Hướng dẫn thiết lập Email Business trên iOS sử dụng Outlook Exchange

Để đảm bảo cho tiến độ và hiệu quả công việc ngay cả khi phải công tác hoặc di chuyển, người dùng có thể thực hiện thiết lập Email Business bằng Outlook Exchange trên iOS. Đây cũng có thể hiểu là một bước đệm để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp của mình trong mắt các khách hàng, đối tác.

Cần lưu ý gì khi đăng ký Email Business?

Không có nghi ngờ gì tầm quan trọng của dịch vụ Email Business đổi với doanh nghiệp. Với địa chỉ email có domain tùy chỉnh cùng các tính năng bảo mật nâng cao, email doanh nghiệp là công cụ hỗ trợ đắc lực để cải thiện hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín trong mắt khách hàng. 

Tuy nhiên vấn đề lựa chọn gói email nào lại là một bài toán hóc búa đối với các chủ doanh nghiệp. Bên cạnh nhu cầu và ngân sách cho phép, bạn còn cần phải xem xét đến một số yếu tố quan trọng khác của Email Business để có thể đưa ra quyết định phù hợp. 

Hãy tham khảo một số yếu tố cốt lõi trong các gói email doanh nghiệp để dễ dàng hơn trong việc lựa chọn.

Số lượng user

Số lượng người dùng sẽ sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp là một cân nhắc quan trọng khi lựa chọn đầu tư. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ để có các gói khác nhau với giới hạn người dùng khác nhau, do đó bạn nên chọn một gói phù hợp với nhu cầu của mình. 

Đồng thời, doanh nghiệp nên chắc chắn xem xét hết mọi khả năng tăng trưởng có thể gặp phải trong tương lại và đảm bảo dịch vụ email được lựa chọn có thể cung cấp thêm số lượng người dùng khi cần thiết.

Dung lượng lưu trữ

Khi nhắc tới email dung lượng lưu trữ là yếu tố cần thiết và quan trọng. Các nhà cung cấp dịch vụ thường có sẵn các gói với nhiều mức dung lượng lưu trữ khác nhau, từ vài gigabyte đến vài terabyte. 

Người dùng cần xem xét kích thước và tần suất của email cũng như tệp đính kèm sẽ gửi và nhận hàng ngày, cũng như thời gian cần lưu trữ chúng. Khi lựa chọn, bạn nên đảm bảo gói đăng ký cung cấp đủ dụng lượng lưu trữ cho nhu cầu trong hiện tại và cả tương lai.

Tính bảo mật và an toàn

Bạn nên dành thời gian để tìm hiểu và kiểm tra xem nhà cung cấp dịch vụ Email Business có cung cấp các tính năng nâng cao như mã hóa, lọc spam, bảo vệ chống lại virus và xác thực yếu tố hay không. Mã hóa đảm bảo rằng các email được bảo mật và chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào.

Lọc spam và bảo vệ chống virus ngăn chặn sự xâm nhập vào hộp thư đến của thư rác và phần mềm độc hại. Xác thực đa yếu tố bổ sung thêm một lớp bảo mật bằng cách yêu cầu hình thức xác thực thứ hai ngoài mật khẩu.

Tính tích hợp

Việc xem xét gói Email Business có tích hợp với các ứng dụng phần mềm khác hay không là điều cần thiết để có thể đưa ra quyết định lựa chọn hợp lý. Việc tích hợp của giải pháp với các phần mềm hỗ trợ năng suất, chẳng hạn như CRM hoặc công cụ quản lý dự án, giúp cho việc quản lý giao tiếp trên nhiều nền tảng và hợp lý hóa quy trình làm việc trở nên dễ dàng hơn.

Chi phí đầu tư

Chi phí của một gói email doanh nghiệp là yếu tố quan trọng cần xem xét. Các gói khác nhau đi kèm với các mức giá khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải so sánh chi phí và đảm bảo rằng bạn chọn gói phù hợp với ngân sách đề ra. 

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý không nên từ bỏ các chức năng và bảo mật cần thiết chỉ vì chi phí. Hãy lựa chọn gói cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết, ngay cả khi nó có mức giá cao hơn một chút. Đổi lại, doanh nghiệp sẽ nhận lại những gì xứng đáng với sự đầu tư thông thái đó.

Hỗ trợ khách hàng

Bạn nên kiểm tra xem nhà cung cấp dịch vụ Email Business có cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để giúp người dùng giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh hay không. Hỗ trợ khách hàng tốt có thể quan trọng trong việc đảm bảo việc giao tiếp qua email được hoạt động ổn định và hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm và đọc các bài review, đề xuất từ các doanh nghiệp khác để đảm bảo có thể chọn được nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp có hỗ trợ khách hàng tốt.

Lý do nên thiết lập Email Business trên iOS với Outlook Exchange

Không chỉ để nhanh chóng thích nghi với trào lưu hybrid working để nâng cao hiệu quả công việc, việc cài đặt Email Business qua Outlook Exchange trên iOS đem lại cho người dùng nhiều lợi thế đáng kể. Cụ thể:

