Hướng dẫn thêm tài khoản gửi email đi trong Email Business

Email business là một trong những công cụ giao tiếp và trao đổi chính được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp. Việc thêm tài khoản gửi email vào ứng dụng có thể giúp người dùng tối đa hóa hiệu quả công việc trong khoảng thời gian nhanh nhất.

Lợi ích của việc thêm tài khoản gửi email

Đối với các doanh nghiệp, email là thành phần không thể thiếu để có thể giao tiếp, tương tác và trao đổi thông tin trong môi trường nội bộ, với khách hàng và đối tác. Nếu biết cách sử dụng, bạn hoàn toàn có thể đẩy mạnh hiệu suất làm việc của mình cũng như doanh nghiệp. Một trong những tip được khuyến khích khi sử dụng email business là thêm tài khoản gửi email.

thêm tài khoản gửi email

Vậy việc này có thể đem lại cho doanh nghiệp những lợi thế gì?

Khả năng mở rộng

Khi một doanh nghiệp mở rộng, việc thêm thành viên và thành lập các phòng ban hoặc nhóm bổ sung là điều cần thiết. Mỗi nhân viên hoặc bộ phận yêu cầu một tài khoản email chuyên dụng để phục vụ cho việc giao tiếp.

Việc thêm tài khoản gửi email trong email business cho phép doanh nghiệp đáp ứng lực lượng lao động và cơ cấu tổ chức ngày càng tăng mà không bị hạn chế.

Tổ chức và phân khúc

Với nhiều tài khoản email được thêm vào webmail, việc tổ chức và quản lý lưu lượng email trở nên dễ dàng hơn. Các bộ phận hoặc nhóm khác nhau có thể có địa chỉ email chuyên dụng của riêng mình, ví dụ như sales@tencongty.com, support@tencongty.com. Việc này hỗ trợ quá trình phân loại, lọc và theo dõi các tài khoản email trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn dựa trên mục đích hoặc người nhận.

Khi vấn đề quản lý email trở nên tốt hơn sau khi thêm tài khoản tài khoản gửi email, các yêu cầu qua email được xử lý hiệu quả hơn, từ đó cải thiện thời gian phản hồi và giảm khả năng thất lạc các thư có tính quan trọng.

Bảo mật và kiểm soát

tăng cường tính bảo mật cho email

Bằng cách sử dụng hệ thống webmail cho các tài khoản email doanh nghiệp, công ty có thể thực hiện nhiều biện pháp bảo mật khác nhau. Mật khẩu mạnh, xác thực hai yếu tố và mã hóa có thể được thực thi để bảo vệ thông tin quan trọng, đồng thời ngăn truy cập trái phép.

Các doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn đối với quyền truy cập của nhân viên vào tài khoản email, từ đó giám sát chặt chẽ việc sử dụng mail và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn về mặt bảo mật.

Hợp tác và làm việc theo nhóm

Thông qua việc thêm tài khoản gửi email chuyên dụng cho các phòng ban hoặc nhóm vào trong webmail, việc cộng tác và tương tác giữa các thành viên trong cùng dự án trở nên hiệu quả hơn nhiều.

Việc này đồng nghĩa nhân viên có thể cộng tác liền mạch, chia sẻ tệp và điều phối các tác vụ cụ thể theo vai trò và trách nhiệm của từng nhóm. Bạn cũng dễ dàng liên hệ với các đồng nghiệp trong bộ phận, từ đó nâng cao tinh thần đồng đội và năng suất tổng thể.

Một số lưu ý khi thêm tài khoản gửi email

Có một số vấn đề bạn cần chú ý khi quyết định thêm bất kỳ tài khoản email doanh nghiệp nào vào trong hệ thống webmail để dễ dàng quản lý và kiểm soát.

lưu ý khi thêm tài khoản gửi email

  • Kiểm tra giới hạn của nhà cung cấp dịch vụ thư trực tuyến: Trước khi thêm tài khoản gửi email bổ sung, hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ email cho phép bạn thiết lập nhiều tài khoản cùng lúc. Có một số nhà cung cấp giới hạn số lượng tài khoản được thêm vào hoặc tính phí thêm cho nhiều tài khoản.
  • Xác minh thông tin đăng nhập tài khoản: Hãy tiến hành thu thập cẩn thận các thông tin cần thiết cho từng tài khoản email bạn muốn thêm vào trong webmail email business, bao gồm địa chỉ thư, mật khẩu và cài đặt máy chủ (ví dụ POP hoặc IMAP). Các thông tin cần chính xác để tránh sự cố có thể xảy ra trong quá trình thiết lập.
  • Chọn giữa POP hoặc IMAP: Bạn nên xác định xem muốn sử dụng giao thức POP (Post Office Protocol) hay IMAP (Internet Message Access Protocol) để truy cập email. POP tải email xuống một thiết bị cụ thể, trong khi IMAP giữ thư được lưu trữ trên máy chủ thư và cho phép truy cập từ nhiều thiết bị.
  • Hiểu cấu trúc và tổ chức thư mục: Trước khi thêm tài khoản gửi email, bạn hãy xem xét cách thức tổ chức các thư mục email trên tất cả các tài khoản, có thể thư mục riêng biệt cho từng tài khoản hay cấu trúc thư mục thống nhất. Lựa chọn này có ảnh hưởng để cách quản lý và điều hướng email sau này.
  • Định cấu hình cài đặt máy chủ chính xác: Trong quá trình thiết lập thêm email, bạn cần nhập cài đặt máy chủ chính xác cho từng tài khoản thư. Các cài đặt này thường bao gồm địa chỉ máy chủ đến và đi, portal và giao thức bảo mật (SSL/TLS). 
  • Thiết lập chuyển tiếp email: Nếu muốn hợp nhất các email doanh nghiệp vào một tài khoản trung tâm, bạn nên kiểm tra xem nhà cung cấp dịch vụ webmail có hỗ trợ chuyển tiếp email hay không. Tính năng này cho phép bạn tự động chuyển tiếp email từ nhiều tài khoản sang một tài khoản được chỉ định.
  • Kiểm tra kết nối tài khoản: Sau khi thêm tài khoản gửi email và thiết lập, người dùng nên tiến hành gửi thư kiểm tra và xác minh có thể gửi – nhận email mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Bước này đảm bảo cấu hình chính xác và các tài khoản mới được thêm vào đều hoạt động bình thường.

Hướng dẫn chi tiết cách thêm tài khoản gửi email

Thêm tài khoản gửi email đi là một chức năng hữu ích, cho phép người dùng thêm tài khoản email bất kỳ vào trong webmail. Sau đó, bạn có thể lựa chọn tài khoản để gửi thư đi trong giao diện ứng dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thêm tài khoản để bạn tham khảo:

Bước 1: Truy cập vào webmail

Đầu tiên, bạn tiến hành truy cập vào webmail đang sử dụng dịch vụ >> Tìm đến Settings >> Chọn vào mục Connectivity >> New SMTP Account.

truy cập vào webmail email business

Bước 2: Cấu hình SMTP

Khi cửa sổ SMTP Account hiện ra trên màn hình, bạn thiết lập kết nối đến tài khoản email cần thêm vào.

cấu hình smtp

Lưu ý: 

  • Display Name – Tên hiển thị trên ứng dụng webmail
  • Server Address – Máy chủ email, thường có dạng smtp.domain.com
  • Server Port – Cổng mặc định thường là 25. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp dịch vụ email yêu cầu gửi thư đi bằng giao thức bảo mật, bạn buộc phải dùng cổng SSL là 465 hoặc TLS là 587 (bạn tùy chọn trong Encryption).
  • Enable Authentication – Bật chế độ xác thực tài khoản email
  • Username – Địa chỉ email SMTP
  • Password – Mật khẩu của địa chỉ email SMTP

Sau khi điền đầy đủ các thông số, bạn nhấp chọn Test Connection >> Save để lưu lại thay đổi. Người dùng cũng có thể tùy chọn tên người gửi trong giao diện gửi đi của webmail.

Với các bước cơ bản nêu trên, bạn có thể tự mình thực hiện thêm tài khoản gửi email trong webmail. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến vấn đề trên, vui lòng kết nối ngày với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua Hotline 024 9999 7777 để các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ giải đáp.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận