc chắn là “chất xúc tác” để tăng thêm độ tin cậy và bản sắc thương hiệu của tổ chức kinh doanh. Điều đó dẫn đến nhu cầu về thiết lập Email Business tăng cao.

Khác với email cá nhân sử dụng tên miền là nhà cung cấp dịch vụ, Email Business cho phép người dùng tùy chỉnh domain địa chỉ email, thường là tên doanh nghiệp, chẳng hạn như infor@hvn.vn. Như vậy, doanh nghiệp không chỉ tăng thêm tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp mà còn góp phần quảng bá thương hiệu. 

Không dừng lại ở domain tùy chỉnh, việc đầu tư chi phí đăng ký và thiết lập Email Business có thể đem đến cho doanh nghiệp bộ tính năng mạnh mẽ để tăng cường hiệu suất làm việc, ngăn chặn sự xâm nhập của các tin nhắn spam cũng như lớp bảo mật đáng tin cậy hơn.

Khi thiết lập Email Business, điều quan trọng cần lưu ý là chọn nhà cung cấp dịch vụ với các tính năng doanh nghiệp cần, chẳng hạn như bộ lọc spam, cài đặt máy chủ an toàn hay dung lượng lưu trữ. Ngoài ra, việc tạo mật khẩu mạnh và bật xác thực đa yếu tố cũng là bước cần làm để bảo vệ tài khoản email doanh nghiệp khỏi bị truy cập trái phép.

Vì sao doanh nghiệp nên thiết lập Email Business?

Không phải ngẫu nhiên dịch vụ Email Business được các doanh nghiệp ưa chuộng và sẵn sàng đầu tư cho tổ chức của mình. Hãy cùng điểm qua một số lợi ích nổi bật mà tài khoản email doanh nghiệp mang lại cho người dùng:

Tính chuyên nghiệp

Việc thiết lập Email Business với địa chỉ sử dụng tên miền doanh nghiệp, chẳng hạn như support@brand.com, thay vì địa chỉ có domain chung chung, là điều quan trọng để tạo uy tín với khách hàng và đối tác. 

Với tài khoản email có tên miền tùy chỉnh, người nhận thư sẽ ấn tượng với tác phong làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp và nhận thấy sự đầu tư về hình ảnh. Ngoài ra, nó còn giúp tránh nhầm lẫn giữa thông tin liên hệ cá nhân và doanh nghiệp, điều này có thể xảy ra nếu bạn sử dụng tài khoản email cá nhân cho cả hai mục đích.

Đẩy mạnh việc xây dựng brand

Một địa chỉ email bao gồm tên công ty hoặc thương hiệu sẽ củng cố nỗ lực xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp. Khi khách hàng nhìn thấy email từ doanh nghiệp, họ sẽ ngay lập tức nhận ra và có lòng tin vào nội dung thư cũng như chất lượng dịch vụ/sản phẩm được cung cấp. 

Thiết lập Email Business cũng giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ địa chỉ website hoặc nền tảng social media của doanh nghiệp hơn vì chúng có sự nhất quán với domain.

Cải thiện hiệu quả giao tiếp và cộng tác

Email là một công cụ quan trọng để doanh nghiệp giao tiếp với các thành viên trong nhóm, khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. Với tài khoản email doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng quản lý hộp thư đến, hộp thư đi cũng như cộng tác hiệu quả với các thành viên khác.

Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp dịch vụ Email Business còn bổ sung các tính năng hỗ trợ mạnh mẽ như lịch, danh sách việc cần làm và công cụ quản lý tác vụ, từ đó giúp hợp lý hóa việc giao tiếp, cộng tác nhóm và cải thiện năng suất làm việc.

Tổ chức hộp thư

Việc thiết lập Email Business cung cấp cho bạn nhiều tính năng để quản lý mailbox hiệu quả hơn thông qua việc sắp xếp các thư đến theo danh mục, chẳng hạn như theo dự án, khách hàng hoặc bộ phận trong tổ chức. Điều này giúp hộp thư đến của người dùng luôn trong trạng thái ngăn nắp và giảm sự lộn xộn, từ đó giúp bạn dễ dàng tìm thấy các thư quan trọng khi cần thiết.

Hỗ trợ cho mục đích marketing

Email marketing là một công cụ mạnh mẽ để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của mình với các khách hàng tiềm năng, cũng như giao tiếp với khách hàng hiện tại và xây dựng lòng trung thành. Bằng các thu thập địa chỉ email của khách hàng và gửi newsletter thường xuyên hoặc email quảng cáo, tổ chức kinh doanh có thể tăng mức độ tương tác và bán hàng.

Việc thiết lập Email Business cung cấp cho bạn nhiều công cụ và tính năng hỗ trợ việc tiếp thị qua email hiệu quả và khoa học hơn. Một số nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp còn có sự bổ sung các công cụ phân tích cho phép người dùng theo dõi tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp và các số liệu khác, từ đó giúp tối ưu hóa chiến dịch marketing.

Bảo mật mạnh mẽ

Vì là dịch vụ dành cho doanh nghiệp, thiết lập Email Business mang lại cho người dùng nhiều tính năng bảo mật mạnh mẽ, chẳng hạn như bộ lọc thư rác, bảo vệ chống virus và mã hóa, để giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa trên mạng. 

Ngoài ra, việc có một tài khoản email dành riêng cho doanh nghiệp có thể giúp người dùng tránh bị lừa đảo trên không gian mạng và một số loại lừa đảo khác có thể xảy ra khi sử dụng địa chỉ email cá nhân để liên lạc với người khác.

Các bước thiết lập Email Business trên Outlook

Để thiết lập Email Business trên nền tảng Microsoft Outlook, bạn thực hiện các thao tác như được hướng dẫn sau:

Bước 1:  Chọn Menu Files.

• Tại bảng kế tiếp, bạn nhấp vào chọn Manual setup or additional server types > Click vào Next.

Bước 2: Chọn POP or IMAP >> Nhấp vào Next.

• Người dùng tiến hành nhập thông tin cấu hình server và tài khoản email của mình vào bảng >> click vào More Setting để thiết lập nâng cao như hình bên dưới.

Bước 3: Tại bảng More Settings, bạn chọn Tab Outgoing Server và sau đó thực hiện như hình.

• Sau đó, bạn chuyển qua tab Advanced (Tùy Chọn):

• Sau khi thiết lập tại bảng More Settings xong, bạn thực hiện click vào OK để trở về bảng Account Settings >> nhấp chọn Next.
• Nếu tất cả thiết lập Email Business được thực hiện đúng, hình như dưới đây sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn:

Như vậy, chỉ với 03 bước đơn giản, bạn đã hoàn thành xong việc thiết lập Email Business. Trong trường hợp gặp rắc rối trong quá trình thiết lập, người dùng có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ kịp thời.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Đơn vị cung cấp dịch vụ Email Business uy tín

Nhận thấy tầm quan trọng của công cụ email đối với hoạt động kinh doanh và cộng tác của doanh nghiệp, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp đa dạng gói Email Business thuộc nhiều mức chi phí khác nhau cho bạn lựa chọn. Bên cạnh đó, các chuyên viên với kiến thức chuyên sâu sẽ đưa ra tư vấn dựa trên các đánh giá và phân tích về nhu cầu cũng như khả năng mở rộng của doanh nghiệp, từ đó giúp khách hàng có thể đưa ra quyết định đăng ký phù hợp nhất.

Không chỉ là nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chúng tôi còn làm tốt vai trò người đồng hành của doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số bằng cách chuẩn bị đầy đủ hành trang kiến thức cho khách hàng. Các chuyên gia sẵn sàng trả lời mọi thắc mắc của bạn và hướng dẫn chi tiết cách để thiết lập Email Business cũng như sử dụng đúng cách và hiệu quả nhất.

Đội ngũ kỹ thuật 24/7/365 chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng khi hệ thống luôn được đảm bảo hoạt động ổn định, mọi sự cố kỹ thuật cũng được giải quyết nhanh gọn.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về vai trò của email doanh nghiệp đối với hành trình chuyển đổi số cũng như nắm được các bước cụ thể để thiết lập Email Business trên Outlook. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung bài viết hoặc nhu cầu tư vấn chi tiết hơn về các gói dịch vụ email dành cho doanh nghiệp, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ chuyên viên của chúng tôi giải đáp và tư vấn.