• Truy cập các tính năng email nâng cao: Với tài khoản email doanh nghiệp được thiết lập trên iOS bằng Exchange, bạn có thể truy cập các tính năng email chuyên nghiệp ngay trên điện thoại thông minh của mình như lịch, danh bạ và tác vụ dùng chung, từ đó các nhóm cộng tác dễ dàng hơn và có tổ chức hơn.
• Bảo mật cao: Outlook Exchange đi kèm với các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa và xác thực hai yếu tố giúp bảo vệ email và dữ liệu khỏi việc bị truy cập trái phép.
• Truy cập di động: Với Email Business ngay trên thiết bị iOS, người dùng có thể truy cập email và các dữ liệu khác từ mọi nơi bằng thiết bị di động của mình. Điều này thực sự hữu ích đối với các nhân viên làm việc từ xa, làm hybrid hoặc thường xuyên di chuyển.
• Miền tùy chỉnh: Thông qua việc cài đặt Email Business trên thiết bị iOS, người dùng có thể sử dụng tên miền tùy chỉnh cho địa chỉ email của mình. Điều này giúp khách hàng dễ dàng xác định thương hiệu hơn và có ấn tượng về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Cách thiết lập Email Business trên iOS với Outlook Exchange

Dưới đây là các bước cụ thể hướng dẫn người dùng cách để sử dụng tài khoản email doanh nghiệp bằng Exchange của ứng dụng Outlook trên iOS 14. Đối với các phiên bản khác, bạn có thể thực hiện thiết lập với thao tác tương tự.

Bước 1: Bạn mở ứng dụng Outlook trên thiết bị >> Nhấn vào chọn Thiết lập tài khoản theo cách thủ công.

Bước 2: Chọn tiếp Exchange.

Sau đó, bạn thực hiện nhập thông tin tài khoản email của mình tại khung kế tiếp >> Nhấn Đăng Nhập.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc cài đặt tài khoản Email Business của mình trên thiết bị iOS bằng ứng dụng Outlook Exchange. Nếu gặp bất kỳ vấn đề nào trong quá trình thực hiện, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được chuyên gia hỗ trợ bạn.

Tip sử dụng Email Business trên iOS

Để có thể tận dụng tối đa lợi thế mà tài khoản email doanh nghiệp mang lại cho người dùng, tìm hiểu về các mẹo sử dụng là điều cần thiết, đặc biệt khi sử dụng email trên thiết bị di động. Bạn có thể tham khảo một số tip sử dụng trên iOS được tổng hợp từ những người đã có nhiều năm sử dụng ứng dụng kết hợp với ý kiến từ các chuyên gia.

• Sử dụng mật khẩu mạnh: Trong quá trình thiết lập tài khoản Email Business trên thiết bị iOS, người dùng cần đảm bảo sử dụng mật khẩu mạnh khó đoán để bảo vệ sự an toàn của tài khoản. Điều này có thể giúp Email Business account tránh khỏi việc truy cập trái phép.
• Bật xác thực hai yếu tố: MFA bổ sung thêm một lớp bảo mật cho tài khoản email của người dùng bằng cách yêu cầu hình thức xác thực thứ hai (chẳng hạn mã được gửi đến điện thoại) bên cạnh mật khẩu. Do đó, bạn nên bật xác thực hai yếu tố cho tài khoản Exchange trong cài đặt trên trang web của nhà cung cấp dịch vụ Email Business.
• Sử dụng ứng dụng Mail tích hợp sẵn hoặc ứng dụng Outlook: Cả ứng dụng Mail tích hợp sẵn và Outlook đều là các tùy chọn tốt để bạn thực hiện việc truy cập tài khoản Email Business với Exchange trên iOS. Lựa chọn sử dụng ứng dụng nào chủ yếu phụ thuộc vào sở thích cá nhân, nhưng Outlook cung cấp nhiều tính năng và tùy chọn tùy chỉnh hơn.
• Tùy chỉnh cài đặt email: Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể thực hiện tùy chỉnh cài đặt Email Business để phù hợp với quy trình làm việc của mình. Ví dụ, bạn có thể chọn tần suất cập nhật email, thiết lập trả lời email tự động hoặc định cấu hình thông báo.
• Sử dụng thư mục để sắp xếp email: Các chuyên gia khuyên người dùng nên sử dụng các thư mục để sắp xếp hộp thư đến của mình. Bạn có thể tạo các thư mục trong tài khoản Exchange và di chuyển email vào đó nếu cần thiết.
• Lưu ý đến quyền riêng tư: Khi sử dụng tài khoản email trên thiết bị di động,người dùng nên lưu ý đến môi trường xung quanh và thực hiện các bước để bảo vệ quyền riêng tư. Ví dụ, bạn có thể muốn tránh sử dụng mạng wifi công cộng hoặc sử dụng mạng riêng ảo (VPN) để mã hóa lưu lượng truy cập internet.

Nhận ra vai trò không thể thay thế của email trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp đa dạng các giải pháp Email Bussiness được chia thành các mức chi phí để bạn có thể thoải mái lựa chọn dựa trên nhu cầu và chiến lược của tổ chức. 

Đội ngũ nhân viên với kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực sẽ luôn sát cánh và đưa ra sự tư vấn từ những phân tích về định hướng phát triển của doanh nghiệp. Do đó, bạn có thể yên tâm với những quyết định của mình. Không chỉ vậy, sau khi đăng ký dịch vụ, các chuyên gia sẽ cung cấp các thông tin bổ ích nhằm giúp người dùng có thể áp dụng giải pháp hợp lý vào thực tiễn của doanh nghiệp mình, chẳng hạn như cách để thiết lập Email Business trên iOS với Outlook Exchange.

Chưa dừng lại ở đó, đội ngũ kỹ thuật luôn có mặt 24/7 để kịp thời giải quyết các vấn đề người dùng gặp phải trong lúc sử dụng, từ đó mang lại trải nghiệm khách hàng hài lòng.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Email Business và cách để sử dụng dịch vụ trên điện thoại hệ điều hành iOS thông qua ứng dụng Outlook Exchange. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc gì, hãy kết nối với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để được giải đáp và hỗ trợ nhanh chóng.