Hướng dẫn thay đổi tên hiển thị khi gửi email Zoho Mail

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin nổi bật về ứng dụng email Zoho Mail, đồng thời hướng dẫn cách đổi tên hiển thị để trông chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, đối tác và đồng nghiệp.

Zoho Mail là gì?

Zoho Mail chính xác là dịch vụ lưu trữ email dành cho doanh nghiệp và cho phép sử dụng tên miền riêng, chẳng hạn username@tencongty.com. Nền tảng cộng tác của phần mềm hỗ trợ người dùng liên lạc liền mạch trong và ngoài công ty. Đây được đánh giá là một giải pháp tuyệt vời để bạn có thể điều chỉnh cho việc đáp ứng cả nhu cầu liên lạc đơn giản và phức tạp.

Zoho Mail tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Zoho cũng như các ứng dụng phổ biến khác từ bên ngoài. Đây là một trong những dịch vụ email an toàn, riêng tư và không có quảng cáo. Do đó, doanh nghiệp có thể quản lý tất cả thư của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Với sự trợ giúp của gói dùng không mất phí, bạn có thể thử nghiệm tính năng tuyệt vời của Zoho Mail sau khi được nhận 5GB cho mỗi user và dung lượng tệp đính kèm 25MB. Sau khi sử dụng, nếu nhận định đây là là giải pháp doanh nghiệp đang tìm kiếm cho đội ngũ nhân viên của mình, bạn có thể nâng cấp dung lượng bằng cách đăng ký các gói tính phí phù hợp.

Lợi ích khi sử dụng Zoho Mail

Như đã đề cập ở trên, Zoho Mail không chỉ cho phép các nhóm sử dụng một hệ thống email đã tin tưởng mà còn có thể tích hợp các công cụ giao tiếp và năng suất khác để tăng cường giao tiếp và cộng tác. Điều này đảm bảo rằng các quy trình dễ triển khai hơn, quản lý dự án hợp tác hiệu quả và các mốc thời gian được đẩy nhanh.

Đây chỉ là một số lợi ích mà nền tảng email của Zoho mang đến cho doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng đi sâu vào chi tiết hơn những lợi ích nổi bật khác của dịch vụ email này.

Bảo mật và quyền riêng tư

Lừa đảo và thư rác đang ở mức cao nhất hơn bao giờ hết. Điều này đặc biệt nghiêm trọng đối với các doanh nghiệp khi email được gửi đi hoặc nhận về thường có chức các thông tin bí mật và nhạy cảm.

Với Zoho Mail, bạn có thể hưởng lợi từ khả năng giám sát và bảo mật hàng đầu với tính năng mã hóa cao cấp để hộp thư của bạn an toàn trước các mối đe dọa bên ngoài cũng như giảm thiểu tối đa khả năng bị lộ bất kỳ thông tin nội bộ nhạy cảm nào.

Các nhóm sẽ tự tin hơn về khía cạnh email dù là gửi đi hay nhận thư, đồng thời có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ và công việc kinh doanh quan trọng hiện tại.

Kết hợp bí danh chuyên nghiệp để tăng độ nhận diện thương hiệu

Ngày nay, mọi người đều giao tiếp thường xuyên qua email thay vì điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp, do đó bạn sẽ không muốn bỏ lỡ cơ hội đưa tên công ty của mình vào thông tin liên hệ. Điều này không chỉ giúp bạn tránh khỏi các thư mục spam hoặc bị báo cáo là đáng ngờ, mà còn mở rộng khả năng hiển thị thương hiệu công ty ra bên ngoài.

Khi đăng ký giải pháp Zoho Mail, bạn có thể chọn giao diện của bí danh công ty và cách cá nhân hóa bí danh đó cho nhân viên của mình. Điều này khá hữu ích trong trường hợp mở rộng sang các activation khác.

Như vậy, việc sử dụng bí danh trong Zoho Mail sẽ giúp mở rộng phạm vi tiếp cận thương hiệu và nâng cao nhận thức về brand của bạn theo những cách mà trước đây không thể làm được.

