Hướng dẫn thay đổi dung lượng cho User

Đối với doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp, việc thay đổi dung lượng cho user kịp thời có thể hỗ trợ cải thiện chất lượng quản lý thư, năng suất và cộng tác. Tuy nhiên, sự thay đổi này cần được thực hiện sau khi xem xét và đánh giá đầy đủ về tài nguyên CNTT, nhu cầu hiện tại cũng như khả năng phát triển của tổ chức.

Lý do thay đổi dung lượng cho user

lý do thay đổi dung lượng cho user

Đối với các doanh nghiệp, dung lượng hộp thư có vai trò quan trọng đối với việc quản lý email cũng như hiệu suất công việc. Sẽ có nhiều rắc rối xảy ra nếu tổ chức không kịp thời nâng cấp trước khi hết dung lượng. Dưới đây là một số lý do chính mà bạn nên ngay lập tức xem xét đến việc thay đổi dung lượng cho user của mình:

Nhu cầu về lưu trữ tăng lên

Khi nhân viên nhận được nhiều email, tệp đính kèm và các tệp tài liệu khác, kích thước hộp thư sẽ tự nhiên tăng lên theo thời gian. Nếu doanh nghiệp không tăng giới hạn kích thước mailbox để đáp ứng sự mở rộng này, nhân viên có thể bắt đầu gặp sự cố khi gửi hoặc nhận email, cũng như tìm lại thư cũ.

Bên cạnh đó, nếu hộp thư của user đầy, họ có thể buộc phải xóa các email cũng như tệp đính kèm quan trọng để giải phóng dung lượng, vấn đề này có thể dẫn đến việc mất dữ liệu hoặc các vấn đề tuân thủ.

Cải thiện năng suất làm việc

Bằng cách thay đổi dung lượng cho cho user, doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên của mình dành nhiều thời gian hơn để làm việc, đồng thời giảm thời gian quản lý email. Khi nhân viên liên tục hết dung lượng trong hộp thư của mình, họ có thể lãng phí thời gian quý báu của mình để cố gắng sắp xếp và ưu tiên email quan trọng, hoặc tìm kiếm các thư đã xóa khi cần thiết.

Với một mailbox có dung lượng lớn hơn, nhân viên có điều kiện để giữ tất cả email và tệp quan trọng ở một nơi, từ đó nâng cao hiệu quả công việc hơn nhiều lần.

Cộng tác trong nhóm hiệu quả

cộng tác nhóm hiệu quả

Kích thước hộp thư lớn hơn cũng cho phép việc cộng tác trong nhóm hoặc tổ chức trở nên tốt hơn. Ví dụ, nhân viên có thể cần chia sẻ các tệp hoặc tài liệu lớn với nhau, trong khi đó giới hạn mailbox lớn hơn có thể cho phép bạn thực hiện thao tác này dễ dàng hơn.

Nếu không có đủ dung lượng lưu trữ, người dùng có thể phải sử dụng dịch vụ chia sẻ tệp của bên thứ ba, dẫu biết rằng dịch vụ này có thể không an toàn hoặc không tuân thủ chính sách của công ty.

Yêu cầu về tuân thủ

Nhiều ngành hiện nay có quy định nghiêm ngặt về vấn đề quản lý việc lưu giữ một số loại dữ liệu, bao gồm cả thông tin liên lạc qua email. Ví dụ, các tổ chức chăm sóc sức khỏe có thể cần lưu giữ hồ sơ bệnh nhân trong một số năm nhất định, trong khi các tổ chức tài chính có thể được yêu cầu lưu giữ tất cả các email liên quan đến giao dịch hoặc đầu tư. 

Bằng cách thay đổi dung lượng cho user, doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ được các quy định trên và tránh việc bị phạt tiền hoặc các hình phạt liên quan.

Điều gì xảy ra khi user hết dung lượng lưu trữ?

hết dung lượng mailbox

Nhìn chung, có 03 giới hạn sẽ xảy ra với người dùng nếu việc thay đổi dung lượng cho user không được thực hiện kịp thời:

  • Giới hạn cảnh báo: Đây là ngưỡng đầu tiên mà người dùng gặt khi dung lượng mailbox đạt đến giới hạn tối đa theo mặc định. Khi đạt đến giới hạn này, bạn sẽ nhận được thông báo cảnh báo rằng hộp thư sắp đầy và nên bắt đầu việc xóa một số email hoặc di chuyển chúng đến một vị trí lưu trữ bên ngoài. Mục đích của giới hạn này là giúp người dùng lưu ý đến dung lượng hộp thư tối đa và xem xét đến ảnh hưởng của nó tới khả năng gửi – nhận email.
  • Giới hạn gửi: Khi đạt đến ngưỡng này, người dùng không thể gửi email được nữa cho tới khi có thêm không gian lưu trữ nhờ việc thay đổi dung lượng cho user. Khi đạt đến giới hạn này, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi cho biết việc vượt quá dung lượng lưu trữ mailbox và không thể gửi thêm bất kỳ email nào. Limit này được đặt ra để đảm bảo hệ thống email vẫn ổn định và không bị quá tải với lượng dữ liệu lớn.
  • Giới hạn gửi – nhận: Tại ngưỡng này, bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận email nữa cho tới khi có thêm dung lượng mailbox để lưu trữ. Limit này được đặt ra để ngăn hệ thống email bị quá tải dữ liệu và để đảm bảo rằng tất cả người dùng đều có quyền truy cập vào email. Nếu người dùng đạt đến mức này, một thông báo lỗi sẽ được gửi tới để thông báo hộp thư đầy và cần thực hiện xóa một số thư cũng như di chuyển ra bên ngoài.

Những giới hạn trên được thiết lập trong các hệ thống email nhằm giúp doanh nghiệp có thể quản lý không gian lưu trữ và đảm bảo tính ổn tính, hiệu suất của hệ thống. 

Vấn đề cần lưu ý khi thay đổi dung lượng cho user

lưu ý khi thay đổi dung lượng cho user

Doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng và hợp lý nhằm giúp cho việc thay đổi dung lượng mailbox đạt được hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý trước khi tiến hành update mailbox size để bạn tham khảo:

  • Trao đổi với user: Trước khi triển khai bất kỳ thay đổi nào, việc cần thiết là trao đổi với người dùng về giới hạn kích thước hộp thư mới và giải thích giới hạn này có thể ảnh hưởng như thế nào đến quá trình sử dụng email.
  • Xác định mức sử dụng hiện tại: Hãy tiến hành kiểm tra kích thước và mức sử dụng mailbox hiện tại của mỗi người dùng, nhằm mục đích xác định kích thước của mailbox mới.
  • Thực hiện các thay đổi dần dần: Để tránh việc quá tải máy chủ hoặc gây gián đoạn dịch vụ, hãy thực hiện thay đổi dung lượng cho user dần dần và theo dõi tác động đối với hệ thống email người dùng.
  • Xem xét việc lưu trữ: Nếu người dùng sắp đạt đến giới hạn kích thước mailbox, doanh nghiệp cần xem xét đến việc triển khai giải pháp lưu trữ để di chuyển email cũ sang vị trí lưu trữ bên ngoài.
  • Thiết lập cảnh báo tự động: Việc này có mục đích đưa ra thông báo cho người dùng khi hộp thư của họ sắp đạt đến giới hạn kích thước, từ đó doanh nghiệp có thể nhanh chóng thay đổi dung lượng cho user kịp thời.
  • Theo dõi mức sử dụng: Hãy thường xuyên theo dõi kích thước mà mức sử dụng hộp thư của người dùng để đảm bảo rằng mọi thứ vẫn nằm trong giới hạn.

Các bước thay đổi dung lượng cho user

Theo cài đặt mặc định, các user sau khi được khởi tạo sẽ có dung lượng hộp thư email là 1000MB – tương đương với 1GB. Để thay đổi giá trị mặc định này, các bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Hãy tiến hành đăng nhập vào tài khoản email quản trị có dạng admin@domain.com. 

Bước 2: Nhấp vào chọn Domain Settings (Cài đặt cho tên miền) >> Account (Danh sách người dùng) >> sau đó click vào tên user muốn thay đổi dung lượng.

thay đổi dung lượng cho user

Bước 3: Tiến hành cập nhật thông số Mailbox Size Limit và bấm Save để lưu lại thông tin.

chỉnh sửa mailbox size limit

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc thay đổi dung lượng cho user bằng tài khoản quản trị. Nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình cài đặt thông số, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được hỗ trợ giải quyết.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – luôn cố gắng làm trọng trách nhiệm là người đồng hành đáng tin cậy của doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Chúng tôi không chỉ cung cấp đầy đủ các công cụ hỗ trợ đưa tổ chức kinh doanh lên môi trường trực tuyến, trong đó có dịch vụ email doanh nghiệp, mà còn nhiệt tình trang bị cho bạn hành trang kiến thức chuyên sâu để việc áp dụng các giải pháp trở nên hiệu quả hơn.

Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực và không ngừng trau dồi chuyên môn, đội ngũ nhân viên sẽ giải đáp mọi vấn đề công nghệ, đồng thời hướng dẫn các mẹo để việc sử dụng email doanh nghiệp tốt hơn, chẳng hạn như cách để thay đổi dụng lượng cho user trong webmail.

Do đó, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc thay đổi dung lượng cho user sau khi tham khảo bài viết trên, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để được các chuyên gia hỗ trợ giải đáp nhanh chóng.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận