Hướng dẫn thay đổi tên hiển thị khi gửi email

Tên hiển thị là yếu tố đầu tiên mà người nhận xem xét đến trước khi quyết định mở. Do đó, việc thay đổi tên hiển thị email được thực hiện đúng cách và hợp lý có thể tác động tích cực đến tỷ lệ mở của thư. 

Tại sao cần thay đổi tên hiển thị email?

Tên hiển thị email là tên được hiển thị bên trong hộp thư của người nhận. Nó thường được xuất hiện trước dòng chủ đề nhưng việc này có thể khác nhau giữa các phiên bản khác nhau của nhà cung cấp dịch vụ email và thiết bị sử dụng.

Tên hiển thị email là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến việc người nhận có mở mở email của bạn hay không. Các nghiên cứu chỉ ra rằng 42% mọi người khi nhìn vào tên hiển thị của email gửi đến đầu tiên trước khi quyết định có nên mở hay không. 

Khi có chiến lược thay đổi hiển thị sao cho rõ ràng và chuyên nghiệp, bạn sẽ nhanh chóng nhận được các giá trị sau:

Sự tin cậy

Người nhận nhìn vào tên hiển thị email trước tiên để xác định xem thư có liên quan đến công việc hay thư rác. Quyết định này xảy ra trong chưa đầy một giây. Do đó, tên hiển thị email phải phản ánh tên công ty hợp pháp hoặc tên rõ ràng của người gửi thư để tạo nên lòng tin đối với người nhận.

Nhận diện thương hiệu

Có thể, khách hàng của bạn sẽ quen thuộc với tên doanh nghiệp và việc sử dụng tên của tổ chức để thay đổi tên hiển thị email sẽ khuyến khích sự công nhận ngay lập tức và đảm bảo với họ rằng thông điệp trong thư là có giá trị và hợp pháp. 

Mẹo dành cho bạn: Nếu muốn gửi email được cá nhân hóa, hãy cân nhắc đến việc bao gồm tên công ty trong tên hiển thị. Chẳng hạn, bạn có thể đặt là “A từ công ty B”.

Tính nhất quán

Đảm bảo các thông điệp gửi đến khách hàng nhất quán là điều rất quan trọng. Để tránh nhầm lẫn hoặc chậm trễ, doanh nghiệp nên xác định kiểu nhất quán khi thay đổi tên hiển thị cho email trong toàn tổ chức.

Lưu ý: Nếu tên người gửi dài hơn 20 – 30 ký tự, tên đó có thể bị cắt bớt trong màn hình của một số người dùng email. Do đó, bạn cần đảm bảo bao gồm thông tin quan trọng nhất ở phía trước nếu tên hiển thị dài hơn.

Phân khúc thư

Khi một quy ước đặt tên hoặc phong cách nhất quán đã được xác định, cách tốt nhất là phân khúc tên hiển thị email dựa trên bản chất của thư. Việc này sẽ đảm bảo rằng khách hàng không bỏ lỡ một thông báo quan trọng nào được gửi về tài khoản của họ.

Ví dụ: email có liên quan đến hóa đơn hoặc thanh toán có thể được đặt thành “Thanh toán tại công ty B”, tin nhắn liên quan đến các giao dịch thành công hoặc đã hoàn thành được đặt thành “Biên lại tại công ty B”,…

Mẹo dành cho bạn: Tên hiển thị email không cần khớp với địa chỉ của email.

Lưu ý khi thay đổi tên hiển thị với email doanh nghiệp

Có một số lưu ý nhất định dành cho người dùng khi thực hiện thay đổi tên hiển thị cho email doanh nghiệp của mình, trong đó bao gồm:

• Kiểm tra chính sách của tổ chức: Một số công ty có hướng dẫn cụ thể về loại tên hiển thị mà nhân viên nên sử dụng cho email doanh nghiệp của mình. Do đó, người dùng cần đảm bảo biết về các chính sách này trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
• Tính chuyên nghiệp: Tên hiển thị email cần phải chuyên nghiệp và phù hợp với vai trò của bạn trong công ty. Hơn nữa, khi thay đổi tên hiển thị, bạn nên tránh sử dụng biệt danh hoặc số nhận dạng cá nhân không liên quan đến công việc.
• Thông báo cho đồng nghiệp và khách hàng: Điều quan trọng ở đây là bạn cần cho khách hàng và đồng nghiệp của mình biết về sự thay đổi này để họ cập nhật sổ địa chỉ và tránh mọi sự nhầm lẫn.
• Cập nhật chữ ký email và các tài liệu thương hiệu khác: Khi thay đổi tên hiển thị, người dùng lưu ý tên mới được bao gồm trong chữ ký email, danh thiết và bất kỳ tài liệu nào khác có liệt kê thông tin liên hệ người dùng.
• Xem xét tác động đối với sự hiện diện trực tuyến của người dùng: Nếu bạn có sự hiện diện trên các nền tảng trực tuyến chuyên nghiệp, chẳng hạn LikedIn, hãy đảm bảo rằng tên hiển thị nhất quán trên tất cả các nền tảng để duy trì sự gắn kết trong thương hiệu.

Hướng dẫn thay đổi tên hiển thị trong webmail

Để thay đổi tên người gửi email nhằm giúp người nhận dễ dàng biết được bạn là ai, thuộc đơn vị nào,…hãy thực hiện các bước được hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào webmail bằng tài khoản Email Business đã đăng ký, thông thường sẽ có địa chỉ là webmail.domain.com.

Bước 2: Sau khi đăng nhập với tài khoản muốn thay đổi tên hiển thị, bạn chọn vào Settings (Cài đặt) >> Profile (Hồ Sơ).

Bước 3: Tại mục Display Name, hãy tiến hành nhập tên bạn muốn hiển thị >> Bấm vào Save.

Chỉ với 03 bước đơn giản như trên, bạn đã hoàn thành xong việc thay đổi tên hiển thị trong webmail. Nếu gặp bất kỳ vấn đề gì trong quá trình thực hiện, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Trong suốt hơn 10 năm hoạt động, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – được các khách hàng doanh nghiệp đánh giá là người đồng hành đáng tin cậy trên hành trình chuyển đổi số. Chúng tôi không dừng lại ở việc cung cấp công cụ phục vụ nhu cầu đưa tổ chức lên không gian trực tuyến, mà còn nhiệt tình tư vấn và hỗ trợ bất cứ khi nào bạn cần giúp đỡ.

Đến với chúng tôi, doanh nghiệp sẽ được đội ngũ chuyên gia tư vấn về các giải pháp email doanh nghiệp phù hợp với mức chi phí phải chăng, đồng thời được hướng dẫn cách để sử dụng dịch vụ hiệu quả nhất có thể, chẳng hạn như thay đổi tên hiển thị để tăng thêm sự chuyên nghiệp. 

Sau bài viết viết này, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến việc thay đổi tên hiển thị trong email hoặc có nhu cầu được tư vấn chi tiết hơn về các giải pháp email doanh nghiệp, vui lòng kết nối với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777, đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ ngay lập tức có mặt và hỗ trợ giải đáp.