Cá nhân hóa và tùy chỉnh ứng dụng linh hoạt

Hầu như tất cả mọi người đều có sở thích và cách làm việc riêng phù hợp nhất với khả năng bản thân. Điều này hoàn toàn đúng đối với hộp thư của các thành viên trong nhóm, khi mỗi người có cách sắp xếp bố cục và cách phối màu ưa thích. Zoho Mail đã “chiều lòng” người dùng với tính năng cho phép tùy chỉnh linh hoạt.

Từ tổ chức, sắp xếp bố cục đến khả năng quản trị, Zoho Mail có thể thiết lập nhóm của bạn để cộng tác tối ưu trong khi vẫn đáp ứng xuất sắc sở thích cá nhân của nhân viên.

Chính sách duy trì và tìm kiếm

Một số công ty có chính sách chỉ cho phép email tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định để phòng vấn đề an toàn và pháp lý. Nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng chính sách này, Zoho Mail có thể tôn trọng các yêu cầu đó và các thành viên trong nhóm có thể đảm bảo lưu tâm đến việc lưu trữ dữ liệu. Điều này là cần thiết trong trường hợp data đó được loại bỏ sau khoảng thời gian nhất định sử dụng email.

Một số nhóm nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khi nhận hàng chục email mỗi ngày. Zoho Mail có thể giải quyết vấn đề này suôn sẻ khi cung cấp tùy chọn tìm kiếm để phản hồi nhanh các ghi chú phù hợp với yêu cầu tham khảo và trả lời ngay lập tức.

Khả dụng mọi lúc mọi nơi

Nhân viên thường buộc phải làm việc trong khi di chuyển do tính chất công việc của mình. Điều đáng chú ý là hầu hết sản phẩm của Zoho, trong đó có Zoho Mail, có thể được truy cập trên mọi thiết bị di động để người dùng có thể duy trì kết nối bất kể đang ở đâu và làm việc trong thời điểm nào.

Cho dù bạn đang ở trong giữa một cuộc họp hay làm việc từ xa, việc cập nhật mọi thư từ qua email và trả lời khi cần thiết đều được thực hiện một cách suôn sẻ.

Những tính năng nổi bật của ứng dụng Zoho Mail

Zoho Mail cung cấp cho người dùng nhiều hơn việc chỉ kiểm tra email. Nó cung cấp một loạt các công cụ hỗ trợ tối đa cho việc tối đa hiệu quả làm việc.

Email Suite

Zoho Mail có nhiều tính năng hữu ích giúp sắp xếp email doanh nghiệp dễ dàng:

• Task cho phép bạn chia nhỏ công việc của mình thành các nhiệm vụ và lịch trình có thể quản lý được
• Contacts cho phép người dùng sắp xếp các liên hệ của mình trong một sổ địa chỉ dễ sử dụng
• Bạn có thể thêm ghi chú ảo vào Notes bằng bất kỳ màu sắc yêu thích nào
• Calendar cho phép theo dõi tất cả các cuộc họp và sự kiện của mình

Công cụ chuyển đổi

Tính năng này mạnh mẽ hơn bạn nghĩ trong khi sử dụng dịch vụ email. Thông thường, việc chuyển đổi giữa các công cụ thường đem đến cho người dùng nhiều rắc rối, thậm chí có thể làm mất liên hệ và email quan trọng.

Zoho Mail hứa hẹn rằng quy trình này trở nên đơn giản, dễ hiểu và dễ dàng. Đây là công cụ cho phép bạn chuyển đổi từ hầu hết các nhà cung cấp email phổ biến như Microsoft 365 hoặc Google Workspace chỉ với một cú nhấp chuột.

Bạn chỉ cần xác thực tài khoản email của mình và Zoho Mail sẽ chuyển đổi mọi thứ, bao gồm danh bạ và email.

Streams

Công cụ Streams cho phép người dùng giao tiếp với nhóm của mình hiệu quả bằng cách thay thế các chuỗi email gửi đi gửi lại bằng các cuộc hội thoại kiểu truyền thông xã hội. Bốn tính năng sau có sẵn trong Zoho Mail:

• Người dùng có thể cộng tác với đồng nghiệp mà không cần chuỗi email dài. Chỉ cần gửi email tới “@”, việc này sẽ cho biết các thành viên hoặc nhóm mà bạn muốn đưa vào cuộc trò chuyện.
• Mỗi nhóm có không gian riêng để giao lưu với nhau. Không gian này là nơi để các thành viên trong nhóm gặp gỡ, chia sẻ thông điệp và thảo luận.
• Để theo dõi mọi thứ, bạn chỉ cần tích hợp email với cuộc trò chuyện.
• Người dùng có thể giữ liên lạc với đồng nghiệp của mình mọi lúc mọi nơi bằng cách sử dụng tính năng Stream của Zoho Mail.

Control panel mở rộng

Zoho Mail cho phép người dùng quản lý và kiểm soát tất cả các tài khoản của mình từ mọi nơi. Với trung tâm nằm ở trên không gian đám mây, ứng dụng này dễ dàng thiết lập và quản lý tài khoản doanh nghiệp. Nó có thể truy cập thông qua trình duyệt web hoặc thông qua desktop và các ứng dụng trên mọi thiết bị.

Zoho Mail sở hữu một control panel mạnh mẽ cho phép cấu hình và tùy chỉnh. Quản trị viên có thể quản lý tài khoản email, tổ chức người dùng cũng như tạo và triển khai các chính sách kiểm duyệt email doanh nghiệp.

Miền tùy chỉnh

Zoho Mail yêu cầu người dùng thêm miền tùy chỉnh để bắt đầu sử dụng. Điều này làm cho ứng dụng trở nên lý tưởng cho các doanh nghiệp thay vì các tài khoản cá nhân.

Zoho Mail cho phép bạn mua tên miền ngay cả khi chưa có sẵn, đồng thời có thể dễ dàng thiết lập tên miền của mình bất kể là người đứng đầu doanh nghiệp lớn hay chỉ mới bắt đầu công việc kinh doanh trực tuyến.

Tích hợp

Người dùng Zoho Workplace có nhiều cơ hội để làm việc liền mạch với các ứng dụng. Zoho Mail hoàn toàn tương thích với nhiều ứng dụng và nền tảng khác, chẳng hạn:

• Ứng dụng Zoho: CRM, Projects, Creator, Docs. Người dùng có thể truy cập các công cụ và tài nguyên bổ sung từ Zoho Mail để hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn mà không cần rời khỏi nền tảng hoặc cài đặt ứng dụng riêng biệt.
• Zapier: Zapier tích hợp Zoho Mail với hơn 750 ứng dụng khác. Người dùng cũng có thể tạo quy trình làm việc tùy chỉnh để tự động hóa email và quản lý quy trình dễ dàng hơn.
• Các ứng dụng Mail-Suite: Nền tảng đã tích hợp các ứng dụng và công cụ bổ sung. Các ứng dụng này bao gồm trình quản lý tác vụ và trình xem sự kiện, cũng như danh sách liên hệ, notepad, dấu trang….

Hướng dẫn chi tiết cách đổi tên hiển thị với Zoho Mail

Việc thay đổi tên người sử dụng trong Zoho Mail giúp cho mọi người dễ dàng nhận biết bạn là ai, thuộc đơn vị nào, vị trí làm việc,…

Để tiến hàng thay đổi tên hiển thị, hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Tại giao diện email người dùng, hãy nhấp vào chọn Setting.

Bước 2: Sau khi được đưa tới bảng Tài khoản của tôi -> nhấp chuột vào Thông tin cá nhân.

Bước 3: Lúc này, trang hồ sơ với đầy đủ thông tin cá nhân (Zoho Account) của người dùng sẽ được hiển thị. Di chuyển đến Zoho Account -> Chọn Thông tin cá nhân -> chọn Sửa.

Bước 4: Lúc này, bạn chỉ cần điền tên muốn thay đổi tại trường Tên, Họ (hoặc chỉ cần điền vào trường Tên) -> Sau đó chọn Lưu.

Như vậy, việc thay đổi trên người dùng trên Zoho Mail đã được hoàn tất. Nếu gặp bất kỳ vấn đề gì trong quá trình thực hiện, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các nhân viên kỹ thuật của chúng tôi hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Zoho Mail với đa dạng tính năng chắc chắn là một sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp để nâng cao hiệu suất công việc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu về các giải pháp Zoho Workplace, hãy kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0, qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhanh chóng.